CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1. Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng 1. Khái niệm Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. Để hiểu Quản trị văn phòng là gì cần xuất phát từ khái niệm Quản trị.
Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”.Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”. Như vậy, có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Nội dung của quản trị văn phòng Quản trị văn phòng bao hàm hai nội dung: - Quản lý công tác văn phòng. - Lãnh đạo văn phòng trong cơ quan, đơn vị.
Từ những cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, có thể nêu những nội dung cơ bản của từng chức năng quản trị văn phòng: - Chức năng hoạch định bao gồm các công việc + Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. + Hoạch định các cuộc họp của cơ quan, lãnh đạo cơ quan. + Hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo. + Hoạch định cơ sở vật chất, trang thiết bị.
+ Hoạch định kinh phí. 5 Hoạch định giữ vai trò mở đường cho hoạt động của văn phòng, là căn cứ để triển khai đồng bộ trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng, tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng và của cơ quan, tạo sự phối hợp trong công việc giữa các bộ phận, cá nhân. - Chức năng tổ chức trong công tác văn phòng: gồm hai nội dung: + Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao. + Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Chức năng nhân sự: Là hoạt động của nhà quản trị với lực lượng lao động của văn phòng. Hoạt động này gồm các công việc: + Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thủ trưởng cơ quan xây dựng phương án nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định. + Phân công bố trí công việc cụ thể cho bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực.
+ Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân. + Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng. - Chức năng lãnh đạo: Là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác. Lãnh đạo văn phòng sẽ chỉ đạo các cán bộ văn phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Để thực hiện được vai trò này lãnh đạo văn phòng cần xây dựng cho mình những tiêu chuẩn, phương pháp làm việc. - Chức năng kiểm tra: Đây là quá trình áp dụng cơ chế, phương pháp để đảm bảo các hoạt động và thành quả đạt được. Gồm các nội dung như: + Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc. + Kiểm tra công việc: Kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn có thực hiện đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đề ra không.
+ Kiểm tra nhân sự: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng. Vai trò của quản trị văn phòng 6 Từ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và nội dung của công tác quản trị văn phòng có thể thấy văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ nhớ giúp thủ trưởng cơ quan trong việc ra các quyết định nhanh chóng, chính xác.
Do vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có lợi ích: - Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị. - Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị. - Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị. - Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.
- Tiết kiệm chi phí. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong và bên ngoài. Yếu tố bên ngoài gồm điều kiện chính trị pháp lý, điều kiện xã hội, điều kiện khoa học kỹ thuật. - Điều kiện chính trị, pháp lý: Thông qua các chính sách, chế độ.
Nếu định hướng đúng sẽ thúc đẩy hoạt động công tác văn phòng, là căn cứ để văn phòng xây dựng quy chế. - Điều kiện xã hội: Các yếu tố này gồm văn hóa, phong tục tập quán, đạo đức, trật tự an toàn xã hội… Những yếu tố này ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng. - Khoa học kỹ thuật: Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, yếu tố này cũng ảnh hưởng rõ rệt đến hiệu quả công tác văn phòng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi nội dung, hình thức, phương pháp nghiệp vụ của văn phòng.
Các yếu tố bên trong gồm: Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị, 7 yếu tố con người, quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị, cơ sở vật chất kỹ thuật. - Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị: Tùy lĩnh vực kinh doanh, tùy từng môi trường mà có cơ quan có quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Với những cơ quan có quy mô lớn, lĩnh vực hoạt động nhiều thì công việc của văn phòng càng phức tạp và ngược lại. Cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.
- Yếu tố con người: Mọi người trong cơ quan mà hiểu biết và tạo điều kiện thì hoạt động của văn phòng ngày càng hiệu quả. Con người với những đòi hỏi về trình độ chuyên môn, ý thức trách nhiệm…sẽ quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. - Quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị: Quy chế này được xây dựng với mục đích quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong đó có văn phòng. Quy chế hoạt động cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Đây là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Nếu cơ sở vật chất hiện đại thì nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Trang thiết bị hiện đại sẽ góp phần giải phóng sức lao động, bảo vệ sức khỏe cho cán bộ. Do đó lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động.
Sự cần thiết và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng 1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng a, Khái niệm hiệu quả Có thể hiểu đơn giản, hiệu quả được định nghĩa là một kết quả giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất. Hay theo một cách hiểu khác: Hiệu quả là sự đo lường chi phí đầu vào với kết quả đầu ra (Hiệu quả = Kết quả/Chi phí) hoặc hiệu quả là đại lượng so sánh, là một phạm 8 trù phản ánh kết quả đạt được sau quá trình tiến hành. [35] Trong thực tế nhiều lúc người ta sử dụng khái niệm hiệu quả như mục tiêu cần đạt và trong nhiều trường hợp khác người ta lại sử dụng như công cụ để nhận biết khả năng tiến tới mục tiêu cần đạt là kết quả.
b, Khái niệm hiệu quả công tác quản tri văn phòng Hiệu quả công tác quản trị văn phòng là những kết quả mang lại sau khi đã tiến hành công tác quản trị văn phòng. Hiệu quả trong việc tiếp cận với các dịch vụ, các chính sách được thực hiện đồng bộ, vai trò trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động văn phòng. Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng Nhìn nhận từ thực tế khi mà công tác quản trị văn phòng được nâng cao thì chất lượng công tác văn phòng sẽ được cải thiện. Phục vụ và đáp ứng công việc.
Trước sự phát triển của huyện Lộc Bình nói chung và công tác Văn phòng nói riêng thì việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng giúp cho cơ quan tổng hợp thông tin phục vụ hoạt động tham mưu,tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo, đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc. Sự phát triển của công tác văn phòng phụ thuộc rất lớn vào sự lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo văn phòng, sự nhiệt tình, chăm chỉ của đội ngũ cán bộ văn phòng vì sự phát triển chung của huyện Lộc Bình. 9 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 2.
Lịch sử hình thành Lộc Bình là một vùng đất đai biên cương phía Đông Bắc của Tổ quốc Việt Nam. Trải qua nhiều thời kỳ xây dựng và phát triển dưới các triều đại phong kiến, vùng đất quê hương đã mang nhiều tên gọi khác nhau. Từ khi nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời (02/9/1945) cho đến nay, Lộc Bình là một huyện ở phía Đông Nam của tỉnh Lạng Sơn. Lộc Bình là một huyện miền núi, biên giới của tỉnh Lạng Sơn có tổng diện tích tự nhiên 198.642 ha, chiếm 11,87% diện tích của tỉnh (theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2014), nằm về phía Đông Nam của tỉnh Lạng Sơn và cách thành phố Lạng Sơn 23 km theo đường quốc lộ 4B từ Lạng Sơn đi Quảng Ninh; huyện có chiều dài biên giới tiếp giáp với Trung Quốc là 28,89 km và có vị trí tiếp giáp như sau: Phía Bắc giáp huyện Cao Lộc và nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa; Phía Đông giáp huyện Đình Lập; phía Tây giáp huyện Chi Lăng; phía Nam giáp huyện Đình Lập và tỉnh Bắc Giang.
Huyện Lộc Bình có 29 đơn vị hành chính gồm 2 thị trấn (Lộc Bình, Na Dương) và 27 xã với 286 thôn bản, khu phố.