Tổng quan nghiên cứu

Kimberly Clark Việt Nam, một trong những nhà sản xuất hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) hàng đầu, vận hành nhà máy tại Khu công nghiệp Việt Nam - Singapore (VSIP), tỉnh Bình Dương với 12 dây chuyền sản xuất, phục vụ thị trường trong nước và xuất khẩu sang các khu vực EMEA, LAO, APAC. Từ năm 2017 đến giữa năm 2018, hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE) của dây chuyền sản xuất BD03 – chuyên sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân nữ – giảm xuống còn khoảng 86,5%, thấp hơn mục tiêu 90%, đồng thời tỷ lệ phế phẩm (waste) duy trì ở mức 1-2%. Hiệu suất thấp này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chi phí vận hành và uy tín của nhà máy.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong quản lý thay đổi kỹ thuật (Engineering Change Management - ECM) tại dây chuyền BD03, từ đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thay đổi kỹ thuật trong quá trình phát triển sản phẩm mới (NPD). Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2016-2018 tại nhà máy Kimberly Clark Việt Nam, với phạm vi phân tích chủ yếu là dây chuyền BD03.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất sản xuất, giảm chi phí vận hành và tăng khả năng cạnh tranh của nhà máy trên thị trường FMCG đầy biến động. Việc nâng cao hiệu quả ECM góp phần giảm thiểu rủi ro vận hành, tăng độ tin cậy thiết bị và đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng nội bộ và bên ngoài.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

  • Quản lý thay đổi kỹ thuật (Engineering Change Management - ECM): Được định nghĩa là quá trình kiểm soát và thực hiện các thay đổi kỹ thuật trong thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro. ECM bao gồm các yếu tố như quản lý tài liệu kỹ thuật, đánh giá rủi ro, phê duyệt thay đổi và truyền thông nội bộ.

  • Thiết kế cho độ tin cậy (Design for Reliability - DfR): Là phương pháp tích hợp kỹ thuật độ tin cậy vào giai đoạn thiết kế nhằm giảm thiểu lỗi và tăng tuổi thọ thiết bị. DfR giúp giảm chi phí vòng đời thiết bị và nâng cao hiệu quả vận hành.

  • Mô hình đánh giá năng lực (Capability Maturity Model - CMM): Được sử dụng để đánh giá mức độ trưởng thành của quy trình ECM, từ giai đoạn ban đầu chưa có quy trình rõ ràng đến giai đoạn tối ưu hóa và cải tiến liên tục.

Các khái niệm chính bao gồm: OEE (Overall Equipment Effectiveness), tỷ lệ phế phẩm (Waste), đào tạo nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), quy trình thay đổi kỹ thuật, và quản lý tài liệu kỹ thuật.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sản xuất từ năm 2016 đến giữa năm 2018 của dây chuyền BD03, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự về tỷ lệ nghỉ việc và kế hoạch đào tạo, kết quả khảo sát đánh giá ECM từ 10 nhân viên kỹ thuật và quản lý, cùng các cuộc phỏng vấn sâu với 6 nhân sự chủ chốt thuộc các phòng ban sản xuất, kỹ thuật và cải tiến liên tục.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê hiệu suất OEE, tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ nghỉ việc; phân tích nguyên nhân qua sơ đồ nhân quả (cause-effect map); đánh giá năng lực ECM theo mô hình CMM; phân tích nội dung phỏng vấn để xác định nguyên nhân gốc rễ và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu từ tháng 1/2018 đến tháng 6/2018, phỏng vấn và khảo sát trong tháng 7/2018, xây dựng giải pháp và kế hoạch triển khai từ tháng 8/2018 đến tháng 12/2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu suất dây chuyền BD03 giảm rõ rệt: OEE giảm từ 86,6% năm 2016 xuống còn khoảng 86,5% năm 2017 và duy trì thấp trong 6 tháng đầu năm 2018, thấp hơn mục tiêu 90%. Tỷ lệ phế phẩm duy trì ở mức 1-2%, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất.

  2. Nguyên nhân chính là kém hiệu quả trong quản lý thay đổi kỹ thuật: Qua phỏng vấn và khảo sát, 80% nhân viên kỹ thuật và quản lý đồng thuận rằng thiếu quy trình chuẩn, thiếu kiểm soát tài liệu kỹ thuật và đánh giá rủi ro dẫn đến thay đổi không được kiểm soát tốt, gây ảnh hưởng đến hiệu suất máy.

  3. Tỷ lệ nghỉ việc và đào tạo không phải là nguyên nhân chính: Tỷ lệ nghỉ việc của dây chuyền BD03 khoảng 5% trong giai đoạn 2016-2018, thấp hơn nhiều dây chuyền khác có hiệu suất cao hơn. Chương trình đào tạo kỹ thuật cho nhân viên mới và đào tạo bổ sung được thực hiện đầy đủ với tổng thời gian khoảng 80 giờ.

  4. Thời gian chuyển đổi sản phẩm (changeover) không phải là yếu tố chính: Dây chuyền BD03 có số lần chuyển đổi sản phẩm cao (79 lần trong 6 tháng đầu năm 2018) nhưng tổng thời gian mất do chuyển đổi không phải là cao nhất so với các dây chuyền khác.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy, kém hiệu quả trong quản lý thay đổi kỹ thuật là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến giảm hiệu suất dây chuyền BD03. Việc thiếu quy trình chuẩn và hệ thống kiểm soát tài liệu kỹ thuật (hơn 14.000 bản vẽ chưa được quản lý hiệu quả) làm tăng rủi ro vận hành, gây ra các lỗi kỹ thuật, thời gian dừng máy và chi phí tái làm lại. So với các nghiên cứu trong ngành, việc áp dụng mô hình DfR và ECM hiệu quả giúp giảm chi phí vòng đời thiết bị từ 65% đến 85% và nâng cao độ tin cậy vận hành.

Dữ liệu tài chính cho thấy, cải thiện OEE thêm 6,5% có thể tiết kiệm khoảng 1,6 tỷ VND mỗi năm cho dây chuyền BD03, minh chứng rõ ràng cho tác động kinh tế của việc nâng cao hiệu quả ECM. Việc đào tạo và tỷ lệ nghỉ việc không phải là nguyên nhân chính, phù hợp với báo cáo của ngành về tầm quan trọng của quy trình và công cụ quản lý kỹ thuật trong sản xuất hiện đại.

Biểu đồ phân tích nguyên nhân (cause-effect map) và khảo sát năng lực ECM cho thấy các điểm yếu chính nằm ở phương pháp thay đổi kỹ thuật, quy trình chưa rõ ràng, thiếu tổ chức và hệ thống thông tin hỗ trợ. Điều này dẫn đến việc thay đổi kỹ thuật không được đánh giá đầy đủ rủi ro và ảnh hưởng, gây ra sự không đồng bộ trong vận hành.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình quản lý thay đổi kỹ thuật chuẩn trong phát triển sản phẩm mới: Phát triển biểu mẫu yêu cầu thay đổi kỹ thuật, xác định rõ phạm vi, mục tiêu và trách nhiệm phê duyệt. Thời gian thực hiện dự kiến 1 tháng, chi phí khoảng 2.000 USD. Chủ thể thực hiện: phòng kỹ thuật phối hợp phòng sản xuất.

  2. Triển khai mô hình Thiết kế cho độ tin cậy (DfR): Áp dụng quy trình đánh giá rủi ro thiết kế, phân tích lỗi và đề xuất giải pháp kỹ thuật nhằm giảm thiểu rủi ro vận hành. Thời gian triển khai 26 tuần, ngân sách khoảng 27.000 USD bao gồm chi phí tư vấn và đào tạo. Chủ thể thực hiện: phòng kỹ thuật phối hợp chuyên gia tư vấn.

  3. Kiểm soát tài liệu kỹ thuật hiệu quả: Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật DRCS, xác minh và cập nhật hơn 14.000 bản vẽ, phân quyền truy cập và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Dự kiến thời gian 65 tuần, ngân sách khoảng 492.000 USD. Chủ thể thực hiện: phòng kỹ thuật phối hợp đơn vị cung cấp dịch vụ.

  4. Tăng cường truyền thông và đào tạo về quản lý thay đổi kỹ thuật: Đào tạo nhân viên về quy trình mới, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của ECM, giảm thiểu sai sót trong vận hành. Thời gian đào tạo ngắn hạn, chi phí hợp lý. Chủ thể thực hiện: phòng nhân sự và phòng kỹ thuật.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Quản lý sản xuất và kỹ thuật tại các nhà máy FMCG: Giúp hiểu rõ nguyên nhân và giải pháp nâng cao hiệu suất thiết bị thông qua quản lý thay đổi kỹ thuật hiệu quả.

  2. Chuyên gia cải tiến liên tục và quản lý chất lượng: Áp dụng mô hình DfR và ECM để giảm thiểu rủi ro vận hành và nâng cao chất lượng sản phẩm.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị sản xuất, kỹ thuật công nghiệp: Cung cấp case study thực tiễn về phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp trong môi trường sản xuất hiện đại.

  4. Các công ty FDI và doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam: Tham khảo để xây dựng hệ thống quản lý kỹ thuật và đào tạo nhân sự phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý thay đổi kỹ thuật (ECM) là gì và tại sao quan trọng?
    ECM là quá trình kiểm soát các thay đổi kỹ thuật trong thiết kế và sản xuất nhằm đảm bảo hiệu suất và chất lượng. ECM hiệu quả giúp giảm rủi ro vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng khách hàng.

  2. Tại sao dây chuyền BD03 có hiệu suất thấp hơn các dây chuyền khác?
    Nguyên nhân chính là do kém hiệu quả trong quản lý thay đổi kỹ thuật, thiếu quy trình chuẩn và kiểm soát tài liệu kỹ thuật, dẫn đến lỗi kỹ thuật và thời gian dừng máy tăng.

  3. Tỷ lệ nghỉ việc và đào tạo có ảnh hưởng đến hiệu suất không?
    Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ nghỉ việc của BD03 không cao và chương trình đào tạo được thực hiện đầy đủ, do đó không phải là nguyên nhân chính gây giảm hiệu suất.

  4. Mô hình Thiết kế cho độ tin cậy (DfR) giúp gì cho sản xuất?
    DfR giúp phát hiện và giảm thiểu lỗi thiết kế ngay từ giai đoạn đầu, giảm chi phí bảo trì và tăng tuổi thọ thiết bị, từ đó nâng cao hiệu suất sản xuất.

  5. Chi phí và thời gian triển khai các giải pháp đề xuất là bao nhiêu?
    Quy trình ECM mới mất khoảng 1 tháng với chi phí 2.000 USD; mô hình DfR triển khai trong 26 tuần với ngân sách 27.000 USD; kiểm soát tài liệu kỹ thuật kéo dài 65 tuần, chi phí khoảng 492.000 USD.

Kết luận

  • Nghiên cứu xác định kém hiệu quả trong quản lý thay đổi kỹ thuật là nguyên nhân chính làm giảm hiệu suất dây chuyền BD03 tại Kimberly Clark Việt Nam.
  • Tỷ lệ nghỉ việc và đào tạo không phải là yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu suất sản xuất.
  • Ba giải pháp chính được đề xuất gồm xây dựng quy trình ECM chuẩn, triển khai mô hình DfR và kiểm soát tài liệu kỹ thuật hiệu quả.
  • Kế hoạch triển khai chi tiết với ngân sách và timeline cụ thể đã được xây dựng nhằm đảm bảo tính khả thi.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai quy trình ECM và DfR trước, đồng thời chuẩn bị nguồn lực để áp dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật toàn diện.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý thay đổi kỹ thuật, giảm thiểu rủi ro vận hành và tăng cường năng lực cạnh tranh cho nhà máy của bạn!