Hướng dẫn chi tiết Microsoft Project 2016: Quản lý dự án hiệu quả cùng Cynthia Snyder

• Tác giả: Cynthia Snyder
• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Microsoft Project 2016 cho người mới bắt đầu
• Loại tài liệu: Sách hướng dẫn
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hoboken

Tóm tắt

I. Tổng quan về Microsoft Project 2016 For Dummies

Microsoft Project 2016 For Dummies là cuốn sách hướng dẫn thực hành quản lý dự án bằng phần mềm Microsoft Project 2016, được Cynthia Snyder chấp bút và phát hành bởi nhà xuất bản John Wiley & Sons. Cuốn sách thuộc bộ sách For Dummies nổi tiếng, nhắm đến đối tượng người mới bắt đầu hoặc những người chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Nội dung sách bao quát toàn bộ quy trình từ khởi tạo dự án, quản lý công việc, phân bổ tài nguyên đến theo dõi tiến độ và báo cáo. Người đọc được hướng dẫn từng bước cách sử dụng giao diện Ribbon, các thẻ File, Task, Resource và View. Sách trình bày rõ ràng các khái niệm cốt lõi như công việc tóm tắt, sơ đồ Gantt, biểu đồ tài nguyên và thanh trạng thái. Đây là tài liệu hữu ích cho sinh viên, nhân viên văn phòng và quản lý dự án muốn làm chủ Microsoft Project 2016 một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1.1. Đối tượng và mục tiêu của cuốn sách

Cuốn sách Microsoft Project 2016 For Dummies hướng đến người đọc chưa từng tiếp xúc hoặc mới bắt đầu làm quen với phần mềm quản lý dự án. Mục tiêu chính là giúp người đọc nắm vững cách sử dụng Microsoft Project 2016 để lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án. Sách không đòi hỏi kiến thức nền tảng về quản lý dự án hay công nghệ thông tin. Mỗi chương được xây dựng với ngôn ngữ đơn giản, minh họa cụ thể và ví dụ thực tế. Người đọc sau khi hoàn thành có thể tự tin tạo dự án mới, quản lý tiến độ và lập báo cáo chuyên nghiệp.

1.2. Cấu trúc nội dung và cách tiếp cận

Cuốn sách được chia thành nhiều phần rõ ràng, bắt đầu từ những kiến thức cơ bản nhất khi làm việc với Project 2016. Phần đầu tiên giới thiệu tổng quan về quản lý dự án và giao diện phần mềm. Các phần tiếp theo hướng dẫn cách khởi tạo dự án, quản lý công việc và tài nguyên. Sách sử dụng hình minh họa chi tiết cho từng thao tác, từ việc mở file đến lưu dự án. Cách tiếp cận từng bước giúp người đọc không bị choáng ngợp. Mỗi chủ đề được giải thích ngắn gọn, dễ hiểu và đi kèm mẹo thực hành hữu ích.

II. Giao diện và các thành phần chính của Project 2016

Giao diện Microsoft Project 2016 được thiết kế dựa trên hệ thống Ribbon quen thuộc của các sản phẩm Microsoft Office. Bảy thẻ file chính bao gồm File, Task, Resource, Report, Project, View và Format, mỗi thẻ hiển thị các lệnh và tùy chọn riêng biệt. Thẻ File đưa người dùng vào Backstage View, nơi có thể tạo dự án mới, mở file hiện có, lưu, in ấn, chia sẻ và xuất dự án. Đây cũng là nơi tùy chỉnh Ribbon và thanh công cụ Quick Access. Thẻ Task là nơi người dùng dành phần lớn thời gian, với giao diện mặc định là sơ đồ Gantt Chart. Gantt Chart hiển thị thông tin công việc dưới dạng bảng và biểu đồ thanh thể hiện thời lượng từng nhiệm vụ. Thanh trạng thái nằm ở đáy cửa sổ, cung cấp thông tin về mức thu phóng và cách lập lịch cho công việc mới nhập vào. Việc thành thạo giao diện là bước nền tảng quan trọng trước khi tiến hành lập kế hoạch dự án chi tiết.

2.1. Hệ thống Ribbon và Backstage View

Ribbon trong Project 2016 hoạt động tương tự như trong Word hay Excel, nhóm các lệnh liên quan lại với nhau theo từng tab. Khi nhấp vào thẻ File, người dùng bước vào Backstage View với menu dọc bên trái. Tại đây có thể thực hiện các thao tác quản lý file như tạo mới, mở, lưu và in dự án. Backstage View cũng cho phép chia sẻ dự án, xuất dữ liệu và tùy chỉnh giao diện làm việc. Việc hiểu rõ cách điều hướng Ribbon giúp tiết kiệm thời gian và thao tác chính xác hơn khi làm việc với dự án phức tạp.

2.2. Sơ đồ Gantt Chart và thanh trạng thái

Gantt Chart là chế độ xem mặc định trong Project 2016, hiển thị song song bảng thông tin công việc và biểu đồ thanh ngang. Mỗi thanh trên biểu đồ thể hiện thời lượng bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ. Công việc tóm tắt được đánh dấu bằng thanh brackets bao trùm các nhiệm vụ con. Thanh trạng thái ở cuối cửa sổ cung cấp thông tin về mức thu phóng hiện tại và chế độ lập lịch cho công việc mới. Người dùng có thể chuyển đổi giữa nhiều chế độ xem khác nhau như biểu đồ tài nguyên hay bảng phân tích để theo dõi tiến độ dự án toàn diện hơn.

III. Phương pháp xây dựng và quản lý công việc hiệu quả

Xây dựng danh sách công việc là bước cốt lõi trong quản lý dự án với Project 2016. Người dùng bắt đầu bằng cách nhập các nhiệm vụ vào bảng công việc, sau đó sử dụng công cụ Indent Task và Outdent Task trên thẻ Task để tạo cấu trúc phân cấp. Khi một công việc được thụt lề, công việc phía trên tự động trở thành công việc tóm tắt với định dạng in đậm trên bảng và hiển thị brackets trên sơ đồ Gantt. Công cụ Outdent Task có mũi tên hướng trái, Indent Task có mũi tên hướng phải, nằm trong nhóm Schedule trên Ribbon. Để thao tác nhanh hơn, người dùng có thể chọn nhiều công việc cùng lúc bằng cách kéo chọn ID hoặc sử dụng tổ hợp Shift+click cho các nhiệm vụ liền kề và Ctrl+click cho các nhiệm vụ rời rạc. Phím tắt Alt+Shift+mũi tên phải dùng để thụt lề, Alt+Shift+mũi tên trái để bỏ thụt lề. Việc lưu dự án thực hiện qua File rồi Save As hoặc Save tương tự các phần mềm Microsoft khác.

3.1. Tạo cấu trúc phân cấp công việc

Cấu trúc phân cấp công việc giúp tổ chức dự án theo từng nhóm nhiệm vụ logic và dễ quản lý. Trong Project 2016, người dùng xây dựng cấu trúc này bằng cách thụt lề các công việc con dưới công việc tóm tắt. Khi thụt lề một nhiệm vụ, nhiệm vụ phía trên tự động chuyển thành công việc tóm tắt với định dạng in đậm. Trên sơ đồ Gantt, công việc tóm tắt hiển thị dưới dạng brackets kéo dài từ đầu nhiệm vụ sớm nhất đến cuối nhiệm vụ muộn nhất. Người dùng có thể thụt lề nhiều công việc cùng lúc để tăng tốc quy trình xây dựng cấu trúc dự án.

3.2. Sử dụng phím tắt và lưu dự án

Project 2016 cung cấp nhiều phím tắt giúp tăng tốc thao tác quản lý công việc. Tổ hợp Alt+Shift+mũi tên phải dùng để thụt lề công việc, Alt+Shift+mũi tên trái để bỏ thụt lề. Các phương pháp chọn nhiều nhiệm vụ bao gồm kéo chọn ID, Shift+click cho các mục liền kề và Ctrl+click cho các mục riêng lẻ. Về lưu trữ, dự án chưa từng lưu được lưu qua File rồi Save As. Dự án đã tạo từ đầu có thể chọn Save trực tiếp. Quy trình lưu file hoạt động tương tự các phần mềm Microsoft Office khác, đảm bảo tính quen thuộc cho người dùng.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế của Project 2016

Microsoft Project 2016 là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ quản lý dự án từ quy mô nhỏ đến phức tạp. Cuốn sách For Dummies cung cấp lộ trình học tập bài bản, giúp người mới tiếp cận phần mềm một cách tự tin và hiệu quả. Kiến thức từ sách có thể ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như xây dựng, công nghệ thông tin, sản xuất và dịch vụ. Người học nắm được cách lập kế hoạch chi tiết, phân bổ tài nguyên hợp lý, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo chuyên nghiệp cho các bên liên quan. Việc thành thạo Project 2016 giúp nâng cao năng suất làm việc nhóm, giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực. Đây là kỹ năng giá trị cho bất kỳ ai muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án.

4.1. Ứng dụng trong quản lý dự án doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp, Microsoft Project 2016 giúp quản lý lên kế hoạch chi tiết cho các dự án xây dựng, triển khai phần mềm hay tổ chức sự kiện. Phần mềm cho phép phân bổ nguồn lực con người và vật chất một cách khoa học, tránh tình trạng quá tải hoặc lãng phí. Nhóm làm việc có thể theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch ban đầu, phát hiện sớm nguy cơ chậm trễ. Báo cáo từ Project 2016 cung cấp cái nhìn tổng quan cho ban lãnh đạo, hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác.

4.2. Phát triển kỹ năng và giá trị nghề nghiệp

Thành thạo Microsoft Project 2016 mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án. Chứng chỉ và kỹ năng sử dụng phần mềm này được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao, đặc biệt trong các ngành xây dựng, công nghệ và sản xuất. Người có khả năng quản lý dự án bằng công cụ chuyên nghiệp thường được giao phó trách nhiệm lớn hơn và có mức lương hấp dẫn hơn. Việc kết nối kiến thức từ cuốn sách For Dummies với thực hành liên tục sẽ xây dựng nền tảng vững chắc cho hành trình phát triển sự nghiệp dài hạn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Project 2016 by Cynthia Snyder Project 2016 For Dummies® Published by: John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030‐5774, www.com Copyright © 2016 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey Published simultaneously in Canada No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise, except as permitted under Sections 107 or 108 of the 1976 United States Copyright Act, without the prior written permission of the Publisher. Requests to the Publisher for permission should be addressed to the Permissions Department, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030, (201) 748‐6011, fax (201) 748‐6008, or online at http://www.com/go/permissions. Trademarks: Wiley, For Dummies, the Dummies Man logo, Dummies.com, Making Everything Easier, and related trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc., and may not be used without written permission. Microsoft is a registered trademark of Microsoft Corporation. All other trademarks are the property of their respective owners. John Wiley & Sons, Inc., is not associated with any product or vendor mentioned in this book. LIMIT OF LIABILITY/DISCLAIMER OF WARRANTY: WHILE THE PUBLISHER AND AUTHOR HAVE USED THEIR BEST EFFORTS IN PREPARING THIS BOOK, THEY MAKE NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES WITH RESPECT TO THE ACCURACY OR COMPLETENESS OF THE CONTENTS OF THIS BOOK AND SPECIFICALLY DISCLAIM ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. NO WARRANTY MAY BE CREATED OR EXTENDED BY SALES REPRESENTATIVES OR WRITTEN SALES MATERIALS. THE ADVICE AND STRATEGIES CONTAINED HEREIN MAY NOT BE SUITABLE FOR YOUR SITUATION. YOU SHOULD CONSULT WITH A PROFESSIONAL WHERE APPROPRIATE. NEITHER THE PUBLISHER NOR THE AUTHOR SHALL BE LIABLE FOR DAMAGES ARISING HEREFROM. For general information on our other products and services, please contact our Customer Care Department within the U. at 877‐762‐2974, outside the U. at 317‐572‐3993, or fax 317‐572‐4002. For technical support, please visit www. Wiley publishes in a variety of print and electronic formats and by print‐on‐demand. Some material included with standard print versions of this book may not be included in e‐books or in print‐on‐demand. If this book refers to media such as a CD or DVD that is not included in the version you purchased, you may download this material at http://booksupport. For more information about Wiley products, visit www. Library of Congress Control Number: 2016932541 ISBN 978‐1‐119‐22451‐8 (pbk); ISBN 978‐1‐119‐22452‐5 (ebk); ISBN 978‐1‐119‐22453‐2 (ebk) Manufactured in the United States of America 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Contents at a Glance Introduction. 1 Part I: Getting Started with Project 2016. 5 Chapter 1: Project Management, Project 2016, and You. 7 Chapter 2: Starting the Project. 19 Chapter 3: Becoming a Task Master. 39 Chapter 4: The Codependent Nature of Tasks. 53 Chapter 5: Estimating Task Time. 65 Chapter 6: Check Out This View!. 81 Part II: Managing Resources. 101 Chapter 7: Creating Resources. 103 Chapter 8: Working with Calendars. 119 Chapter 9: Assigning Resources. 133 Chapter 10: Determining a Project’s Cost. 145 Part III: Before You Baseline. 155 Chapter 11: Fine‐Tuning Your Plan. 157 Chapter 12: Negotiating Project Constraints. 171 Chapter 13: Making the Project Look Good. 185 Chapter 14: It All Begins with a Baseline. 201 Part IV: Staying on Track. 211 Chapter 15: On the Right Track. 213 Chapter 16: Project Views: Observing Progress. 237 Chapter 17: You’re Behind — Now What?. 251 Chapter 18: Spreading the News: Reporting. 267 Chapter 19: Getting Better All the Time. 289 Part V: The Part of Tens. 299 Chapter 20: Ten Golden Rules of Project Management. 301 Chapter 21: Ten Cool Shortcuts in Project 2016. 325 Table of Contents Introduction. 1 About This Book. 2 Icons Used in This Book. 2 Beyond the Book. 3 Where to Go from Here. 3 Part I: Getting Started with Project 2016. 5 Chapter 1: Project Management, Project 2016, and You . 7 Introducing Project Management. 7 Defining project manager. 8 Identifying what a project manager does. 10 Getting to Know You. 11 Navigating file tabs and the Ribbon. 14 Displaying more tools. 17 Tell Me What You Want to Do. 18 Chapter 2: Starting the Project . 19 Creating the Project Charter. 20 Introducing the Work Breakdown Structure (WBS). 21 Organizing the Work. 22 Starting the Project. 24 Entering project information. 24 Weighing manual scheduling versus a ­ utomatic scheduling. 26 Entering the WBS. 30 Importing tasks from Outlook. 32 Promoting and demoting: The outdent‐and‐indent shuffle. 35 Saving the Project. 36 Chapter 3: Becoming a Task Master . 39 Creating Summary Tasks and Subtasks. 39 How many levels can you go?. 41 The project summary task. 41 vi Project 2016 For Dummies  Moving Tasks Up, Down, and All Around. 43 Moving tasks with the drag‐and‐drop method. 44 Moving tasks with the cut‐and‐paste (or copy‐and‐paste) method. 44 Now You See It, Now You Don’t: Collapsing and Expanding the Task Outline. 45 Showing Up Again and Again: Recurring Tasks. 49 Deleting Tasks and Using Inactive Tasks. 50 Making a Task Note. 51 Chapter 4: The Codependent Nature of Tasks . 53 How Tasks Become Dependent. 54 Dependent tasks: Which comes first?. 55 Allowing for Murphy’s Law: Lag and lead time. 57 Setting the Dependency Connection. 58 Adding the dependency link. 58 Extending your reach with external dependencies. 61 Words to the wise. 61 Understanding that things change: Deleting dependencies. 62 Chapter 5: Estimating Task Time . 65 You’re in It for the Duration. 66 Tasks come in all flavors: Identifying task types. 66 Effort‐driven tasks: 1 + 1 = ½. 67 Estimating Effort and Duration. 70 Setting the task duration. 72 Controlling Timing with Constraints. 73 Understanding how constraints work. 75 Starting and Pausing Tasks. 76 Entering the task’s start date. 77 Taking a break: Splitting tasks. 78 Chapter 6: Check Out This View! . 81 A Project with a View. 81 Navigating tabs and views. 84 Reaching a specific spot in your plan. 85  Table of Contents vii More Detail about Views. 86 Home base: Gantt Chart view. 86 Resourceful views: Resource Sheet and Team Planner. 88 Getting your timing down with the Timeline. 88 Going with the flow: Network Diagram view. 89 Calling up Calendar view. 91 Working with view panes. 92 Modifying Network Diagram view. 96 Resetting the view. 100 Part II: Managing Resources. 101 Chapter 7: Creating Resources . 103 Resources: People, Places, and Things. 103 Becoming Resource‐Full. 104 Resource types: Work, material, and cost. 105 How resources affect task timing. 105 Estimating resource requirements. 106 The Birth of a Resource. 107 Creating one resource at a time. 108 Identifying resources before you know their names. 109 Many hands make light work. 110 Managing Resource Availability. 111 Estimating and setting availability. 111 When a resource comes and goes. 114 Skimming from resource pools. 114 Importing resources from Outlook. 116 Chapter 8: Working with Calendars . 119 Mastering Base, Project, Resource, and Task Calendars. 119 How calendars work. 120 How one calendar relates to another. 121 Scheduling with Calendar Options and Working Times. 122 Setting calendar options. 122 Setting exceptions to working times. 124 Working with Task Calendars and Resource Calendars. 126 Setting resource calendars. 126 Making the change to a resource’s calendar. 127 Creating a Custom Calendar Template. 129 Sharing Copies of Calendars. 130 viii Project 2016 For Dummies  Chapter 9: Assigning Resources . 133 Finding the Right Resource. 133 Needed: One good resource willing to work. 134 Custom fields: It’s a skill. 135 Making a Useful Assignation. 136 Determining material and cost‐resource units. 137 Shaping the contour that’s right for you. 140 Benefitting from a Helpful Planner. 142 Chapter 10: Determining a Project’s Cost . 145 How Do Costs Accrue?. 146 Adding up the costs. 146 When will this hit the bottom line?. 147 Specifying Cost Information in the Project. 148 You can’t avoid fixed costs. 148 Entering hourly, overtime, and cost‐per‐use rates. 149 Assigning material resources. 151 How Your Settings Affect Your Costs. 152 Part III: Before You Baseline. 155 Chapter 11: Fine‐Tuning Your Plan . 157 Everything Filters to the Bottom Line. 157 Setting predesigned filters. 158 Putting AutoFilter to work. 159 Creating do‐it‐yourself filters. 161 Gathering Information in Groups. 163 Applying predefined groups. 163 Devising your own groups. 164 Figuring Out What’s Driving the Project. 166 Handling task warnings and suggestions. 167 Chapter 12: Negotiating Project Constraints . 171 It’s about Time. 171 Applying contingency reserve. 172 Completing a task in less time. 174 Getting What You Want for Less. 176 The Resource Recourse. 176 Checking resource availability. 177 Deleting or modifying a resource assignment. 178 Beating overallocations with quick‐and‐dirty rescheduling. 180 Rescheduling the Project. 183  Table of Contents ix Chapter 13: Making the Project Look Good . 185 Formatting the Gantt Chart. 186 Zeroing in on critical issues. 189 Restyling the Gantt chart. 190 Formatting Task Boxes. 191 Adjusting the Layout. 195 Recognizing When a Picture Can Say It All. 197 Creating a Custom Text Field. 198 Chapter 14: It All Begins with a Baseline . 201 All about Baselines. 202 Saving more than one baseline. 203 Clearing and resetting a baseline. 205 In the Interim. 206 Saving an interim plan. 207 Clearing and resetting an interim plan. 208 Part IV: Staying on Track. 211 Chapter 15: On the Right Track . 213 Developing a Communications Management Plan. 214 Applying a tracking method. 215 Using the tracking tools. 216 For everything, there’s a view. 217 Tracking Work for the Record. 218 Specifying the status date. 219 Remaining on track. 220 Determining the percent complete. 220 Recording start and finish information. 222 Knowing what to do when John works three hours and Mary works ten. 222 Uh‐oh — we’re in overtime. 224 Specifying remaining durations for auto‐scheduled tasks. 225 Entering fixed‐cost updates. 228 Update Project: Sweeping Changes. 231 Tracking More Than One: Consolidated Projects. 232 Updating consolidated projects. 234 Changing linking settings. 235 x Project 2016 For Dummies  Chapter 16: Project Views: Observing Progress . 237 Seeing Where Tasks Stand. 238 Baseline versus actual progress. 238 Lines of progress. 239 Delving into the Detail. 242 Tracking Progress Using Earned Value Management. 244 Calculating Behind the Scenes. 246 Earned‐value options. 247 An abundance of critical paths. 248 Chapter 17: You’re Behind — Now What? . 251 Using Project with Risk and Issue Logs. 251 Printing interim plans and baselines. 252 Printing task notes. 253 What‐If Scenarios. 256 Examining the critical path. 257 Using resource leveling (again). 259 Determining which factors are driving the timing of a task. 259 How Adding People or Time Affects the Project. 260 Hurrying up and making modifications. 260 Throwing people at the problem. 261 Shifting dependencies and task timing. 262 When All Else Fails. 264 Taking the time you need. 264 Finding ways to cut corners. 265 Chapter 18: Spreading the News: Reporting . 267 Generating Standard Reports. 268 Overviewing the dashboard reports. 269 Creating New Reports. 270 Gaining a new perspective on data with visual reports. 271 Creating a visual report. 272 Fine‐Tuning a Report. 273 Dragging, dropping, and sizing. 274 Spiffing Things Up. 276 Call the Printer!. 278 Working with Page Setup. 283 Printing, at last!. 284  Table of Contents xi Working on the Timeline. 285 Adding tasks to the Timeline. 285 Customizing the Timeline. 287 Copying the Timeline. 288 Enhanced Copy and Paste. 288 Chapter 19: Getting Better All the Time . 289 Reviewing the Project. 289 Learning from your mistakes. 290 Debriefing the team. 291 Comparing Versions of a Project. 292 Building on Success. 294 Mastering the Organizer. 296 Part V: The Part of Tens. 299 Chapter 20: Ten Golden Rules of Project Management . 301 Roll with It. 301 Put Your Ducks in a Row. 302 Expect the Unexpected. 303 Don’t Put Off until Tomorrow . 303 Delegate, Delegate, Delegate. 305 Keep the Team in the Loop. 306 Maintain a Flexible Strategy. 306 Learn from Your Mistakes.