CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ FACTORING TRONG TÀI TRỢ THƯƠNG MẠI KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ FACTORING 1. Khái niệm về nghiệp vụ Factoring Theo Quyết định 1096/2004/QĐ-NHNN ngày 6/9/2004 Quy định về hoạt động bao thanh toán của các tổ chức tín dụng và phần lớn các tài liệu ở Việt Nam về Factoring thì thuật ngữ “Factoring” được dịch sang tiếng Việt là “Bao thanh toán”. Theo bản chất nghiệp vụ thì thuật ngữ Bao thanh toán bao gồm cả Factoring và Forfaiting, trong đó Forfaiting chưa có được một tên gọi chuẩn bằng tiếng Việt. Trong bài khoá luận này thuật ngữ “Factoring” và thuật ngữ “Bao thanh toán” là được sử dụng với nghĩa tương đương nhau, thuật ngữ “Factor” và “Đơn vị bao thanh toán” đều được hiểu là tổ chức thực hiện nghiệp vụ Factoring hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ (sản phẩm) Factoring.
Trong quá trình phát triển liên tục của mình, dưới mỗi một góc độ nghiên cứu khác nhau, khái niệm Factoring lại được được thể hiện theo một cách khác nhau. Do đó, có nhiều khái niệm khác nhau về Factoring như: Theo Từ điển thuật ngữ ngân hàng: Factoring là loại hình tài trợ dưới dạng tín dụng chuyển nhượng nợ. Một công ty chuyển toàn bộ hay một phần khoản nợ cho công ty tài chính chuyên nghiệp (công ty mua nợ, thông thường là công ty trực thuộc ngân hàng). Công ty này đảm nhận việc thu các khoản nợ và theo dõi các khoản phải thu để hưởng thủ tục phí và có lúc ứng trước cho các khoản nợ.
Thông thường, các công ty mua nợ phải chịu rủi ro mất khả năng thanh toán của món nợ. Theo Quy tắc chung về Factoring quốc tế (General Rules For International Factoring) của Hiệp hội Factoring quốc tế FCI: Factoring là một loại hình dịch vụ tài chính trọn gói bao gồm sự kết hợp giữa tài trợ vốn lưu động, bảo hiểm rủi ro tín dụng, theo dõi các khoản phải thu và dịch vụ thu hộ. Đó là sự thoả thuận giữa nhà cung cấp dịch vụ Factoring (Factor) với nhà cung ứng hàng hoá (Seller). Theo như thoả thuận, nhà Factor mua lại các khoản phải thu của người bán dựa trên khả năng trả nợ của người mua trong quan hệ mua bán hàng hoá hay còn gọi là con nợ trong quan hệ tín dụng.
5 Theo Quyết định số 1096/2004/QĐ-NHNN về Quy chế hoạt động bao thanh toán của các tổ chức tín dụng: Factoring là một hình thức cấp tín dụng cho bên bán thông qua việc mua lại các khoản phải thu phát sinh từ việc mua bán hàng hoá đã được bên bán hàng và mua hàng thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng. Theo công ước UNIDROIT về Factoring quốc tế: Hợp đồng Factoring (Factoring contract) là hợp đồng giữa đơn bị bán và đơn vị bao thanh toán (Factors), theo đó người bán có thể hoặc sẽ chuyển nhượng cho các đơn vị bao thanh toán các khoản phải thu phát sinh từ các hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ giữa người bán và người mua hàng. Đơn vị bao thanh toán phải thực hiện ít nhất hai trong số bốn chức năng sau: (i) Tài trợ bên cung ứng (gồm cho vay và ứng trước tiền), (ii) Quản lý sổ sách liên quan đến khoản phải thu, (iii) Thu nợ các khoản phải thu, (iv) Bảo hiểm rủi ro không thanh toán của bên mua hàng. Về cơ bản, Factoring là sự chuyển nhượng nợ của người mua (con nợ) từ người bán (chủ nợ cũ) sang nhà Factor (chủ nợ mới).
Nhà Fator chịu trách nhiệm thu nợ, chịu rủi ro khoản nợ không được thanh toán. Nhà Factor có thể trả trước toàn bộ hay một phần các khoản nợ của người mua cho người bán sau khi đã trừ đi hoa hồng và phí thu nợ. Bên cạnh đó, nghiệp vụ Factoring còn bao gồm một số dịch vụ như quản lý sổ sách kế toán bán hàng, cung cấp các thông tin kinh tế, tiền tệ tín dụng, thương mại nhằm tăng thu và tăng cường mối quan hệ bạn hàng lâu dài với khách hàng cũng như uy tín của ngân hàng trên thị trường. Qua khái niệm của Công ước UNIDROIT 1988 về Factoring quốc tế (UNIDROIT Convention on International Factoring – Ottawa, Canada, 28 May 1988), có thể thấy rằng Factoring có 4 chức năng cơ bản, bao gồm: (i) Tài trợ bên cung ứng (gồm cho vay và ứng trước tiền), (ii) Quản lý sổ sách liên quan đến khoản phải thu, (iii) Thu nợ các khoản phải thu, (iv) Bảo hiểm rủi ro không thanh toán của bên mua hàng.
Ngoài ra, Factoring có có chức năng tư vấn, cung cấp thông tin kinh tế, tình hình tài chính, tiền tệ…cho người bán. Quản lý sổ sách kế toán bán hàng Để thực hiện chức năng này, nhà Factor sẽ đảm nhận việc quản lý sổ cái bán hàng của người bán thông qua các bước sau: 6 Trước khi chuyển giao sổ sách bán hàng cho nhà Factor, người bán sẽ phải chuẩn bị tất cả các hoá đơn chưa thanh toán và các chứng từ có liên quan được phân loại theo từng khách hàng. Sau khi đã chuẩn bị các bản sao hoá đơn và lập bảng kê chuyển nhượng quyền sở hữu các hoá đơn, người bán sẽ chuyển nhượng các giấy tờ đó cho nhà Factor. Nếu nhà Factor đồng ý tiếp nhận quản lý các khoản nợ này, người bán phải chuyển trả cho nhà Factor tất cả các khoản tiền mà người mua đã ký quỹ hoặc thanh toán trước cho người bán.
Hàng tháng, nhà Factor sẽ gửi cho người bán bảng báo cáo tổng hợp về các khoản nợ đã được thanh toán và các giao dịch giữa các khách hàng của người bán với nhà Factor, giúp cho người bán có thể theo dõi những biến động trên tài khoản của khách hàng và phát hiện những khoản thanh toán quá hạn. Dịch vụ thu nợ Thu nợ là một vấn đề khá tế nhị vì phải tiến hành thường xuyên và dễ xảy ra tranh chấp, ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ thương mại giữa người bán và người mua. Chính vì thế, thông qua dịch vụ thu nợ, người bán có thể “ẩn mình” sau nhà Factor trong việc thu nợ, hạn chế ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ với khách hàng. Bên cạnh đó, với chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhà Factor có khả năng thu hồi khoản nợ cao hơn, tốn ít chi phí hơn so với người bán, người bán chỉ việc tập trung vào sản xuất kinh doanh, thay vì phải tốn nhiều thời gian đi thu tiền hàng.
Nhà Factor tham gia vào việc thu hồi những khoản nợ từ người mua thông qua các bước sau: Nhà Factor gửi bản sao kê các khoản phải thu chưa đến hạn cho người mua và gửi lệnh thu nợ khi đến hạn. Nếu khoản phải thu đã quá hạn một số ngày nhất định, thì nhà Factor phải hối thúc việc trả nợ bằng thư, điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp người mua để thảo luận về vấn đề trả nợ. Nhà Factor tiến hành các thủ tục pháp lý đối với khoản nợ quá hạn được điều chỉnh bởi các nguồn luật như: Hối phiếu, séc, kỳ phiếu. Trong một số trường hợp, người mua có thể từ chối thanh toán do có tranh chấp với người bán và gia hạn một thời gian nhất định để giải quyết tranh chấp.
Quá thời hạn trên, nếu tranh chấp không được giải quyết thì nhà Factor sẽ quan sang truy đòi người bán. Tài trợ ngắn hạn Với chức năng tài trợ ngắn hạn, nhà Factor sẽ cam kết ứng trước cho người bán một số tiền với tỷ lệ khoảng 80% giá trị của khoản phải thu đạt tiêu chuẩn sau khi đã trừ đi phí và lãi. Người bán sẽ nhận được số tiền còn lại vào một ngày thoả thuận hoặc sau khi khoản phải thu được thanh toán. Đây là một hình thức cho vay bổ sung vốn lưu động, giúp cho người bán không phải chờ đến hết thời hạn bán chịu mà vẫn có được nguồn vốn ổn định, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục.
Khi sử dụng dịch vụ này, người bán được nhà Factor tài trợ rất nhanh chóng. Thời gian kể từ khi nhà Factor quyết định tiếp nhận các hoá đơn và bảng kê chuyển nhượng cho đến khi người bán nhận được tiền ứng trước thường không vượt quá 48 giờ đồng hồ. Đặc biệt, khi được hưởng Factoring miễn truy đòi thì số tiền ứng trước này được coi như khoản tiền bán món nợ đó cho nhà Factor, người bán không phải hoàn trả lại số tiền này trong trường hợp người mua không thanh toán. Bên cạnh đó, tài trợ ngắn hạn là một nghiệp vụ tài trợ rất linh hoạt.
Trong trường hợp không chịu sức ép về nhu cầu vốn, người bán có thể chuyển nhượng các hoá đơn mà không cần được tài trợ để tránh phải trã lãi. Nếu trong thời gian chờ đợi tiền thanh toán mà người bán bất ngờ phát sinh nhu cầu về vốn thì lúc đó họ vẫn có thể yêu cầu nhà Factor tài trợ đối với các hoá đơn đã chuyển nhượng. Dịch vụ bảo hiểm rủi ro Một trong các vấn đề khiến cho người bán phải đau đầu đó là quản trị và kiểm soát được rủi ro không thanh toán từ người mua. Bởi để xử lý được việc này, người bán phải mất rất nhiều thời gian, từ lựa chọn khách hàng một cách kỹ lưỡng cho đến thu thập các thông tin về tình hình tài chính để phân tích, đánh giá năng lực thanh toán cũng như đạo đức của người mua.
Trong khi đó, nhiệm vụ hàng đầu của người bán là phải tập trung kinh doanh sản xuất, mở rộng thị trường…Để giải quyết vấn đề này, nhà Factor cung cấp cho người bán dịch vụ bảo hiểm rủi ro tín dụng với một hạn mức nhất định hoặc có thể cung cấp bảo hiểm với mọi rủi ro. Trong dịch vụ bảo hiểm rủi ro tín dụng trong hạn mức, nhà Factor sẽ cấp cho người mua một hạn mức tín dụng, xác định một giới hạn tối đa mà người bán được phép bán chịu cho người mua. Khi người bán và người mua ký hợp đồng mua bán hàng hoá thì phần giá trị của khoản phải thu nằm trong giới hạn tín dụng đó sẽ được bảo hiểm, phần giá trị khoản 8 phải thu vượt quá hạn mức tín dụng sẽ không được nhà Factor thanh toán khi người mua mất khả năng thanh toán hoặc quá hạn thanh toán 90 ngày kể từ ngày đáo hạn. Hạn mức tín dụng này phụ thuộc vào vị thế tài chính, uy tín thanh toán của người mua và giá trị hàng hoá mua bán.
Các yếu tổ để xác định mức độ tín nhiệm của người mua như: Hệ số tín nhiệm và các báo cáo tài chính, báo cáo của ngân hàng và các tổ chức thương mại, phân tích báo cáo tài chính, lịch sử trả nợ trước đây, khảo sát khách hàng.