Quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại Trường Đại học Dược Hà Nội

Quản lý hệ thống EMIS trong giáo dục đại học tại Đại học Dược Hà Nội. Phân tích hiệu quả, thách thức và giải pháp quản lý thông tin giáo dục.

• Tác giả: Phạm Đình Thắng
• Người hướng dẫn: GS. Nguyễn Hữu Châu
• Trường học: Học viện Quản lý Giáo dục
• Chuyên ngành: Quản lý giáo dục
• Đề tài: Quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại Trường Đại học Dược Hà Nội
• Loại tài liệu: Luận án tiến sĩ
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS là công cụ then chốt trong quản lý cơ sở giáo dục đại học hiện đại. EMIS tích hợp dữ liệu về đào tạo, tuyển sinh, nhân sự, tài chính và cơ sở vật chất vào một nền tảng thống nhất. Hệ thống này giúp nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, kịp thời. Tại Việt Nam, EMIS đã được triển khai ở nhiều cơ sở giáo dục đại học từ đầu những năm 2000. Trường Đại học Dược Hà Nội là đơn vị tiên phong trong ngành dược xây dựng hệ thống EMIS hoàn chỉnh trên nền tảng Internet. Hệ thống không chỉ phục vụ báo cáo thống kê mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu cho tuyển sinh, quản lý học lực sinh viên và đánh giá chất lượng đào tạo. Việc nghiên cứu EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội mang ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục đại học trong bối cảnh chuyển đổi số.

1.1. Khái niệm và vai trò của EMIS trong giáo dục đại học

EMIS là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân tích thông tin phục vụ quản lý giáo dục. Hệ thống này cung cấp dữ liệu kịp thời cho nhà lập kế hoạch, quản lý hành chính và lãnh đạo cơ sở đào tạo. EMIS giúp tăng cường khả năng quản lý, lập kế hoạch và chỉ đạo dòng thông tin giữa các tổ chức liên quan. Hệ thống cũng tạo điều kiện sử dụng thông tin phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau cho việc ra quyết định có hiệu quả hơn. EMIS giảm thiểu việc sao chép thông tin lặp lại, hợp lý hóa các dòng dữ liệu trong tổ chức giáo dục.

1.2. Đặc trưng của EMIS trong cơ sở giáo dục đại học

EMIS trong cơ sở giáo dục đại học có những đặc trưng riêng biệt so với các hệ thống thông tin khác. Hệ thống phải xử lý dữ liệu đa dạng: thông tin sinh viên, chương trình đào tạo, kết quả học tập, nghiên cứu khoa học và cơ sở vật chất. EMIS cần đảm bảo tính liên thông dữ liệu giữa các phòng ban trong trường đại học. Hệ thống phải hỗ trợ quy trình đánh giá xếp loại sinh viên theo qui chế hiện hành. Khả năng cập nhật dữ liệu thời gian thực và truy cập qua Internet là yêu cầu thiết yếu của EMIS hiện đại.

II. Phân tích thực trạng quản lý EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội

Trường Đại học Dược Hà Nội là cơ sở đầu tiên trong ngành dược xây dựng hệ thống EMIS hoàn chỉnh trên mạng Internet. Hệ thống hướng tới mô hình trường học điện tử, phục vụ đa dạng hoạt động quản lý. EMIS tại trường phục vụ công tác đào tạo, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị thí nghiệm, tài chính, văn thư lưu trữ và nhân sự. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý nghiên cứu khoa học và tổ chức cán bộ. Tuy nhiên, quá trình triển khai EMIS cũng gặp nhiều thách thức. Cơ sở vật chất của trường có quy mô nhỏ bé so với yêu cầu đào tạo. Việc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật đồng bộ. Nâng cao năng lực sử dụng hệ thống cho cán bộ quản lý là vấn đề cần được quan tâm. Mô hình quản lý EMIS tại trường cần được nghiên cứu đánh giá toàn diện để rút kinh nghiệm cho các cơ sở đào tạo tương tự.

2.1. Kết quả đạt được trong triển khai EMIS

EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Hệ thống cho phép thí sinh tra cứu điểm thi tốt nghiệp và tuyển sinh trực tuyến qua mạng Internet. Cung cấp cơ sở dữ liệu đầy đủ về lực học, xếp loại học sinh cho công tác tuyển sinh đại học, cao đẳng. Thông tin về qui chế xếp loại đánh giá sinh viên được cập nhật thường xuyên. Hệ thống hỗ trợ quản lý hiệu quả các hoạt động đào tạo, tài chính, nhân sự và nghiên cứu khoa học trong toàn trường.

2.2. Hạn chế và thách thức trong quản lý EMIS

Bên cạnh kết quả đạt được, quản lý EMIS tại trường vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Hạ tầng công nghệ thông tin cần được đầu tư nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao. Nguồn nhân lực quản lý hệ thống chưa được đào tạo bài bản, thiếu chuyên gia CNTT chuyên trách. Dữ liệu từ các phòng ban chưa được tích hợp đồng bộ, dẫn đến tình trạng thông tin rời rạc. Việc bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin cần được tăng cường. Ngân sách đầu tư cho duy trì và phát triển hệ thống còn hạn chế.

III. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý EMIS trong đại học

Nghiên cứu đề xuất nhiều giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý EMIS tại các cơ sở giáo dục đại học. Giải pháp đầu tiên là hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo hệ thống mạng ổn định và an toàn. Thứ hai là xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chuẩn hóa, từ khâu thu thập đến phân tích và khai thác. Thứ ba là đào tạo nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ quản lý và giảng viên. Giải pháp thứ tư liên quan đến cơ chế chính sách hỗ trợ triển khai EMIS từ cấp Bộ đến cấp trường. Việc áp dụng phương pháp mô hình hóa đối tượng và tiếp cận thực thể liên kết giúp thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả. Mô hình dữ liệu cần được xây dựng cẩn thận, đảm bảo tất cả đối tượng dữ liệu được trình bày đầy đủ và chính xác. Hợp tác quốc tế và học hỏi kinh nghiệm từ các trường đại học tiên tiến cũng là giải pháp quan trọng.

3.1. Hoàn thiện hạ tầng và quy trình kỹ thuật

Hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật là giải pháp nền tảng cho quản lý EMIS hiệu quả. Cần đầu tư hệ thống máy chủ mạnh, đường truyền Internet tốc độ cao và phần mềm quản lý hiện đại. Quy trình thu thập, xử lý dữ liệu phải được chuẩn hóa theo tiêu thống nhất. Áp dụng phương pháp tiếp cận thực thể liên kết trong thiết kế cơ sở dữ liệu đảm bảo tính toàn vẹn thông tin. Hệ thống cần được xây dựng dựa trên mô hình dữ liệu quan hệ, cho phép liên kết giữa các bảng dữ liệu khác nhau một cách linh hoạt và chính xác.

3.2. Đào tạo nguồn nhân lực và cơ chế chính sách

Đào tạo nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của EMIS. Cần xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về quản lý hệ thống thông tin cho cán bộ quản lý giáo dục. Đội ngũ giảng viên và nhân viên cần được trang bị kỹ năng sử dụng EMIS thành thạo. Cơ chế chính sách từ Bộ Giáo dục và Đào tạo cần hỗ trợ thống nhất tiêu chuẩn dữ liệu giữa các cơ sở giáo dục. Phối hợp truyền bá kinh nghiệm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin quản lý giáo dục giữa các cơ sở đào tạo.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn của nghiên cứu EMIS

Nghiên cứu về quản lý EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội đã đạt được nhiều kết quả có ý nghĩa khoa học và thực tiễn. Nghiên cứu đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong cơ sở giáo dục đại học. Thực trạng quản lý EMIS tại trường được phân tích toàn diện, chỉ rõ ưu điểm và hạn chế. Các giải pháp đề xuất mang tính khả thi cao, phù hợp với điều kiện thực tế của cơ sở đào tạo. Nghiên cứu góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của EMIS trong quản lý giáo dục đại học hiện đại. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho các cơ sở giáo dục đại học khác trong cả nước. Mô hình quản lý EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội là bài học kinh nghiệm quý giá. Nghiên cứu mở ra hướng phát triển mới cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục đại học tại Việt Nam.

4.1. Đóng góp lý luận của nghiên cứu

Nghiên cứu đã đóng góp quan trọng vào lý luận quản lý EMIS trong giáo dục đại học. Hệ thống hóa khái niệm EMIS, mục tiêu, đặc trưng và nội dung quản lý một cách toàn diện. Xây dựng khung lý thuyết về quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục phù hợp bối cảnh Việt Nam. Làm sáng tỏ mối quan hệ giữa quản lý EMIS và hiệu quả hoạt động của cơ sở giáo dục đại học. Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoạch định chính sách ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục.

4.2. Ý nghĩa thực tiễn và hướng phát triển

Kết quả nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao đối với các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam. Mô hình quản lý EMIS tại Trường Đại học Dược Hà Nội có thể nhân rộng cho các trường đại học khác. Giải pháp đề xuất giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm nguồn lực và cải thiện chất lượng đào tạo. Hướng phát triển tương lai bao gồm tích hợp trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu lớn vào EMIS. Cần tiếp tục nghiên cứu đánh giá tác động của EMIS đối với chất lượng giáo dục đại học trong dài hạn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. Cơ sở lý luận về Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) ở cơ sở giáo dục đại học. Thực trạng Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trƣờng hợp tại Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội. Biện pháp Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trƣờng hợp tại trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC (EMIS) Ở CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề 1. Các nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý giáo dục Từ nửa cuối thế kỷ XX và những năm đầu của thế kỷ XXI, chúng ta chứng kiến một sự thay đổi to lớn trong xã hội loài ngƣời, trong đó kỹ năng toàn cầu, hiểu biết quốc tế, công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, tri thức mới và sự uyên thâm mới làm nên sự khác biệt giữa các chủ thể (quốc gia, con ngƣời). Không giống nhƣ trƣớc đây, sự khác biệt đƣợc quyết định bởi tiền vốn, vật tƣ, đất đai và năng lƣợng.

Nhờ biết đón đầu và nắm bắt đƣợc những ƣu thế về tri thức mới và khoa học công nghệ mà Ấn Độ - vốn là một nƣớc nghèo nhƣng lại là quốc gia xuất khẩu phần mềm lớn nhất sang phƣơng Tây, hàng năm đào tạo ra hàng nghìn kỹ sƣ chất lƣợng cao từ các Viện đại học công nghệ và quản lý. Ngƣời Philipines cũng nhờ những kỹ năng toàn cầu này mà kiếm đƣợc khá nhiều tiền bằng dịch vụ tại sân bay Dubai và thu ngoại tệ khoảng 6-8 tỷ đôla/năm nhờ xuất khẩu lao động [44]. Những dẫn giải trên đây đặt ra các vấn đề phải suy ngẫm về một chiến lƣợc đào tạo con ngƣời có chất lƣợng cao để làm giàu bằng chất xám với tỷ trọng lãi lớn trong một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên kinh tế tri thức và toàn cầu hóa. Nói cách khác, chính sự xuất hiện nền kinh tế tri thức và toàn cầu hóa đang đòi hỏi một hệ thống giáo dục mới với nội dung giáo dục mới và phƣơng pháp giáo dục mới để cung cấp cho con ngƣời khả năng thích nghi đƣợc với môi trƣờng xã hội thay đổi nhờ trang bị những kỹ năng toàn cầu: hiểu biết và sử dụng máy tính, Internet, ngoại ngữ, địa lý, văn hóa và truyền thống dân tộc, văn hóa, kinh tế và những vấn đề mang tính thời đại, tính quốc tế[13].

Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống giáo dục hiện đại mang những đặc điểm khác biệt và cần đổi mới rất nhiều so với hệ thống giáo dục hiện tại. Trƣớc hết nền giáo dục tƣơng lai phải mang tính mở và mềm dẻo, linh hoạt hơn so với hệ thống giáo dục hiện tại còn đóng kín, cứng nhắc. Giáo dục hiện đại tạo điều kiện cho con ngƣời 9 học tập suốt đời, học mọi lúc mọi nơi, trong đó các trƣờng, các cấp học đƣợc liên thông, móc xích với nhau trong khi giáo dục hiện nay giới hạn học tập chỉ trong một khoảng thời gian nhất định và rất khó chuyển đổi ngành nghề. Hơn nữa, thay vì tƣ tƣởng thi cử và bằng cấp nhƣ hiện nay, giáo dục hiện đại cần tập trung xây dựng chất lƣợng con ngƣời theo những tiêu chí đƣợc quốc tế hóa [49].

Nhƣ vậy, để đáp ứng những thay đổi đó, cần cấu trúc hóa lại cả hệ thống lẫn nội dung giáo dục và đào tạo, đƣa ra những tiêu chuẩn chất lƣợng mới, hợp tác quốc tế và đặc biệt là phải thay đổi tƣ duy về giáo dục và quản lý giáo dục. Một trong những điểm cần đổi mới tƣ duy đó là đổi mới quản lý giáo dục dựa trên nền tảng của công nghệ thông tin và truyền thông. Nhờ cuộc cách mạng về công nghệ thông tin và truyền thông mà hạt nhân của nó là tin học và viễn thông, hoạt động quản lý nói chung và quản lý giáo dục nói riêng đã đƣợc nâng lên một tầm cao mới. Thuật ngữ công nghệ thông tin và truyền thông có một lịch sử dài thay đổi thuật ngữ qua các thời kỳ khác nhau: từ điện tử + toán tính (điện toán)  Máy tính  Tin học  Công nghệ thông tin  Công nghệ thông tin và truyền thông [13].

Hệ thống thông tin quản lý ra đời kết nối chủ thể quản lý với đối tƣợng quản lý. Với sự phát triển nhanh mạnh của CNTT việc ứng dụng nó trong quản lý góp phần hết sức quan trọng trong quản lý EMIS. Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì công nghệ thông tin là một hệ thống các phƣơng pháp khoa học, công nghệ, phƣơng tiện, công cụ, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lƣu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá.

của con ngƣời. Thuật ngữ “công nghệ thông tin” (Information Technology) đƣợc hiểu là các ứng dụng liên quan đến máy vi tính và đƣợc phân loại dựa trên phƣơng thức chúng đƣợc sử dụng trong lớp học chứ không dựa trên nguyên lý hoạt động của chúng. (Means et al, 1993) 10 Việc sử dụng máy vi tính, phƣơng tiện truyền thông và internet… trong giáo dục hiện nay đã phát triển nhanh chóng góp phần tạo ra nhiều hình thức dạy học hết sức đa dạng và phong phú. Công nghệ thông tin là một công nghệ tạo khả năng (enabling technology), nghĩa là giúp con ngƣời có thêm khả năng trong hoạt động trí tuệ chứ không phải thay thế con ngƣời trong hoạt động đó.

Có thêm nhiều phƣơng tiện hỗ trợ trong việc dạy học nghĩa là giúp cho giáo viên có thêm thời gian và điều kiện để chăm lo những công việc đòi hỏi chất lƣợng trí tuệ cao hơn hoạt động dạy học theo phƣơng pháp truyền thống. Trong nền giáo dục mới, ngƣời học không chỉ đòi hỏi biết thêm nhiều tri thức, mà phải có năng lực tìm kiếm tri thức và tạo tri thức. Vì vậy, ngƣời giáo viên phải làm tốt vai trò ngƣời hƣớng dẫn quá trình tìm kiếm tri thức, gợi mở những con đƣờng phát hiện tri thức. Qua đó trau dồi khả năng độc lập và tƣ duy sáng tạo cho học sinh.

Để ứng dụng chất lƣợng và hiệu quả cao công nghệ thông tin vào dạy học trong điều kiện của xã hội tri thức, khi mà khối lƣợng tri thức tăng lên nhanh chóng, những tri thức mà học sinh cần đến và sử dụng trong cuộc sống của mình trong tƣơng lai có thể là những tri thức mà hiện tại nằm ngoài hiểu biết của giáo viên. Thì vốn quý của giáo viên là truyền lại cho học sinh những phƣơng pháp suy nghĩ, độc lập tìm kiếm và phát hiện tri thức chứ không nhất thiết là tri thức và kỹ năng cụ thể của mình. Theo nhà triết học Whitehead, có thể chúng ta là thế hệ đầu tiên trong lịch sử mà những hiểu biết của cha ông ít có giá trị thực tiễn đối với cuộc sống của chúng ta nhƣng những tri thức có giá trị lại đƣợc sản sinh ra trong quãng đời mà chúng ta sống. Vì vậy, để chuẩn bị cho thể hệ trẻ hiện nay thích nghi với một “xã hội học tập” trong thế kỷ 21, giáo dục phải hƣớng ngƣời học vào việc học, cách học nhƣ thế nào và nhƣ thế nào để kết hợp đƣợc những hiểu biết mới với những tri thức đã có.

Cho đến thập niên 60 của thế kỷ XX, vai trò của các hệ thống thông tin mới chỉ là xử lý các hoạt động giao dịch kinh doanh, lƣu trữ. sau đó mở rộng chức năng tập trung vào việc cung cấp thông tin tổng hợp trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định và hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information 11 Systems) đƣợc hình thành. Bên cạnh hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin tác nghiệp (OIS -Operations Information Systems) gắn liền với viêc xử lý các hoạt động tác nghiệp của một chức năng nghiệp vụ xác định và nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động có tính thƣờng xuyên trong một tổ chức. Nó chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động giao dịch, công việc điều khiển các quá trình hoặc hệ thống tự động hóa văn phòng [13].

Thập niên 70: Chứng kiến xu thế phát triển hệ thống quản lý, phƣơng pháp luận, kinh tế và máy tính hóa. Vào những năm của thập niên 80: Ngƣời ta thấy rõ xu thế xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, các công cụ nâng cao năng suất, ảnh hƣởng của công nghệ tới cơ cấu tổ chức, tin học văn phòng [44]. Đến thập niên 90, các nhà nghiên cứu đi sâu vào hoạt động thông tin và hiệu quả của nó trong các tổ chức, đặc biệt quan tâm tới EMIS, trọng tâm nghiên cứu sử dụng và phân phối thông tin, nghiên cứu những ứng dụng và ảnh hƣởng tích cực của công nghệ thông tin tới chất lƣợng và hiệu quả của quản lý [33]. Do vậy, khái niệm EMIS đƣợc sử dụng để miêu tả những khái niệm hệ thống thông tin với phạm vi rộng đƣợc thịnh hành ở nhiều giai đoạn khác nhau.

Cho đến nay có rất ít đề tài nghiên cứu về EMIS trong số đó phải kể đến là Vƣơng Thanh Hƣơng, 1999 với đề tài cấp bộ “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục và đào tạo Việt Nam”. Nội dung của đề tài phần lớn đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý giáo dục và đào tạo Việt Nam trong đó EMIS chỉ là một số hạn chế và nguyên nhân của thực trạng trong giai đoạn hiện nay. Bộ Giáo dục và Đào tạo “Lộ trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) tích hợp”, với qui mô và cấp độ đánh giá đơn giản các lộ trình chung xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS tích hợp Lộ trình EMIS này giải quyết các vấn đề sau đây: Xác định các yêu cầu cơ bản cho một hệ thống EMIS tích hợp; Vạch ra các hoạt động cần thiết, các giai đoạn tiến hành; Thiết kế những cơ chế và phƣơng thức tổ chức cần thiết để đạt đƣợc kết quả mong muốn. UNESCO 12 2002 - 2015 “Hệ thống thông tin quản lý EMIS và việc xây dựng cho tất cả (EFA) Kế hoạch hành động”, với hệ thống EMIS nêu lên một số khái niệm cơ bản về EMIS và các tính năng chính, xây dựng kế hoạch, các giai đoạn thiết kế và phát triển EMIS.