chương 1 và cơ sở pháp lý về doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), tác giả chọn mẫu và khảo sát thực trạng xây dựng bộ tai liệu dé CHHĐVP tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội. Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả phân tích và đưa ray kiến đánh giá, củng cô thêm quan điểm về việc xây dựng mẫu bộ tài liệu CHHĐVP là vô cùng cần thiết. Đó là một trong những biện pháp dé DNVVN ôn định tô chức, nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu và chiến lược đặt ra, dam bảo sự 6n định và phát triển của nền kinh tế. Đề xuất xây dựng và hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu mẫu dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp xây dựng bộ tài liệu dé CHHĐVP cho các DNVVN.
Trong đó, tập trung vào biện pháp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự xây dựng và áp dụng hiệu quả bộ tài liệu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Ngoài ra, tác giả cũng xây dựng danh mục bộ tài liệu chuẩn hóa phù hợp áp dụng tại DNVVN; hướng dẫn xây dựng và sử dụng danh mục nêu trên; dự thảo chỉ tiết mẫu một số QC, QD, QT dé các DNVVN có thé tham khảo và áp dụng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VA YEU CAU CUA VIỆC XÂY DUNG BỘ TAI LIEU DE CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1. Chuẩn hóa và vai trò của chuẩn hóa 1.
Chuẩn hóa Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Trần Văn Chánh có nêu định nghĩa rằng “chuẩn ” là căn cứ, mẫu mực; “hóa” là biến đôi, thay đôi, hướng tới. Theo Đại từ điển tiếng Việt, chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực. Trong đó chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ dé đối chiếu, dé làm mẫu. 201] Từ những định nghĩa trên, nội hàm của thuật ngữ “chuẩn hóa ” được sử dụng không chỉ là việc xác lập chuẩn mực mà còn bao gồm các vấn đề sau [12, tr.
201] - Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bổ) các chuẩn mực; - Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; - Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành. - Điều chỉnh, b6 sung các chuân mực khi cần thiết. Trong luận văn này tác giả sử dụng khái niệm “Chudn hóa” theo định nghĩa sau: “Chuẩn hóa” là việc tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực; pho biến, hướng dan những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết. 201] Các cấp độ của chuẩn hóa bao gồm: Thứ nhất là cấp quốc tế sẽ áp dụng chuẩn hóa thông qua quy trình ISO hoặc KPI.
17 Ở cấp quốc gia, chuan hóa bao gồm những quy định, quy trình do nhà nước ban hành và công bồ rộng rãi, được áp dụng trên phạm vi cả nước. Vi dụ như Quy định về thé thức văn bản. Tại cấp ngành thì tùy đặc thù công việc chuyên môn khác nhau mà mỗi lĩnh vực lại có những chuẩn mực khác nhau. Ví dụ như mẫu văn bản của ngành Luật, ngành Tài chính hoặc ngành Công nghé.
Cuối cùng, ở cấp thấp nhất là cấp cơ sở thì các cơ quan, doanh nghiệp tự ban hành những QC, QD, QT riêng về chuẩn mực được áp dụng chung tại cơ quan của mình, trên nguyên tắc tuân thủ những quy định của nhà nước và cấp trên. Ví dụ như: Quy định về mua sắm tài sản trong công ty, Quy định về công tác lễ tân, Quy chế tổ chức hôi họp sự kiện. Về mặt lý thuyết, chuẩn mực thường được thể hiện qua 2 mức độ: tiêu chuẩn và quy chuẩn. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn quốc gia 2006 “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.
Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn ban dé tự nguyện áp dụng. ” Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn quốc gia, quy chuẩn được hiểu “7à quy định về mức giới hạn của đặc tinh kỹ thuật và yêu cau quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người, bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyên lợi của người tiêu dùng và các yêu cau thiết yếu khác. Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng. ” 18 Tuy nhiên, trên thực tế, quy chuẩn thường được áp dụng nhiều trong lĩnh vực có tính kỹ thuật và công nghệ, còn đối với lĩnh vực hành chính và HĐVP, thường chi áp dụng nhiều các tiêu chuẩn vào quy trình công việc (Vi dụ: Nhiều cơ quan, doanh nghiệp đang áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO trong việc xây dựng các quy trình công việc).
Hệ thống chuẩn mực trong HDVP của co quan, doanh nghiệp chủ yếu được dựa trên quy định của pháp luật và thông qua các QPNB như QC, QD, QT. Theo Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng thì Quy chế quy định các nguyên tắc, yêu cầu, chế độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơ bản, chính yếu. Vi dụ: Quy ché lam viéc; Quy ché van thu lưu trữ; Quy chế chi tiêu nội bd. 203] Quy định thường được dùng dé xác định những van đề phải làm, phải thực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ: Quy định về công tác lễ tân, hậu cần; Quy định về cơ cau tổ chức và bộ máy nhân sự. Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một công việc, một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: Quy trình tô chức các cuộc họp, sự kiện; Quy trình mua sắm và cấp phát tài sản co quan; Quy trình tuyên dụng. Những loại văn bản nêu trên được tạo ra nhằm mục đích chuẩn hóa mọi hoạt động của co quan, doanh nghiệp nói chung và HĐVP nói riêng.
Vai trò của chuẩn hóa Theo tổng hợp và phân tích thông qua quá trình tham khảo Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, vai trò của chuân hóa được thể hiện qua những nội dung sau: Thứ nhất, chuẩn hóa giúp mọi hoạt động trong tất cả mọi lĩnh vực được thống nhất, có căn cứ và cơ sở, diễn ra theo đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn, quy chuẩn đã được xác định. Ví dụ: Sau khi thay đổi tên và bộ nhận diện thương hiệu, Công ty cổ phan Tập đoàn ROX đã ban hành biểu mẫu trình bay văn bản nội bộ tới toàn 19 thê CBNV trong công ty. Day là biểu mẫu bắt buộc trong quá trình soạn thao và trình ký văn bản của ROX. Dựa trên các mẫu này, bất kỳ Phòng/Ban hay CBNV nào muốn ban hành văn bản thì đều phải tuân thủ biểu mẫu này.
Nếu không trình bày theo, Văn phòng sẽ không cấp dấu cho các văn bản này được ban hành. Thứ hai, chuẩn hóa giúp cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt động được thực hiện thống nhất, dễ dàng, đảm bảo tính chính xác của việc đánh giá các kết quả của hoạt động. Ví dụ: Công ty yêu cầu cán bộ quản lý sử dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng để giao việc cho CBNV gồm các phan tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển sau đó nộp lại cho bộ phận Nhân sự. Một khi đã giao cân bang cả bốn yếu tố nêu trên thì việc đánh giá kết quả làm việc của CBNV trong công ty sẽ được minh bạch, rõ ràng, tránh được tình trạng đánh giá phiếm diện, cảm tính vào mỗi kỳ đánh giá của cán bộ quản lý.
Thứ ba, chuẩn hóa các hoạt động sẽ giúp các cơ quan tô chức tiết kiệm được nguồn lực, thời gian, công sức, chí phí. tránh phải mất nhiều nguồn lực, công sức, chí phí. để xây dựng, đánh giá các phương án hoạt động, thay vào đó là thực hiện các hoạt động theo những tiêu chuẩn, quy chuẩn đã được chuẩn hóa. Vi dụ: Dé tô chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, Phòng Hành chính- Tổng hợp đã yêu cầu rất nhiều nhà thầu tô chức sự kiện gửi báo giá và thuyết trình về kế hoạch thực hiện buổi lễ.
Việc này gây tốn thời gian va chi phi do càng sát ngày tổ chức thì giá cả càng cao do cần phải tốn nhiều nguồn lực dé làm hơn. Nếu công ty đã có quy định về việc tổ chức các sự kiện (về kinh phí, về quy mô, về nguôồn lực, về khung chương trình.) thì việc tổ chức sẽ nhanh chóng được thống nhất và diễn ra nhanh chóng. Thứ tư, chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế tối đa việc phải trực tiếp điều hành, chỉ đạo, giám sát. Nhà quản lý thay vì phải điều hành, chỉ đạo, giám sát mọi 20 hoạt động được thực hiện có đúng ý của mình không thì chỉ cần chuẩn hóa các hoạt động và đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo những tiêu chuẩn, quy chuẩn.
Vi dụ: Việc ban hành những quy trình làm việc (như Quy trình soạn thảo hợp đồng, Quy trình trình ký hợp đồng, Quy trình thanh toán theo hợp đồng,.) một mặt sẽ giúp cho các CBNV trong công ty có căn cứ phối hợp với nhau, mặt khác sẽ giúp cán bộ quản lý hoặc lãnh đạo công ty không cần mat quá nhiều thời gian vào van đề kiểm soát công việc. Thứ năm, chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế các xung đột, mâu thuẫn trong việc tổ chức, thực hiện các hoạt động. Do trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ có những xung đột về cách thức hoạt động, mỗi cá nhân sẽ có những hành động có thể chưa đúng với hệ thống, do đó chuẩn hóa sẽ giúp các hoạt động được thực hiện theo nguyên tắc được thống nhất, hạn chế tối đa những xung dot.