chương 1 ta thấy được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ý Yên, đó cũng là cơ cấu chung của hầu hết các UBND cấp huyện. Qua chức năng nhiệm vụ thấy được các công việc của nhân viên văn phòng cũng như nhà Quản trị văn phòng. mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ riêng. Công tác văn thư, lưu trữ nằm trong cơ cấu của văn phòng, văn phòng có trách nhiệm quản lý và theo dõi.
Sau đây là chương 2 nói về thực trạng văn thư, lưu trữ tại văn phòng của UBND huyện Ý Yên. 14 Luan van Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN- TỈNH NAM ĐỊNH 2. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ qua bộ máy quản lý và các chế nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị vào bảo quản trong kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội.
Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ nằm trong cơ cấu của Văn phòng, bộ phận này giúp cho lãnh đạo văn phòng nói riêng và lãnh đạo UBND nói chung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: quản lý tổ chức các nghiệp vụ, xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, giám sát… UBND huyện Ý Yên bộ phận quản lý trực tiếp về công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận văn phòng, và cụ thể là Chánh văn phòng- Nguyễn Văn Đức người đứng đầu chỉ đạo. Việc đánh giá một cách toàn diện công tác văn thư đã tạo động lực để lãnh đạo văn phòng UBND quan tâm, chỉ đạo tốt hơn công tác văn thư cũng như đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ. Trong quá trình hoạt động, Chánh văn phòng UBND đã tham mưu cho chủ tịch UBND huyện ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác văn thư trong cơ quan. Đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này như văn bản triển khai thực hiện Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 15 Luan van hành chính và Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư.
Ngoài ra ông Chánh văn phòng huyện tham mưu cho lãnh đạo UBND về việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại phòng công tác văn thư, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ nằm trong cơ cấu của Văn phòng do ông Nguyễn Văn Đức – Chánh văn phòng chỉ đạo. Hiện nay công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên do cán bộ Cù Thị Nga phụ trách thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác tiếp nhận văn bản đi đến, quản lý con dấu, vào sổ văn bản đi đến…bên cạnh đó có anh Nguyễn Văn Thuận giúp đỡ trong việc sao chụp, photo tài liệu, khắc phục sửa chữa các sự cố liên quan đến máy tính. Hình ảnh cán bộ đang thực hiện nghiệp vụ 16 Luan van Mục tiêu cơ bản của bất kì cơ quan nào đều là sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực của mình để đạt được nhiều thành quả nhất có thể được.Trong giai đoạn trở lại đây, con người luôn được coi là nhân tố quan trọng, là một nguồn lực có tiềm năng khai thác lớn.
Trong công tác lãnh đạo, kiểm tra và tổ chức điều hành, nhà lãnh đạo văn phòng có thể xây dựng những hình thức, phương pháp tốt nhất để có thể phát triên không ngừng chính bản thân họ, đồng thời đóng góp công sức cho mục tiêu của tổ chức. Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, nghĩa là tất cả mọi hoạt động của cơ quan đều thông qua văn bản gửi về phòng văn thư. Đây là nơi tiếp nhận các văn bản của cơ quan gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan ban hành. - Vị trí, chức trách: là chuyên viên phòng văn thư, lưu trữ thực hiện các công tác về giấy tờ theo sự phân công của Chánh Văn Phòng.
- Nhiệm vụ quyền hạn: Giúp Chánh văn phòng thực hiện các lĩnh vực liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. + Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sở những quy định của nhà nước phù hợp với thực tế của cơ quan + Tham gia xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ + Hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi quá trình thực hiện các công việc được phân công; phân tích, đánh giá hiệu quả và báo cáo kịp thời theo yêu cầu và mục tiêu của quản lý nghiệp vụ lưu trữ; phát hiện và đề xuất với lãnh đạo để uốn nắn những lệch lạc trong quá trình thi hành của các tổ chức lưu trữ cơ sở thuộc phạm vi quản lý, nhằm bảo đảm các quy định về lưu trữ được thi hành nghiêm túc, chặt chẽ và có hiệu lực. + Xây dựng quy chế, quy định quản lý hồ sơ tài liệu thuộc công việc được phân công. 17 Luan van + Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của công chức nghiệp vụ cấp trên Hiểu biết - Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của cơ quan về công tác lưu trữ.
- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước. - Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước. - Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý. - Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi được phân công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc.
- Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việc quản lý của mình. - Biết sử dụng máy vi tính. Tổ chức xây dựng ban hành các văn bản, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Việc tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng hệ thống các văn bản có liên quan đến văn- thư lưu trữ trên cơ sở của các văn bản quy phạm luật ,quy chế ,nội quy của nhà nước ,cơ quan tổ chức ban hành để chỉ đạo hoạt động công tác văn thư lưu trữ. Để đảm bảo cho công tác văn thư lưu trữ hoạt động đạt hiệu quả Trong những năm qua, UBND huyện Ý Yên áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ như: luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về lưu trữ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
18 Luan van Thực hiện công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18/01/2012 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012, ngày 21/02/2012 Sở Nội vụ tỉnh Nam Định đã ban hành công văn số 162/SNV0-CCVTLT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 cho các Sở, Ban, Ngành; UBND các huyện, thành phố; các cơ quan tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Ngày 27/8/2012, UBND tỉnh Nam Định đã ban hành Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơquan. Căn cứ vào Quy chế này, UBND các huyện, thành phố Nam Định; các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp. Trong quy chế nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đồng thời thấy được các nghiệp vụ của công tác của cán bộ văn thư, lưu trữ Công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Ý Yên thực hiện theo chỉ đạo của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Nam Định thuộc Sở Nội vụ Nam Định được thành lập ngày 10/12/2010 theo Quyết định 2694/2010/QĐ-UBND của UBND tỉnh Nam Định là cơ quan vừa thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ vừa thực hiện chức năng của một đơn vị sự nghiệp.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện đang bảo quản và phục vụ độc giả khai thác gần 400 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu các phông UBND tỉnh Nam Định. Công văn số: 886/SNV- VTLT của sở Nội Vụ tỉnh Nam Định về việc thực hiện “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” ngày 17/8/2010. Công văn số 363 /SNV- CCVTLT của sở Nội Vụ tỉnh Nam Định về việc Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 ngày 09/4/2013. 19 Luan van Nhờ có hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo mà UBND huyện Ý Yên đẫ thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và đạt được những kết quả đáng kể, các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cũng được thực hiện theo đúng quy định từ việc soạn thảo đến quản lý văn bản…tuy nhiên vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc đưa ra các văn bản hướng dẫn như triển khai kế hoạch chưa tốt, các cán bộ chuyên môn chưa có đủ năng lực để thực hiện… 2.