chương 1 CHƯƠNG 2. THUC TRANG TÔ CHỨC QUAN LÝ HO SƠ ĐIỆN TU CUA NGÀNH BHXH VIỆT NAM 2. Giới thiệu khái quát về ngành BHXH 2. Bảo hiểm xã hội điện tử và Hồ sơ BHXH điện tử 2.
Thực trạng tô chức quản lý hồ sơ BHXH điện tử của ngành BHXH Việt Nam 2. Nhận xét, đánh giá Tiểu kết chương 2 13 CHƯƠNG 3. DE XUẤT GIẢI PHÁP QUAN LÝ HO SƠ BHXH ĐIỆN TU CỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM 3. Xác định mô hình quản lý hồ sơ BHXH điện tử 3.
Giải pháp về nhân lực 3. Hoàn thiện xây dựng hệ thống văn bản quan lý công tác lưu trữ và phố biến, hướng dẫn 3. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ BHXH điện tử 3. Xây dựng, quản lý Hệ thống lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử ngành BHXH Việt Nam Tiểu kết chương 3.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TỎ CHỨC QUẢN LÝ HÒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM 1. Các khái niệm liên quan 1. Tài liệu điện tử “Tai liệu điện tử” là một trong các loại “tai liệu”. “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vat mang tin khác. Như vậy, về mặt pháp lý “Tài liệu điện tử” là một loại hình tài liệu đã được công nhận tại Việt Nam. Hiện nay, thuật ngữ “Tài liệu điện tử” dang được dùng phổ biến trong các tài liệu chuyên môn cũng như trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đang có một số cách hiểu như sau về “Tài liệu điện tử”: “Tai liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dang ma thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ băng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số (Th.S Lê Văn Nang-2012 Jips:/luutru.vn/Irao-doi-ve-khai-niem- tai-lieu-dien-tu-va-tai-lieu so-vtlt.
Trong do, “viéc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” được gọi là việc “số hóa” (Luật Công nghệ thông tin năm 2006); “Phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự” gọi là “phương tiện điện tử” (Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005); “thông tin được 15 tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ băng phương tiện điện tử” được hiểu là “thông điệp dtr liệu” (Luật Giao dịch điện tử năm 2005). “Tai liệu điện tử” là khái niệm chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (bon-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised) (Vũ Hồng Mây (2010), Nghiên cứu, xây dựng quy trình quan lý, xứ lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng). Chúng tôi nhận thấy, các khái niệm trên đều có điểm chung là khẳng định tài liệu điện tử bao gồm 02 loại hình: Một là được tạo lập trực tiếp trên các phương tiện điện tử, hai là được hình thành bằng việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác. Đồng thời dưới góc độ pháp lý, tại Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chọn dé lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Từ khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử” chúng tôi có khái niệm: “Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác. Trong đề tài nay, chúng tôi giới hạn sử dụng khái niệm sau: “Tai liệu điện tử bao gồm tài liệu được tạo ra trực tiếp dưới dạng điện tử trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức hoặc được số hóa từ tài liệu giấy”. Hồ sơ điện tử: "Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vẫn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân" (khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ).TH, là hồ sơ số 02 nhóm Tổng hợp, năm 2012 của Trung tâm Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Thông tin về hồ sơ được biên mục trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, mã định danh của cơ quan, tô chức lập danh mục hô sơ, năm hình thành, sô và ký hiệu, tiêu đê, thời hạn bảo quản, chê độ sử 16 dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, tông số trang của hồ sơ, ghi chú.
Từ khái niệm trên, cũng có thé đưa ra khái niệm “Hồ sơ giấy” là tập hop các tài liệu giấy có liên quan với nhau về một van đề, một sự việc, một đối tượng cụ thé hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân". Ví dụ: H sơ về việc nâng lương thường xuyên năm 2016 cho ông Nguyễn Văn B Thông tin biên mục trên bìa của hồ sơ về cơ bản là giống các thông tin trên hồ sơ điện tử nhưng chỉ khác là có thêm thông tin về phông số, mục lục hồ sơ số, không có thông tin về mã định danh của cơ quan, tổ chức và được biên mục bằng tay. Trong khi đó, “Hồ so” được định nghĩa là tập hợp các tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011). Từ các khái niệm và ví dụ trên, chúng tôi nhận xét như sau: Thứ nhất, có thê khang định hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ.
Thứ hai, về co bản khái niệm “Hỗ sơ điện tử” giống khái niệm “Hồ sơ giấy”. Điểm khác biệt duy nhất giữa 02 loại hình hồ sơ này là 02 cum từ “tài liệu điện tử” và “tài liệu giấy”. Hồ sơ điện tử có các thành phần là các tài liệu điện tử nên hồ sơ này chỉ tồn tại trong môi trường mạng và việc tập hợp lập thành hồ sơ, biên mục các thông tin về hồ sơ được thực hiện bằng các chức năng của phần mềm. Trong khi đó hồ sơ giấy có các thành phan là tài liệu giấy nên hồ sơ này được lập thành hồ sơ theo phương thức thủ công (thao tác trực tiếp bang tay) và ton tại trong môi trường vật lý tự nhiên (môi trường bảo quản trong giá, hộp, bìa hồ sơ, kho lưu trữ).
Thứ ba, hồ sơ điện tử được quản lý bằng mã hồ sơ thay cho tên gọi như hồ SƠ giấy. Tổ chức quản lý hô sơ điện tử a) Khái niệm Trước hết dé hiểu được khái niệm “tổ chức quan lý hồ sơ điện tử”, chúng tôi thong nhat cách hiệu về 02 khái niệm “tô chức” và “quản lý”. 17 Về khái niệm “tổ chức”: Hiện nay, từ “tô chức” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Tổ chức có thé hiểu là một thực thé hoặc tổ chức cũng có thé hiểu là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức).
Trong dé tài này, chúng tôi sử dụng khái niệm tổ chức là một hoạt động. Với cách tiếp cận này chúng ta có thé hiểu: “tổ chức là cách thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung”. Về khái niệm “quản lý”: Theo ngôn ngữ Hán Việt, công tác "Quản lý" là thực hiện hai quá trình liên hệ chặt chẽ với nhau: "quản" và "lý". Qúa trình "quản" gồm sự coi sóc, giữ gìn, duy trì hệ thống ở trạng thái "ôn định", quá trình "lý" gồm việc sửa sang, sắp xếp, đổi mới đưa vào hệ thống vào thé "phát triển".
Nếu người quản lý chỉ lo việc "quản" tức là chỉ lo việc coi sóc, giữ gìn thì tổ chức dễ trì trệ, tuy nhiên nếu chi quan tâm đến việc "lý" tức là chi quan tâm đến việc sắp xếp, tô chức, đối mới mà không đặt trên nên tảng của sự ôn định, thì tô chức sẽ phát triển không bên vững. Nói chung trong "quan" phải có "ly" trong "ly" phải có "quan", làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn ở trạng thái cân bằng. Sự quản lý đạt được kết quả bền vững đòi hỏi phải có mưu lược, nghệ thuật làm cho hai quá trình "quản" và "lý" tích hợp vào nhau. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, quản lý khi là động từ mang ý nghĩa: "Quản" là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định; "Lý" là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định.
Theo lý thuyết hệ thống: "quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhăm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ dé tạo lập hệ thống mới và điều khiến hệ thống". Mặt khác, “tô chức” được tạo thành từ con người, hệ thống và quy trình. Nói cách khác, sự kết hợp giữa ba yếu tố “con người”, “hệ thống” và “quy trình” tạo nên những đặc trưng riêng biệt của một tổ chức. Quản lý cần tạo ra sự chuyên đổi về mặt quan điểm, tư duy, hành động và tất nhiên sẽ tác động đến cả ba yếu tố “con người”, “hệ thống” và “quy trình” cũng như sự kết hợp giữa ba yếu tố này.