Tổng quan nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa quý giá của dân tộc, chứa đựng thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh toàn diện các mặt đời sống xã hội. Tại tỉnh Cao Bằng, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang bảo quản 22 phông tài liệu với tổng dung lượng khoảng 530 mét giá tài liệu, bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản và nghiên cứu khoa học từ năm 1949 đến 2008. Việc tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại đây đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp và người dân, góp phần phát triển kinh tế - xã hội địa phương.

Nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng từ năm 2012 đến nay, nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hoạt động tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh địa phương miền núi biên giới có vị trí chiến lược quan trọng. Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ các yếu tố ảnh hưởng, đánh giá kết quả thực hiện chính sách và đề xuất các giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hỗ trợ công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, bảo tồn văn hóa và phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Cao Bằng. Qua đó, góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ và thúc đẩy sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên thông tin quý giá này.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên lý thuyết chính sách công, trong đó chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được xem là một hợp phần của chính sách công, nhằm giải quyết các vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích chung. Lý thuyết chính sách công giúp phân tích chu trình chính sách từ hoạch định, xây dựng, thực hiện đến đánh giá, nhấn mạnh vai trò của các chủ thể tham gia và các nguồn lực vận hành.

Ngoài ra, luận văn vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin để phân tích các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách. Các khái niệm chính bao gồm: chính sách công, thực hiện chính sách công, tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, và chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp phân tích, tổng hợp, thống kê và so sánh để đánh giá thực trạng và rút ra kết luận. Phương pháp khảo sát thực tế được áp dụng để thu thập dữ liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, với cỡ mẫu gồm toàn bộ các cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ và các đối tượng khai thác tài liệu trong giai đoạn 2012 đến nay.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm các văn bản pháp luật liên quan như Luật Lưu trữ 2011, các chỉ thị, quyết định của Chính phủ và UBND tỉnh Cao Bằng, báo cáo hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cùng các tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm. Phương pháp phân tích dữ liệu tập trung vào đánh giá hiệu quả thực hiện chính sách qua các chỉ số như số lượng tài liệu được chỉnh lý, số lượt người khai thác, số hồ sơ phục vụ, và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2012 đến năm 2021, phù hợp với giai đoạn thực hiện chính sách và thu thập dữ liệu thực tế tại địa phương.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng hiện lưu giữ 22 phông tài liệu với tổng dung lượng khoảng 530 mét giá tài liệu, được bảo quản trong kho chuyên dụng với trang thiết bị hiện đại như hệ thống điều hòa, camera giám sát, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động. Khoảng 115,5 mét tài liệu đã được số hóa, tuy nhiên phần mềm quản lý hiện tại còn hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết.

  2. Hoạt động khai thác sử dụng tài liệu: Trung bình mỗi năm Trung tâm phục vụ trên 156 lượt người với hơn 247 hồ sơ, tài liệu được cung cấp. Từ năm 2012 đến nay, tổng số lượt người khai thác đạt trên 1.322 lượt với gần 2.937 hồ sơ, tài liệu. Các đối tượng khai thác đa dạng gồm các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và người dân địa phương.

  3. Tuyên truyền và phổ biến chính sách: Tỉnh Cao Bằng đã tổ chức nhiều hình thức tuyên truyền như hội nghị, lớp tập huấn, đăng tải thông tin trên các phương tiện truyền thông địa phương. Từ năm 2012 đến nay, có 9 lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ với 868 lượt học viên tham gia. Tuy nhiên, mức độ tuyên truyền đến nhân dân còn hạn chế, chưa tạo được sự lan tỏa rộng rãi.

  4. Phân công, phối hợp thực hiện chính sách: Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố đã có sự phối hợp tương đối tốt trong việc thu nộp, chỉnh lý và khai thác tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, kinh phí dành cho công tác lưu trữ còn hạn chế, ảnh hưởng đến việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng và đầu tư công nghệ thông tin.

Thảo luận kết quả

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm được thực hiện nghiêm ngặt với trang thiết bị hiện đại, đảm bảo an toàn và chất lượng tài liệu. Tuy nhiên, hạn chế về phần mềm quản lý và số hóa tài liệu ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác sử dụng. So sánh với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ cho thấy xu hướng số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.

Hoạt động khai thác sử dụng tài liệu có sự tăng trưởng ổn định, phản ánh nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan, tổ chức và người dân. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ phục vụ trung bình mỗi năm còn thấp so với tiềm năng tài liệu lưu trữ, cho thấy cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền và cải tiến quy trình phục vụ.

Công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách đã được thực hiện bài bản với nhiều hình thức đa dạng, góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ công chức. Tuy nhiên, việc truyền thông đến cộng đồng dân cư còn hạn chế, cần có các giải pháp mở rộng phạm vi tiếp cận để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ.

Phân công, phối hợp giữa các cơ quan trong thực hiện chính sách được đánh giá là tương đối đồng bộ, song hạn chế về nguồn lực tài chính và nhân sự vẫn là thách thức lớn. Việc đầu tư ngân sách chưa đáp ứng đủ nhu cầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng và phát triển công nghệ số ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công tác lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ số lượt người khai thác theo năm, bảng thống kê số lượng tài liệu được số hóa và biểu đồ phân bổ ngân sách cho công tác lưu trữ qua các năm để minh họa rõ hơn các xu hướng và hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đầu tư công nghệ thông tin: Phát triển và nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hiện đại, tích hợp chức năng số hóa, tra cứu và phục vụ trực tuyến. Mục tiêu đạt 100% tài liệu lưu trữ được số hóa và quản lý điện tử trong vòng 5 năm tới. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các đơn vị công nghệ.

  2. Mở rộng công tác tuyên truyền, phổ biến: Đẩy mạnh truyền thông về giá trị và quyền lợi khai thác tài liệu lưu trữ đến cộng đồng dân cư qua các phương tiện truyền thông đại chúng, tổ chức các sự kiện, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mục tiêu tăng 30% lượt người dân tiếp cận thông tin trong 3 năm. Chủ thể thực hiện: Sở Thông tin Truyền thông, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, các cơ quan báo chí địa phương.

  3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, kỹ năng ứng dụng công nghệ số cho cán bộ công chức. Mục tiêu 100% cán bộ lưu trữ được đào tạo định kỳ hàng năm. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ phối hợp với các trường đại học, viện nghiên cứu.

  4. Tăng cường nguồn lực tài chính: Đề xuất UBND tỉnh bố trí ngân sách đủ đáp ứng nhu cầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đầu tư trang thiết bị và công nghệ mới. Mục tiêu tăng ngân sách cho công tác lưu trữ ít nhất 20% mỗi năm trong 5 năm tới. Chủ thể thực hiện: UBND tỉnh, Sở Tài chính, Sở Nội vụ.

  5. Củng cố cơ chế phối hợp liên ngành: Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố và Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong việc thu nộp, chỉnh lý và khai thác tài liệu. Mục tiêu xây dựng quy chế phối hợp chính thức trong 1 năm tới. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ, UBND tỉnh, các đơn vị liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý nhà nước về lưu trữ: Giúp nâng cao hiểu biết về chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, từ đó cải thiện công tác quản lý và điều hành tại địa phương.

  2. Nhà nghiên cứu, học giả trong lĩnh vực lưu trữ và chính sách công: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách lưu trữ tại địa phương miền núi, làm tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu chuyên sâu.

  3. Cán bộ công chức làm công tác lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ: Hỗ trợ nâng cao nghiệp vụ, nhận thức về vai trò của chính sách và các giải pháp thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác.

  4. Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ: Giúp hiểu rõ quy trình, quyền lợi và trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, quản lý và phát triển kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là gì?
    Là tập hợp các quyết định chính trị của Nhà nước nhằm tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ để phục vụ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lợi ích xã hội.

  2. Tại sao việc số hóa tài liệu lưu trữ lại quan trọng?
    Số hóa giúp bảo quản tài liệu lâu dài, dễ dàng tra cứu, khai thác và chia sẻ thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người sử dụng trong thời đại công nghệ số.

  3. Ai là chủ thể thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
    Chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, các tổ chức chính trị xã hội và các cá nhân có liên quan trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.

  4. Làm thế nào để người dân tiếp cận tài liệu lưu trữ?
    Người dân có thể đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử để tra cứu, sử dụng tài liệu tại phòng đọc hoặc yêu cầu cung cấp bản sao theo quy định, đồng thời theo dõi các chương trình tuyên truyền, triển lãm tài liệu lưu trữ.

  5. Những khó khăn chính trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cao Bằng là gì?
    Bao gồm hạn chế về nguồn lực tài chính, công nghệ quản lý còn lạc hậu, mức độ tuyên truyền đến cộng đồng chưa rộng rãi và một số tồn tại trong công tác phối hợp giữa các cơ quan liên quan.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trong giai đoạn 2012-2021.
  • Đã xác định được các yếu tố ảnh hưởng, thành tựu và hạn chế trong công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu tại địa phương.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm như đầu tư công nghệ, nâng cao năng lực cán bộ, tăng cường tuyên truyền và phối hợp liên ngành nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách.
  • Nghiên cứu góp phần bổ sung kiến thức về chính sách công trong lĩnh vực lưu trữ, hỗ trợ công tác quản lý và phát triển ngành lưu trữ tại các tỉnh miền núi.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, tăng cường nguồn lực và mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả chính sách trong các giai đoạn tiếp theo.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích tham khảo và áp dụng các kết quả nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, góp phần phát triển bền vững tỉnh Cao Bằng và các địa phương tương tự.