Tổng quan nghiên cứu
Thị trường viễn thông di động Việt Nam đã trải qua giai đoạn bùng nổ về số lượng và bước vào thời kỳ cạnh tranh khốc liệt về chất lượng dịch vụ. Báo cáo của Bộ Thông tin và Truyền thông cho thấy đến hết năm 2013, tổng số thuê bao điện thoại đang hoạt động trên toàn quốc đạt 130,886 triệu, trong đó thuê bao di động chiếm tới 94,8%. Với quy mô này, Liên minh Viễn thông Quốc tế (ITU) đã xếp Việt Nam đứng thứ 8 trên thế giới về mật độ thuê bao di động. Tuy nhiên, khi thị trường chạm ngưỡng bão hòa, việc phát triển thuê bao mới trở nên vô cùng khó khăn, buộc các doanh nghiệp viễn thông phải chuyển hướng chiến lược từ thu hút số lượng sang giữ chân khách hàng cũ và nâng cao giá trị vòng đời dịch vụ.
Công ty Thông tin Di động VMS-MobiFone, doanh nghiệp đầu tiên khai mở thị trường viễn thông di động Việt Nam từ năm 1993, đang đứng trước thách thức lớn khi thị phần dần bị chia sẻ bởi các đối thủ cạnh tranh như Viettel và Vinaphone. Hiện tượng khách hàng rời bỏ mạng MobiFone có nguyên nhân sâu xa từ những hạn chế trong văn hóa phục vụ khách hàng, một cấu phần cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp. Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại MobiFone Chi nhánh Hà Nội trong khung thời gian dữ liệu từ năm 2011 đến năm 2014, vào thời điểm công ty được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tách khỏi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) và chuẩn bị tiến trình cổ phần hóa. Nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý luận, phân tích thực trạng văn hóa dịch vụ và đề xuất các giải pháp khả thi giúp MobiFone nâng tỷ lệ duy trì khách hàng trung thành đạt trên 95%, giảm tỷ lệ rời mạng xuống dưới 3%/năm và tạo lập lợi thế cạnh tranh bền vững đến năm 2020.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Nghiên cứu vận dụng lý thuyết văn hóa doanh nghiệp kinh điển của Edgar H. Schein với cấu trúc ba tầng bậc sâu sắc: thực thể hữu hình, các giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng. Trong đó, văn hóa phục vụ khách hàng được định vị là một tiểu văn hóa đặc thù, vừa biểu hiện qua các yếu tố hữu hình bên ngoài, vừa bắt nguồn từ niềm tin và triết lý kinh doanh cốt lõi bên trong. Tác giả kết hợp tham chiếu mô hình sáu chiều kích văn hóa của Geert Hofstede và năm định hướng quan hệ của Fons Trompenaars để làm rõ sự khác biệt trong hành vi ứng xử của nhân sự ngành viễn thông.
Bên cạnh đó, khung nghiên cứu tích hợp ba khái niệm nền tảng: Văn hóa doanh nghiệp, Chăm sóc khách hàng và Văn hóa phục vụ. Sự thỏa mãn của khách hàng được quyết định bởi ba nhóm yếu tố then chốt: sản phẩm (đúng chất lượng, đúng giá), tính thuận tiện (đúng thời điểm, đúng địa điểm) và nhân tố con người (đúng phong cách phục vụ). Mô hình dịch vụ PACT bao gồm bốn trụ cột: Quy trình (Process), Thái độ (Attitude), Giao tiếp (Communication) và Thời gian (Time) được lựa chọn làm công cụ định chuẩn hành vi phục vụ tại điểm chạm khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng nhằm bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy cao. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ các báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011-2014, báo cáo chất lượng dịch vụ định kỳ Quý I/2015 của MobiFone và các văn bản quy định chất lượng viễn thông từ Bộ Thông tin và Truyền thông. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp trong 12 tháng (từ năm 2014 đến năm 2015).
Quy mô mẫu khảo sát bao gồm 350 khách hàng cá nhân đang sử dụng dịch vụ và 150 cán bộ nhân viên làm việc tại MobiFone Hà Nội, thu về tổng cộng 500 phiếu điều tra hợp lệ. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng nhằm đại diện cho nhiều nhóm khách hàng có thời gian sử dụng dịch vụ khác nhau và các phòng ban chức năng. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả, kiểm định độ tin cậy và so sánh đối chiếu tỷ lệ phần trăm là để lượng hóa chính xác mức độ hài lòng, từ đó chỉ ra khoảng cách giữa tiêu chuẩn dịch vụ doanh nghiệp ban hành và cảm nhận thực tế của người tiêu dùng.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Thứ nhất, cơ cấu mối quan tâm của khách hàng sử dụng dịch vụ di động có sự chuyển biến rõ nét theo thời gian sử dụng. Khoảng 68,5% khách hàng tham gia khảo sát khẳng định chất lượng phục vụ và thái độ chăm sóc là yếu tố giữ chân họ tiếp tục sử dụng mạng, vượt trội so với mức 31,5% khách hàng chỉ quan tâm đến giá cước.
Thứ hai, kết quả đánh giá nội bộ chỉ ra sự chênh lệch lớn giữa các tầng văn hóa. Nhận thức của cán bộ nhân viên về các yếu tố văn hóa hữu hình như logo sau năm 2007, đồng phục và khẩu hiệu đạt mức đồng thuận cao 82,4%. Tuy nhiên, mức độ chuyển hóa các giá trị này thành hành vi tự giác theo chuẩn mực ngầm định chỉ đạt 54,6%, cho thấy văn hóa phục vụ vẫn mang nặng tính hình thức đối phó.
Thứ ba, mức độ hài lòng của khách hàng đối với từng công đoạn dịch vụ có sự phân hóa mạnh mẽ. Trong khi 76,8% khách hàng hài lòng với thái độ chào đón niềm nở của giao dịch viên tại quầy, thì tỷ lệ hài lòng về tốc độ giải quyết khiếu nại cước và sự cố kỹ thuật chỉ đạt 58,2%.
Thứ tư, áp lực cạnh tranh gay gắt từ Viettel với hơn 40% thị phần di động và Vinaphone với gần 30% thị phần đã làm bộc lộ điểm yếu chậm đổi mới trong tư duy phục vụ của MobiFone thời kỳ tiền cổ phần hóa.
Thảo luận kết quả
Sự sụt giảm mức độ hài lòng tại khâu giải quyết khiếu nại bắt nguồn từ quy trình xử lý đa tầng nấc và sự thiếu kết nối linh hoạt giữa bộ phận kỹ thuật với giao dịch viên tuyến đầu. Tâm lý bao cấp còn tồn tại ở một bộ phận nhân sự lâu năm đã tạo ra rào cản lớn khi doanh nghiệp chuyển mình sang cơ chế thị trường. Kết quả này tương đồng với các luận điểm của các chuyên gia đầu ngành về văn hóa kinh doanh tại Việt Nam, khẳng định doanh nghiệp nhà nước khi cổ phần hóa thường gặp khủng hoảng văn hóa nếu không kịp thời tái thiết hệ giá trị lấy khách hàng làm trung tâm.
Các dữ liệu thu thập được trình bày trực quan thông qua biểu đồ phân bố tần suất và bảng ma trận tương quan giữa thời gian gắn bó mạng với mức độ kỳ vọng chất lượng dịch vụ. Biểu đồ chỉ ra rằng nhóm khách hàng sử dụng mạng trên 3 năm có mức độ nhạy cảm với lỗi dịch vụ cao hơn 25% so với nhóm khách hàng mới dưới 1 năm. Ý nghĩa nghiên cứu chứng minh rằng văn hóa phục vụ khách hàng không đơn thuần là kỹ năng giao tiếp mà là một tài sản chiến lược vô hình, quyết định trực tiếp tới khả năng sống còn và giá trị vốn hóa của MobiFone trong giai đoạn phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng.
Đề xuất và khuyến nghị
Nhằm phát triển văn hóa phục vụ khách hàng của VMS-MobiFone đáp ứng yêu cầu cổ phần hóa đến năm 2020, nghiên cứu đề xuất bốn nhóm giải pháp chiến lược:
Thứ nhất, chuẩn hóa toàn diện lộ trình phát triển văn hóa dịch vụ theo ba cấp độ Schein. Ban Tổng Giám đốc và Phòng Tổ chức cán bộ cần rà soát, ban hành lại Bộ chuẩn mực văn hóa ứng xử MobiFone trong Quý I/2016, nâng tỷ lệ tuân thủ quy trình chuẩn PACT của nhân viên tuyến đầu đạt tối thiểu 95% trước Quý IV/2016.
Thứ hai, đổi mới chương trình truyền thông nội bộ và đào tạo văn hóa thực chiến. Phòng Chăm sóc khách hàng chủ trì phối hợp với Trung tâm Đào tạo tổ chức 12 khóa huấn luyện chuyên sâu mỗi năm về kỹ năng thấu cảm và giải quyết khiếu nại phức tạp, bảo đảm 100% nhân viên giao dịch và tổng đài viên hoàn thành chứng chỉ nghiệp vụ hàng năm, đặt mục tiêu nâng mức độ hài lòng của khách hàng đối với khâu giải quyết khiếu nại từ 58,2% lên trên 85% vào cuối năm 2017.
Thứ ba, nâng cấp đồng bộ các yếu tố văn hóa hữu hình và trải nghiệm điểm chạm. Phòng Marketing và Quản trị thương hiệu triển khai dự án chuẩn hóa nhận diện không gian tại 100% cửa hàng giao dịch trực tiếp trên địa bàn Hà Nội trong giai đoạn 2016-2018, bảo đảm các tiêu chuẩn về tiện nghi, ánh sáng, quầy trải nghiệm dịch vụ và thái độ phục vụ đạt điểm đánh giá hài lòng từ 90% trở lên.
Thứ tư, tái thiết lập cơ chế đãi ngộ gắn liền với chỉ số hài lòng khách hàng. Phòng Kế toán - Lao động tiền lương ban hành quy chế thưởng phạt minh bạch, trong đó chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (CSAT) và chỉ số đo lường mức độ trung thành (NPS) chiếm tỷ trọng 30% trong tổng điểm đánh giá hiệu quả công việc (KPI) định kỳ của mỗi cá nhân và tập thể từ Quý III/2016.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Luận văn là tài liệu tham khảo giàu giá trị thực tiễn và học thuật cho bốn nhóm đối tượng chính:
Thứ nhất, Ban lãnh đạo và nhà quản trị cấp cao trong ngành viễn thông và dịch vụ công nghệ: Cung cấp khung phân tích thực chứng và công cụ lượng hóa giúp hoạch định chiến lược giữ chân khách hàng trong giai đoạn thị trường bão hòa và tái cấu trúc doanh nghiệp nhà nước.
Thứ hai, Chuyên viên quản trị nhân sự, đào tạo và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Cung cấp bộ câu hỏi khảo sát 500 mẫu chuẩn hóa cùng mô hình đào tạo PACT để áp dụng trực tiếp vào việc xây dựng quy chuẩn dịch vụ khách hàng nội bộ.
Thứ ba, Học viên cao học, nghiên cứu sinh và nhà nghiên cứu quản trị kinh doanh: Nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp chi tiết giai đoạn 2011-2014 phục vụ cho các nghiên cứu chuyên sâu về tái cơ cấu kinh tế, chuyển đổi số và tác động của cổ phần hóa đến hành vi tổ chức.
Thứ tư, Giảng viên và sinh viên các trường đại học khối ngành kinh tế, marketing: Cung cấp tình huống nghiên cứu điển hình về thương hiệu MobiFone – một trong ba nhà mạng lớn nhất Việt Nam – giúp kết nối sinh động giữa lý thuyết văn hóa tổ chức với thực tiễn kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Văn hóa phục vụ khách hàng khác gì so với văn hóa doanh nghiệp nói chung? Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống toàn diện các giá trị, niềm tin và thói quen chi phối hành vi nội bộ và đối ngoại của tổ chức. Văn hóa phục vụ khách hàng là một tiểu văn hóa cốt lõi, tập trung chuyên sâu vào các chuẩn mực giao tiếp, tinh thần tận tụy và quy trình giải quyết vấn đề nhằm thỏa mãn tối đa kỳ vọng của người tiêu dùng tại từng điểm chạm dịch vụ.
Tại sao luận văn lựa chọn mô hình Edgar H. Schein làm nền tảng phân tích? Mô hình Edgar H. Schein cho phép bóc tách văn hóa tổ chức thành ba tầng bậc rõ ràng: thực thể hữu hình, giá trị tuyên bố và ngầm định nền tảng. Khung phân tích này giúp nhận diện chính xác độ vênh giữa các khẩu hiệu dịch vụ bên ngoài với nhận thức thực tế của hơn 150 nhân sự MobiFone được khảo sát.
Quá trình cổ phần hóa đặt ra thách thức gì cho văn hóa phục vụ của MobiFone? Khi tách khỏi Tập đoàn VNPT và chuyển sang công ty cổ phần, MobiFone phải chuyển dịch từ tư duy hành chính nhà nước sang tư duy kinh doanh tối ưu hóa lợi nhuận và giá trị cổ đông. Sự chuyển đổi này đòi hỏi tốc độ xử lý khiếu nại nhanh hơn gấp 2 lần để ngăn chặn tình trạng khách hàng chuyển sang mạng đối thủ.
Công thức PACT đóng vai trò như thế nào trong chuẩn hóa dịch vụ viễn thông? Công thức PACT thiết lập bốn trụ cột gồm Quy trình chuẩn mực, Thái độ tích cực, Giao tiếp hiệu quả và Thời gian nhanh chóng. Áp dụng PACT giúp các giao dịch viên duy trì chất lượng phục vụ đồng nhất tại 100% điểm giao dịch, biến sự hài lòng của khách hàng thành lòng trung thành lâu dài.
Làm thế nào để đo lường định lượng sự thay đổi của văn hóa phục vụ khách hàng? Doanh nghiệp đo lường thông qua việc theo dõi định kỳ 30 ngày một lần các chỉ số: tỷ lệ giải quyết khiếu nại đúng hạn trên 95%, chỉ số hài lòng khách hàng CSAT đạt trên 90 điểm và tỷ trọng 30% điểm văn hóa trong đánh giá KPI nhân viên.
Kết luận
Nghiên cứu về phát triển văn hóa phục vụ khách hàng tại Công ty VMS-MobiFone đóng góp những giá trị cốt lõi sau:
- Hệ thống hóa toàn diện lý luận về văn hóa doanh nghiệp và xác lập vị trí trọng tâm của văn hóa phục vụ khách hàng trong ngành viễn thông di động.
- Cung cấp bức tranh thực chứng từ 500 mẫu khảo sát về sự phân hóa giữa nhận thức và hành vi dịch vụ tại MobiFone Hà Nội giai đoạn 2011-2014.
- Chỉ rõ các nút thắt trong công tác xử lý khiếu nại và giao tiếp khách hàng khi thị phần cạnh tranh bị đe dọa nghiêm trọng.
- Đề xuất hệ thống bốn nhóm giải pháp gắn liền với chỉ số KPI và lộ trình chuẩn hóa văn hóa giai đoạn cổ phần hóa đến năm 2020.
- Khẳng định phát triển văn hóa phục vụ là đòn bẩy chiến lược giúp gia tăng giá trị tài sản vô hình và bảo đảm sự thành công cho MobiFone trên thị trường vốn.
Lộ trình triển khai các khuyến nghị cần được hoàn tất trong vòng 24 tháng tới nhằm đồng bộ với tiến độ cổ phần hóa của công ty. Các nhà quản trị và nhà nghiên cứu quan tâm có thể tiếp cận toàn văn luận văn để áp dụng ngay bộ công cụ đánh giá và quy trình chuẩn hóa văn hóa dịch vụ vào thực tiễn tổ chức.