Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ đòi hỏi các giải pháp số hóa để tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp cận khách hàng. Báo cáo bài tập lớn môn Quản lý dự án phần mềm với đề tài "Quản lý dự án phần mềm Website bán đồ thể thao" do nhóm sinh viên Nhóm 03.01 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông thực hiện nhằm giải quyết bài toán quản trị và xây dựng một hệ thống phần mềm thương mại điện tử hoàn chỉnh theo đặt hàng thực tế.

Mục đích chính của dự án là xây dựng hệ thống website thương mại điện tử theo yêu cầu của Công ty TNHH Nhật Minh nhằm phục vụ nhu cầu mua sắm trực tuyến thuận tiện cho khách hàng và gia tăng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Để đạt được mục đích trên, dự án xác định các nhiệm vụ cụ thể:

  1. Thiết lập tôn chỉ dự án, phân định các bên liên quan và xác định cấu trúc phân rã công việc (WBS).
  2. Quy định phạm vi dự án, xây dựng ma trận trách nhiệm và kiểm soát các ràng buộc tam giác (thời gian, chi phí, chất lượng).
  3. Lập kế hoạch quản lý thời gian bằng kỹ thuật ước lượng PERT và biểu đồ Gantt chi tiết theo từng đầu mục công việc.
  4. Dự toán và quản lý chi phí dự án bằng phương pháp ước lượng từ dưới lên (Bottom-up), bao gồm nguyên vật liệu, cơ sở vật chất, nhân công và tiền thưởng.
  5. Xây dựng khung quản lý chất lượng phần mềm dựa trên các tiêu chuẩn IEEE và thiết lập kế hoạch giám sát theo mốc thời gian.
  6. Hoạch định nguồn nhân lực, tổ chức cơ cấu nhóm, ma trận kỹ năng và quy chế giải tán nhóm.
  7. Thiết lập kế hoạch truyền thông nội bộ và truyền thông với khách hàng.
  8. Nhận diện, phân tích rủi ro và lập kế hoạch ứng phó cho các rủi ro hàng đầu của dự án.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý dự án phần mềm toàn diện và sản phẩm website bán đồ thể thao trực tuyến.
  • Phạm vi thời gian: Dự án được thực hiện trong khoảng thời gian cố định 90 ngày, từ ngày 01/08/2019 đến ngày 30/10/2019.
  • Phạm vi tổ chức và không gian: Đơn vị triển khai là Nhóm dự án 03.01 (4 nhân sự), phối hợp cùng đơn vị tài trợ kiêm khách hàng là Công ty TNHH Nhật Minh (đại diện: Lê Minh Thu - Giám đốc công ty).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Báo cáo áp dụng các khung lý thuyết quản trị dự án phần mềm chuẩn hóa kết hợp phương pháp luận kỹ thuật phần mềm:

  • Khung quản trị dự án: Áp dụng mô hình quản lý dự án theo các lĩnh vực tri thức cốt lõi: Quản lý phạm vi (Scope Management), Quản lý thời gian (Time Management), Quản lý chi phí (Cost Management), Quản lý chất lượng (Quality Management), Quản lý nhân lực (Human Resource Management), Quản lý truyền thông (Communications Management) và Quản lý rủi ro (Risk Management).
  • Phương pháp ước lượng thời gian: Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình PERT (Program Evaluation and Review Technique) dựa trên 3 giá trị ước lượng: Lạc quan ($MO$), Khả dĩ nhất ($ML$), Bi quan ($MP$) với công thức tính thời gian kỳ vọng $EST = \frac{MO + 4(ML) + MP}{6}$, có bổ sung 8% hệ số thời gian lãng phí giữa chừng.
  • Phương pháp ước lượng chi phí: Kỹ thuật ước lượng từ dưới lên (Bottom-up Estimating), bóc tách chi tiết từng gói công việc trong WBS thành các chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, thiết bị) và gián tiếp (cơ sở vật chất, vận hành, dự phòng rủi ro), tính lương nhân công theo giờ (80.000 VNĐ/giờ tương đương 640.000 VNĐ/ngày công) và cấp độ trách nhiệm.
  • Khung tiêu chuẩn chất lượng IEEE:
    • IEEE 1061: Phương pháp thiết lập và đánh giá các số liệu chất lượng phần mềm.
    • IEEE 1059: Hướng dẫn kế hoạch kiểm chứng và xác nhận phần mềm.
    • IEEE 1008: Tiêu chuẩn cho kiểm thử đơn vị (Unit Testing).
    • IEEE 1028: Tiêu chuẩn kiểm thử phần mềm.
    • IEEE 12207: Tiêu chuẩn quy trình vòng đời phát triển phần mềm và dữ liệu.
    • IEEE 730: Tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng phần mềm (SQA).
  • Công cụ thực hiện và nguồn dữ liệu: Nguồn dữ liệu xuất phát từ các yêu cầu nghiệp vụ do khách hàng cung cấp. Các phần mềm hỗ trợ gồm MS Project 2016 (lập tiến độ), Visual Paradigm 16.0 (phân tích thiết kế hệ thống và UML), Visual Studio (môi trường lập trình), SQL Server 2017 (hệ quản trị cơ sở dữ liệu), Adobe Photoshop CC 2018 và Adobe Illustrator CC 2018 (thiết kế giao diện, đồ họa).

Nội dung chính theo từng phần

Phần I: Tổng quan dự án

Phần này trình bày thông tin định danh dự án, đơn vị thực hiện, nhà tài trợ và cơ cấu tổ chức sơ bộ. Dự án mang mã số khởi công SN23101998 với quy mô nhân sự gồm 4 thành viên: Trần Nhật Minh (Giám đốc dự án), Lê Trọng Nghĩa (Giám đốc chức năng), Phan Quang Thành và Lê Trung Nghĩa (Lập trình viên). Tài nguyên dự án do Công ty TNHH Nhật Minh tài trợ toàn bộ chi phí và cung cấp yêu cầu nghiệp vụ. Phần này cũng phác thảo cấu trúc phân rã công việc (WBS) và kế hoạch tổng quan qua các giai đoạn: Khởi tạo dự án, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng website, Chạy thử, Kiểm thử và Kết thúc dự án.

Phần II: Phạm vi hoạt động của dự án

Phần II thiết lập các ranh giới hoạt động của dự án thông qua mô hình ràng buộc tam giác:

  • Ràng buộc thời gian: 90 ngày (01/08/2019 – 30/10/2019), không gia hạn.
  • Ràng buộc nguồn lực: Tổng kinh phí 600.000.000 VNĐ, đội ngũ 4 nhân sự cố định (chỉ điều chỉnh khi có biến cố bất khả kháng hoặc phát sinh công nghệ ngoài tầm kiểm soát).
  • Ràng buộc chất lượng: Giao diện thân thiện, vận hành ổn định, dễ bảo trì, tính bảo mật cao và tương thích đa trình duyệt (Chrome, Safari, Firefox, Internet Explorer).

Ma trận trách nhiệm (RAM) được xây dựng với các cấp độ vai trò: $A$ (Xét duyệt - Approving), $P$ (Thực hiện - Performing), $R$ (Thẩm định - Reviewing), $C$ (Đóng góp - Contributing), $I$ (Nhận thông tin - Informing). Phần này cũng cụ thể hóa quy định kiểm soát phạm vi: phân cấp xử lý thay đổi theo mức độ nhỏ, vừa, lớn và yêu cầu phê duyệt chính thức từ nhà tài trợ trước khi điều chỉnh phạm vi toàn dự án.

Phần III: Kế hoạch quản lý thời gian dự án

Kế hoạch tiến độ được chi tiết hóa bằng công thức PERT cho từng gói công việc WBS:

Giai đoạn công việc Thời gian PERT ($EST$ làm tròn) Thời gian theo lịch biểu chi tiết
1.1 Khởi tạo dự án 2 ngày 3 ngày (01/08/2019 – 03/08/2019)
1.2 Phân tích yêu cầu 13 ngày 14 ngày (04/08/2019 – 20/08/2019)
1.3 Thiết kế hệ thống và giao diện 14 ngày 15 ngày (21/08/2019 – 07/09/2019)
1.4 Xây dựng website (Frontend & Backend) 17 ngày 18 ngày (08/09/2019 – 28/09/2019)
1.5 Chạy thử website 10 ngày 9 ngày (29/09/2019 – 09/10/2019)
1.6 Kiểm thử website trên máy chủ 11 ngày 11 ngày (10/10/2019 – 22/10/2019)
1.7 Kết thúc dự án và bàn giao 7 ngày 7 ngày (23/10/2019 – 30/10/2019)
Tổng cộng ~75 ngày (81 ngày gồm dự phòng 8%) 77 ngày làm việc thực tế / 90 ngày lịch

Toàn bộ các gói công việc được ánh xạ trực tiếp lên biểu đồ Gantt để theo dõi các mốc phụ thuộc từ khâu khảo sát đến khi ký biên bản bàn giao vào ngày 30/10/2019.

Phần IV: Quản lý chi phí dự án

Dự toán ngân sách được tổng hợp chi tiết từ 4 nhóm chi phí thành phần:

  1. Chi phí nguyên vật liệu (76.000.000 VNĐ): Thuê máy chủ ($4 \times 3$ tháng = 36.000.000 VNĐ), bản quyền tên miền (10.000.000 VNĐ), chi phí thiết bị (30.000.000 VNĐ).
  2. Chi phí cơ sở vật chất (70.383.000 VNĐ): Thuê văn phòng (15.000.000 VNĐ/3 tháng), điện (6.000.000 VNĐ), Internet (5.400.000 VNĐ), đi lại (4.000.000 VNĐ), bản quyền phần mềm Photoshop (1.198.000 VNĐ), bản quyền Visual Paradigm (1.797.000 VNĐ), bảo mật/khôi phục dữ liệu (5.988.000 VNĐ), chi phí kiểm thử (10.000.000 VNĐ), lắp đặt và bảo trì (6.000.000 VNĐ), chi phí phụ phát sinh (15.000.000 VNĐ).
  3. Lương nhân công (137.341.000 VNĐ): Tính theo đơn giá 640.000 VNĐ/ngày công nhân với số ngày làm việc thực tế của từng nhân sự qua 7 giai đoạn.
  4. Thưởng dự án (12.600.000 VNĐ): Chi trả một lần sau dự án dựa trên hệ số trách nhiệm ($A=0.5; C=0.75; P=1.0$), cụ thể: Trần Nhật Minh (1.120.000 VNĐ), Phan Quang Thành (3.200.000 VNĐ), Lê Trọng Nghĩa (3.160.000 VNĐ), Lê Trung Nghĩa (5.120.000 VNĐ).

Tổng chi phí ước tính là 296.324.000 VNĐ trên tổng ngân sách 600.000.000 VNĐ, đạt hiệu suất sử dụng ngân sách ước tính 49,38%, số tiền dư 303.676.000 VNĐ được chuyển vào quỹ dự phòng biến động và thời gian lãng phí.

Phần V: Quản lý chất lượng sản phẩm

Xác lập các tiêu chí chất lượng kỹ thuật: tính khả dụng giao diện, tính toàn vẹn dữ liệu truyền tải, tính ổn định thao tác, tính phù hợp nghiệp vụ, tính an toàn thông tin và tính đáp ứng thời gian xử lý nhanh. Nhóm dự án áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quốc tế IEEE (IEEE 1061, 1059, 1008, 1028, 12207, 730) và phân công kỹ sư quản lý chất lượng cùng Giám đốc dự án giám sát độc lập, thực hiện đánh giá chất lượng sản phẩm theo từng mốc bàn giao.

Phần VI: Quản lý tài nguyên con người

Trình bày cơ cấu tổ chức dự án 4 người, phân tích bản mô tả công việc và yêu cầu năng lực cho từng vị trí: Giám đốc dự án, Giám đốc chức năng, Phân tích nghiệp vụ (BA), Thiết kế giao diện (UI/UX), Thiết kế cơ sở dữ liệu và Lập trình viên. Xây dựng ma trận kỹ năng, chương trình đào tạo nội bộ và quy trình giải tán nhóm dự án sau khi hoàn tất nghiệm thu bàn giao.

Phần VII: Quản lý về mặt truyền thông

Xác định nhu cầu trao đổi thông tin giữa các bên liên quan (Chủ đầu tư, Giám đốc dự án, Đội ngũ kỹ thuật). Thiết lập tần suất báo cáo, các kênh trao đổi chính thức (họp trực tiếp, email, tài liệu văn bản) và quy trình xử lý phản hồi thông tin khi có thay đổi phát sinh.

Phần VIII: Quản lý rủi ro

Xây dựng quy trình quản lý rủi ro gồm: nhận diện rủi ro, phân tích định tính/định lượng, lập kế hoạch ứng phó cho 5 rủi ro hàng đầu của dự án và thiết lập cơ chế giám sát, kiểm soát rủi ro liên tục trong suốt 90 ngày triển khai.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống website bán đồ thể thao được thiết kế và triển khai trên nền tảng công nghệ Microsoft và công nghệ web hiện đại, phục vụ hai nhóm đối tượng người dùng chính:

[Người dùng / Khách hàng]

[Quản trị viên / Admin]

Quy trình công nghệ và kỹ thuật triển khai được quy định cụ thể:

  • Công nghệ phát triển: Lập trình backend bằng ngôn ngữ C# trên môi trường Visual Studio; cơ sở dữ liệu quan hệ xây dựng trên Microsoft SQL Server 2017; giao diện frontend sử dụng HTML5, CSS3, JavaScript/jQuery và framework Bootstrap.
  • Công cụ phân tích thiết kế: Sử dụng Visual Paradigm 16.0 để xây dựng sơ đồ Use Case, biểu đồ lớp (Class Diagram), các lớp thực thể, kịch bản tương tác và lược đồ quan hệ thực thể cơ sở dữ liệu.
  • Quy trình kiểm thử hai giai đoạn:
    • Giai đoạn chạy thử (1.5 Chạy thử): Thực hiện trong 9 ngày làm việc; sinh test case, chạy kiểm thử nội bộ trên môi trường phát triển, ghi nhận và khắc phục lỗi, lập báo cáo chạy thử.
    • Giai đoạn kiểm thử trên máy chủ (1.6 Kiểm thử): Thực hiện trong 11 ngày làm việc; cài đặt hệ thống lên môi trường host thực tế, thực thi kiểm thử hồi quy lần 2 với toàn bộ tập test case, kiểm tra tính ổn định, tốc độ truy cập đa người dùng và lập báo cáo kiểm thử nghiệm thu.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo bài tập lớn đã hoàn thành trọn vẹn bộ hồ sơ quản trị và thiết kế kỹ thuật cho một dự án phần mềm ứng dụng thực tế. Các chỉ số định lượng và kết quả bàn giao gồm:

Chỉ số / Hạng mục bàn giao Giá trị định lượng / Nội dung chi tiết
Thời gian thực hiện dự án 90 ngày (01/08/2019 – 30/10/2019)
Thời gian tính toán theo PERT 75 ngày (81 ngày có dự phòng 8%)
Quy mô nhân sự 4 nhân sự (1 PM, 1 Functional Manager, 2 Developers)
Tổng ngân sách được cấp 600.000.000 VNĐ
Tổng chi phí dự toán thực tế 296.324.000 VNĐ
Tỷ lệ giải ngân dự toán 49,38% (Kinh phí dự phòng còn lại: 303.676.000 VNĐ)
Tổng tiền thưởng dự án 12.600.000 VNĐ
Sản phẩm bàn giao cho khách hàng Website thương mại điện tử hoạt động trên Internet, bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng, chuyển giao trang thiết bị và cam kết bảo trì

Đóng góp chính của tài liệu là cung cấp một bản kế hoạch quản trị dự án phần mềm có cấu trúc chuẩn mực, kết hợp chặt chẽ giữa các công cụ quản lý định lượng (PERT, Bottom-up Cost Estimating, RAM Matrix) với các tiêu chuẩn kỹ thuật phần mềm quốc tế (IEEE), làm cơ sở vận hành cho các dự án phát triển phần mềm quy mô vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Văn bản ghi nhận một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện thực hiện của dự án:

  • Thời gian thực hiện ngắn: Dự án bị cố định trong khung thời gian 90 ngày với yêu cầu kỹ thuật cao từ khách hàng, tạo áp lực lớn lên tiến độ các giai đoạn lập trình và kiểm thử.
  • Rủi ro phụ thuộc nguồn nhân lực: Quy mô đội dự án nhỏ (4 người), do đó nếu có thành viên rút lui vì lý do cá nhân hoặc dự án xuất hiện kỹ thuật mới ngoài tầm kiểm soát thì sẽ phát sinh sự chậm trễ hoặc cần bổ sung chuyên gia bên ngoài.
  • Tỷ lệ dự toán ngân sách: Hiệu suất sử dụng ngân sách ước tính ban đầu mới đạt 49,38%, để lại lượng kinh phí dư thừa lớn (hơn 303 triệu VNĐ) làm quỹ dự phòng biến động, đòi hỏi phải theo dõi và điều chỉnh sát sao trong quá trình triển khai thực tế.

Hướng phát triển tiếp theo của dự án tập trung vào việc hoàn thiện tài liệu hướng dẫn vận hành, tổ chức đào tạo chuyển giao cho nhân sự Công ty TNHH Nhật Minh, thực hiện nghĩa vụ bảo trì hệ thống và tiếp tục đánh giá độ ổn định của website sau khi đưa vào môi trường Internet thực tế.

Giá trị tham khảo

Báo cáo bài tập lớn này có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ Thông tin, Hệ thống Thông tin, Kỹ thuật Phần mềm: Tài liệu đóng vai trò là một mẫu đồ án môn học hoàn chỉnh về Quản lý dự án phần mềm, thể hiện đầy đủ 8 lĩnh vực tri thức quản trị theo tiêu chuẩn học thuật.
  • Các nhóm phát triển phần mềm và trưởng dự án (Project Manager): Cung cấp biểu mẫu thực tế về cách tính toán ước lượng PERT, bảng phân rã công việc WBS chi tiết theo ngày, phương pháp tính lương/thưởng theo ma trận trách nhiệm RACI/RAM và bảng dự toán chi phí cơ sở vật chất chuẩn xác.

Câu hỏi thường gặp

1. Kỹ thuật ước lượng thời gian PERT được nhóm tác giả áp dụng như thế nào và kết quả tính toán ra sao? Nhóm sử dụng công thức PERT: $EST = \frac{MO + 4(ML) + MP}{6}$, trong đó $MO$ là ước lượng lạc quan, $ML$ là khả dĩ nhất và $MP$ là bi quan. Tổng thời gian hoàn thành dự án theo PERT là xấp xỉ 75 ngày. Sau khi cộng thêm 8% hệ số thời gian lãng phí dự phòng giữa chừng, thời gian $EST$ cuối cùng được xác định là 81 ngày (nằm trong tổng hạn mức 90 ngày của dự án).

2. Tổng chi phí dự toán của dự án bao gồm những khoản mục nào và hiệu suất sử dụng ngân sách là bao nhiêu? Tổng chi phí ước tính là 296.324.000 VNĐ trên tổng kinh phí tài trợ 600.000.000 VNĐ, đạt hiệu suất sử dụng ngân sách 49,38% (còn dư 303.676.000 VNĐ cho quỹ dự phòng). Chi phí bao gồm 4 hạng mục: Nguyên vật liệu (76.000.000 VNĐ), Cơ sở vật chất (70.383.000 VNĐ), Lương nhân công (137.341.000 VNĐ) và Tiền thưởng dự án (12.600.000 VNĐ).

3. Cơ chế tính lương và thưởng cho các thành viên trong đội dự án được quy định như thế nào? Lương nhân công được tính cố định theo đơn giá 80.000 VNĐ/giờ (tương đương 640.000 VNĐ/ngày 8 tiếng) nhân với số ngày tham gia thực tế theo từng giai đoạn WBS. Tiền thưởng được tính theo công thức: $\text{Lương giờ} \times \text{Số ngày thực hiện} \times \sum(\text{Cấp độ trách nhiệm})$, với hệ số trách nhiệm gồm: Xét duyệt ($A = 0.5$), Tham gia đóng góp ($C = 0.75$), Thực hiện ($P = 1.0$), Nhận thông báo ($I = 0$).

4. Nhóm dự án đã tích hợp các tiêu chuẩn IEEE nào vào kế hoạch quản lý chất lượng? Dự án áp dụng 6 tiêu chuẩn IEEE: IEEE 1061 (thiết lập yêu cầu chất lượng phần mềm), IEEE 1059 (kế hoạch kiểm chứng và xác nhận), IEEE 1008 (tiêu chuẩn kiểm thử đơn vị), IEEE 1028 (tiêu chuẩn kiểm thử phần mềm), IEEE 12207 (vòng đời phát triển phần mềm và dữ liệu) và IEEE 730 (kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm).

5. Website bán đồ thể thao cung cấp những chức năng chính nào cho người dùng và quản trị viên? Phía người dùng có thể đăng ký/đăng nhập qua mạng xã hội (Facebook/Gmail), tìm kiếm và xem chi tiết sản phẩm, thêm vào giỏ hàng, đặt hàng, thanh toán trực tuyến, quản lý/hủy đơn hàng và liên hệ hỗ trợ. Phía quản trị viên (Admin) có các chức năng phân quyền tài khoản, quản lý danh mục sản phẩm/khuyến mại, xem và xử lý đơn đặt hàng, tiếp nhận liên hệ từ khách hàng.

Kết luận

Báo cáo bài tập lớn "Quản lý dự án phần mềm Website bán đồ thể thao" của sinh viên Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là một công trình học thuật hoàn chỉnh, thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quản lý dự án hiện đại và kỹ thuật triển khai phần mềm thực tiễn. Đề tài đã xây dựng thành công bộ kế hoạch quản trị toàn diện về phạm vi, tiến độ PERT, dự toán chi phí Bottom-up, chất lượng theo tiêu chuẩn IEEE, tổ chức nhân sự, truyền thông và kiểm soát rủi ro cho hợp đồng phát triển phần mềm cùng Công ty TNHH Nhật Minh. Tài liệu là nguồn tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng cao cho sinh viên công nghệ thông tin cũng như các nhà quản trị dự án phần mềm quy mô vừa và nhỏ.