CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH 1. Khái niệm về ngân sách Một doanh nghiệp dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ, mới thành lập hay đã có thâm niên trong ngành đều phải có ngân sách để hoạt động, thực hiện hoạch định ngân sách để đặt các mục tiêu trong kỳ, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thông qua ngân sách… Vậy ngân sách là gì? Có rất nhiều quan điểm về ngân sách: CIMA, 2005 đưa ra định nghĩa về thuật ngữ này như sau: “Ngân sách là sự diễn giải về mặt số lượng của một kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định. Nó có thể bao gồm doanh số bán hàng dự kiến, doanh thu, số lượng tài nguyên, các loại chi phí, tài sản, nợ và sự lưu chuyển tiền tệ.” Theo Stephen Brookson: “Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động tương lai.
Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhưng thường thì nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và là thước đo nhằm định lượng các hoạt động của một tổ chức. 6] Theo Howard Senter: “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể. 3 - 4] Có thể hiểu rằng, ngân sách chính là một bản thuyết minh kế hoạch tài chính, được vạch ra cho giai đoạn sắp tới, thông thường là ngắn hạn (1 năm). Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu và chi tiêu có kế hoạch (tài khoản lãi lỗ).
Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép sử dụng. Song việc đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn vốn của tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những khoản thu chi tiền 8 mặt (dòng tiền theo ngân sách) cũng cần thiết. Vậy, một ngân sách thì sẽ có đầy đủ các điểm sau: Ngân sách phải được lượng hóa: Thông qua việc biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. Một danh sách liệt kê những gì dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhưng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số.
Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Vì ngân sách dùng cho giai đoạn trong tương lai nên phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể: Thường được lập cho 1 năm, điều quan trọng là một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc) thì không được coi là bảng ngân sách. Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây có lẽ là quan điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bản sao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn chính xác.
Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi được dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng. Tuy nhiên, phải biết được cần phải đạt được điều gì trước khi lập kế hoạch, trong kinh doanh được gọi là mục tiêu. Các mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu ngắn hạn, trung hoặc dài hạn.
Mục đích và tầm quan trọng của ngân sách Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động, được xem là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược. Nội dung của ngân 9 sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án). Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu.
Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến (như các khoản tài trợ bổ sung). Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch. Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được các khoản tài trợ của họ sẽ được đầu tư cho hoạt động nào?, sử dụng như thế nào?, hoạch định ngân sách có tuân thủ quy định sử dụng các khoản tài trợ không?. Tất cả các doanh nghiệp và tổ chức đều phải lập kế hoạch.
Ngân sách rất quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức: Ngân sách giúp các nhà quản trị ra quyết định tốt hơn. Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được mục tiêu theo kế hoạch. Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu đã xây dựng. Ngân sách cũng cho phép các nhà quản lý bộ phận được quyền chi tiêu và xác lập mục tiêu doanh thu.
Ngân sách cũng rất quan trọng khi được xem là thước đo để giám sát hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực tế. 10 Thêm vào đó, ngân sách là cách để tổ chức có thể thu thập thông tin nhằm đánh giá mức độ tiến triển và thích ứng với kế hoạch kinh doanh thống nhất khi xem xét thực tế hoạt động. Các loại ngân sách Có thể chia thành bốn loại ngân sách bao gồm: Ngân sách đầu tư thể hiện hoạt động mua sắm, đầu tư thiết bị trong năm và thường là sự cụ thể hóa hoạt động đầu tư được thể hiện sẵn trong kế hoạch đầu tư và tài trợ. Ngân sách tài chính thể hiện các hoạt động liên quan đến việc tăng giảm vốn như vay, trả cổ tức hoặc hoàn vốn, phát hành hay mua lại cổ phiếu.
Ngân sách kinh doanh là một bộ các ngân sách liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Ngân sách kinh doanh có thể chia thành nhiều bộ phận ngân sách căn cứ vào các chức năng có thể kết nối với nhau rất chặt chẽ. Bao gồm: ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất. Ngân sách mua sắm phản ánh các chỉ tiêu cần thiết cho hoạt động mua sắm đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự trữ.
Việc xây dựng hệ thống các ngân sách này chịu sự khống chế bởi các yếu tố thuộc môi trường như cạnh tranh, thị trường, và các yếu tố thuộc về công ty như chính sách tín dụng, tồn kho, nhân sự. Ngân sách ngân quỹ là kết quả của các ngân sách trên, nó phản ánh luồng thu chi bằng tiền của công ty qua từng tháng trong năm. Đây là một công cụ không thể thiếu đối với nhà quản trị tài chính trong việc xác định nhu cầu vốn bằng tiền trong thời gian ngắn hạn để từ đó, lập kế hoạch tài trợ ngắn hạn. Từ các ngân sách trên, các nhà lập kế hoạch sẽ thực hiện hoạch định ngân sách thông qua việc lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán.
CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH 1. Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải (hay còn gọi là phương pháp lập ngân sách từ trên xuống) mô tả quy trình mà theo đó kế hoạch tài chính xuất phát từ những mục tiêu tổng quát, ở cấp cao hay từ các cổ đông, sau đó, cụ thể hóa thành những ngân sách ở các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu. Các nhà quản lý có xu hướng cấp ngân sách và bắt nhân viên phải tuân theo một cách triệt để, quyền lực của cá tính được sử dụng để áp đặt quyền kiểm soát chứ không phải một hệ thống dự toán ngân sách có sự tham gia của nhiều người. Vì vậy, nhân viên thường không có cơ hội để thúc đẩy nỗ lực của bản thân nhằm vượt xa khỏi các mục tiêu tài chính được áp đặt cho họ.
Phương pháp này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cấp cao không những có tầm nhìn tổng quan và toàn diện doanh nghiệp mà đòi hỏi phải nắm được chi tiết hoạt động của từng bộ phận. Hai cách tiếp cận khá phổ biến được sử dụng trong quá trình hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải: a. Phương pháp phần trăm doanh thu: Phương pháp phần trăm doanh thu là kỹ thuật khá phổ biến được sử dụng trong quá trình hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải. Phương pháp này bắt đầu bằng cách dự đoán doanh thu, và sau đó, biểu diễn các khoản mục theo tỷ lệ tăng trưởng hàng năm của doanh thu.
Một số khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán được giả định tăng tỷ lệ với doanh thu. 266] Phân tích các thông số quá khứ: Đây là bước đầu tiên phải thực hiện trong phương pháp phần trăm doanh thu. Phương pháp này giả sử rằng chi phí trong một năm sẽ bằng một tỷ lệ phần trăm nhất định so với doanh thu trong 12 năm, do đó việc cần làm đó là tính toán, phân tích các thông số về tỷ lệ chi phí so với doanh thu trong các năm trước. Lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán: Sau khi xác định được tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu cùng với sự am hiểu về kế hoạch hoạt động và xu hướng trong ngành, các nhà quản trị có thể lập dự toán báo cáo tài chính.
Phương pháp thông số không đổi: Một cách tiếp cận nữa là phương pháp thông số không đổi. Theo cách tiếp cận này thì sau khi dự báo doanh số bán hàng thì các khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán được giả định là chiếm một tỷ lệ phần trăm so với doanh số dự đoán. Tỷ lệ này là tỷ lệ trung bình từ các năm trước đó. Nếu tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dự đoán của mỗi khoản mục bằng với thời kỳ dự đoán trước thì các khoản mục đó sẽ tăng theo tỷ lệ tăng của doanh thu.