CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU TỪ KHÁCH HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Các khoản phải thu từ khách hàng của doanh nghiệp 1. Khái niệm, phân loại các khoản phải thu từ khách hàng a. Khái niệm Trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp, các khoản phải thu từ khách hàng là một loại tài sản ngắn hạn quan trọng mà doanh nghiệp phải kiểm soát được để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai.
“Các khoản phải thu là số tiền còn phải thu từ khách hàng và các đối tượng khác có liên quan hoặc tiền ứng trước cho ngưới bán nhưng chưa nhận sản phẩm. Khi các khoản phải thu được thu hồi, ngân quỹ mới được bổ sung” (Vũ Duy Hào, Trần Minh Tuấn, 2019). Như vậy, theo khái niệm này, các khoản phải thu từ các đối tượng khác nhau, bao gồm cả khách hàng. Các khoản phải thu bao gồm cả khoản khách hàng nợ chưa trả, hoặc tiền ứng trước cho ngưới bán nhưng chưa nhận sản phẩm.
Trong đề án này, các khoản phải thu từ khách hàng là các khoản mà khách hàng nợ doanh nghiệp, các khoản chưa thanh toán cho giao dịch mua hàng hóa của khách hàng, doanh nghiệp phải thu trong tương lai để đảm bảo khả năng thanh toán và bền vững về tài chính của doanh nghiệp. Phân loại Các khoản thu từ khác hàng được phân loại theo các tiêu chí sau: - Theo thời gian: các khoản thu trong ngắn hạn, các khoản thu trong trung hạn, dài hạn. - Theo tính chất giao dịch với doanh nghiệp: các khoản phải thu gồm các khoản nợ cần thu hồi từ chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp; các giao dịch mua hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà khách hàng chưa thanh toán từ chính sách bán chịu của doanh nghiệp (Nguyễn Thị Bất, 2012). - Theo mức độ rủi ro của các khoản phải thu: một doanh nghiệp có thể phân loại các khoản phải thu theo quy mô các khoản phải thu và thời gian quá hạn thanh toán các khoản phải thu này.
7 - Theo hình thức tồn tại các khoản phải thu: các khoản phải thu hầu hết ở dạng tiền, nhưng cũng có những khoản phải thu ở dạng phi tiền tệ như ở dạng hàng hóa, hiện vật có giá trị và có khả năng thanh khoản để chuyển thành tiền. - Theo loại khách hàng: các khoản phải thu có thể phân theo loại khách hàng để doanh nghiệp có chính sách phù hợp. Đặc điểm của các khoản phải thu từ khách hàng Các khoản phải thu từ khách hàng có một số đặc điểm sau: - Về mặt tài chính, các khoản phải thu là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, liên quan trước hết đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp và sau đó là sự bền vững về tài chính doanh nghiệp. Các khoản phải thu liên quan chặt chẽ đến vốn của doanh nghiệp.
Các khoản phải thu cung cấp vốn giúp doanh nghiệp duy trì, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh; liên quan đến các khoản phải trả của doanh nghiệp cho đối tác, người bán hàng cho doanh nghiệp, và về dài hạn liên quan đến uy tín của doanh nghiệp. Từ các đặc điểm trên dẫn đến đặc điểm quan trọng khác, các khoản phải thu liên quan chặt chẽ đến dòng tiền vào doanh nghiệp và dòng dịch vụ, hàng hóa từ doanh nghiệp đến khách hàng. - Về bán hàng, các khoản phải thu từ khách hàng liên quan đến chính sách bán hàng, trong đó chính sách bán chịu và tín dụng thương mại là những chính sách rất quan trọng để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Các khoản phải thu nhiều khi là công cụ để duy trì quan hệ thương mại lâu dài của doanh nghiệp với khách hàng.
- Về hình thái tồn tại: hình thái tồn tại của khoản mục tiền và phải thu có thể chuyển hóa trực tiếp cho nhau nên quản lý các khoản phải thu và quản lý tiền có mối quan hệ liên quan chặt chẽ, doanh nghiệp cần chú trọng để đảm bảo bền vững khả năng thanh toán. Quản lý các khoản phải thu từ khách hàng tại doanh nghiệp 1. Khái niệm và mục tiêu quản lý các khoản phải thu từ khách hàng của doanh nghiệp Theo khái niệm chung về quản lý, “quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả một cách bền vững trong điều kiện 8 môi trường luôn biến động” (Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà, 2018). Vận dụng khái niệm chung ở trên, quản lý các khoản phải thu từ khách hàng là quá trình lập kế hoạch về các khoản phải thu, tổ chức thực hiện kế hoạch về các khoản phải thu; kiểm soát các khoản phải thu từ khách hàng nhằm đạt được mục tiêu nhất định mà doanh nghiệp mong muốn trong những thời kỳ nhất định.
Quản lý các khoản phải thu liên quan tới quá trình hình thành các khoản phải thu, loại bỏ việc áp dụng, thực hiện một số khoản phải thu để thay thế bằng những khoản phải thu khác một cách hiệu quả hơn. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải có các chính sách, kế hoạch cụ thể, triển khai và kiểm soát được quá trình nhằm hướng đến việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu quản lý các khoản phải thu: - Đạt mục tiêu về doanh thu: mục tiêu này được đo bằng chỉ số tổng giá trị doanh thu đạt được so với kế hoạch; tỉ lệ tăng trưởng doanh thu. - Đạt mục tiêu về giá trị các khoản phải thu, mục tiêu về kỳ thu tiền bình quân: mục tiêu này được đo lường bằng chỉ số giá trị các khoản phải thu thực tế so với kế hoạch; tỷ lệ tăng các khoản phải thu từ khách hàng; thời gian thu tiền bình quân thực tế so với kế hoạch.
- Giảm rủi ro tài chính cho doanh nghiệp: mục tiêu này được đo bằng khả năng thanh khoản so với mục tiêu kế hoạch; tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp so với mục tiêu kế hoạch. Bộ máy quản lý các khoản phải thu từ khách hàng Quản lý trước hết cần có bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý các khoản phải thu từ khách hàng chính là bộ máy quản lý tài chính của doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản phải thu từ khách hàng. Bộ máy quản lý các khoản phải thu gồm cơ cấu bộ máy quản lý và nhân lực quản lý.Cơ cấu bộ máy quản lý các khoản phải thu từ khách hàng Cơ cấu bộ máy quản lý các khoản phải thu từ khách hàng phụ thuộc vào cơ cấu bộ máy quản lý tài chính của doanh nghiệp, với các cá nhân, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận sau: 9 Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, chủ sở hữu, chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý các khoản phải thu; quyết định hoặc trình hội đồng quản trị, chủ sở hữu các quyết định liên quan đến các khoản phải thu; đầu mối tổ chức thực hiện các chính sách, kế hoạch về các khoản phải thu.
Doanh nghiệp có thể có phó giám đốc tài chính thực hiện trách nhiệm trên theo ủy quyền của giám đốc. Bộ phận tài chính như phòng, ban tài chính là bộ phận trực tiếp quản lý các khoản phải thu theo phân công của ban giám đốc doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước giám đốc, phó giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nội bộ của bộ phận tài chính có thể được chuyên môn hóa công việc theo các nhiệm vụ khác nhau. Theo chuyên môn, có thể có tổ quản lý các khoản phải thu chuyên môn sâu vào nhiệm vụ này.
Hoặc bộ phận tài chính có các tổ quản lý tài sản ngắn hạn, trong đó có nhiệm vụ quản lý các khoản phải thu. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể chuyên môn hóa theo đối tượng quản lý như tổ quản lý vốn, quản lý tiền mặt, quản lý tín dụng, quản lý ngoại hối. Lúc này nhiệm vụ quản lý các khoản phải thu có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của tất cả các tổ chuyên môn quản lý vốn, quản lý tiền mặt, quản lý tín dụng, quản lý ngoại hối. Việc lập chính sách, kế hoạch cũng do một tổ thực hiện để sâu hơn vào kế hoạch tài chính trong đó có các kế hoạch đối với các khoản phải thu.
Ngoài ra, doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh phối hợp trong các công việc về quản lý các khoản phải thu như phối hợp trong ký kết các điều khoản liên quan đến các khoản phải thu; xác định các khoản phải thu sau khi xác nhận doanh thu cung cấp dịch vụ. Nhân lực quản lý các khoản phải thu từ khách hàng Doanh nghiệp phải có đủ số lượng nhân lực và đáp ứng yêu cầu về chất lượng nhân lực quản lý các khoản phải thu. Trong đó chất lượng nhân lực là yếu tố quan trọng nhất. Nhân lực quản lý các khoản phải thu cần đáp ứng các yêu cầu sau: Thứ nhất, nhân lực cần có những kiến thức, kỹ năng chung về tài chính doanh nghiệp, quản lý tài chính, quản lý các khoản phải thu.
Đó là những kiến thức căn bản nhất cho quản lý tài chính và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng. Thứ hai, nhân lực cần hiểu biết về khách hàng, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình các khoản phải thu, môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. 10 Thứ ba, nhân lực cần có phẩm chất của nhà quản lý tài chính, đó là sự trung thực, minh bạch, bí mật thông tin doanh nghiệp, đồng thời phải là người có khả năng quản lý tốt các mối quan hệ với khách hàng trong giao dịch về tài chính. Các hoạt động quản lý nhân lực như kế hoạch hóa, tuyển dụng, phân công công việc, đãi ngộ, đánh giá, đào tạo nhân lực là những yếu tố căn bản để có được đội ngũ nhân lực quản lý các khoản phải thu đáp ứng yêu cầu.
Lập chính sách, kế hoạch về các khoản phải thu từ khách hàng Chính sách, kế hoạch về các khoản phải thu từ khách hàng là những yếu tố quan trọng định hướng, hướng dẫn và làm cơ sở cho tổ chức thực hiện. Chính sách về các khoản phải thu Chính sách về các khoản phải thu của một doanh nghiệp bao gồm chính sách bán chịu và tín dụng thương mại, và chính sách quản lý rủi ro.