Chương 1, trong Chương này phân tích rõ hơn những yêu cầu thực tế sau khi đã khảo sát hiện trạng và đưa ra những phân tích thiết kế hệ thống phù hợp với yêu cầu đặt ra.1 Khảo sát hiện trạng Quản lý kho là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa trong kho như sắp xếp, xuất nhập kho, vận chuyển,.góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Quản lý kho phải giám sát các loại nguyên liệu thô và thành phẩm của doanh nghiệp. Những mặt hàng này có thể được sử dụng cho doanh nghiệp, bán lại hoặc cho đơn vị khác thuê. Công việc chính của quản lý kho là giám sát công nhân kho sắp xếp, kiểm kê và báo cáo với cấp trên về tình trạng hàng hóa trong kho.
Với những kho hàng lớn nếu làm thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức và gặp nhiều khó khăn. Hiện nay, các phần mềm quản lý kho được sử dụng rất nhiều trên thị trường. Tuy nhiên, các giải pháp chưa đi sâu để giải quyết các bài toán xử lý dữ liệu thời gian thực của quản lý kho hàng. Ngoài ra, các công việc hiện tại như báo cáo đều được thực hiện bằng giấy tờ nên một phần nó đó làm chậm các quy trình khác của doanh nghiệp.
Với những vấn đề trên, hiện nay đã có một số sản phẩm làm tốt trên thị trường tối ưu hóa quá trình, giúp nắm bắt số lượng thiếu hụt, dư thừa hàng hóa trong kho. Còn về giải pháp theo dõi, quản lý đơn nhập xuất vẫn còn nhiều hạn chế nhưng cũng có một số hệ thống được thiết kế với chức năng tương tự. Một số phần mềm nổi bật em tìm hiểu được là: Phần mềm quản lý kho KiotViet, Phần mềm quản lý kho hữu ích Sapo, Phần mềm quản lý kho SOF. Để nhìn nhận các sản phẩm khác một các tổng quát nhất, em sẽ trình bày chi tiết các sản phẩm ở bảng 2.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Bảng 2.1: Bảng so sánh các giải pháp Sản phẩm Mô tả Điểm mạnh, điểm yếu Phần mềm quản Kiotviet là một giải pháp Ưu điểm của Kiotviet là lý kho KiotViet ứng dụng công nghệ thông sản phẩm quản lý toàn diện tin tổng thể, đáp ứng cho cho doanh nghiệp, cho kinh các doanh nghiệp vừa doanh. Nhược điểm của và nhỏ có nhu cầu kinh Kiotviet là hướng đến kênh doanh, bán hàng có kho bán hàng nên chưa triển bãi. Kiotviet giúp quản lý khai nhiều tính năng cho bán hàng, quản lý khách quản lý kho như chuyển hàng, Phần mềm KiotViet trạng thái nhập xuất đơn, cho phép người dùng tạo đếm chu kỳ cho kho. phiếu kiểm kho và tiến hành kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, đơn giản.
Chỉ với một chiếc smartphone hay máy tính bảng, nhân viên chỉ mất vài giây để quét mã vạch và kiểm tra số lượng từng sản phẩm. Phần mềm quản Phần mềm với các tính Ưu điểm: Phần mềm có thể lý kho SOF năng quản lý danh mục chạy trên mọi hệ điều hành, hàng hóa- Phần mềm quản thân thiện với word, excel. lý danh mục hàng hóa, sản Nhược điểm: chỉ chạy trên phẩm, quản lý nhà cung desktop, giao diện chưa cấp, mua hàng, quản lý các được đẹp mắt. kho hàng, quản lý nhập kho, quản lý xuất kho, quản lýkiểmkho.Khảnăngtriển khai cho công ty có nhiều chi nhánh, tích hợp với các Module khác một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Dựa vào khả sát trên cho phần mềm quản lý bán hàng có thể đáp ứng được một số nhu cầu của quản lý kho, excel có thể đáp ứng được với số lượng hàng hóa ở mức nhỏ vẫn còn một số hạn chế. Phần mềm chuyên dụng cho quản lý kho thì dùng 6 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU công nghệ cũ, giao diện chưa thân thiện với người dùng. Từ đó, mục tiêu của em là xây dựng hệ thống quản lý khó GreaterWMS, hỗ trợ nhân viên quản lý kho cập nhật thông tin kho nhanh chóng và thuận tiện nhất, giảm thời gian, công sức có thể quản lý tổng thể được kho vận của doanh nghiệp.
Giảm tải lượng công việc của nhân viên kiểm kho. Đồng thời, hỗ trợ lưu trữ tải các dữ liệu báo cáo trên hệ thống và chức năng quản lý người cho quản trị hệ thống.2 Tổng quan chức năng Khi chưa đăng nhập người dùng sẽ không có quyền sử dụng những tính năng của hệ thống. Khi đó người quản trị hệ thống tạo tài khoản, thông tin cá nhân của nhân viên đó và0 hệ thống và cung cấp thông tin đăng nhập cho người dùng đó. Với những nhiệm vụ mà người dùng được cung cấp sẽ tương ứng với quyền truy cập đã được định nghĩa sẵn trong cơ sở dữ liệu.
Sau khi đăng nhập người dùng với vai trò là quản lý sẽ được đưa đến giao diện với toàn bộ chức năng bao gồm xem bảng điều khiển, nhập kho, xuất kho, quản lý hàng tồn kho, quản lý thông tin chung và xuất báo cáo. Nếu người dùng có vai trò là nhân viên quản lý kho sẽ được đưa đến giao diện để thực hiện các chức năng được cấp quyền như quản lý nhập xuất kho, quản lý thông tin cơ sở, quản lý hàng tồn kho. Vai trò quản trị viên hệ thống có thể thực hiện tất cả các chức năng của hệ thống cung cấp. Ngoài các thông tin vai trò như trên, các chức năng có thể được phân loại theo yêu cầu của môi trường triển khai thực tế trong hệ thống và chi tiết đến từng chức năng hay từng API của hệ thống quản lý chung.
Các trường hợp sử dụng phần mềm được thể hiện cụ thể ở trong Hình 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Hinhve/useCaseTongQuan.1: Biểu đồ use case tổng quan Phần tiếp theo em sẽ tập trung phân rã một số use case chính thể hiện các chức năng liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho: Quản lý nhập kho, quản lý xuất kho, quản lý hàng tồn kho, quản lý thông tin hàng hóa. Các use case liên quan đến các nghiệp vụ trong quản lý kho.1 Biểu đồ use case phân rã quản lý nhập kho (ASN) Hinhve/quanlynhapkho.2: Biểu đồ phân rã use case quản lý nhập kho 8 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Hình 2.2 đưa ra các use case nhỏ hơn trong use case quản lý nhập kho.
Trong ca sử dụng này, những nhân viên có quyền tạo mới một đơn nhập kho có thể tạo một đơn nhập kho, ví dụ quản lý kho tạo một đơn nhập hàng mới, nhập nhà cung cấp, nhập mã hàng hóa và số lượng hàng hóa. Sau khi nhấn chuyển vào thùng thì kho sẽ tự động tăng số lượng tồn kho lên đúng bằng số lượng trong đơn nhập kho.2 Biểu đồ use case phân rã quản lý xuất kho Hinhve/quanlyxuatkho.3: Biểu đồ phân rã use case quản lý xuất kho Hình 2.3 đưa ra các use case nhỏ hơn trong use case quản lý xuất kho. Trong ca sử dụng này, nhân viên có quyền tạo mới một đơn xuất kho có thể tạo một đơn nhập kho, ví dụ quản lý tạo một đơn xuất kho sau khi nhập thông tin khách hàng nhận, loại hàng hóa, số lượng hàng hóa thì hệ thống sẽ ghi nhận lại số lượng hàng được xuất, khi nào trạng thái đơn là đã xuất thì sẽ cập nhật trạng thái đơn trong kho. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.3 Biểu đồ use case phân rã quản lý thông tin hàng hóa Hinhve/quanlyhanghoa.4: Biểu đồ phân rã use case quản lý thông tin hàng hóa Hình 2.4 biểu thị các use case nhỏ trong use case quản lý thông tin hàng hóa như: xem, sửa, xóa, xuất thông tin,.
Việc quản lý các mặt hàng hiện đang có trong kho là hết sức cần thiết, để nắm rõ được các loại mặt hàng hiện đang có trong kho. Ca sử dụng này, nhân viên có thể tạo mới dữ liệu thủ công bằng tay, hoặc thêm mới hàng loạt bằng tính năng tải file, cung cấp thông tin hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng, bên cạnh đó cung cấp tính năng tìm kiếm giúp tìm kiếm thông tin hàng hóa nhanh chóng. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.4 Biểu đồ use case phân rã quản lý thông tin hàng tồn kho Hinhve/quanlyhangtonkho.5: Biểu đồ phân rã use case quản lý thông tin hàng hóa Hình 2.4 thể hiện biểu đồ phân rã use case quản lý thông tin hàng tồn kho, mỗi khi cần kiểm duyệt kho, nhân viên được phân quyền có chức năng đếm chu kỳ sẽ ghi lại thông tin hàng hóa lưu kho được kiểm kê, trong đó: [2] Đếm chu kỳ là một phương pháp kiểm tra tồn kho dự kiến và tồn kho vật lý mà qua đó các công ty xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế khớp với hồ sơ hàng tồn kho của họ.5 Biểu đồ use case phân rã quản lý thông tin nhân viên Hinhve/quanlythongtinnhanvien.6: Biểu đồ phân rã use case quản lý thông tin nhân viên Hình 2.6 trình bày phân rã use case cho chức năng quản lý nhân viên dành cho người quản lý hệ thống. Với ca sử dụng này, người quản lý có thể tạo và thêm mới 11 CHƯƠNG 2.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU nhân viên cũng như tài khoản cho người dùng mới để có thể truy cập vào hệ thống để sử dụng các chức năng trong hệ thống mà người đó được phân quyền truy cập và sử dụng.6 Biểu đồ use case phân rã quản lý thông tin ngăn lưu trữ Hinhve/quanlythongtinbin.7: Biểu đồ phân rã use case quản lý thông tin ngăn lưu trữ Hình 2.7 trình bày phân rã use case cho chức năng quản lý ngăn lưu trữ hàng hóa. Ca sử dụng này, người dùng có thể thêm mới một ngăn lưu trữ hàng hóa tương ứng với ngăn hoặc kệ vật lý trong kho thực tế. Các ngăn kệ giúp phân loại các hàng hóa đang ở trạng thái nào: sẵn sàng, kiểm định hay bị hỏng hóc.7 Quy trình nghiệp vụ Các quy trình nghiệp của của hệ thống sau khi hoàn thành bao gồm: quản lý nhập kho, quản lý xuất kho, quản lý người dùng, chuyển hàng hóa vào kho, đếm chu kỳ trong kho, quản lý hàng tồn kho, quản lý thông tin hàng hóa, quản lý thông tin khách hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp. Ở đồ án em xin phép giới thiệu quy trình nghiệp vụ quan trọng của quản lý kho: quản lý nhập kho, quản lý xuất kho.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.8 Quy trình nghiệp vụ quản lý nhập kho Hinhve/hoat_dong_nhap_kho.8: Quy trình nghiệp vụ tạo và xử lý đợt kiểm tra lưới điện 7 Hình 2.8 mô tả tổng quan quá trình nhập kho trong module quản lý nhập kho bao gồm các chức năng về tạo lập các đơn nhập kho mới, xác nhận các đơn nhập kho.