Chương 1 TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1. Khái quát hồ sơ địa chính 1. Khái niệm hồ sơ địa chính [7] Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Tuỳ thuộc vào tính chất của từng loại tài liệu và đặc điểm sử dụng của chúng mà hệ thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại: + Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.
+ Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý. Vai trò của hồ sơ địa chính đối với công tác quản lý đất đai Đất đai có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội và Nhà nước nào cũng muốn nắm giữ quyền lúc đó để phát triển kinh tế-xã hội, vì vậy cần phải có sự quản lý của Nhà nước về đất đai. Ở nước ta Nhà nước đại diện chủ sở hữu toàn dân về đất đai và thống nhất quản lý về đất đai, nhằm đảm bảo việc sử dụng đất một cách hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả cao. Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai, nó là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân với đất đai, là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vị lãnh thổ, đảm bảo cho đất đai được sử dụng đầy đủ, tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả cao.
Thực hiện tốt công tác này là điều kiện để thực hiện các nội dụng và nhiệm vụ khác của quản lý Nhà nước về đất đai. Cụ thể như sau: Thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân. Thật vậy, chế độ sở hữu gồm ba quyền: Quyền chiếm hữu, quyền sử dụng đất đai, quyền định đoạt. Quyền chiếm hữu đất đai thể hiện Nhà nước chiếm giữ, quản lý, kiểm soát toàn bộ đất đai.
Đây là sự chiếm hữu tuyệt đối, toàn bộ lãnh thổ thuộc về Nhà nước, chỉ có Nhà nước có quyền duy nhất trong chiếm hữu đất đai. Do vậy, Nhà nước phải thực hiện việc đăng ký đất, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy 4 chứng nhận. Bởi toàn bộ tài liệu về hồ sơ địa chính nó chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai. Còn về phía người sử dụng đất quyền chiếm giữ đất đai chỉ giới hạn trong phạm vi Nhà nước giao nhưng người sử dụng đất phải biết rõ thông tin về thửa đất thông qua việc đăng ký và thiết lập hồ sơ địa chính.
Hồ sơ địa chính là tài liệu khẳng định quyền chiếm giữ hợp pháp của người sử dụng đất đai khi Nhà nước giao đất. Còn quyền sử dụng thể hiện ở Nhà nước quyết định về mục đích sử dụng đất và người sử dụng đất có quyền sử dụng và khai thác đất đai một cách hợp lý trong phạm vi, mục đích Nhà nước đã quy định và việc sử dụng vào mục đích gì, sử dụng như thế nào đều phải được Nhà nước đồng ý. Để Nhà nước có những quyết định về mục đích sử dụng đất thì phải nắm rõ toàn bộ thông tin về đất đai, phải dựa vào hồ sơ địa chính. Nếu không có hồ sơ địa chính thì Nhà nước không quản lý được việc sử dụng đất đai có đúng mục đích hay không, có hiệu quả hay không.
Còn đối với người sử dụng đất nếu không thực hiện việc đăng ký đất đai thì người sử dụng đất sẽ không yên tâm khai thác đầu tư. Xét về quyền định đoạt, đây là quyền tối cao nhất của Nhà nước. Nhà nước thực hiện mục đích sử dụng đất thông qua quy hoạch sử dụng đất, Nhà nước có quyền định đoạt quan hệ đất đai như giao, cho thuê đất, thu hồi…Để có những quyết định đó thì Nhà nước cần căn cứ vào hiện trạng sử dụng đất, tất cả các thông tin đều thể hiện trong hồ sơ địa chính. Thông qua việc đăng ký, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ quy định trách nhiệm pháp ký giữa Nhà nước và người sử dụng đất trong việc chấp hành pháp luật.
Thực hiện việc lập hồ sơ địa chính là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vi lãnh thổ, đảm bảo cho đất được sử dụng đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả cao. Thực hiện lập hồ sơ địa chính để tăng cường vai trò quản lý của nhà nước. Nhà nước muốn quản lý chặt chẽ toàn bộ đất đai trước hết cần nắm vững các thông tin về tình hình đất đai bao gồm: Đối với đất đai Nhà nước đã giao quyền sử dụng đất, các thông tin cần biết gồm: tên chủ sử dụng, hình thể, vị trí, kích thước, diện tích, hạng đất, mục đích sử dụng, hạn mức sử dụng đất, những ràng buộc về quyền sử dụng, những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và cơ sở pháp lý. 5 Đối với đất chưa giao quyền sử dụng, các thông tin cần biết: vị trí, hình thể, diện tích, loại đất.
Tất cả các thông tin trên phải được thể hiện chi tiết đến từng thửa đất. Đây là đơn vị nhỏ nhất chứa đựng các thông tin về tình hình tự nhiên, kinh tế, xã hội và pháp lý của đất đai theo yêu cầu quản lý Nhà nước về đất đai. Với những yêu cầu về thông tin đất đai đó, qua việc thực hiện đăng ký đất đai, thiết lập hồ sơ địa chính đầy đủ, chi tiết đến từng thửa đất trên cơ sở thực hiện đồng loạt các nội dung: đo đạc lập bản đồ địa chính, quy hoạch sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất…Nhà nước mới thực sự quản lý được tình hình đất đai trong phạm vi lãnh thổ và thực hiện quản lý chặt chẽ mọi biến động theo đúng pháp luật. Lập và quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước có quan hệ hữu cơ với các nội dung, nhiệm vụ khác của quản lý Nhà nước.
Hệ thống hồ sơ địa chính chứa đựng đầy đủ các thông tin về tự nhiên, kinh tế, xã hội của từng thửa đất. Hệ thống các thông đó là sản phẩm kế thừa từ việc thực hiện các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai khác như: + Đối với hệ thống chính sách về quản lý và sử dụng đất: Đây là cơ sở pháp lý cao nhất cho việc thực hiện lập hồ sơ địa chính. Lập hồ sơ địa chính không chỉ tuân thủ các quy định về đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà còn chấp hành đúng chế độ và quản lý đất đai giúp cho việc lập hồ sơ địa chính đầy đủ hơn. Đồng thời hồ sơ địa chính sẽ cung cấp thông tin và tình hình đất đai để phân tích, đánh giá việc thực hiện các chính sách, bổ sung, điều chỉnh chủ trương chính sách quản lý đất đai.
+ Với nhiệm vụ điều tra, đo đạc thì kết quả công tác điều tra, đo đạc là tài liệu lập nên hồ sơ địa chính, bên cạnh đó thông qua hồ sơ địa chính để góp phần nâng cao độ chính xác của kết quả đo đạc. + Với công tác quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất: Kết quả quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất là căn cứ cho việc giao đất để đảm bảo việc sử dụng đất một cách ổn định, có hiệu quả. Thông qua việc giao đất, quy hoạch và lập kế hoạch sử dụng đất tác động gián tiếp đến đăng ký đất để đảm bảo cho việc thiết lập một hệ thống hồ sơ địa chính ban đầu ổn định, đơn giản và tiết kiệm. 6 + Đối với công tác giao đất, cho thuê đất: Quyết định giao đất, cho thuê đất là bước tạo cơ sở pháp lý ban đầu để người được giao đất hay cho thuê đất thực hiện các nghĩa vụ tài chính và các cơ quan chức năng tổ chức bàn giao đất ngoài thực địa, chỉ sau khi người được giao đât, cho thuê đất đã đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới chính thức có sự ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa người sử dụng đất và Nhà nước.
Vì vậy, hồ sơ địa chính là cơ sở thực hiện kiểm tra, thanh tra tình hình giao đất ở các cấp. + Đối với công tác phân hạng và định giá đất: Kết quả phân hạng và định giá đất là cơ sở cho việc xác định trách nhiệm tài chính cho người sử dụng đất trước và sau khi đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, là cơ sở xác định trách nhiệm của người sử dụng đất trong quá trình sử dụng. + Với công tác thanh tra, giải quyết tranh chấp đất đai: Tài liệu trong hồ sơ địa chính có vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng cũng như nguồn gốc sử dụng đất, xử lý triệt để những tồn tại của lịch sử trong quan hệ sử dụng đất, chấm dứt tình trạng sử dụng đất ngoài sổ sách, ngoài sự quản lý của Nhà nước. Qua đó cho ta thấy hoàn thành tốt việc lập và quản lý hồ sơ địa chính không chỉ tạo tiền đề mà còn là cơ sở hết sức cần thiết cho việc triển khai thực hiện tốt các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai.
Thông qua việc lập hồ sơ địa chính, chất lượng tài liệu đo đạc sẽ được nâng cao do những sai sót tồn tại được người sử dụng đất phát hiện và được chỉnh lý hoàn thiện. Thành phần hồ sơ địa chính [7] Thành phần hồ sơ địa chính bao gồm: Bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai, bản lưu giấy chứng nhận. - Bản đồ địa chính: là bản đồ về các thửa đất, được lập để mô tả các yếu tố tự nhiên của thửa đất và các yếu tố địa hình có liên quan đến sử dụng đất. Nội dung bản đồ địa chính gồm các thông tin: + Thửa đất: vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục đích sử dụng đất.
+ Hệ thống thuỷ văn: sông, ngòi, kênh, rạch, suối. + Hệ thống thuỷ lợi: hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống. 7 + Đường giao thông: đường bộ, đường sắt, cầu. + Khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín.