CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Cơ sở lý luận về quản lý hành chính văn phòng 1. Văn phòng Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức.
Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là một bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này (Bộ Nội vụ, 2011).
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,… 7 Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lữu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức”.
Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng nhơ quan niệm hiện này để cập nó thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc “Hành chính - quản trị” hoặc “Hành chính - Tổ chức - Quản trị” hay “Hành chính - Tổng hợp”… Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “văn thư” hoặc bộ phận “văn thư - lưu trữ” hay bộ phận “văn thư - lễ tân”. Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham 8 mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch - chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau” (Bộ Nội vụ, 2011). “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” (Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, 2005). Hành chính Hành chính: Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước.
Khái niệm hành chính có thể được hiểu theo 2 nghĩa: Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước, do đó, “Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”. Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ. Do đó có thể hiểu: “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hieeujq ủa của bộ máy quản lý”. Như vậy, có thể hiểu: “hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống”.
9 Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực và mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ. Hành chính văn phòng Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất. Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan, xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh. Tất cả khối gián tiếp từ cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán, ghi chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ.
Mỗi người tùy theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ. Quản lý hành chính văn phòng Quản lý hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn thể cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Thông qua các khái niệm trên có thể thấy đối tượng phải quản lý, quản trị ở đây là thủ tục quy trình công việc, văn bản giấy tờ, xử lý thông tin dữ liệu.
Đồng thời, cơ cấu tổ chức hành chính văn phòng là tập hợp các phòng ban, bộ phận hành chính văn phòng có mối quan hệ tương tác với nhau để thực hiện các công việc hành chính văn phòng. Vì thế, cần phải công việc phối hợp, tiêu chuẩn hóa để vận hành các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách trôi 10 chảy. Đây là công việc của người phụ trách văn phòng với các hoạt động để quản lý và điều hành bộ máy văn phòng. Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể với nhiều bộ phận khác nhau nên cần có sự phối hợp lẫn nhau.
Vai trò và chức năng của quản lý hành chính văn phòng 1. Vai trò - Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dung chính: + Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách. Thông thường, văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết. + Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện.
Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc, người quản lý cần tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau. - Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản. - Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thành khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng.
+ Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòng của mình. + Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm. 11 + Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gian hoàn thành công việc của từng bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của phòng.
+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí việc làm. Chức năng của quản lý hành chính văn phòng * Chức năng tham mưu tổng hợp Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính….