Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi phải nâng cao năng lực quản lý và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh, với thị phần chiếm khoảng 45% trong lĩnh vực lạnh công nghiệp tại Việt Nam, đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý nhằm nâng cao tính cạnh tranh và chuẩn bị cho tiến trình hội nhập kinh tế khi Việt Nam gia nhập WTO. Nghiên cứu tập trung vào việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại công ty trong giai đoạn 2005-2006, với phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ các khối hoạt động và bộ phận hỗ trợ của công ty.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp công cụ quản lý hiệu quả, giúp công ty kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý. Kiểm soát hoạt động tập trung vào việc đánh giá thành quả của nhân viên và các bộ phận cấp trung thông qua các công cụ như phân tích chênh lệch dự toán tĩnh và linh hoạt, phân tích giá thành định mức, nhằm kiểm soát chi phí và hiệu quả hoạt động ngắn hạn. Kiểm soát quản lý hướng đến mục tiêu chiến lược dài hạn, đánh giá thành quả của nhà quản trị cấp cao thông qua các trung tâm trách nhiệm như trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Các công cụ kiểm soát quản lý bao gồm báo cáo trách nhiệm, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), thu nhập thặng dư (RI) và đặc biệt là Bảng cân đối thành quả (Balanced Scorecard - BSC), giúp đo lường hiệu quả chiến lược toàn diện từ các góc độ tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Phân tích chênh lệch: công cụ tài chính để so sánh kết quả thực tế với dự toán nhằm phát hiện nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
  • Trung tâm trách nhiệm: đơn vị con trong công ty chịu trách nhiệm về chi phí, doanh thu hoặc lợi nhuận, giúp phân quyền và đánh giá hiệu quả quản lý.
  • Bảng cân đối thành quả (BSC): hệ thống đo lường đa chiều giúp doanh nghiệp cân bằng giữa các mục tiêu tài chính và phi tài chính, đảm bảo phát triển bền vững.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa phân tích định lượng và phân tích định tính dựa trên dữ liệu thu thập từ Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh trong năm 2006. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các khối hoạt động chính (LCN, M&E, PANEL) và các bộ phận hỗ trợ như phòng Kế toán, Nhân sự-Hành chính. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp toàn bộ nhằm đảm bảo tính đại diện và toàn diện.

Nguồn dữ liệu chính gồm:

  • Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo phân tích chênh lệch chi phí và doanh thu.
  • Sơ đồ tổ chức, quy trình hoạt động và phân quyền quản lý sau tái cấu trúc năm 2005.
  • Phỏng vấn và khảo sát ý kiến của các nhà quản trị cấp trung và cấp cao.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích chênh lệch dự toán tĩnh và linh hoạt, phân tích giá thành định mức, đánh giá hiệu quả trung tâm trách nhiệm qua các chỉ số ROI, RI và áp dụng mô hình BSC để đánh giá toàn diện hiệu quả quản lý. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2006, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp và thử nghiệm áp dụng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng hệ thống kiểm soát trước tái cấu trúc còn yếu kém: Cơ cấu tổ chức theo phòng ban chức năng dẫn đến chồng chéo trách nhiệm, thiếu phân quyền rõ ràng. Hệ thống kiểm soát hoạt động và quản lý chưa được thiết lập bài bản, dự toán và kế hoạch chủ yếu mang tính đối phó, chi phí không kiểm soát được. Ví dụ, chi phí quản lý chung không có định mức rõ ràng, dẫn đến phát sinh chi phí ngoài dự toán.

  2. Sau tái cấu trúc, hệ thống kiểm soát có cải thiện nhưng chưa đồng bộ: Công ty chuyển sang cơ cấu khối hoạt động theo quá trình, phân quyền sâu rộng hơn, tạo điều kiện cho kiểm soát hiệu quả hơn. Tuy nhiên, năm 2006 là năm đầu tiên áp dụng nên công tác lập kế hoạch, dự toán còn bỡ ngỡ, chưa có thống kê chi phí quá khứ đầy đủ, dẫn đến việc kiểm soát chi phí và hoạt động chưa hiệu quả. Khoảng 60% các bộ phận chưa áp dụng đầy đủ công cụ phân tích chênh lệch và BSC.

  3. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt giúp đánh giá hiệu quả chính xác hơn: Qua phân tích số liệu năm 2005 của một công ty tương tự, việc áp dụng dự toán linh hoạt cho thấy biến phí đơn vị thực tế tăng 6,5% so với dự toán, làm giảm lợi nhuận khoảng 2,600 triệu đồng, trong khi dự toán tĩnh không phản ánh đúng nguyên nhân. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc áp dụng dự toán linh hoạt trong kiểm soát hoạt động.

  4. Ứng dụng Bảng cân đối thành quả (BSC) giúp kiểm soát quản lý toàn diện: BSC với 4 mục tiêu tài chính, khách hàng, nội bộ và học hỏi phát triển được xây dựng cho từng khối và bộ phận, giúp công ty cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Việc áp dụng BSC đã nâng cao mức độ thống nhất trong ban lãnh đạo lên 90%, cải thiện tinh thần đồng đội và truyền đạt chiến lược hiệu quả hơn so với trước đây.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những tồn tại trong hệ thống kiểm soát trước tái cấu trúc là do cơ cấu tổ chức tập trung quyền lực, thiếu phân quyền rõ ràng và thiếu công cụ kiểm soát phù hợp. Việc chuyển đổi sang mô hình khối hoạt động theo quá trình đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân quyền và kiểm soát, tuy nhiên do thói quen quản lý cũ và thiếu kinh nghiệm trong lập kế hoạch, dự toán nên hiệu quả kiểm soát chưa đạt yêu cầu.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành, việc áp dụng dự toán linh hoạt và phân tích chênh lệch chi tiết được xem là phương pháp hiệu quả để đánh giá và kiểm soát chi phí, giúp phát hiện nguyên nhân chênh lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. BSC được đánh giá là công cụ quản lý chiến lược toàn diện, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, không chỉ tập trung vào chỉ tiêu tài chính mà còn quan tâm đến khách hàng, quy trình nội bộ và phát triển nguồn nhân lực.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ phân tích chênh lệch chi phí theo dự toán tĩnh và linh hoạt, bảng so sánh hiệu quả các trung tâm trách nhiệm qua chỉ số ROI và RI, cũng như sơ đồ BSC thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu chiến lược.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình lập và kiểm soát dự toán linh hoạt: Thiết lập quy trình chuẩn cho việc lập dự toán dựa trên nhiều mức hoạt động khác nhau, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động chính xác hơn. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do phòng Kế toán phối hợp với các khối thực hiện.

  2. Phân loại và xác định rõ các trung tâm trách nhiệm: Rà soát và phân loại các trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận và đầu tư theo mô hình chuẩn, giao trách nhiệm rõ ràng cho từng nhà quản trị cấp trung. Thực hiện trong vòng 3 tháng, do Ban Giám đốc và phòng Nhân sự-Hành chính chủ trì.

  3. Áp dụng hệ thống Bảng cân đối thành quả (BSC) cho toàn công ty: Xây dựng BSC cho từng khối, bộ phận với các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính cụ thể, có kế hoạch hành động rõ ràng. Triển khai trong 9 tháng, do Ban Kiểm soát và phòng Kế toán quản trị phối hợp thực hiện.

  4. Đào tạo nâng cao năng lực quản lý và kiểm soát cho cán bộ quản lý: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng lập kế hoạch, phân tích chênh lệch, áp dụng BSC và các công cụ kiểm soát hiện đại. Thời gian đào tạo liên tục trong năm, do phòng Nhân sự-Hành chính đảm nhiệm.

  5. Cải tiến phần mềm kế toán và hệ thống báo cáo quản trị: Nâng cấp phần mềm kế toán để tích hợp các báo cáo phân tích chênh lệch, BSC và báo cáo trung tâm trách nhiệm, giảm thiểu xử lý thủ công, tăng tính chính xác và kịp thời. Thực hiện trong 12 tháng, do phòng Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát hoạt động và quản lý trong việc nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững.

  2. Nhà quản trị cấp trung: Cung cấp công cụ và phương pháp đánh giá thành quả, phân tích chi phí, từ đó nâng cao năng lực quản lý và ra quyết định.

  3. Chuyên viên kế toán quản trị và kiểm soát nội bộ: Hướng dẫn áp dụng các công cụ phân tích chênh lệch, xây dựng dự toán linh hoạt và BSC trong thực tế doanh nghiệp.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn kiểm soát hoạt động và quản lý trong doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý khác nhau như thế nào?
    Kiểm soát hoạt động tập trung vào đánh giá thành quả của nhân viên và bộ phận cấp trung qua các chỉ tiêu ngắn hạn như dự toán chi phí, trong khi kiểm soát quản lý đánh giá nhà quản trị cấp cao dựa trên mục tiêu chiến lược dài hạn và các trung tâm trách nhiệm như lợi nhuận, đầu tư.

  2. Tại sao cần áp dụng dự toán linh hoạt thay vì dự toán tĩnh?
    Dự toán linh hoạt phản ánh chính xác hơn mối quan hệ giữa chi phí và mức hoạt động thực tế, giúp phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực và phát hiện nguyên nhân chênh lệch chi phí, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

  3. Bảng cân đối thành quả (BSC) có vai trò gì trong kiểm soát quản lý?
    BSC giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả toàn diện từ bốn góc độ tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển, đảm bảo sự cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, thúc đẩy phát triển bền vững.

  4. Làm thế nào để xác định các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp?
    Trung tâm trách nhiệm được phân loại dựa trên phạm vi kiểm soát của nhà quản trị: trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận hoặc đầu tư, tùy thuộc vào khả năng kiểm soát chi phí, doanh thu và tài sản của từng bộ phận.

  5. Các nhà quản trị cấp trung nên làm gì để nâng cao hiệu quả kiểm soát?
    Họ cần chủ động lập kế hoạch, dự toán linh hoạt, sử dụng công cụ phân tích chênh lệch để đánh giá hiệu quả hoạt động, đồng thời phối hợp xây dựng và thực hiện BSC nhằm đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và làm rõ sự khác biệt giữa kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý, đồng thời ứng dụng các công cụ phân tích chênh lệch và BSC trong thực tiễn doanh nghiệp.
  • Thực trạng hệ thống kiểm soát tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh trước và sau tái cấu trúc cho thấy sự cải thiện nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Việc áp dụng dự toán linh hoạt và BSC giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát, đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong môi trường cạnh tranh.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về quy trình lập dự toán, phân loại trung tâm trách nhiệm, áp dụng BSC và đào tạo nâng cao năng lực quản lý.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp trong vòng 6-12 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để hoàn thiện hệ thống kiểm soát.

Kêu gọi hành động: Các nhà quản trị và chuyên viên quản lý tại doanh nghiệp nên áp dụng các công cụ và phương pháp được đề xuất trong luận văn để nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần phát triển bền vững và nâng cao sức cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế.