Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và điều hành văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và điều hành văn phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành văn phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định. 5 Luan van PHẦN NỘI UNG HƢƠNG 1 Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Khái niệm cơ bản Trong cuốn sách Thuật ngữ hành chính, Nxb Viện nghiên cứu Khoa học hành chính, năm 2002 dẫn ra một số cách hiểu như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ, văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ quan, tổ chức.
Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ iển Oxford Advanced xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư ). Theo Từ iển tiến Việt định nghĩa văn phòng được giải thích là bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan 1.Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị (văn phòng giám đốc, văn phòng luật sư); hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan.
Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp Trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản, 1 Từ iển tiến Việt do Viện Ngôn ngữ học chủ biên, năm 1992. 1408] 6 Luan van hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng2: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc. Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó3.
T ch c: Cách hiểu về tổ chức theo tác giả Hoàng Phê4: Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định. Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất. Làm công tác tổ chức cán bộ. 2 Cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng của Nguyễn Thị Thu Vân và Nguyễn Thị Thu Hà, Nxb Chính trị Quốc gia, 7/ 2013 [tr.
3 Giáo trình: “Quản tr v n ph n – Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền. Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2005. 4 Từ iển tiến Việt, Viện ngôn ngữ, Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa ấn hành, Hoàng Phê chủ biên, năm 2010. 7 Luan van Định nghĩa về tổ chức theo PGS.
Phạm Huy Tiến5: Với nghĩa động từ: Chỉ một tập hợp hoạt động được thiết kế, chuẩn bị và thực hiện trong một giới hạn thời gian nhằm đạt được mục tiêu nhất định => chỉ đến một quá trình. Với nghĩa danh từ: Chỉ sự hiện diện của một cơ quan nhất định, có chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, với cơ cấu bộ máy bao gồm con người và cơ sở vật chất hỗ trợ như nhà xưởng, văn phòng, trang thiết bị,v.v Với nghĩa là danh từ tổ chức được xem như là một thưc thể xã hội. Định nghĩa tổ chức của Tô Hạ Tử6: Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung. Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa chung về tổ chức thì đó là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung.
i u hành v n ph n : Điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo một đường lối, chủ trương nhất định7. Điều hành văn phòng là một loại hoạt động được thực hiện trong cơ quan công sở mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành văn phòng bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động 5 T ch c học i cươn , Nhà xuất bản Hà Nội, năm 2007. 6 S tay nghiệp vụ cán làm côn tác t ch c nhà nước, Tô Tử Hạ chủ biên, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, năm 2000.vn/dict/vn_vn/%C4%90i%E1%BB%81u_h%C3%A0nh.
8 Luan van của cơ quan đạt mục tiêu chung. Điều hành văn phòng là hoạt động hướng dãn, chỉ đạo công việc của văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định hay là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một cơ quan để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. T ch c và i u hành ho t n v n ph n : Dựa theo khái niệm chung về văn phòng, tổ chức, điều hành tác giả khái quát khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng như sau: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng là việc bố trí, sắp xếp các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của văn phòng.2 Nguyên tắc tổ chức và điều hành ho t động văn phòng u ên tắc côn kh i: Đây là nguyên tắc cần kíp của bất kỳ văn phòng nào. Mục đích là tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, đòng thời tạo điều kiện để văn phòng linh ứng thích nghi với những diễn biến không ổn định khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung.
Đây là nguyên tác là cho tính cục bộ và quan liệu hạn chế trong quá trình tổ chức cũng như điều hành công sở. u ên tắc liên tục: Cơ sở áp dụng nguyên tắc này là do quá trình quản lý là quá trình diễn ra thường xuyên và liên tục. Do vậy, quá trình tổ chức, điều hành dựa trên tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động của văn phòng. u ên tắc phân côn rõ ràn v nhiệm vụ, quy n h n và trách nhiệm của từn cá nhân từng b phận: Tại sao phải phân công như vậy? là để thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng đề cao trách nhiệm cá nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra.
Nó cho phép phát huy năng lực sáng tạo trên cơ sở tìm kiếm những phương thức hoạt động thích hợp. Việc 9 Luan van phân công cũng tránh làm công việc chồng chéo, giảm bệnh quan liêu. Tùy theo đặc thù, đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn để phân công một cách khoa học, hợp lý. u ên tắc tập trun ân chủ: Mục đích của nguyên tắc này là tập hợp trí tuệ tập thể, trên cơ sở đó người điều hành quyết định đưa ra nhất quán nhằm đảm bảo quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao.
Quy trình thực hiện nguyên tắc này là lấy ý kiến thông qua hình thức bỏ phiếu, biểu quyết, tổ chức hội họp, bàn bạc dân chủ và công khai. u ên tắc tuân thủ pháp luật:Tuân thủ pháp luật để đảm bảo các hoạt động là đúng đắn pháp luật. Khi vi phạm sẽ bị xử lý bằng biện pháp chế tài.3 Nội dung tổ chức và điều hành ho t động văn phòng 1.1 Tổ chức bộ máy văn phòng Căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa.