Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo với định hướng kết hợp giữa sản phẩm truyền thống và hiện đại. Doanh nghiệp sở hữu hệ thống nhà máy sản xuất tại Hà Nội với diện tích 5.000 m² và tại Thành phố Hồ Chí Minh với diện tích 3.000 m², áp dụng dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và an toàn lao động.

Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế hoạt động vận hành, quy trình sản xuất tại công ty còn tồn tại nhiều công đoạn xử lý thủ công. Các phòng ban chức năng sử dụng công cụ quản lý phân tán và thiếu tính đồng bộ: bộ phận kế toán sử dụng phần mềm MISA, bộ phận kinh doanh sử dụng Microsoft Excel và PowerPoint, các thông tin kế hoạch đặt hàng và điều phối sản xuất được trao đổi qua ứng dụng Zalo hoặc chứng từ giấy. Tình trạng dữ liệu không thống nhất gây ra nhiều trở ngại trong việc kiểm soát định mức và luân chuyển nguyên vật liệu giữa bộ phận kho và bộ phận sản xuất. Khi phát sinh sai lệch số liệu, các bộ phận phải mất nhiều thời gian rà soát, đối chiếu thủ công, làm giảm hiệu quả điều hành chung.

Để giải quyết vấn đề trên, đề tài tập trung nghiên cứu giải pháp ứng dụng phân hệ Quản lý sản xuất (Odoo Manufacturing) thuộc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo ERP nhằm chuẩn hóa quy trình và tích hợp dữ liệu sản xuất.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu, phân tích và phát triển phân hệ quản lý sản xuất cho Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh trên nền tảng Odoo. Để thực hiện mục tiêu này, khóa luận triển khai 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tìm hiểu cơ sở lý thuyết tổng quan về nền tảng mã nguồn mở Odoo và phân hệ quản lý sản xuất.
  2. Khảo sát, thu thập số liệu và phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ sản xuất tại Công ty Bánh mứt kẹo Bảo Minh.
  3. Phân tích bài toán, thiết kế hệ thống và triển khai thực nghiệm phân hệ quản lý sản xuất trên nền tảng Odoo phiên bản website.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Phân hệ quản lý sản xuất của Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh.
  • Phạm vi nghiên cứu: Các quy trình nghiệp vụ, luồng luân chuyển chứng từ và môi trường quản lý sản xuất nội bộ tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết về hệ thống ERP mã nguồn mở và các mô hình quản trị sản xuất công nghiệp:

  • Khung lý thuyết về nền tảng Odoo: Odoo là hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP) phát triển bằng ngôn ngữ lập trình Python, cung cấp hơn 1.000 mô-đun chức năng đáp ứng các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, kho vận, kế toán và sản xuất. Odoo tồn tại dưới hai ấn bản chính: Odoo Community (mã nguồn mở miễn phí theo giấy phép LGPLv3) và Odoo Enterprise (ấn bản thương mại theo giấy phép OEE-1 với các hình thức triển khai Odoo Online, Odoo.sh, Odoo On-Premise).
  • Lý thuyết quản lý sản xuất: Quá trình quản lý sản xuất bao gồm 4 giai đoạn: (1) Đánh giá năng lực sản xuất và xác định kế hoạch, (2) Lập kế hoạch nguyên vật liệu, (3) Thiết lập quy trình vận hành nhất quán, (4) Quản lý chất lượng sản phẩm. Tác giả phân tích 5 chiến lược sản xuất cơ bản: Sản xuất để tồn kho (MTS), Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO), Sản xuất theo lắp ráp (ATO), Cấu hình theo đơn hàng (CTO), và Thiết kế theo đơn đặt hàng (ETO).
Chiến lược sản xuất Đặc điểm thời gian giao hàng Chi phí kỹ thuật Mức độ đầu tư phát triển
MTS (Make to Stock) Ngắn nhất (hàng có sẵn trong kho) Thấp nhất Thấp
MTO (Make to Order) Trung bình (sản xuất khi có đơn) Trung bình Trung bình
ATO (Assemble to Order) Nhanh hơn MTO, lâu hơn MTS Trung bình Trung bình
CTO (Configure to Order) Tùy biến theo cấu hình khách chọn Trung bình - cao Cần đầu tư danh mục cấu hình
ETO (Engineer to Order) Lâu nhất (thiết kế chế tạo từ đầu) Cao nhất Phụ thuộc đơn đặt hàng cụ thể
  • Quy trình sản xuất chuẩn: Nghiên cứu áp dụng quy trình 8 công đoạn: Hoạch định sản xuất -> Yêu cầu sản xuất -> Lập lệnh sản xuất -> Duyệt lệnh sản xuất -> Thu mua nguyên vật liệu -> Sản xuất, gia công -> Nhận hàng và kiểm định chất lượng -> Hoàn thành sản xuất và nhập kho thành phẩm.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế: Khóa luận kết hợp phương pháp khảo sát phỏng vấn trực tiếp chuyên gia quản lý nội bộ (Quản đốc sản xuất, Phụ trách kinh doanh), phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin (xây dựng biểu đồ use case, biểu đồ tuần tự, mô hình dữ liệu quan hệ ERD), và phương pháp thực nghiệm cấu hình trực tiếp trên phần mềm Odoo.

Thiết kế và triển khai

Căn cứ vào khảo sát thực tế, hệ thống quản lý sản xuất được phân tích và thiết kế chi tiết nhằm đáp ứng đầy đủ các ca sử dụng nghiệp vụ của doanh nghiệp:

1. Kiến trúc quy trình và ca sử dụng (Use Case)

Hệ thống phân quyền cho 3 nhóm tác nhân chính: Giám đốc sản xuất (GĐ.SX), Quản đốc sản xuất (QĐ.SX) và Nhân viên thống kê sản xuất (NV.TKSX).

Tên ca sử dụng Tác nhân chính Tiền điều kiện Kết quả thực hiện
Đăng nhập NVTKSX, QDSX, GDSX Tài khoản được cấp và phân quyền hợp lệ Truy cập vào hệ thống theo đúng phân quyền chức năng
Đăng xuất NVTKSX, QDSX, GDSX Người dùng đang đăng nhập Thoát phiên làm việc an toàn
Nhận kế hoạch đặt hàng NVTKSX Nhận thông báo kế hoạch đặt hàng từ bộ phận Kho Xác nhận và lưu thông tin kế hoạch đặt hàng
Thiết lập định mức NVL (BOM) NVTKSX Thông tin sản phẩm đã được tạo trên hệ thống Cấu hình bảng định mức thành phần nguyên liệu cho sản phẩm
Lập lệnh sản xuất NVTKSX Sản phẩm và định mức NVL đã được thiết lập Tạo lệnh sản xuất và kiểm tra tính sẵn sàng của vật tư
Lập báo cáo thống kê sản xuất NVTKSX Có dữ liệu kế hoạch và kết quả thực tế Tạo, sửa, xóa, in báo cáo thống kê sản lượng và năng suất
Lập kế hoạch sản xuất QDSX Nhận yêu cầu đặt hàng, định mức NVL đã có Phê duyệt và ban hành kế hoạch sản xuất chính thức

2. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Mô hình dữ liệu quan hệ được thiết kế với 10 bảng thực thể chính phục vụ việc lưu trữ và liên kết thông tin:

  1. Bảng Nhân viên: Quản lý hồ sơ nhân sự tham gia vận hành.
  2. Bảng Phòng ban: Phân cấp cơ cấu tổ chức nội bộ.
  3. Bảng Tài khoản: Quản lý thông tin xác thực và quyền truy cập.
  4. Bảng Loại sản phẩm: Phân nhóm danh mục hàng hóa, bán thành phẩm và thành phẩm.
  5. Bảng Đơn vị tính: Quản lý hệ số quy đổi đơn vị đo lường vật tư.
  6. Bảng Sản phẩm: Thông tin chi tiết về các mặt hàng bánh mứt kẹo.
  7. Bảng Nguyên vật liệu: Quản lý mã, tên và thuộc tính nguyên liệu thô.
  8. Bảng Chi tiết sản phẩm nguyên vật liệu: Lưu trữ cấu trúc định mức nguyên vật liệu (BOM line).
  9. Bảng Lệnh sản xuất: Quản lý thông tin số lượng sản xuất, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trạng thái thực hiện.
  10. Bảng Tiến độ sản xuất: Theo dõi quá trình vận hành và kiểm soát năng suất thực tế theo từng công đoạn.

3. Cấu hình và thử nghiệm chức năng

Hệ thống được thiết lập trên môi trường web của Odoo với các bước cấu hình:

  • Cài đặt các ứng dụng liên quan: Sản xuất (Manufacturing), Tồn kho (Inventory), Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), Quản lý chất lượng và Bảo trì.
  • Cấu hình thông tin pháp lý doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh.
  • Kích hoạt tính năng quản lý biến thể sản phẩm, thiết lập hệ thống đơn vị tính (hộp, kg, thùng).
  • Thiết lập bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) mẫu cho các dòng sản phẩm bánh kẹo.
  • Thử nghiệm quy trình tạo lệnh sản xuất, kiểm tra tự động trừ tồn kho nguyên vật liệu và cập nhật tồn kho thành phẩm sau khi hoàn thành đơn sản xuất.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về nền tảng Odoo và phân hệ sản xuất

Chương 1 hệ thống hóa các kiến thức lý luận về phần mềm nguồn mở và tổng quan giải pháp Odoo ERP với ngôn ngữ Python. Tác giả phân tích các ưu điểm về quản trị, chi phí triển khai thấp và khả năng mở rộng thông qua API, đồng thời chỉ ra các hạn chế về bảo mật mã nguồn mở và yêu cầu năng lực đội ngũ kỹ thuật nội bộ. Chương này cũng phân tích 4 giai đoạn quản lý sản xuất, so sánh 5 chiến lược sản xuất (MTS, MTO, ATO, CTO, ETO) và chi tiết hóa 8 công đoạn trong chu trình sản xuất công nghiệp, từ hoạch định nhu cầu, lập lệnh sản xuất, thu mua vật tư đến kiểm định chất lượng và nhập kho thành phẩm.

Chương 2: Thực trạng phân hệ quản lý sản xuất tại Công ty Bảo Minh

Chương 2 giới thiệu về lịch sử hình thành (thành lập ngày 23/05/2006, MST 0101966872), cơ cấu tổ chức và quy mô nhà máy của Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh. Dựa trên kết quả khảo sát qua bảng hỏi với Quản đốc sản xuất và Phụ trách kinh doanh, tác giả mô tả chi tiết 2 quy trình hiện hành gồm: Quy trình tổ chức sản xuất (8 bước) và Quy trình lập kế hoạch sản xuất (8 bước). Tác giả phân tích các biểu mẫu chứng từ giấy và bảng tính Excel đang sử dụng, chỉ ra hạn chế về tính rời rạc của dữ liệu giữa các phần mềm nội bộ (MISA, Excel, Zalo). Để lựa chọn giải pháp công nghệ thay thế, tác giả tiến hành so sánh hệ thống Odoo với hai phần mềm ERP thương mại là SAP và Oracle.

Tiêu chí Odoo SAP Oracle
Chức năng Hơn 1.000 ứng dụng cài đặt theo nhu cầu (Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Sản xuất, Kế toán, Nhân sự) Đầy đủ các phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, Sản xuất Chủ yếu tập trung tài chính, hạn chế một số tính năng kho và phân phối
Cài đặt Hỗ trợ cả trực tuyến (Cloud) và ngoại tuyến (On-Premise), tương thích Windows, macOS Trực tuyến và ngoại tuyến, tương thích Windows, macOS Hỗ trợ nền tảng đám mây (Cloud-based / SaaS)
Ngôn ngữ Tiếng Anh, Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Anh
Chi phí Bản Community miễn phí; Bản Enterprise từ 4$ - 24$/tháng Rất cao (SAP Business: 25.000$ - 250.000$/năm; SAP Business All-in-one: 120.000$ - 2.000.000$) Gói kế hoạch tài chính: 175$/tháng; Gói kiểm soát: 80$/tháng; Truy cập nâng cao: 150$/tháng

Chương 3: Phát triển phân hệ quản lý sản xuất cho Công ty Bảo Minh trên nền tảng Odoo

Chương 3 tiến hành giải quyết bài toán nghiệp vụ đã đặt ra. Tác giả chuẩn hóa sơ đồ quy trình tổ chức và lập kế hoạch sản xuất, xây dựng biểu đồ ca sử dụng tổng thể và viết kịch bản chi tiết cho 7 ca sử dụng chính kèm các luồng sự kiện ngoại lệ (sửa, xóa, in báo cáo, đổi mật khẩu). Phần thiết kế hệ thống đưa ra sơ đồ thực thể liên kết (ERD) và 10 bảng cấu trúc dữ liệu quan hệ. Cuối cùng, tác giả trình bày kết quả cài đặt, cấu hình giao diện quản trị sản xuất trên Odoo dạng web, chứng minh tính khả thi trong việc tạo lập lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ và quản lý định mức nguyên vật liệu.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Hệ thống hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ sản xuất thực tế tại Công ty Bánh mứt kẹo Bảo Minh thành hai luồng xử lý chuẩn: quy trình tổ chức sản xuất và quy trình lập kế hoạch sản xuất.
  • Xây dựng hoàn chỉnh mô hình phân tích thiết kế hệ thống bao gồm biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), đặc tả 7 ca sử dụng nghiệp vụ, biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) và sơ đồ thực thể liên kết (ERD) gồm 10 bảng dữ liệu quan hệ.
  • Triển khai thử nghiệm thành công phân hệ Quản lý sản xuất trên nền tảng Odoo, thực hiện cấu hình doanh nghiệp, phân quyền người dùng và thực thi các chức năng tạo định mức nguyên vật liệu (BOM), lập lệnh sản xuất và quản lý tồn kho tích hợp.

Giải pháp và kiến nghị

  • Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cấu trúc bộ mã vật tư, cách thức chia công đoạn sản xuất và phương pháp thống kê chi phí trước khi đưa hệ thống vào vận hành thực tế.
  • Chuyển dịch dần từ việc quản lý bằng bảng tính Excel và liên lạc phân tán qua Zalo sang nhập liệu và phê duyệt tập trung trên hệ thống Odoo ERP.
  • Đào tạo nhân sự thuộc các bộ phận sản xuất, kho và kế toán để nâng cao kỹ năng thao tác trên nền tảng phần mềm mới.

Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã cung cấp một giải pháp ứng dụng ERP mã nguồn mở có chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô doanh nghiệp sản xuất thực phẩm vừa và nhỏ tại Việt Nam. Nghiên cứu đã chứng minh khả năng thay thế các công cụ quản lý thủ công rời rạc bằng một hệ thống tích hợp, giúp rút ngắn thời gian đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận kho và xưởng sản xuất.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài mới dừng lại ở mức độ triển khai thử nghiệm trên môi trường website với các luồng dữ liệu mẫu; chưa đánh giá toàn diện hiệu năng hệ thống khi xử lý đồng thời khối lượng giao dịch lớn trong điều kiện vận hành thực tế của nhà máy. Khả năng tùy biến sâu mã nguồn Odoo còn phụ thuộc vào năng lực của đội ngũ kỹ thuật nội bộ.
  • Hướng phát triển: Tiếp tục mở rộng tích hợp phân hệ sản xuất với các phân hệ khác trên Odoo như Phân hệ Mua hàng (Purchase), Kế toán giá thành (Accounting) và Quản lý bảo trì thiết bị (Maintenance); xây dựng các báo cáo phân tích nâng cao về hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE) và tối ưu hóa thuật toán lập lịch sản xuất tự động.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin và Kinh tế số: Tham khảo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống ERP thực tế, cách thức xây dựng sơ đồ Use Case, mô hình dữ liệu ERD và đặc tả ca sử dụng theo chuẩn học thuật.
  • Người làm đề tài nghiên cứu về triển khai Odoo: Sử dụng tài liệu như một nghiên cứu tình huống (case study) về việc cấu hình phân hệ sản xuất cho doanh nghiệp ngành chế biến thực phẩm, tham khảo bảng so sánh tiêu chí lựa chọn giữa các giải pháp ERP (Odoo, SAP, Oracle).
  • Cán bộ quản lý sản xuất tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình chuẩn hóa định mức nguyên vật liệu và quản lý lệnh sản xuất trên nền tảng phần mềm mã nguồn mở.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao khóa luận lựa chọn Odoo thay vì các hệ thống ERP lớn như SAP hay Oracle? Khóa luận lựa chọn Odoo vì nền tảng này cung cấp bản Community miễn phí mã nguồn mở, chi phí bản Enterprise từ 4$ - 24$/tháng thấp hơn nhiều so với chi phí của SAP (từ 25.000$ đến 2.000.000$) và Oracle (từ 80$ đến 175$/tháng/chức năng). Đồng thời, Odoo hỗ trợ giao diện tiếng Việt và có khả năng tùy biến linh hoạt phù hợp với quy mô của Bảo Minh.

2. Thực trạng quản lý dữ liệu sản xuất tại Công ty Bảo Minh trước khi nghiên cứu gặp vấn đề gì? Công ty quản lý phân tán khi kế toán dùng phần mềm MISA, phòng kinh doanh dùng Excel/PowerPoint, trao đổi qua Zalo và lập chứng từ giấy. Dữ liệu giữa bộ phận kho và bộ phận sản xuất không đồng bộ, gây khó khăn trong việc kiểm soát nguyên vật liệu và mất nhiều thời gian rà soát thủ công khi có sai lệch.

3. Cơ sở dữ liệu của phân hệ sản xuất được thiết kế gồm những bảng chính nào? Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 10 bảng thực thể: Nhân viên, Phòng ban, Tài khoản, Loại sản phẩm, Đơn vị tính, Sản phẩm, Nguyên vật liệu, Chi tiết sản phẩm nguyên vật liệu (BOM line), Lệnh sản xuất và Tiến độ sản xuất.

4. Phân hệ sản xuất trên Odoo liên kết với những phân hệ nào trong doanh nghiệp? Phân hệ sản xuất liên kết chặt chẽ với phân hệ Tồn kho (để kiểm tra và trừ nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm), phân hệ Bán hàng (để tự động kích hoạt lệnh sản xuất khi thiếu hàng) và phân hệ Kế toán (để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm).

5. Những tác nhân nào tham gia trực tiếp vào các ca sử dụng của hệ thống? Ba tác nhân chính tham gia vận hành hệ thống gồm: Giám đốc sản xuất (GĐ.SX), Quản đốc sản xuất (QĐ.SX) và Nhân viên thống kê sản xuất (NV.TKSX).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Lê Hà Chi đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu về việc phát triển phân hệ quản lý sản xuất cho Công ty Cổ phần Bánh mứt kẹo Bảo Minh trên nền tảng Odoo. Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị sản xuất, phân tích thực trạng nghiệp vụ thủ công tại doanh nghiệp và đề xuất giải pháp ứng dụng ERP mã nguồn mở phù hợp. Kết quả phân tích thiết kế hệ thống và thử nghiệm trên Odoo chứng minh tính khả thi trong việc tích hợp dữ liệu, quản lý định mức nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất.