Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác quản lý văn bản trong các cơ quan thuế cấp huyện. Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản tại Chi cục thuế Gò Vấp. Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý văn bản của các cơ quan thuế cấp quận huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh 10 Chƣơng I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN THUẾ CẤP QUẬN HUYỆN. MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.
MỘT SỐ KHÁI NIỆM Trải qua sự phát triển lâu dài của lịch sử, văn bản được sử dụng ngày càng rộng rãi và dần dần trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Văn bản là đối tượng nghiên cứu, là sản phẩm của nhiều cơ quan, tổ chức, nhiều ngành khoa học như Văn thư học, Luật hoc, Văn bản học, Ngôn ngữ học… Trước hết, để làm rõ thuật ngữ “quản lý văn bản” không thể không phân tích sơ lược khái niệm “văn bản”. Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là giấy tờ được hình thành và sản sinh trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, bao gồm toàn bộ các thể như đơn thư, khiếu nại, tố cáo, các Nghị định, Tờ trình, Báo cáo tuần, tháng, quý, năm, Đề án công tác, hồ sơ hợp tác với các đối tác…Theo từ điển Bách khoa Việt Nam được Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn và xuất bản tại Nhà xuất bản từ điển Bách khoa Việt Nam vào năm 2005: “Văn bản là một chỉnh thể câu, một chuỗi câu, đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ tạo nên thông báo có tính hệ thống”. Vậy văn bản là tập hợp của một loạt câu văn, theo một trình tự nhất định, có cấu trúc ngữ pháp phù hợp.
Tập hợp câu này sẽ tạo thành từng đoạn văn được bố trí theo phương pháp quy nạp, diễn dịch, song hành… để diễn tả nội dung mục đích của một vấn đề hay sự vật, sự việc. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của PGS-TS. Dương Văn Khảm được Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin xuất bản năm 2011 định nghĩa văn bản là: “ Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định”. Văn bản được hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức đồng thời là phương tiện làm việc của tất các các lĩnh vực của đời sống xã hội.
11 Về “quản lý văn bản” thì có khá nhiều tài liệu nghiên cứu và được PGS Vương Đình Quyền kết luận trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư: “Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp cận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”.302) Quản lý văn bản cũng được PGS. Nguyễn Minh Phương (2014) đưa ra: Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp khoa học nghiệp vụ để lưu giữ văn bản được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, tránh mất mát, thất lạc.14) Công tác tổ chức và quản lý văn bản được hiểu: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân. Ngoài ra, để phục vụ cho việc nghiên cứu về quản lý văn bản trong phạm vi đề tài, luận văn phân tích thêm một số khái niệm có liên quan đến quản lý văn bản, như: Khái niệm hồ sơ Văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau khi giải quyết xong thì cần được lập thành hồ sơ để phục vụ cho nhiều mục đích khác của xã hội. Đây là nhu cầu mang tính tất yếu, trái lại sẽ gây khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị.
Thuật ngữ “hồ sơ” được PGS.TS Dương Văn Khảm, trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư lưu trữ định nghĩa: “là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng hoặc có một, một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân.188) Thuật ngữ “hồ sơ” cũng được PGS Vương Đình Quyền (2005) trình bày: 12 Hồ sơ là một tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.2) Theo Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.2) Những khái niệm trên phản ánh tương đối chính xác những đặc điểm cơ bản hồ sơ, tài liệu đang tồn tại hiện nay trong văn phòng các tổ chức, đơn vị cũng như các Kho lưu trữ tùy theo chức năng nhiệm vụ của các cơ quan. Khái niệm lập hồ sơ Cũng giống như khái niệm “hồ sơ”, khái niệm “lập hồ sơ” được định nghĩa trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn, từ điển, giáo trình… tiêu biểu như: Khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ giải thích thuật ngữ “lập hồ sơ”là: “việc tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Từ điển Lưu trữ Việt Nam định nghĩa: “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn, giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định”. PGS Vương Đình Quyền, trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư đã đưa ra khái niệm lập hồ sơ là: “tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”.
Thật vậy, lập hồ sơ là công việc quan trọng, là phương pháp làm việc khoa học, 13 thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự hiểu biết của cán bộ, công chức. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN Công tác tổ chức và QLVB được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.1 Vậy quản lý văn bản nó là một nội dung không thể thiếu trong công tác văn thư. Việc QLVB phải đáp ứng các yêu cầu như: Chính xác, nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo bí mật: Tính chính xác phải được áp dụng triệt để trong quy trình tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi đến.
Người thực hiện nhiệm vụ cần thực hiện công việc một cách chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như số, ngày tháng văn bản, nơi nhận, chuyển giao văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành. Giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời là một tiêu chí quan trọng, là thước đo để đánh giá năng lực quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo, quản lý. Chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác kịp thời thể hiện như trong quá trình chuyển giao giữa các cơ quan phải đúng thời hạn quy định, chuyển đúng người và nội dung cần chuyển. Trong thời đại ngày nay, nhiều cơ quan dùng văn bản điện tử thì đối với văn bản quan trọng, sau khi gửi phải xác nhận bằng điện thoại để biết chính xác thông tin về tình hình văn bản mà mình vừa chuyển đi.
Đảm bảo bí mật là đảm bảo về nội dung của văn bản. Nhất là đối với những văn bản Mật, tối Mật… thì người thực hiên nhiệm vụ phải tuyệt đối chính xác. Trong lĩnh vực quản lý văn bản, tuân theo đúng pháp luật là: 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 về công tác văn thư. 14 Mỗi công chức, viên chức và những người thực hiện nhiệm vụ chuyển giao, giảỉ quyết, đăng ký, xử lý văn bản phải theo quy định của pháp luật các văn bản pháp quy quy định các nguyên tắc cụ thể trong quản lý văn bản.
Đồng thời, phải nắm vững quy định pháp luật hiện hành để làm căn cứ giải quyết văn bản. Thực hiện đúng nguyên tắc này đảm bảo sự chính xác, công bằng thống nhất công khai, khoa học. Quy định của cơ quan là một loại văn bản do lãnh đạo cơ quan ban hành theo thẩm quyền để quản lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến cơ quan tổ chức mình. Khi ban hành quy định này, những người có liên quan đã phải tìm hiểu, nghiên cứu để ban hành văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
Chính vì thế, giải quyết văn bản theo đúng quy định của cơ quan cũng đảm bảo sự công bằng và thống nhất. Tránh nhiều cán bộ, công viên chức thực hiện nhiệm vụ theo cảm tính cá nhân, cứ tự cho là đúng gây nên những khó khăn, tổn thất không đáng có cho cơ quan đơn vị. Ý NGHĨA TÁC DỤNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN Như đã phân tích ở trên, văn bản là một loại tài sản có giá trị của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Cả văn bản đi và văn bản đến của cơ quan tổ chức đều mang những nội dung công việc cần phải giải quyết và giải quyết đúng pháp luật.
Quản lý và giải quyết văn bản là vận dụng sáng tạo pháp luật để giải quyết chính xác công việc của cơ quan, tổ chức.