CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.1 SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.1 Khái niệm công tác tổ chức lực lượng bán hàng Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich: “Tổ chức lực lượng là một quá trình bao gồm xác định những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu; nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng ban và bộ phận; bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả. Comer “Lực lượng bán hàng là cầu nối quan trọng giữa công ty và thị trường. Lực lượng bán hàng được chia làm ba loại: lực lượng của công ty, đại lý có hợp động, và lực lượng hỗn hợp” (Nguồn: Phạm Quốc Luyến, 2019) Như vậy, thông qua nhiều cách tiếp cận khác nhau về lực lượng bán hàng và tổ chức lực lượng ta có thể thấy rõ công tác tổ chức lực lượng bán hàng là quá trình xác định những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu bán hàng; xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của 4 các bộ phận nằm trong lực lượng bán hàng được lựa chọn và bố trí nhân sự vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó.2 Mục đích của công tác tổ chức lực lượng bán hàng Muốn xây dựng và sử dụng một đội ngũ lực lượng bán hàng giỏi trước tiên doanh nghiệp phải biết xác định mục tiêu và mục đích của công tác tổ chức. Tùy với từng thời điểm mà mục tiêu của công tác lực lượng bán hàng có sự thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh.
Tuy nhiên mục đích cuối cùng là nhằm thiết kế lực lượng bán hàng hiệu quả để đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp. Một cách tổng quát mục đích của công tác tổ chức lực lượng bán hàng hàng là xây dựng lực lượng bán hàng mang đến hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp; xây dựng quy chế hoạt động của bộ phận bán hàng; xây dựng chính sách sử dụng nhân sự; định biên số lượng nhân sự, trình độ và khối lượng công việc của bộ phận bán hàng; thẩm định và tái tổ chức lực lượng bán hàng nếu có.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, là những người tác động trực tiếp đến khách hàng và trên cơ sở đó đTôi đến doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính mạnh, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, sản phẩm chất lượng. đi chăng nữa cũng không thể đạt được hiệu quả kinh doanh nếu không có nguồn nhân sự là lực lượng bán hàng.
Đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 khi mà sản phẩm và dịch vụ ngày càng được hoàn thiện và không có sự khác biệt quá lớn giữa các doanh nghiệp với nhau thì vai trò của lực lượng bán hàng trở thành một trong những yếu tố tạo nên sự cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc xây dựng chính sách sử dụng nhân sự, phân chia các hoạt động, xây dựng quy chế hoạt động cũng như đảm bảo sự thống nhất trong điều hành ở bộ phận bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, công tác tổ chức lực lượng bán hàng luôn mang ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ngày nay.4 Tầm quan trọng của công tác tổ chức lực lượng bán hàng Thông qua mục đích là thiết lập đội ngũ bán hàng, xây dựng và phát triển mạng lưới bán hàng phù hợp với mục tiêu, chiến lược và ý nghĩa mang tính quyết định sự tồn tại và thành bại của doanh nghiệp được kể trên ta có thể nhận thấy được công tác tổ chức lực lượng bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu không có công tác tổ chức lực lượng này doanh nghiệp có thể sẽ đối mặt với những tình huống như: khó khăn trong việc kiểm soát và điều hành các thành viên trong bộ phận bán hàng; không khai thác hiệu quả năng lực của lực lượng bán hàng; khó khăn trong việc nắm bắt thông tin, tìm hiểu về nhu cầu thực sự và tâm lý của khách hàng; không thể chủ động tham gia tác động vào quá trình ra quyết định của khách hàng khi mua hàng; khó khăn trong việc xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Ngoài ra, sự thay đổi liên tục của kênh phân phối cũng là bài toán nan giải cho nhiều doanh nghiệp trong việc kiểm soát các thành viên trong kênh đặc biệt là các doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào trung gian phân phối. Và điều này sẽ khiến các doanh nghiệp nếu không có hoặc xây dựng lực lượng bán hàng chưa hiệu quả phải đối mặt với nguy cơ thua lỗ và thậm chí là phá sản. Vậy nên, công tác tổ chức lực lượng bán hàng đóng vai trò rất quan trọng là yếu tố cần thiết và không thể thiếu của doanh nghiệp.5 Sự cần thiết khách quan phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lực lượng bán hàng Trong hoạt động kinh doanh nói chung và bán hàng nói riêng các doanh nghiệp phải có lực lượng quản lý chuyên nghiệp, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động trong bộ phận bán hàng một cách hiệu quả nhất. Nếu các việc trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng như: nhận thức rõ mục tiêu, phân chia các hoạt động, xây dựng quy chế hoạt động, xây dựng chính sách sử dụng nhân sự, định biên nhân được xây dựng và thực hiện tốt thì doanh nghiệp sẽ có được một đội ngũ bán hàng xuất sắc, có sức mạnh hùng hậu không chỉ giúp gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng được hình tượng, niềm tin trong lòng khách hàng và tạo dựng uy thế trên thị trường.
6 Do đó, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức lực lượng là điều tất yếu bởi không có một phương án nào là hiệu quả nhất hay mãi mãi tốt nhất chỉ có không ngừng cải tiến nâng cao mới có thể bắt kịp được với sự thay đổi của thời đại, chỉ có không ngừng nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lực lượng bán hàng mới có thể giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức lực lượng bán hàng Cơ sở khoa học của công tác tổ chức lực lượng bán hàng là những nền tảng, tiền đề tiên quyết hàng đầu để công tác tổ chức đạt hiệu quả. Ta có thể tổng kết một số cơ sở khoa học chủ yếu như: Nhu cầu của công ty: doanh nghiệp sẽ xem xét các thị trường mình đang kinh doanh và xác định nhu cầu về quy mô (số lượng, chất lượng) nhân viên cần để thành lập đội ngũ bán hàng. Tùy vào số lượng nhân viên doanh nghiệp cần cũng như mong muốn về chất lượng hoàn thành công việc của họ là như thế nào mà công tác tổ chức lực lượng bán hàng như tiến hành lập kế hoạch, phân chia hoạt động, xây dựng quy chế hoạt động. sao cho phù hợp với mục tiêu đã đặt ra.
Yếu tố thuộc về công việc: căn cứ vào mức độ chuyên môn hóa của công việc cũng như các yêu cầu nhân viên trong bộ phận bán hàng cần phải có để thực hiện và hoàn thành công việc được giao mà nhà quản trị trong quá trình tổ chức lực lượng hàng cần phải rất kỹ lưỡng trong việc đưa ra bản mô tả nhiệm vụ, định biên nhân sự hay xây dựng quy chế hoạt động cho bộ phận bán hàng nhằm đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp Địa bàn hoạt động: việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Chính vì thế, sự thay đổi của địa bàn hoạt động cũng ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Mục tiêu chiến lược kinh doanh: công tác tổ chức lực lượng bán hàng gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến là gì mà công tác tổ chức lực lượng bán hàng sẽ được điều chỉnh theo cho phù hợp. Ví dụ, trong thời kỳ dịch Covid 19, mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí thì công tác tổ chức lực lượng bán 7 hàng có thể được điều chỉnh bằng cách thu hẹp quy mô thông qua việc cắt giảm nhân sự không cần thiết.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng Môi trường vĩ mô: bao gồm các yếu tố như chính trị, pháp luật, kinh tế, công nghệ.
có ảnh hưởng mạnh mẽ đến viện công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Việc thay đổi trong chính sách pháp luật và môi trường ngành sẽ làm cho doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo và từ đó tác động đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Các yếu tố như kinh tế, văn hóa, tác động đến chính sách phục vụ khách hàng và cơ cấu ngành hàng của doanh nghiệp mà thông qua đó doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh công tác tổ chức lực lượng bán hàng cho phù hợp. Như vậy, môi trường vĩ mô là yếu tố mà các doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ càng khi xây dựng và tiến hành công tác tổ chức lực lượng bán hàng.
Môi trường vi mô: bao gồm các yếu tố như khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nguồn lực của doanh nghiệp. có sự tác động mạnh mẽ đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Kinh doanh trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng để phát huy tốt nhất triệt để lợi thế của mình cũng như giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn đội ngũ nhân viên thực hiện việc bán hàng đạt được hiệu quả tuyệt đối.