Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Thu Mua Tại Công Ty TNHH Thực Phẩm Chế Biến Đồng Nai

• Trường học: Trường Đại Học Đồng Nai
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Thu Mua Tại Công Ty TNHH Thực Phẩm Chế Biến Đồng Nai
• Loại tài liệu: Đề Tài Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Đồng Nai

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
• 1.1. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.1.1. Mục tiêu tổng quát
• 1.1.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.2.1. Đối tượng nghiên cứu
• 1.2.2. Phạm vi nghiên cứu
• 1.3. Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của nghiên cứu
• 1.3.1. Ý nghĩa thực tiễn
• 1.3.2. Ý nghĩa khoa học
• 1.4. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Một số khái niệm cơ bản
• 2.2. Ý nghĩa, vai trò của hoạt động thu mua đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• 2.3. Quy trình mua hàng theo lý thuyết quản trị kinh doanh
• 2.4. Các nhân tố vi mô, vĩ mô ảnh hưởng đến hoạt động thu mua hàng
• 2.5. Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của hoạt động thu mua
• 2.6. Các biện pháp nâng cao hiệu quả của thu mua theo lý thuyết quản trị kinh doanh
• 2.7. Một số nghiên cứu trước
• 2.8. Phương pháp nghiên cứu
• 2.8.1. Các phương pháp nghiên cứu
• 2.9. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp
• 2.9.1. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.9.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
• 2.9.3. Các đặc điểm cơ bản trong hoạt động xuất khẩu kinh doanh của công ty
• 2.9.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2020 đến năm 2022
• 2.9.5. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
• 3. CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
• 4. CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

I. Bí quyết nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua ngành thực phẩm

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, ngành công nghệ chế biến thực phẩm tại Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển, việc nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua không chỉ là một lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Đây là hoạt động đầu vào, quyết định trực tiếp đến chi phí, chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Một quy trình thu mua hiệu quả giúp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu ổn định, kịp thời cho sản xuất, từ đó tối ưu hóa dòng chảy của toàn bộ quản lý chuỗi cung ứng. Nghiên cứu tại Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai cho thấy, việc tổ chức công tác lên kế hoạch và tiến hành thu mua nguyên phụ liệu một cách thông minh sẽ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và tăng lợi nhuận. Hoạt động này không đơn thuần là mua hàng, mà còn bao gồm việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp. Theo định nghĩa của Nguyễn Thành Hiểu (2015), thu mua là sự mở rộng của chức năng mua hàng, trong đó chú trọng đến các vấn đề mang tính chiến lược. Mục tiêu không chỉ là mua được hàng với giá rẻ nhất mà còn là đảm bảo sự cân bằng giữa chi phí, chất lượng, và thời gian giao hàng. Một chiến lược mua hàng thông minh còn phải tính đến các yếu tố quản lý rủi ro trong thu mua, đặc biệt là trong ngành thực phẩm, nơi yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm đầu vào là ưu tiên hàng đầu. Việc hệ thống hóa các lý luận cơ bản và thực tiễn về hiệu quả thu mua sẽ tạo ra nền tảng vững chắc để doanh nghiệp, cụ thể là Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai, phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp, hướng tới sự phát triển bền vững.

1.1. Tầm quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng trong sản xuất

Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) là quá trình hoạch định, thực thi và kiểm soát các hoạt động liên quan đến dòng luân chuyển của hàng hóa, thông tin và tài chính từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Trong ngành sản xuất thực phẩm, SCM đóng vai trò sống còn. Nó đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào không chỉ đủ về số lượng mà còn đạt tiêu chuẩn chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm. Một chuỗi cung ứng được quản lý tốt sẽ giảm thiểu thời gian chờ đợi, tối ưu hóa mức độ quản lý tồn kho nguyên vật liệu, và tăng khả năng phản ứng linh hoạt trước những biến động của thị trường. Hoạt động thu mua chính là mắt xích đầu tiên và quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng này.

1.2. Vai trò cốt lõi của hoạt động thu mua đối với lợi nhuận

Hoạt động thu mua ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa chi phí mua hàng thông qua đàm phán giá tốt, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và quản lý hợp đồng hiệu quả có thể tiết kiệm một khoản ngân sách khổng lồ. Hơn nữa, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do bộ phận thu mua đảm nhiệm sẽ quyết định chất lượng thành phẩm, từ đó ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng. Theo nghiên cứu, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của các công ty chế biến. Do đó, mỗi phần trăm chi phí tiết kiệm được từ thu mua đều đóng góp trực tiếp vào việc gia tăng lợi nhuận cuối cùng cho công ty.

II. Top 3 thách thức khi thu mua tại công ty thực phẩm Đồng Nai

Hoạt động thu mua tại các doanh nghiệp chế biến thực phẩm, bao gồm Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai, luôn tiềm ẩn nhiều thách thức phức tạp. Mặc dù công ty đã có những thành công nhất định, vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập cần được giải quyết để thực sự nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua. Thách thức lớn nhất đến từ việc quản lý mạng lưới nhà cung cấp đa dạng. Việc tìm kiếm, thẩm định và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín, đáp ứng đủ các tiêu chuẩn khắt khe về an toàn vệ sinh thực phẩm đầu vào là một bài toán không hề đơn giản. Bất kỳ sai sót nào trong khâu này đều có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất hoặc khủng hoảng thương hiệu. Thách thức thứ hai là quản lý rủi ro trong thu mua. Thị trường nguyên vật liệu ngành thực phẩm thường xuyên biến động về giá cả do ảnh hưởng của thời tiết, dịch bệnh và các yếu tố kinh tế vĩ mô. Việc thiếu một chiến lược dự phòng rủi ro hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động, chịu thiệt hại lớn về tài chính. Cuối cùng, quy trình nội bộ còn nhiều điểm cần cải tiến. Việc phụ thuộc vào các phương pháp thủ công, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong việc theo dõi đơn hàng, quản lý tồn kho và đánh giá hiệu suất khiến quy trình trở nên chậm chạp, dễ sai sót và thiếu minh bạch. Việc thiếu các KPIs cho phòng thu mua một cách rõ ràng cũng gây khó khăn trong việc đo lường và cải tiến quy trình mua sắm một cách liên tục.

2.1. Rủi ro từ biến động giá cả và chất lượng nguyên vật liệu

Ngành thực phẩm phụ thuộc lớn vào nguồn cung nông sản, vốn có tính mùa vụ và dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố tự nhiên. Sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là một rủi ro thường trực, tác động trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá bán. Bên cạnh đó, việc kiểm soát chất lượng đầu vào không đồng đều giữa các lô hàng, các nhà cung cấp khác nhau cũng là một thách thức lớn. Nếu không có quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ, doanh nghiệp có thể nhận phải nguyên liệu không đạt chuẩn, gây ảnh hưởng đến toàn bộ dây chuyền sản xuất và chất lượng sản phẩm cuối cùng.

2.2. Khó khăn trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Việc đánh giá nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá cả. Doanh nghiệp cần xây dựng một bộ tiêu chí toàn diện bao gồm năng lực sản xuất, chứng nhận chất lượng (ISO, HACCP), sự ổn định tài chính, khả năng giao hàng đúng hẹn và chính sách hậu mãi. Tại Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai, mặc dù đã có mạng lưới nhà cung cấp, việc hệ thống hóa quy trình đánh giá định kỳ và tìm kiếm các nguồn cung ứng bền vững mới vẫn là một điểm cần cải thiện. Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào một vài nhà cung cấp chính và tăng tính cạnh tranh trong quá trình mua hàng.

III. Cách tối ưu quy trình thu mua quản lý chuỗi cung ứng 4

Để giải quyết các thách thức hiện hữu, việc tái cấu trúc và cải tiến quy trình mua sắm là giải pháp nền tảng. Một quy trình thu mua hiệu quả cần được chuẩn hóa qua các bước rõ ràng, từ khâu xác định nhu cầu, yêu cầu báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, đến ký kết hợp đồng, nhận hàng và thanh toán. Sơ đồ 2.1 trong tài liệu nghiên cứu đã mô tả một quy trình lý thuyết cơ bản, tuy nhiên, để áp dụng vào thực tiễn tại Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai, cần có sự tùy chỉnh và chi tiết hóa. Trọng tâm của việc tối ưu hóa là xây dựng một chiến lược mua hàng thông minh, kết hợp giữa việc mua hàng theo kế hoạch sản xuất và mua hàng dự trữ đối với các nguyên vật liệu có biến động giá lớn. Đồng thời, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp chủ chốt là cực kỳ quan trọng. Thay vì chỉ tập trung vào đàm phán với nhà cung cấp để có giá tốt nhất trong từng lần mua, doanh nghiệp nên hướng tới sự hợp tác lâu dài, chia sẻ thông tin và rủi ro để cả hai bên cùng có lợi. Điều này không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn có thể nhận được các điều khoản ưu đãi và sự hỗ trợ tốt hơn. Cuối cùng, việc thiết lập bộ KPIs cho phòng thu mua là công cụ không thể thiếu để đo lường và quản lý hiệu quả, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn chính xác về hiệu suất của bộ phận này.

3.1. Chuẩn hóa các bước trong quy trình mua hàng chuyên nghiệp

Một quy trình chuẩn cần được văn bản hóa và áp dụng thống nhất trong toàn bộ phận. Quy trình này bao gồm: (1) Tiếp nhận và xác minh yêu cầu mua hàng; (2) Tìm kiếm và lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng; (3) Gửi yêu cầu báo giá (RFQ) với tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng; (4) Đánh giá và so sánh các báo giá dựa trên bộ tiêu chí đã định; (5) Tiến hành đàm phán các điều khoản thương mại; (6) Lập và phê duyệt đơn đặt hàng (PO) hoặc hợp đồng; (7) Theo dõi quá trình giao hàng và logistics; (8) Kiểm tra chất lượng và số lượng khi nhận hàng; (9) Hoàn tất thủ tục nhập kho và thanh toán. Việc chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và dễ dàng truy vết trách nhiệm.

3.2. Xây dựng bộ tiêu chí KPIs để đo lường hiệu quả thu mua

Để đánh giá hiệu suất, cần xây dựng một hệ thống KPIs cho phòng thu mua cụ thể và có thể đo lường. Các chỉ số quan trọng bao gồm: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery), Mức tiết kiệm chi phí (Cost Saving), Tỷ lệ hàng lỗi/trả lại (Defect Rate), Thời gian chu kỳ mua hàng (Procurement Cycle Time), và Mức độ tuân thủ quy trình (Compliance Rate). Theo KYAN Supply & Purchasing (2019), việc đo lường các chỉ tiêu này giúp xác định các điểm yếu trong quy trình và là cơ sở để đưa ra các hành động cải tiến liên tục.

IV. Phương pháp số hóa quy trình mua hàng và đào tạo nhân sự

Công nghệ thông tin là đòn bẩy mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ không chỉ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà còn cung cấp dữ liệu phân tích sâu sắc, hỗ trợ ra quyết định. Số hóa quy trình mua hàng có thể bắt đầu từ việc sử dụng các phần mềm quản lý mua hàng chuyên dụng hoặc tích hợp module mua hàng trong hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) của công ty. Các hệ thống này giúp quản lý tập trung thông tin nhà cung cấp, theo dõi lịch sử giao dịch, tạo và quản lý đơn đặt hàng điện tử (e-PO), và tự động hóa quy trình phê duyệt. Nhờ đó, thời gian xử lý được rút ngắn, sai sót do nhập liệu thủ công được loại bỏ, và dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực. Bên cạnh công nghệ, yếu tố con người vẫn giữ vai trò quyết định. Một nhân viên thu mua giỏi không chỉ cần kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp mà còn phải có kiến thức sâu về sản phẩm, thị trường và am hiểu pháp luật. Do đó, Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai cần chú trọng vào việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự phòng thu mua. Các chương trình đào tạo nên tập trung vào việc nâng cao kỹ năng phân tích dữ liệu, quản lý rủi ro, và sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ mới. Đầu tư vào con người chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững của hoạt động thu mua.

4.1. Ứng dụng công nghệ và phần mềm trong quản lý thu mua

Việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang số hóa quy trình mua hàng là một bước tiến tất yếu. Các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phép tích hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận như kế hoạch, sản xuất, kho vận. Điều này tạo ra một luồng thông tin liền mạch, giúp phòng thu mua có thể dự báo nhu cầu chính xác hơn, tối ưu hóa việc đặt hàng và quản lý tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả. Việc sử dụng các cổng thông tin nhà cung cấp (Supplier Portal) cũng giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác, cho phép trao đổi tài liệu và theo dõi tiến độ đơn hàng một cách minh bạch.

4.2. Phát triển năng lực và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên

Một nhân viên thu mua hiện đại cần hội tụ nhiều kỹ năng. Bên cạnh nghiệp vụ cơ bản, họ cần có khả năng phân tích thị trường để đưa ra chiến lược mua hàng thông minh, kỹ năng quản lý dự án để theo dõi các đơn hàng phức tạp, và kỹ năng giao tiếp để xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ, cập nhật kiến thức về các quy định mới liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm đầu vào và các tiêu chuẩn nguồn cung ứng bền vững. Việc trao quyền và tạo môi trường làm việc năng động cũng khuyến khích sự sáng tạo và chủ động trong việc tìm kiếm các giải pháp cải tiến.

V. Phân tích thực trạng hoạt động thu mua tại công ty Đồng Nai

Dựa trên các số liệu thu thập từ năm 2020 đến 2022, có thể thấy hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thực phẩm Chế biến Đồng Nai đã có sự tăng trưởng đáng kể. Cụ thể, sản lượng và doanh thu mặt hàng Heo mát liên tục tăng mạnh qua các năm, cho thấy nhu cầu thị trường lớn và năng lực sản xuất của công ty đang được mở rộng. Sự tăng trưởng này đặt ra một áp lực lớn lên hệ thống thu mua, đòi hỏi phải đảm bảo đủ nguồn cung nguyên vật liệu một cách kịp thời và hiệu quả. Về cơ cấu lao động, công ty có xu hướng tăng số lượng nhân sự, đặc biệt là lao động có trình độ đại học, cho thấy sự chú trọng vào chất lượng nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phân tích sâu hơn về thực trạng nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua cho thấy quy trình hiện tại vẫn còn những điểm cần khắc phục. Quy trình mua hàng tại công ty (Sơ đồ 2.1) dù đã được định hình nhưng việc thực thi có thể chưa hoàn toàn đồng bộ giữa các cá nhân và bộ phận. Việc đánh giá nhà cung cấp có thể vẫn còn mang tính kinh nghiệm, chưa dựa trên một hệ thống điểm số và dữ liệu khách quan. Các hoạt động quản lý rủi ro trong thu mua và quản lý tồn kho nguyên vật liệu cần được hệ thống hóa hơn nữa để đối phó tốt hơn với các biến động thị trường. Dù có phòng Công nghệ thông tin, mức độ số hóa quy trình mua hàng vẫn có thể được đẩy mạnh hơn để khai thác tối đa lợi ích từ dữ liệu.

5.1. Đánh giá kết quả kinh doanh và áp lực lên chuỗi cung ứng

Bảng 2.4 cho thấy sự tăng trưởng vượt bậc của mặt hàng Heo mát, từ 700 tấn năm 2020 lên 7800 tấn năm 2022. Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về nguyên liệu đầu vào (heo hơi) đã tăng gấp hơn 10 lần trong vòng 3 năm. Áp lực này đòi hỏi bộ phận thu mua phải có khả năng mở rộng nhanh chóng mạng lưới nhà cung cấp, đảm bảo logistics và vận chuyển hàng hóa thông suốt, đồng thời kiểm soát chặt chẽ chất lượng để duy trì sự ổn định cho sản xuất quy mô lớn.

5.2. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình hiện tại

Điểm mạnh của công ty là có một đội ngũ nhân sự ngày càng được nâng cao về trình độ và một thương hiệu đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, điểm yếu nằm ở việc quy trình thu mua có thể chưa theo kịp tốc độ tăng trưởng. Sự phụ thuộc vào các phương pháp truyền thống có thể gây ra độ trễ trong việc xử lý thông tin, khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo và phân tích hiệu suất. Việc chưa có một bộ KPIs cho phòng thu mua được đo lường định kỳ là một hạn chế lớn, khiến việc cải tiến quy trình mua sắm thiếu cơ sở dữ liệu để ra quyết định.