Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý hồ sơ điện tử ngày càng trở nên cấp thiết. Ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam đã và đang đẩy mạnh số hóa hồ sơ, với mục tiêu đến năm 2025, tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ được tạo lập dưới dạng điện tử và 90% quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện trên môi trường mạng. Tuy nhiên, thực trạng quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành của ngành BHXH còn nhiều tồn tại như thiếu quy trình quản lý thống nhất, hệ thống phần mềm chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, và chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể.

Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn của ngành BHXH Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2021, khảo sát tại ba cấp quản lý: Trung ương, tỉnh và huyện. Mục tiêu chính là làm rõ khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu và quy trình quản lý hồ sơ điện tử, đồng thời đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và phục vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ ngành BHXH Việt Nam thực hiện mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử, cải cách thủ tục hành chính, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công và bảo vệ quyền lợi người tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: lý thuyết quản lý hồ sơ điện tử và mô hình tổ chức quản lý trong môi trường số hóa.

  1. Lý thuyết quản lý hồ sơ điện tử: Hồ sơ điện tử được định nghĩa là tập hợp các tài liệu điện tử liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được tạo lập trực tiếp hoặc qua số hóa tài liệu giấy. Quản lý hồ sơ điện tử bao gồm các hoạt động thu thập, biên mục, bảo quản, khai thác và tiêu hủy theo quy trình chuẩn, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và khả năng truy cập. Các nguyên tắc quản lý bao gồm tập trung, thống nhất, bảo mật và minh bạch.

  2. Mô hình tổ chức quản lý hồ sơ điện tử: Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử là sự kết hợp giữa con người, hệ thống và quy trình nhằm quản lý hiệu quả hồ sơ điện tử trong cơ quan. Mô hình này nhấn mạnh vai trò của nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, hệ thống phần mềm quản lý hiện đại và quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa.

Các khái niệm chính bao gồm: tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử, tổ chức quản lý hồ sơ điện tử, quy trình quản lý hồ sơ điện tử, nguyên tắc và yêu cầu quản lý hồ sơ điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp cả định tính và định lượng:

  • Phương pháp hệ thống, phân tích và tổng hợp: Thu thập và phân tích các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành, các nghiên cứu trước đây về quản lý hồ sơ điện tử và BHXH điện tử.

  • Phương pháp khảo sát thực địa: Tiến hành khảo sát trực tiếp tại các đơn vị BHXH ở ba cấp (Trung ương, tỉnh, huyện) để thu thập dữ liệu về thực trạng quản lý hồ sơ điện tử, bao gồm phỏng vấn cán bộ công chức viên chức (CCVC) và thu thập số liệu quản lý hồ sơ.

  • Phương pháp so sánh: So sánh các quy định, thực tiễn quản lý hồ sơ điện tử giữa các đơn vị trong ngành và với các nghiên cứu khác để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu.

  • Phương pháp suy luận logic và dự báo: Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích, đề xuất các giải pháp tổ chức quản lý hồ sơ điện tử phù hợp với đặc thù ngành BHXH Việt Nam.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm các cán bộ làm công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử tại 03 cấp BHXH, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện và có tính đại diện cho thực trạng ngành. Thời gian nghiên cứu tập trung từ năm 2015 đến 2021, phù hợp với giai đoạn triển khai BHXH điện tử và các chính sách liên quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng nhanh về số lượng hồ sơ điện tử: Từ năm 2015 đến 2018, số lượng hồ sơ hưởng BHXH điện tử hàng tháng tăng đều, với tỷ lệ số hóa hồ sơ hưởng BHXH đạt khoảng 70% tại các tỉnh khảo sát. Điều này phản ánh xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử trong ngành.

  2. Thiếu quy trình quản lý thống nhất: Hiện nay, ngành BHXH chưa xây dựng được quy trình quản lý hồ sơ điện tử đồng bộ trên toàn quốc. Các đơn vị ở cấp tỉnh và huyện thực hiện theo các quy trình riêng biệt, dẫn đến sự không đồng bộ và khó khăn trong việc kết nối, chia sẻ dữ liệu.

  3. Hệ thống phần mềm quản lý còn hạn chế: Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về lưu trữ, bảo mật và khai thác hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành. Khoảng 60% đơn vị phản ánh phần mềm chưa hỗ trợ tốt việc lưu trữ dài hạn và truy xuất hồ sơ phức tạp.

  4. Nguồn nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu: Chỉ khoảng 40% cán bộ làm công tác lưu trữ hồ sơ điện tử có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ điện tử đạt chuẩn. Việc đào tạo, bồi dưỡng còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do thiếu văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn trong ngành BHXH. So với các nghiên cứu về quản lý hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước khác, ngành BHXH có đặc thù hồ sơ phức tạp, liên quan trực tiếp đến quyền lợi người dân nên yêu cầu quản lý cao hơn về bảo mật và tính chính xác.

Việc hệ thống phần mềm chưa hoàn thiện làm hạn chế khả năng lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử, gây khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính điện tử và chia sẻ dữ liệu liên ngành. Nguồn nhân lực chưa đồng bộ về trình độ cũng là một thách thức lớn, cần được đầu tư nâng cao kỹ năng chuyên môn và công nghệ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượng hồ sơ điện tử theo năm, bảng so sánh tỷ lệ áp dụng quy trình quản lý giữa các cấp BHXH, và biểu đồ đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ về phần mềm quản lý hiện tại.

Kết quả nghiên cứu khẳng định sự cần thiết của việc xây dựng mô hình quản lý hồ sơ điện tử đồng bộ, hoàn thiện hệ thống phần mềm và nâng cao năng lực nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành BHXH trong thời kỳ chuyển đổi số.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành quy trình quản lý hồ sơ điện tử thống nhất toàn ngành: Thiết kế quy trình chuẩn, chi tiết các bước quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành, áp dụng từ Trung ương đến cấp huyện. Mục tiêu hoàn thành trong vòng 12 tháng, do Ban Lãnh đạo BHXH Việt Nam chủ trì phối hợp với các đơn vị chuyên môn.

  2. Nâng cấp, phát triển hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử: Tích hợp các chức năng lưu trữ dài hạn, bảo mật cao, hỗ trợ truy xuất và chia sẻ dữ liệu liên ngành. Thời gian triển khai dự kiến 18 tháng, phối hợp với các nhà cung cấp công nghệ thông tin và đơn vị CNTT ngành BHXH.

  3. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực quản lý hồ sơ điện tử: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ điện tử và kỹ năng sử dụng phần mềm cho cán bộ lưu trữ tại các cấp. Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ đạt chuẩn nghiệp vụ lên trên 80% trong 2 năm tới.

  4. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy định chi tiết về quản lý hồ sơ điện tử, bảo đảm tuân thủ pháp luật và phù hợp với đặc thù ngành BHXH. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Văn phòng BHXH Việt Nam phối hợp với các đơn vị liên quan.

  5. Đảm bảo cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật: Đầu tư nâng cấp hệ thống lưu trữ điện tử, thiết bị sao lưu dự phòng và bảo mật thông tin để đảm bảo an toàn dữ liệu hồ sơ điện tử. Kế hoạch thực hiện trong 12 tháng, do Ban Quản lý CNTT ngành BHXH triển khai.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và lưu trữ ngành BHXH: Nghiên cứu giúp hiểu rõ về tổ chức quản lý hồ sơ điện tử, từ đó áp dụng hiệu quả trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ chuyên môn.

  2. Các nhà hoạch định chính sách và lãnh đạo cơ quan nhà nước: Cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để xây dựng chính sách, quy định về quản lý hồ sơ điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và các ngành liên quan.

  3. Chuyên gia công nghệ thông tin và phát triển phần mềm: Tham khảo để phát triển, nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và bảo mật của ngành BHXH.

  4. Sinh viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, CNTT: Tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết, thực trạng và giải pháp quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường hành chính nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hồ sơ điện tử khác gì so với hồ sơ giấy truyền thống?
    Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên môi trường số, có thể truy cập và chia sẻ nhanh chóng, trong khi hồ sơ giấy tồn tại vật lý, dễ bị hư hỏng, mất mát. Ví dụ, hồ sơ BHXH điện tử giúp giảm thời gian tra cứu từ hàng giờ xuống còn vài phút.

  2. Nguyên tắc quản lý hồ sơ điện tử trong ngành BHXH là gì?
    Bao gồm nguyên tắc tập trung, thống nhất quản lý; đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật hồ sơ; công khai, minh bạch với hồ sơ không hạn chế sử dụng. Các nguyên tắc này giúp bảo vệ quyền lợi người tham gia BHXH và nâng cao hiệu quả quản lý.

  3. Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử hiện tại có đáp ứng được yêu cầu không?
    Phần mềm hiện tại đã hỗ trợ quản lý cơ bản nhưng còn hạn chế về lưu trữ dài hạn, bảo mật và khai thác dữ liệu phức tạp. Do đó, cần nâng cấp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực cán bộ quản lý hồ sơ điện tử?
    Thông qua đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ điện tử, kỹ năng sử dụng phần mềm và cập nhật kiến thức về pháp luật liên quan. Ví dụ, tổ chức các khóa tập huấn định kỳ và đánh giá năng lực cán bộ.

  5. Tại sao việc quản lý hồ sơ điện tử lại quan trọng đối với ngành BHXH?
    Quản lý hồ sơ điện tử giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, nâng cao hiệu quả xử lý thủ tục hành chính, bảo vệ quyền lợi người tham gia BHXH, đồng thời góp phần xây dựng Chính phủ điện tử và cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ khái niệm, nguyên tắc và yêu cầu quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn trong ngành BHXH Việt Nam, đồng thời đánh giá thực trạng quản lý tại ba cấp quản lý.
  • Phát hiện chính gồm sự tăng trưởng nhanh về số lượng hồ sơ điện tử, thiếu quy trình quản lý thống nhất, hệ thống phần mềm còn hạn chế và nguồn nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm xây dựng quy trình quản lý đồng bộ, nâng cấp phần mềm, đào tạo nhân lực, hoàn thiện văn bản quản lý và đầu tư cơ sở vật chất.
  • Nghiên cứu góp phần hỗ trợ ngành BHXH Việt Nam thực hiện mục tiêu chuyển đổi số, cải cách hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ công.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất, giám sát đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp theo thực tiễn phát triển của ngành.

Kêu gọi hành động: Các đơn vị trong ngành BHXH cần phối hợp chặt chẽ để triển khai đồng bộ các giải pháp quản lý hồ sơ điện tử, góp phần xây dựng ngành BHXH hiện đại, minh bạch và phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp.