CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCVỀ CHỨNG THỰC 1. Những vấn đề chung về chứng thực 1. Khái niệm chứng thực Ngay từ khi mới thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng yêu cầu về quan hệ dân sự, đất đai,… những quan hệ, giao dịch không thể thiếu trong đời sống xã hội. Về khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau: “Chứng thực” trong tiếng Anh có nghĩa là “certify”, có nghĩa là chính thức chứng nhận.
Chứng thực có thể được hiểu: “Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng minh điều đó” [36, tr. Theo Từ điển Tiếng Việt định nghĩa “chứng thực” là: Sao hoặc Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng như bản gốc.
Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao” hay “Nhận cho để làm bằng chứng chứng nhận là đúng sự thật. Chứng thực lời khai.
Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Xét về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” không dễ định nghĩa, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau về chứng thực trong lý luận khoa học pháp lý ở một số quốc gia và tại Việt Nam qua các thời kỳ. Tại Thụy Sỹ chỉ có quy định điều chỉnh về hoạt động chứng thực mà chưa có sự tách biệt riêng thành Luật Công chứng, Luật Chứng thực như: “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch” [37].
Tại Cộng hoà Liên bang Đức, tại Điều 39 Chương III Luật Công chứng ngày 28/9/1969 quy định về chứng thực đơn giản:“Khi chứng thực chữ ký, 6 dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ” [37]. Nhìn chung, hệ thống các văn bản pháp luật của một số nước trên thế giới cũng chỉ đưa ra thuật ngữ “chứng thực” là những hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm cụ thể về “chứng thực”. Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫncông tác công chứng nhà nước là văn bản pháp luật đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng thực”: Tất cả các văn bản, giấy tờ có nội dung không trái quy định pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 là văn bản QPPL đầu tiên ở Việt Nam quy định khái niệm “chứng thực” [9]. + Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 18/5/2007 không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký.
Hiện nay, Theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định như sau: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; nănglực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. 7 Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền” [15].
Tóm lại, trải qua các thời kỳ cho đến nay, Việt Nam hiện chưa có văn bản pháp luật nào có khái niệm rõ ràng và đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chỉ là khái niệm gắn chứng thực với một việc cụ thể. Tuy nhiên, có thể khái quát khái niệm chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân, để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… 1. Đặc điểm của chứng thực - Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện; đồng thời nhà nước có thể ủy quyền cho một cơ quan khác thực hiện công chứng đó là các Văn phòng công chứng. - Chứng nhận giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ theo quy định của pháp luật Trong các giao dịch,bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính vẫn có giá trị pháp lý sử dụng như bản chính.
Cũng như chứng thực chữ ký là việc xác nhận người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó trước mặt cơ quan có thẩm quyền và là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của người ký giấy tờ, văn bản đó. - Cơ quan nhà nước trong QLNN về chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của giấy tờ, văn bản Các cơ quan và người trực tiếp tiếp nhận các văn bản, giấy tờ đã được 8 chứng thực không yêu cầu phải xuất trình bản chính để đối chiếu, nếu nghi ngờ văn bản, giấy tờ đã chứng thực đó là có dấu hiệu giả mạo thì có quyền kiểm tra, xác minh tính đúng đắng của giấy tờ, văn bản đó. Phân loại chứng thực Có hai cách phân loại hoạt động chứng thực: Cách thứ nhất: Theo thẩm quyền thực hiện (theo quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP): - Chứng thực được thực hiện tại UBND cấp huyện. - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã.
- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung (theo quy định tại Khoản 1, 2, 3, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP): - Chứng thực bản sao từ bản chính - Chứng thực chữ ký - Cấp bản sao từ sổ gốc - Chứng thực hợp đồng, giao dịch 1. Thẩm quyền chứng thực Hiện nay, chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện và UBND cấp xã, được pháp luật quy định cụ thể như sau: - Theo quy định tại Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Công văn 1352/HTQTCT-CT thì chứng thực của UBND cấp huyện được thực hiện bởi Phòng Tư pháp cấp huyện. - Theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực ở cấp xã do UBND cấp xã thực hiện dưới sự tham mưu của công chức Tư pháp – Hộ tịch và công chức Văn phòng – thống kê. Ngoài ra, cần lưu ý rằng các loại việc chứng thực nêu trên phải thực hiện theo Điều 22, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.
Khái niệm, chủ thể, nội dung và vai trò của quản lý nhà nước về chứng thực 1. Khái niệm và đặc điểm của quản lý nhà nước về chứng thực Trước hết, cần làm rõ thuật ngữ quản lý nhà nước để làm cơ sở cho việc nghiên cứu chuyên sâu khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực. Theo nghĩa rộng, quản lý nhà nước là hoạt động mang tính chất quyền lực công trên cả 3 lĩnh vực: lập pháp, hành pháp và tư pháp; nghĩa là sự tác động, tổ chức, điều chỉnh mang tính quyền lực nhà nước, thông qua hoạt động của bộ máy nhà nước, bằng phương tiện, công cụ, cách thức tác động của nhà nước đối với các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế văn hoá - xã hội và các lĩnh vực khác của đời sống xã hội theo đường lối quan điểm của Đảng cầm quyền. Theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nước là quá trình tổ chức, điều hành của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hoạt động của con người theo pháp luật, nhằm đạt được mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ nhà nước đặt ra.
Như vậy, có thể thấy, với nghĩa này thì quản lý nhà nước đồng nghĩa với quản lý hành chính nhà nước và nhà nước sử dụng “quyền lực công” để tác động lên các đối tượng quản lý với 2 chức năng: Chức năng quản lý (cai trị) và chức năng cung ứng dịch vụ. Trong hoạt động cung ứng dịch vụ hành chính công, chứng thực có tác động rất lớn đến các quan hệ xã hội. Hành vi chứng thực có thể dẫn đến hệ quả pháp lý làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt các quan hệ xã hội đã được xác lập giữa các cá nhân, tổ chức. Do đó, quản lý nhà nước về chứng thực chính là việc chủ thể quản lý sử dụng các cách thức, biện pháp quản lý khác nhau nhằm đạt được mục tiêu Nhà nước đặt ra, đó là tính ổn định của các giao dịch kinh tế, dân sự cho mục đích phát triển kinh tế, xã hội của một đất nước (chức năng cung ứng dịch vụ nằm trong chức năng cai trị, nhằm đạt mục đích quản lý nhà nước).
10 Từ các luận cứ đã nêu, có thể hiểu: Quản lý nhà nước về chứng thực là quá trình tác động, điều hành của Nhà nước dưới các hình thức và phương pháp thích hợp nhằm đảm bảo chứng thực được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm sau: Một là, chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực là các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương cụ thể là: Chính phủ có chức năng quản lý chung, UBND các cấp thực hiện quản lý theo đơn vị hành chính của mình; các cơ quan quản lý chuyên môn ở Trung ương là Bộ Tư pháp, ở tỉnh là Sở Tư pháp, ở huyện là Phòng Tư pháp và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật. Các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được tổ chức chặt chẽ, được điều hành quản lý và hoạt động thống nhất từ Trung ương đến địa phương.