phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài đơjợc kết cấu thành 3 choJơng: + chơjơng 1: Ihững vấn đề chung về hồ sơ hành chính. + chơiơng 2: Thực trang quan ly hồ sơ hành chính ở UbIID thành phô Ilnh bình. + choJơng 3: Mội số giải pháp h0àn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBIID thành phố Hinh bình. Tr0ng quá †rình thực hiện đề lài, lôi đã nhận đơiợc sự giúp đỡ lận tình của các thầy cô, cán bộ cơ quan nơi lôi đến khả0 sát và đặc siệ! là sự định hojớng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phung — ngojoi di hojong dẫn lôi h0àn thành luận văn này.
Ihân đây lôi xin sày lỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè lr0ng lớp ca0 học khóa 2006-2009, đồng nghiệp và cô giáO0 holớng dẫn đã lận tình giúp đỡ lôi tr0ng suốt quá trình thực hiện luận văn. D0 điều kiện thời gian và trình độ sản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất m0ng nhận đơjợc ý kiến đóng góp của cdc thay cô, sạn sè và đồng nghiệp đề luận văn đơiợc h0àn thiện hơn nữa. hà Hiội, ngày 20 tháng 1] năm 2009 Tác giả Hguyễn hằng Thủy chojong 1 HhỮTIG VẤN ĐỀ chUIIG VỀ hÒ SƠ hÀIh chíITh 1.
IHhững khái niệm cơ sản.1 Khái niệm hồ sơ. Văn sản hình thành tr0ng h0ại động của các cơ quan cần đojợc lập thành hồ sơ để liếp lục nghiên cứu và sử dụng. Đây là một yêu cầu mang lính cần thiết và tất yếu. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp ch0 việc sả0 quản văn bản có hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp ch0 quá trinh sử dụng văn ban mot cách lâu dài, thuận lợi và chính xác.
D0 đó, thuật ngữ “hồ sơ” đojợc dòng phố siến †r0ng nhiều lĩnh vực đặc siệt là lr0ng công lác quản lý nhà no|ớc và hành chính văn phòng. The0 IIghi định 110/2004/IIĐ-cP ngày 8/4/2004 của chính phủ thì hồ sơ đơợc giải thích nhơi sau: “hồ sơ ià mội lap van van, lài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối lượng cu thể hUặc @ một (h0ặc mội số) đặc điểm chung như lên l0ại văn sản; đœ quan, lỗ chức oan hành văn oản; thời gian hUặc những đặc điểm khác hình thành te0Úng quá inh the0 doi, giải quyết đông việc thuộc phạm vỉ chức năng, nhiệm vụ qia một cơ quan, lồ chức h0ặc qia một đá nhân ”. Vojong Dinh Quyén thì khái niệm hồ sơ đơiợc định nghia: “hồ sơ là một lập văn oản (hUặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay mội người) hình thành le0ng quá teình giải quyết vấn đề, sự việc đó hUặc đqợc kết hợp lại d0 có những điểm giống nhau về hình thức như còng l0ại văn bản, còng tac giả, ng thời gian san hành 7/29, 1r. Khái niệm hành chính.
“hành chính” the0 gốc La linh là “Adminisirai0n” vừa có nghĩa là quản lý, cai tri, vừa có nghĩa là giúp đỡ, hỗ lrợ. The0 từ điển liếng Việt: hành chính là thi hành chính sách, pháp luật của chính phủ, thi hành việc công, trai voi quan sự và chính tri. The0 lừ điển luật học, hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, h0ạt động dojới sự lãnh đạ0 của bộ máy nhà nojớc ca0 nhất là chính phủ đề lô chức thi hành pháp luật, sả0 đảm h0ạti động thojờng xuyên, liên lục của các cơ quan nhà ngjớc. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, 10 đơn vị nhằm quản lý, sả0 đảm h0ạt động thojờng xuyên, liên lục của cơ quan, dom vi.
hiện nay, khái niệm này đojợc hiểu the0 nhiều nghĩa khác nhau. hành chính nêu ra ở đây đơjợc hiểu là hành chính nhà nojớc. hành chính nhà nojớc có đặc điểm khác các dạng hành chính khác ở chỗ nhà ngiớc là chủ thê đặc siệt, lác động rất nhiều đến khách thẻ, đối loJợng khác nhau lrên phạm vi 10àn lãnh thổ và pang quyền lực nhà nơiớc. Dad Trọng Truyến: “hành chính IThà ngóc là tong thé ác lồ chức và quy chế A0at dong cua 66 máy hành pháp (đó lách nhiệm quản lý công việc hàng ngày qia nhà ngớc d0 dác cơ quan có idq qách pháp nhân công quyển liến hành oằng qác văn sản dưới luậi, để giữ gìn lái lự công động, sả0 vệ quyển lợi đông và nhu dẫu hàng ngày qia công dân.
Ió là hệ thống làm chức năng aia nhà ngóc đảm oả0 thực thi quyền hành pháp và h0ại động liên luc cia bộ máy nhà ngớc, các công sở ”|2, ‡e. Khái niệm hồ sơ hành chính. Mot Ir0ng những đặc điểm cơ sản của nhà nojớc là tổ chức và h0ạt động †he0 mội trat tu pháp lý, nghĩa là pháp luật quy định về cơ cầu lô chức, thẳm quyền và trình tự thực hiện thâm quyền của các cơ quan nhà nơjớc, cán bộ, công chức nhà nolớc lr0ng việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ thuộc nội bộ cơ quan nhà nojớc với lổ chức và công dân. TUàn bộ những quy lắc pháp lý đó 1ạ0 thành mội hệ thống quy phạm về thủ lục.
%Thủ tục hành chính là một l0Oại quy phạm pháp luật quy định tình tự về thời gian, về không gian khi thực hiện mội thẩm quyên nhấi định qia 66 may nhà ngớc là qách thức giải quyết công việc da đíc œ quan hành chính nhà ngóc le0ng mỗi quan hệ với đác œ quan, lỗ chức và đi nhân cong dan” [37, tr. Tho vay thu tuc hash chish phản 4mh méi quan hé tng quá lrình làm việc giữa các cơ quan nhà nojớc với nhau và với các lỗ chức khác lr0ng hệ thống chính trị, giữa nhà nojớc và cộng đồng khi nhà ngiớc giải quyết mội công việc nàO đó có liên quan đến lợi ích của công dân và của chính nhà nơjớc, đên nghĩa vụ của hai bên. IIó vừa là quyên, vừa là nghĩa vụ của hai bên và đều đòi hỏi có sự luân thủ nghiêm lúc khi giải quyết công việc của công dân cũng nhot của lô chức. Khi giải quyết những công việc và yêu cầu đó thì 11 nhà nơjớc đơia ra các quy định về trình ty và thủ tục cần thiết, điều đó đơợc thê hiện bằng các hồ sơ hành chính.
Vậy hồ sơ hành chính là gì? Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và hành chính đợjợc giải thích, định nghĩa lr0ng các văn bản pháp quy, sách và các giá0 trình và từ những phân lích nêu lrên, chúng lôi tổng hợp và đoja ra một khái niệm về hồ sơ hành chính nhợ| sau: hồ sơ hành chính là lập văn sản, lài liệu hình thành le0ng quá inh the0 déi, giải quyết đông việc nội oộ giữa các đ quan hành chính nhà ngớc hUặc giữa cơ quan hành chính nhà ngóc với các đối lượng chịu quản lý (lỗ chức đá nhân), ghi lại l0àn bộ nội dung, laình lự hay thủ lục liễn hành và kết quả giải quyết! đông việc đó đia qác đơ quan hành chính nhà ngoc. Tr0ng gidi han nghién cứu của luận văn, chúng lôi chỉ nghiên cứu và trình sày những hồ sơ hành chính hình thành tr0ng quá trình giải quyết công việc của UbIID cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (cụ thể là UBIID thành phố Hinh bình) với các lỗ chức, cá nhân the0 cơ chế “một cửa” và cách thức lô chức quản lý những hồ sơ lại đây nhọ thế nà0 đề đảm pả0 thi hành chức năng quản lý nhà nơjớc của UBIID, sả0 đảm công vụ nhà nøjớc và phục vụ nhân dân. Hho| vậy, hồ sơ hành chính đơxợc nghiên cứu lr0ng luận văn này gồm những giấy lờ cần thiết dé chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nơjớc có thâm quyền liếp nhận, giải quyết thủ lục hành chính thâm định lính hợp pháp đó. Mọi hồ sơ hành chính ở các cơ quan nhà nojớc đo|ợc công khai cung cấp để mọi ngojời dân đơiợc biết và đễ luân †he0 khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.
Đồng thời các cơ quan nhà nojớc cũng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng các thủ lục da đề ra lrên nguyên lắc phò hợp với chức năng quản lý đơxợc gia0 và thầm quyền d0 luật pháp quy định. hồ sơ hành chính phải đảm sả0 lính hợp lệ và hợp pháp thì cơ quan wha noc có thâm quyền mới có căn cứ và cơ sở để giải quyết nhu cầu chính đáng của lố chức và công dân. Tính hợp lệ của hồ sơ hành chính đojợc thể hiện ở những giấy lờ cần thiết mà công dân, lô chức phải nộp đúng và đủ the0 quy định của cơ quan nhà nojớc. Tính hợp pháp của hồ sơ hành chính đơojợc thể hiện ở giá trị pháp lý của chính những văn sản, giấy lờ (có thể là chữ ký, cŨn 12 dấu hay sự chứng thực của cơ quan nhà nojớc có thâm quyền) ir0ng lừng hồ sơ hành chính đề yêu cầu giải quyết thủ lục hành chính.
hồ sơ hành chính chính d0 cơ quan nhà nojớc có thâm quyền quy định và san hành, là cầu nối giữa cơ quan nhà nojớc với lỗ chức và công dân. hồ sơ hành chính càng đơn giản, thuận liện và đơiợc công khai thì niềm lin của công dân với nhà nojớc càng đojợc nâng lên. chính vì vậy, nghiên cứu về hồ sơ hành chính là một đòi hỏi lất yếu của liến trình cải cách thủ lục hành chính - đang đoiợc đojợc cÖi là khâu đội phá hiện nay. hồ sơ hành chính đojợc h0àn thiện và chuẩn hóa sẽ góp phần lăng cojong hiéu lực, hiệu quả h0ạ! động của sộ máy hành chính nhà ngiớc, củng cố mối quan hệ giữa nhà nojoc và công dân, qua đó góp phần thúc đây phát triển kinh lế - xã hội.
các l0ại hồ sơ hành chính lhuộc thẩm quyền giải quyết của UBIID thành phố Hinh bình. chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu lỗ chức qủa UbIID thành phố Hinh bình. UBIID thành phố Hinh bình (hành phố trực thuộc linh Hinh bình) d0 hĐIID thành phó Hinh bình sầu ra, là cơ quan chấp hành của hĐIID, cơ quan hành chính nhà nojớc ở địa phoJơng, chịu trách nhiệm lrojớc hĐIID thành phố và UBIID tinh Hinh bình. UBIID thành phố IIinh bình chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn sản của cơ quan nhà nơiớc cấp lrên và nghị quyết của hĐIID thành phố nhằm đảm sả0 thực hiện chủ lrơjơng, siện pháp phát triển kinh lế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác lrên địa sàn thành phố.
UblID thành phé [inh bình thực hiện chức năng quản lý nhà nojớc ở địa phgong, gop phan dam sả0 sự chỉ đạO, quản lý thống nhất lr0ng sộ máy hành chính nhà ngIớc từ rung oJơng đến cơ sở.