Phân Tích Đối Chiếu Cấu Trúc Thư Từ Chức Giữa Tiếng Anh Và Tiếng Việt

Luận văn thạc sĩ phân tích đối chiếu cấu trúc diễn ngôn của thư từ chức tiếng Anh và tiếng Việt, cung cấp cái nhìn sâu sắc về ngôn ngữ.

• Tác giả: Nguyen Thuy Duong
• Người hướng dẫn: Dr. Đỗ Thị Thanh Hà
• Trường học: Vietnam National University, Hanoi University of Languages and International Studies
• Chuyên ngành: English Linguistics
• Đề tài: Phân Tích Đối Chiếu Cấu Trúc Văn Bản Trong Thư Từ Chức Của Tiếng Anh Và Tiếng Việt
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hanoi

Mục lục chi tiết

• CERTIFICATE OF ORIGINALITY OF STUDY PROJECT REPORT
• ACKNOWLEDGEMENT
• ABSTRACT
• 1. PART A— INTRODUCTION
• 1.1. Rationale
• 1.2. Aims of the Study
• 1.3. Scope of the Study
• 1.4. Research Question
• 1.5. Methodology of the Study
• 1.6. Organization of the Thesis
• 2. PART B— DEVELOPMENT
• 2.1. Chapter 1: Literature Review and Theoretical Background
• 2.1.1. Literature Review
• 2.1.2. General Description of Discourse and Discourse Analysis
• 2.1.2.1. Definition of Discourse
• 2.1.2.2. Discourse and Text
• 2.1.2.3. Discourse Analysis
• 2.1.3. Discourse Structure
• 2.1.4. Genre Analysis and Approach to Genre
• 2.2. Chapter 2: Methodology
• 2.3. Chapter 3: Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.1. Discourse Structure Analysis of English Resignation Letters
• 2.3.1.1. The Surface Features of English Resignation Letters
• 2.3.1.2. The ‘Move Analysis’ of English Resignation Letters
• 2.3.1.2.1. The Analytical Framework
• 2.3.1.2.2. General Analysis of Move Types in English Resignation Letters
• 2.3.1.2.3. Detail Analysis of Move Types in English Resignation Letters
• 2.3.1.2.3.1. Move 3 — Stating Resignation & Informing the Last Day of Work
• 2.3.1.2.3.2. Move 4 — Giving the Reason of Resignation Positively
• 2.3.1.2.3.3. Move 5 — Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.3.1.2.3.4. Move 6 — Requesting Interest from the Old Company
• 2.3.1.2.3.5. Move 7 — Showing Gratitude & Wishing Success
• 2.3.2. Discourse Structure Analysis of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.1. The Surface Features of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.2. The ‘Move Analysis’ of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.2.1. The Analytical Framework
• 2.3.2.2.2. General Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.2.3. Detail Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.2.3.1. Move 2’ — Addressing
• 2.3.2.2.3.2. Move 3’ — Introducing Oneself
• 2.3.2.2.3.3. Move 4’ — Stating Resignation & Informing the Last Working Date
• 2.3.2.2.3.4. Move 5’ — Stating the Reason of Resignation
• 2.3.2.2.3.5. Move 6’ — Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.3.2.2.3.6. Move 7’ — Committing Oneself to Fulfill One’s Duty
• 2.3.2.2.3.7. Move 8’ — Showing Gratitude & Wishing Success
• 2.3.2.2.3.8. Move 9’ — Requesting Interest from the Old Company
• 2.4. Chapter 4: Comparing and Contrasting Discourse Structure of English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.1. The Surface Features of English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.2. The ‘Move Analysis’ of English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.2.1. The Analytical Framework
• 2.4.2.2. General Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.2.3. Detail Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.2.3.1. Stating Resignation and Informing the Last Day of Work
• 2.4.2.3.2. Giving the Reason of Resignation
• 2.4.2.3.3. Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.4.2.3.4. Requesting Interest from the Old Company
• 2.4.2.3.5. Showing Gratitude & Wishing Success
• 2.4.3. Limitations and Suggestions for Further Study
• References
• Appendixes

Tóm tắt

I. Giới thiệu

Nghiên cứu này nhằm mục đích phân tích đối chiếu cấu trúc văn bản trong thư từ chức của tiếng Anh và tiếng Việt. Bức thư từ chức không chỉ là một loại hình thư thương mại mà còn mang ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và nhà tuyển dụng cũ. Mặc dù có vai trò quan trọng, nhưng thư từ chức vẫn chưa nhận được nhiều sự chú ý từ các nhà nghiên cứu. Qua việc phân tích 20 bức thư từ chức (10 bức bằng tiếng Anh và 10 bức bằng tiếng Việt), nghiên cứu này sẽ chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong cấu trúc văn bản của hai ngôn ngữ này.

1.1. Tầm quan trọng của thư từ chức

Thư từ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên khi rời khỏi công ty. Một bức thư từ chức được viết tốt không chỉ giúp nhân viên giữ được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng cũ mà còn có thể tạo cơ hội cho những mối quan hệ trong tương lai. Theo nghiên cứu, một bức thư từ chức hiệu quả cần phải thể hiện sự biết ơn, lý do từ chức rõ ràng và mong muốn hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.

II. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này áp dụng phương pháp phân tích move để đánh giá cấu trúc văn bản của thư từ chức. Phương pháp này cho phép phân tích từng phần của bức thư, từ đó xác định các bước (moves) cần thiết để đạt được mục tiêu giao tiếp. Việc so sánh và đối chiếu giữa hai ngôn ngữ sẽ giúp làm rõ những điểm khác biệt và tương đồng trong cách thức thể hiện ý nghĩa và mục đích của thư từ chức. Phương pháp phân tích này không chỉ giúp xác định cấu trúc ngữ nghĩa mà còn cho phép đánh giá các yếu tố ngữ pháp và ngữ nghĩa trong bối cảnh văn hóa của từng ngôn ngữ.

2.1. Phân tích move

Phân tích move là một công cụ mạnh mẽ trong nghiên cứu cấu trúc văn bản. Nó giúp xác định các bước cụ thể mà tác giả sử dụng để truyền đạt thông điệp. Trong thư từ chức, các bước này có thể bao gồm việc thông báo từ chức, lý do từ chức, và bày tỏ lòng biết ơn. Việc áp dụng phương pháp này cho phép nghiên cứu viên hiểu rõ hơn về cách thức mà ngôn ngữ được sử dụng để đạt được các mục tiêu giao tiếp cụ thể trong bối cảnh văn hóa khác nhau.

III. Phân tích cấu trúc văn bản trong thư từ chức

Phân tích cấu trúc văn bản trong thư từ chức cho thấy rằng mặc dù có những khác biệt nhỏ về độ dài và số lượng các bước, nhưng về cơ bản, cấu trúc của thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt đều tương tự nhau. Cả hai ngôn ngữ đều sử dụng các bước tương tự để truyền đạt thông điệp từ chức, bao gồm việc thông báo từ chức, lý do từ chức, và bày tỏ lòng biết ơn. Điều này cho thấy rằng bất chấp sự khác biệt về ngôn ngữ, các giá trị giao tiếp cốt lõi vẫn được duy trì.

3.1. Điểm tương đồng và khác biệt

Một trong những điểm tương đồng nổi bật là cả hai loại thư đều bắt đầu bằng một lời chào trang trọng, tiếp theo là thông báo từ chức và lý do từ chức. Tuy nhiên, một số khác biệt có thể được quan sát trong cách diễn đạt và độ dài của các bức thư. Trong tiếng Anh, thư từ chức thường ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, trong khi tiếng Việt có xu hướng dài hơn và sử dụng nhiều từ ngữ trang trọng hơn. Sự khác biệt này có thể phản ánh các yếu tố văn hóa trong giao tiếp.

IV. Ứng dụng thực tiễn

Kết quả của nghiên cứu này có thể được áp dụng trong việc viết thư từ chức hiệu quả hơn. Hiểu rõ về cấu trúc văn bản và các bước cần thiết trong thư từ chức sẽ giúp nhân viên viết bức thư của mình một cách chuyên nghiệp hơn. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng cũ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho những cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, nghiên cứu cũng có thể đóng góp vào việc giảng dạy kỹ năng viết thư trong các khóa học ngôn ngữ.

4.1. Khuyến nghị cho việc viết thư từ chức

Để viết một bức thư từ chức hiệu quả, nhân viên nên chú ý đến việc sử dụng ngôn ngữ trang trọng và thể hiện sự biết ơn đối với công ty. Bên cạnh đó, việc trình bày rõ ràng lý do từ chức và mong muốn hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng cũ. Những khuyến nghị này không chỉ giúp nâng cao chất lượng thư từ chức mà còn góp phần vào việc duy trì mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và nhà tuyển dụng.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh giao tiếp kinh doanh hiện đại, thư từ thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ và truyền đạt thông tin chính thức. Trong số các loại thư thương mại, thư từ chức (resignation letter) tuy ít được chú ý nhưng lại có vai trò thiết yếu trong việc giúp nhân viên duy trì mối quan hệ tích cực với công ty cũ và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nghề nghiệp tiếp theo. Theo ước tính, thư từ chức thường có độ dài dưới 400 từ, với thư tiếng Việt trung bình dài hơn thư tiếng Anh khoảng 70 từ. Tuy nhiên, nghiên cứu về cấu trúc diễn ngôn của thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt còn rất hạn chế.

Luận văn này nhằm mục tiêu phân tích và so sánh cấu trúc diễn ngôn của thư từ chức tiếng Anh và tiếng Việt, qua đó làm rõ những điểm tương đồng và khác biệt trong cách thức trình bày và sử dụng ngôn ngữ. Nghiên cứu tập trung vào 20 thư từ chức (10 thư tiếng Anh và 10 thư tiếng Việt) được thu thập từ nhiều địa phương như New York, Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, với tổng số từ là 4294 từ. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các nhân viên văn phòng với lý do từ chức chủ yếu là theo đuổi sự nghiệp mới.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp kiến thức chuyên sâu về cấu trúc diễn ngôn của thư từ chức, góp phần nâng cao kỹ năng viết thư từ chức hiệu quả và thuyết phục trong cả hai ngôn ngữ, đồng thời hỗ trợ giảng dạy và học tập kỹ năng viết trong môi trường song ngữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên lý thuyết phân tích diễn ngôn và phân tích thể loại (genre analysis), đặc biệt là phương pháp phân tích "move analysis" của Swales (1990). Discourse được định nghĩa là một chuỗi ngôn ngữ có ý nghĩa, vượt ra ngoài câu đơn lẻ, thể hiện mục đích giao tiếp cụ thể. Phân tích diễn ngôn giúp hiểu cách tổ chức ngôn ngữ trong các văn bản dài hơn câu, đồng thời phản ánh các yếu tố văn hóa và xã hội.

Phân tích thể loại tập trung vào việc xác định các "move" – các đoạn văn bản có chức năng giao tiếp riêng biệt trong một thể loại nhất định. Trong nghiên cứu này, thư từ chức được xem là một thể loại có mục đích giao tiếp chính là thông báo từ chức và duy trì mối quan hệ tích cực với công ty cũ. Các khái niệm chính bao gồm: move (đoạn chức năng), step (bước nhỏ trong move), cấu trúc diễn ngôn, và đặc điểm ngôn ngữ của thư từ chức.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu gồm 20 thư từ chức (10 tiếng Anh, 10 tiếng Việt) được thu thập trong khoảng thời gian hai tháng từ nhiều thành phố lớn và các công ty khác nhau. Cỡ mẫu được chọn dựa trên tiêu chí người viết là nhân viên văn phòng và lý do từ chức là theo đuổi sự nghiệp mới. Tổng số từ trong thư tiếng Anh là 1786 từ, trong khi thư tiếng Việt là 2508 từ.

Phương pháp phân tích chính là "move analysis" theo 7 bước của Biber et al. (2007), bao gồm phát triển khung phân tích, phân đoạn văn bản, phân loại các đoạn theo chức năng, phân tích ngôn ngữ, mô tả đặc điểm ngôn ngữ, phân tích cấu trúc văn bản và tổng hợp xu hướng tổ chức diễn ngôn. Kết quả được trình bày dưới dạng bảng và biểu đồ phần trăm, giúp xác định tần suất và vị trí của các move trong từng ngôn ngữ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Độ dài thư: Thư từ chức tiếng Việt có độ dài trung bình khoảng 250.8 từ, dài hơn thư tiếng Anh trung bình 178.6 từ. Độ dài thư tiếng Anh dao động từ 107 đến 304 từ, trong khi thư tiếng Việt từ 165 đến 352 từ.

2. Cấu trúc move: Thư tiếng Anh gồm 8 move chính, trong đó 6 move bắt buộc xuất hiện trong 100% thư, bao gồm: mở đầu, xưng hô, thông báo từ chức và ngày làm việc cuối cùng, lý do từ chức tích cực, bày tỏ lòng biết ơn và chúc thành công, kết thúc thư. Hai move còn lại là đề nghị giúp đỡ chuyển giao công việc và yêu cầu quan tâm từ công ty cũ là tùy chọn, xuất hiện lần lượt 50% và 10% thư.

3. Thư tiếng Việt có 10 move, trong đó 6 move bắt buộc gồm: mở đầu, xưng hô, giới thiệu bản thân, thông báo từ chức và ngày làm việc cuối cùng, nêu lý do từ chức, kết thúc thư. Các move khác như bày tỏ sẵn sàng hỗ trợ chuyển giao, cam kết hoàn thành nhiệm vụ, bày tỏ lòng biết ơn và chúc thành công, yêu cầu công ty xử lý theo luật là tùy chọn với tần suất từ 30% đến 90%.

4. Sự khác biệt về cấu trúc: Thư tiếng Việt có xu hướng chi tiết hơn với nhiều move bổ sung như giới thiệu bản thân, cam kết hoàn thành nhiệm vụ, và yêu cầu công ty xử lý theo luật, thể hiện sự trang trọng và tuân thủ pháp lý cao hơn. Thư tiếng Anh ngắn gọn hơn, tập trung vào các move chính và ít lặp lại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân sự khác biệt có thể do đặc điểm văn hóa và phong cách giao tiếp của hai ngôn ngữ. Thư tiếng Việt thể hiện sự trang trọng, tôn trọng cấp trên và tuân thủ quy định pháp luật rõ ràng hơn, phù hợp với văn hóa giao tiếp chính thức của Việt Nam. Trong khi đó, thư tiếng Anh có xu hướng trực tiếp, ngắn gọn và tập trung vào mục đích chính, phản ánh phong cách giao tiếp phương Tây.

So sánh với các nghiên cứu về thể loại thư thương mại khác, kết quả cho thấy thư từ chức có cấu trúc tương đối ổn định nhưng vẫn có sự linh hoạt trong thứ tự và số lần xuất hiện của các move, tùy thuộc vào phong cách cá nhân và hoàn cảnh cụ thể. Việc trình bày dữ liệu qua bảng tần suất và biểu đồ độ dài thư giúp minh họa rõ ràng sự khác biệt về mặt định lượng và cấu trúc.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hướng dẫn viết thư từ chức chuẩn mực: Cần xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết về cấu trúc và ngôn ngữ phù hợp cho từng ngôn ngữ, giúp người viết nắm rõ các move bắt buộc và tùy chọn, đảm bảo thư vừa trang trọng vừa hiệu quả. Thời gian thực hiện: 6 tháng; chủ thể: các cơ sở đào tạo ngoại ngữ và doanh nghiệp.

2. Đào tạo kỹ năng viết thư từ chức: Tổ chức các khóa học, hội thảo nâng cao kỹ năng viết thư từ chức cho nhân viên và sinh viên, tập trung vào việc áp dụng move analysis để viết thư thuyết phục. Thời gian: 1 năm; chủ thể: trường đại học, trung tâm đào tạo kỹ năng mềm.

3. Phát triển công cụ hỗ trợ viết thư: Xây dựng phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ viết thư từ chức tự động dựa trên mẫu chuẩn và phân tích move, giúp người dùng dễ dàng tạo thư phù hợp với ngữ cảnh. Thời gian: 1-2 năm; chủ thể: các công ty công nghệ giáo dục.

4. Nghiên cứu mở rộng: Khuyến khích nghiên cứu sâu hơn về các thể loại thư thương mại khác và mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các ngành nghề, vùng miền khác nhau để hoàn thiện kiến thức về giao tiếp kinh doanh đa ngôn ngữ. Thời gian: liên tục; chủ thể: các viện nghiên cứu, trường đại học.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Sinh viên ngành Ngôn ngữ Anh và Ngôn ngữ học ứng dụng: Giúp hiểu sâu về phân tích diễn ngôn và áp dụng vào thực tiễn viết thư từ chức, nâng cao kỹ năng viết học thuật và nghề nghiệp.

2. Nhân viên văn phòng và quản lý nhân sự: Hỗ trợ trong việc soạn thảo và xử lý thư từ chức, duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên nghỉ việc, đồng thời đảm bảo quy trình hành chính đúng chuẩn.

3. Giảng viên và nhà nghiên cứu ngôn ngữ: Cung cấp cơ sở lý thuyết và dữ liệu thực tiễn để phát triển các nghiên cứu về thể loại thư thương mại và phân tích diễn ngôn song ngữ.

4. Doanh nghiệp và tổ chức đào tạo kỹ năng mềm: Là tài liệu tham khảo để xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bằng văn bản, đặc biệt trong môi trường đa văn hóa và đa ngôn ngữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Thư từ chức có bắt buộc phải nêu lý do từ chức không?
   Không nhất thiết phải nêu lý do, tuy nhiên việc trình bày lý do tích cực giúp duy trì mối quan hệ tốt với công ty cũ và thể hiện sự chuyên nghiệp. Ví dụ, nhiều thư tiếng Anh và tiếng Việt trong nghiên cứu đều nêu lý do theo đuổi sự nghiệp mới một cách tích cực.

2. Thư từ chức tiếng Việt có cần phải trang trọng như tiếng Anh không?
   Có, thư tiếng Việt thường mang tính trang trọng cao hơn, bao gồm nhiều phần như giới thiệu bản thân, cam kết hoàn thành nhiệm vụ và yêu cầu công ty xử lý theo luật, phản ánh văn hóa giao tiếp chính thức tại Việt Nam.

3. Có thể thay đổi thứ tự các move trong thư từ chức không?
   Có thể, trừ một số move bắt buộc ở đầu và cuối thư, các move khác có thể thay đổi thứ tự hoặc lặp lại mà không làm mất đi mục đích giao tiếp của thư. Nghiên cứu cho thấy sự linh hoạt này phụ thuộc vào phong cách cá nhân.

4. Làm thế nào để viết thư từ chức ngắn gọn mà vẫn đầy đủ?
   Tập trung vào các move bắt buộc như thông báo từ chức, ngày làm việc cuối cùng, lý do tích cực, bày tỏ lòng biết ơn và kết thúc thư bằng lời chào trang trọng. Tránh dùng từ ngữ dài dòng, giữ sự rõ ràng và lịch sự.

5. Tại sao thư từ chức tiếng Việt thường dài hơn tiếng Anh?
   Do đặc điểm văn hóa và phong cách giao tiếp, thư tiếng Việt thường bao gồm nhiều phần chi tiết hơn như giới thiệu bản thân, cam kết hoàn thành nhiệm vụ và yêu cầu xử lý theo luật, trong khi thư tiếng Anh tập trung vào nội dung chính với ngôn ngữ cô đọng hơn.

Kết luận

• Thư từ chức tiếng Anh và tiếng Việt có cấu trúc diễn ngôn cơ bản tương đồng nhưng khác biệt về độ dài và số lượng move bổ sung.
• Thư tiếng Việt có xu hướng trang trọng và chi tiết hơn, phản ánh văn hóa giao tiếp chính thức và tuân thủ pháp luật.
• Phương pháp phân tích move analysis giúp làm rõ cấu trúc và chức năng giao tiếp của từng phần trong thư từ chức.
• Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn trong việc nâng cao kỹ năng viết thư từ chức hiệu quả, phù hợp với từng ngôn ngữ và văn hóa.
• Đề xuất phát triển tài liệu hướng dẫn, đào tạo kỹ năng và công cụ hỗ trợ viết thư từ chức nhằm nâng cao chất lượng giao tiếp trong môi trường đa ngôn ngữ.

Tiếp theo, các nhà nghiên cứu và giảng viên có thể áp dụng kết quả này để mở rộng nghiên cứu về các thể loại thư thương mại khác, đồng thời doanh nghiệp và cá nhân nên áp dụng các khuyến nghị để cải thiện kỹ năng viết thư từ chức, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI UNIVERSITY OF LANGUAGES AND INTERNATIONAL STUDIES FACULTY OF POSTGRADUATE STUDIES A CONTRASTIVE ANALYSIS OF ENGLISH AND VIETNAMESE RESIGNATION LETTERS IN TERMS OF DISCOURSE STRUCTURE PHAN TICH DOI CHIEU CAU TRUC DIEN NGON CUA DON THU TU CHUC TRONG TIENG ANH VA TIENG VIET M.A MINOR PROGRAMME THESIS : English Linguistics : 60220201 Hanoi ,2014 VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI UNIVERSITY OF LANGUAGES AND INTERNATIONAL STUDIES FACULTY OF POSTGRADUATE STUDIES NGUYEN THUY DUONG A CONTRASTIVE ANALYSIS OF ENGLISH AND VIETNAMESE RESIGNATION LETTERS IN TERMS OF DISCOURSE STRUCTURE M.A MINOR PROGRAMME THESIS Field : English Linguistics Code : 60220201 Supervisor : Dr. Đỗ Thi Thanh Ha Hanoi ,2014 CERTIFICATE OF ORIGINALITY OF STUDY PROJECT REPORT I certify my authority of the Study Project Report submitted entitled “A contrastive analysis of English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structure” in partial fulfillment of the requirements for the degree of Master of Arts. Hanoi - 2014 Nguyen Thuy Duong ACKNOWLEDGEMENT I would like to express my gratitude to Dr. Do Thị Thanh Ha, my supervisor, for her valuable guidance, her encouraging support while working on the thesis.

I am sincerely grateful to the Department of Postgraduate Studies at University of Languages and International Studies — VNU for giving me the opportunity to complete my thesis. 1 ABSTRACT A resignation letter is one kind of business letters, which holds an important role in helping the employee to maintain a positive relationship with his/ her old boss, and paves the way for him or her to move on. However, this kind of letters does not receive much attention from the researchers in English and Vietnamese. Therefore, so as to help people have better understanding of resignation letters and see the similarities and differences in writing style of English and Vietnamese resignation letters, this thesis studies discourse structures of 20 resignation letters (10 in English and 10 in Vietnamese); then compares and contrasts them.

The major methods used in this thesis are ‘move analysis’ approach, comparison and contrast methods. The result of the study shows that the structures of English and Vietnamese resignation letters are basically similar. They only have some differences in the length of the letters and the kinds of moves. From the result of the analysis, the characteristics of resignation letters both in English and Vietnamese can be clarified.

Then, the knowledge of discourse structure of English and Vietnamese resignation letter can be applied in writing an effective and persuasive letter of resignation. TABLE OF CONTENTS ili Certificate of Origina lity of Study Project RÑepOrf. Table of ConfenfS.---ccccQQQ Q2 2 HQ kk k nến List of Tables and DiagTa1ms. eens ences SH kg I8.--ccc eee e cece eeeeeeeseaaeeseeeeeeeceeeeunnrsnanaeeeeeeeess 2.

Aims of Study. Scope of the Study 4. Methodology of the Study. ccc cece nce ce eee SH SH SH ST HT HH nh thu 6.

Organization of the THheSIs.-- ee eee eee eens eee HS HS nh nh rà Part B: Developmen he. Chapter 1 — Literature Review and Theoretical Background. ccc cece eeeeeeeeeeeeeeeeeeee sees esses eeeeeee eee eee sees cea 2. General Description of Discourse & Discourse Analy§1S.

Definition of DISCOULSE. cece cece cece cece cece e aces cece eee eeeeeessasaeeeeeeeeeeeeenenns 2. Discourse and Text.-- c2 22222 SH nh ra 2. Discourse AnaÌySIS.cQQQ SH SH nh kh hs.--ccQQQQQQ Q Đ n n n n n ĐH ng kh rà 2.

Genre Analysis and Approach to Gere. Genre AnalysIs NnCœ 2. Approach to Genre: Move AnaÌySIS. General Description of Resignation Leffers.

Definition of Resignation Letf€Ts. Characteristics of Resignation Leff€TS. Format of English Resignation Leffers. Format of Vietnamese Resignation Leffers.

-- con HH HH HH HH Hi ni 9ê, 13 1. Description of Samples & Method of Data Collection. Methods of Data AnalySIS.c Q2 n2 ng SE ng nh nh nhờn 13 Chapter 3: Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters. Discourse Structure Analysis of English Resignation Leftfers.

The Surface Features of English Resignation Leffers. Length of DISCOUTSG.c ene eee eeee ene SH SH ng nh nh nh kg 15 II ri)0 15 1. -daiiiddidiđiiiiÝÝŸÝŸỶŸỶŸỶÝ. en EE EEE EEE EERE EEE EEE Ea 16 1.

The ‘Move Analysis’ of English Resignation Letfers. The Analytical FrameWOTK. General Analysis of Move Types in English Resignation Letters. Detail Analysis of Move Types in English Resignation Letters.cc eee ene ene ena e eae tae nghiệt 20 1.-cc ne ence SH nh nh ng 21 1.

Move 3 — Stating Resignation & Informing the Last Day of Work. Move 4 — Giving the Reason of Resignation PositIvely. Move 5 — Expressing the Willingness to Help with the Transition. Move 6 — Requesting Interest from the Old Company.

Move 7 — Showing Gratitude & Wishing Success.- c2 SE HH nh ng kg 26 2. Discourse Structure Analysis of Vietnamese Resignation Letfers. The Surface Features of Vietnamese Resignation Letfers. Length of DISCOUTSe.

Ốc 2Q eee eens eee ene testes tne nha 26 PP: eee 27 PP". ch ng nh nh TT KT tt bà 28 2. The ‘Move Analysis’ of Vietnamese Resignation Lefters. The Analytical FrameWOTK.

SH nh re 28 2. General Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters. Detail Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters. ee en nnn en nen En en EEE EEE 32 2.

Move 2” — Addr€sSInE.- HS HH nh ng 33 2. Move 3’ — Introducing Oneself. Move 4’ — Stating Resignation & Informing the Last Working Date. Move 5’ — Stating the Reason of Resignation.

Move 6’ — Expressing the Willingness to Help with the Transition. Move 7’ — Committing Onself to Fulfill One’s Duty. Move 8’ — Showing Gratitude & Wishing Success. Move 9’ — Requesting Interest from the Old Company.- SH SH SH nh cnet hy 38 Chapter 4: Comparing and Contrasting discourse structure of English and Vietnamese resignation Ïef(©FS.

The Surface Features of English and Vietnamese Resignation Letters. Length of DISCOUTSG€.- eee eee nee nen SE ng ng nh nh kh nh nhe 40 1. Paragraph, Sentence, Vocabulary.--cccn S SH SH nh khi, 4I 2. The ‘Move Analysis’ of English and Vietnamese Resignation Letters.

The Analytical FrameWOrK.c SH HS HH nh kh se 41 2. General Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters. Detail Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters. eect eden ence eset TT tae eee nh kh nh tk rg 43 2.

ccc ccc cece cece eee een ST EE EEE EEE EEE EEE EEE EEE EE EEE EES 43 2. Stating Resignation and Informing the Last Day of Work. Giving the Reason of ResignafIon. Expressing the Willingness to Help with the Transition.

Requesting Interest from the Old Company. Showing Gratitude & Wishing Success.---c c2 22 2n ene nh kh khu 47 3. Limitations and Suggestions for Further Study. Move Analysis of English Resignation Leffers.

Move Analysis of Vietnamese Resignation Letters VỊ vii LIST OF TABLES AND DIAGRAMS TABLE: Table 1: Seven analytical steps Table 2: The number of words in the corpus of English resignation letters Table 3: The frequency of move types in the corpus of English resignation letters Table 4: The order of moves in English resignation letters Table 5: The list of moves and steps in English resignation letters Table 6: The number of words in the corpus of Vietnamese resignation letters Table 7: The frequency of move types in the corpus of Vietnamese resignation letters Table 8: The order of moves in Vietnamese resignation letters Table 9: The list of moves and steps in Vietnamese resignation letters Table 10: The analytical frameworks of English and Vietnamese resignation letters DIAGRAM: Diagram 1: The length of English and Vietnamese resignation letters viii PART A—-INTRODUCTION 1. Rationale: A Business Letter, the most popular and the most widely written type of letter, 1s used to serve as a means of communication written for various commercial purposes. These purposes can be a business deal, complaint, warning, notice, invitation, declaration, information, apology and various other corporate matters. There are many types of business letters such as Application Letter, Acceptance Letter, Demand Letter, Letter of Complaint, Resignation Letter, Sales Letters, etc.

Among these types of letters, the Letter of Resignation may receive the least notice because people often think that when they leave their jobs they have nothing to do with their old company and old employer. However, a good resignation letter can help the employee maintain a positive relationship with his/ her old boss, and pave the way for him or her to move on. In addition, the employee might need a reference from the previous employer. These show that knowing how to write a good resignation letter is very important.

Nevertheless, it seems that no researchers concern this kind of letter in English and Vietnamese. Hence, in order to help people have better understanding of resignation letters and see the similarities and differences in writing style of English and Vietnamese resignation letters, this study focuses on comparing and contrasting discourse structure of English and Vietnamese resignation letters. Aims of the Study: The aims of the study are: — To review the background knowledge of discourse analysis and resignation letters. — To point out the similarities and differences between discourse structures of English and Vietnamese resignation letters.

— To give some suggestions for writing resignation letters in English and Vietnamese. Scope of the Study: Conducting this study, I do not have the ambition to cover everything about discourse analysis of English and Vietnamese resignation letters. I only concentrate on analyzing English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structures. Research Question: What are the similarities and differences between discourse structures of English and Vietnamese resignation letters? 5.

Methodology of the Study: ‘Move analysis’ approach is applied in this research to analyze the discourse structure of resignation letters in English and Vietnamese. Besides, in order to find out the similarities and differences between discourse structure of English and Vietnamese resignation letters, the author uses comparison and contrast method. Organization of the Thesis: the study is divided into five main parts as follows: Part A — Introduction This part consists of rationale for choosing the topic, aims and scope of the study, research question, research methodology, and organization of the study. Part B — Development Chapter ] — Literature Review and Theoretical Background This chapter includes general description of discourse analysis, discourse structure, ‘Move analysis’, and general information about English and Vietnamese resignation letters.

Chapter 2 — Methodology This chapter describes the participants and methods which are applied to collect and analyze the data. Chapter 3 — Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters In this chapter, the author analyzes discourse structures in English and Vietnamese resignation letters in detail. Chapter 4 — Comparing and Contrasting Discourse Structure of English and Vietnamese Resignation Letters The similarities and differences between English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structures are pointed out in this chapter. Part C — Conclusion In this part, the author gives some recommendations for writing a good resignation letters, points out some limitations of the study, and gives suggestions for further study.

References Appendixes PART B- DEVELOPMENT: Chapter 1 — Literature Review and Theoretical Background 1. Literature Review Discourse analysis is usually known as the study of the relationship between language and the contexts in which it is utilized. Harris (1952), Austin (1962), Hymes (1964), Searle (1969), Grice (1975), Halliday and Hasan (1976), Widdowson (1979), Brown and Yule (1983) are linguists who greatly contribute to the overall picture of discourse analysis because they have provided a fundamental theory of discourse analysis. In Vietnam, there are many linguists having joined in the trend of researching on discourse analysis as well.

Among these linguists, Tran Ngoc Them is regarded as the first one studying this new field.