Khoá luận lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại công ty cp kỹ thuật và ô tô trường long

Lập và luân chuyển chứng từ là một phần quan trọng trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ Thuật và… 83 trang · Trường Đại Học Cửu Long · 2020.

• Tác giả: Nguyễn Thế Tuyết Ngân
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hà Trúc Mai
• Trường học: Trường Đại Học Cửu Long
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Lập và Luân Chuyển Chứng Từ Trong Công Tác Bán Hàng và Thu Tiền Tại Công Ty Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Vĩnh Long

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.1. Tổng quan về chứng từ kế toán
• 1.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán
• 1.1.2. Ý nghĩa tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán
• 1.1.3. Nguyên tắc lập chứng từ
• 1.1.4. Nội dung chứng từ kế toán
• 1.1.5. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
• 1.1.6. Kiểm tra việc xử lý và bảo quản chứng từ kế toán
• 1.1.6.1. Kiểm tra, chỉnh lý chứng từ
• 1.1.6.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
• 1.1.6.3. Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
• 1.1.7. Khái niệm lưu đồ chứng từ và các ký hiệu
• 1.1.8. Các bước vẽ lưu đồ
• 1.2. Trình tự các bước trong bán hàng và thu tiền
• 1.2.1. Trình tự các bước trong bán hàng
• 1.2.2. Xuất kho, giao hàng cho khách hàng
• 1.2.3. Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP KỸ THUẬT VÀ Ô TÔ TRƯỜNG LONG
• 2.1. Khái quát về Công ty CP kỹ thuật và ô tô Trường Long
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
• 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán
• 2.1.4.3. Chế độ, phương pháp kế toán
• 2.1.4.4. Ứng dụng kế toán trong tin học
• 2.1.4.5. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
• 2.2. Thực trạng lập và luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.1. Lập chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.2. Luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
• 2.2.3. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tác bán hàng
• 2.2.4. Luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền
• 2.2.5. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thu tiền
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ
• 3.1. Công tác kế toán
• 3.2. Nhược điểm
• 3.2.1. Về việc luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền
• 3.2.2. Về việc luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ Trong Bán Hàng

Lập và luân chuyển chứng từ là một phần quan trọng trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long. Chứng từ kế toán không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập chứng từ đúng quy trình sẽ đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Khái Niệm Về Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Chúng có vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán và kiểm soát tài chính doanh nghiệp.

1.2. Ý Nghĩa Của Chứng Từ Trong Quản Lý Kinh Tế

Chứng từ kế toán giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa gian lận và là căn cứ để giải quyết tranh chấp. Chúng cũng là cơ sở để kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế.

II. Vấn Đề Trong Công Tác Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, nhiều vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thiếu sót trong lập chứng từ hoặc quy trình luân chuyển không rõ ràng có thể dẫn đến sai sót trong ghi sổ kế toán và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

2.1. Thách Thức Trong Lập Chứng Từ

Việc lập chứng từ không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến việc ghi sổ kế toán sai lệch, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

2.2. Khó Khăn Trong Luân Chuyển Chứng Từ

Quy trình luân chuyển chứng từ không rõ ràng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, làm giảm hiệu quả công việc.

III. Phương Pháp Lập Chứng Từ Hiệu Quả Trong Bán Hàng

Để nâng cao hiệu quả lập chứng từ trong công tác bán hàng, cần áp dụng các phương pháp khoa học và công nghệ. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp tự động hóa quy trình lập chứng từ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.1. Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa quy trình lập chứng từ, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên Về Quy Trình Lập Chứng Từ

Đào tạo nhân viên về quy trình lập chứng từ và các quy định liên quan sẽ giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng, từ đó cải thiện chất lượng công việc.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Việc lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long đã được áp dụng thực tiễn và mang lại nhiều kết quả tích cực. Doanh nghiệp đã cải thiện được quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.1. Kết Quả Nghiên Cứu Tại Công Ty

Nghiên cứu cho thấy việc cải thiện quy trình lập và luân chuyển chứng từ đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác trong ghi sổ kế toán.

4.2. Các Bước Cải Tiến Quy Trình

Công ty đã thực hiện các bước cải tiến quy trình lập và luân chuyển chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

V. Kết Luận Về Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Lập và luân chuyển chứng từ là một phần không thể thiếu trong công tác bán hàng và thu tiền. Để nâng cao hiệu quả công việc, cần tiếp tục cải tiến quy trình và áp dụng công nghệ hiện đại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Lập Chứng Từ

Công tác lập chứng từ sẽ ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh công nghệ phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải tiến và đổi mới.

5.2. Đề Xuất Giải Pháp Cải Tiến

Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long Chi nhánh Vĩnh Long" do sinh viên Nguyễn Thị Tuyết Ngân (Lớp Kế toán_K17, Trường Đại học Cửu Long) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hồ Trúc Mai vào năm 2020.

Về bối cảnh thực tiễn, tác giả chỉ ra rằng trong nền kinh tế công nghiệp hóa và hiện đại hóa, các doanh nghiệp cần có hệ thống công cụ quản lý kinh tế phù hợp nhằm đánh giá đầy đủ tình hình sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức bộ máy quản lý và hệ thống chứng từ kế toán khoa học là cơ sở thực tiễn quan trọng cho việc chỉ đạo, ra quyết định và điều hành kinh doanh. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là điểm khởi đầu của toàn bộ công tác kế toán. Đặc biệt, khâu bán hàng và thu tiền là giai đoạn then chốt; nếu công tác quản lý và luân chuyển chứng từ không minh bạch, rõ ràng sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và an toàn tài sản của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm 3 nội dung:

1. Trình bày cơ sở lý luận về công tác lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác lập, luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long.
3. Đưa ra nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất các kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác hạch toán tại công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động lập và quy trình luân chuyển hệ thống chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền khách hàng.
• Phạm vi không gian: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long, tập trung khảo sát hoạt động tại Chi nhánh Vĩnh Long (Lô 1A, 1B, A11, A12, Khu công nghiệp Bình Minh, Thị xã Bình Minh, Tỉnh Vĩnh Long).
• Phạm vi thời gian nghiên cứu: Quá trình thực tập và thu thập dữ liệu diễn ra từ ngày 17/02/2020 đến ngày 25/04/2020.
• Phạm vi số liệu phân tích: Số liệu kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2017 đến năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở lý thuyết và khung pháp lý, tác giả căn cứ vào các văn bản pháp luật và tài liệu học thuật chuyên ngành:

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015: Áp dụng Khoản 7 Điều 4 quy định khái niệm chứng từ kế toán; Điều 16 về nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán; Điều 18 quy định các nguyên tắc lập chứng từ kế toán (lập một lần cho mỗi nghiệp vụ, không viết tắt, không tẩy xóa, viết liên tục không ngắt quãng, gạch chéo phần trống, lập đủ số liên có nội dung thống nhất).
• Chế độ kế toán doanh nghiệp: Hệ thống kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/01/2015 để thay thế Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006).
• Lý luận về hệ thống thông tin kế toán và kỹ thuật lưu đồ: Sử dụng tài liệu tham khảo giáo trình "Hệ thống thông tin kế toán 2" của ThS. Thái Phúc Huy (2012) làm khung phân tích về các ký hiệu lưu đồ, kỹ thuật lập lưu đồ luân chuyển chứng từ và các bước chuẩn hóa chu trình bán hàng - thu tiền.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện bao gồm:

• Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân viên kế toán và các bộ phận nghiệp vụ tại đơn vị để nắm bắt thực tế quy trình bán hàng, xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền mặt hoặc nhận thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
• Phương pháp thu thập và tổng hợp dữ liệu: Thu thập số liệu từ sổ sách kế toán, bảng cân đối phát sinh, báo cáo tài chính qua 3 năm (2017 - 2019) tại phòng kế toán công ty.
• Phương pháp phân loại và chứng từ hóa: Phân loại, tổng hợp dữ liệu từ các mẫu chứng từ gốc thực tế phát sinh tại chi nhánh như Báo giá, Phiếu yêu cầu cấp vật tư, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có.

Nguồn dữ liệu:

• Dữ liệu thứ cấp: Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức bộ máy, chính sách kế toán do Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long cung cấp; các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và Bộ Tài chính.
• Dữ liệu sơ cấp: Chứng từ kế toán, hóa đơn và sổ sách thực tế do tác giả tiếp cận tại Phòng Kế toán trong kỳ thực tập năm 2020.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về chứng từ kế toán, khẳng định tính pháp lý và tác dụng của chứng từ như một công cụ khởi đầu cho công tác ghi chép và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nội dung của chứng từ phải bảo đảm 7 yếu tố quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015.

Về trình tự luân chuyển, văn bản xác lập quy trình tiêu chuẩn gồm 4 bước: (1) Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ; (2) Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra, ký chứng từ hoặc trình Giám đốc ký duyệt; (3) Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán; (4) Lưu trữ, bảo quản chứng từ theo thời hạn quy định (trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm).

Tác giả phân định hệ thống chứng từ phát sinh trong hai phân hệ:

• Phân hệ bán hàng: Đơn đặt hàng (trực tiếp hoặc gián tiếp), Bảng báo giá, Lệnh bán hàng (lập thành 3 liên), Hợp đồng bán hàng, Phiếu xuất kho (lập thành 3 liên: liên 1 lưu nơi lập, liên 2 chuyển thủ kho ghi thẻ kho rồi sang kế toán, liên 3 giao người nhận hàng), Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT (lập nhiều liên cùng một số đơn để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế).
• Phân hệ thu tiền: Biên bản đối chiếu công nợ (lập thành 2 bản), Giấy báo thanh toán, Phiếu thu (kế toán thanh toán lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao người nộp tiền, liên 3 cho thủ quỹ ghi sổ quỹ), Giấy báo có (thanh toán qua ngân hàng), Biên lai thu tiền (lập thành 2 liên).

Văn bản trình bày các kỹ thuật lập lưu đồ và các bước luân chuyển chứng từ thông qua các lưu đồ mẫu từ tài liệu của ThS. Thái Phúc Huy (2012), mô tả rõ đường đi của chứng từ qua các phòng ban: Khách hàng, Phòng kinh doanh, Bộ phận kho, Bộ phận giao hàng, Kế toán bán hàng, Kế toán công nợ và Thủ quỹ.

Chương 2: Thực trạng lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ thuật và Ô tô Trường Long

Tác giả giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long (Truong Long JSC, mã chứng khoán HTL niêm yết trên sàn HOSE từ năm 2010). Doanh nghiệp có tiền thân là Công ty TNHH TM-DV Trường Long thành lập ngày 16/02/1998, chuyển đổi thành công ty cổ phần vào tháng 02/2007 với vốn điều lệ 80 tỷ đồng. Cổ đông chiến lược nước ngoài gồm Tập đoàn Sumitomo Nhật Bản (nắm giữ 25,56% cổ phần từ năm 2007) và Chairatchakarn Thái Lan (nắm giữ 18% cổ phần từ năm 2014). Doanh nghiệp là Đại lý 3S của Hino Motors Việt Nam và là nhà phân phối độc quyền dòng cần cẩu Tadano lắp trên xe tải tại Việt Nam từ tháng 11/2010. Chi nhánh Vĩnh Long đặt tại Khu công nghiệp Bình Minh, tỉnh Vĩnh Long được khai trương từ tháng 03/2012.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán dịch vụ, Kế toán thanh toán, Kế toán sản xuất, Thủ quỹ và Thủ kho. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, tính giá thành theo phương pháp giản đơn theo kỳ tháng, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và ứng dụng phần mềm kế toán ASIA của AsiaSoft.

Văn bản tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 - 2019:

Chỉ tiêu	Năm 2017 (Tr.đ)	Năm 2018 (Tr.đ)	Năm 2019 (Tr.đ)	Chênh lệch 2018/2017 (%)	Chênh lệch 2019/2018 (%)
Doanh thu bán hàng và CCDV	687.365	1.035.440	1.807.555	+50,6%	+74,6%
Doanh thu thuần	687.365	1.035.440	1.807.555	+50,6%	+74,6%
Giá vốn hàng bán	635.785	933.652	1.625.898	+46,9%	+74,1%
Lợi nhuận gộp	51.580	101.788	181.657	+97,3%	+78,5%
Doanh thu hoạt động tài chính	1.120	587	630	-47,6%	+7,2%
Chi phí tài chính	1.334	558	650	-58,2%	+16,5%
- Chi phí lãi vay	1.224	433	513	-64,6%	+18,5%
Chi phí bán hàng	13.334	21.177	33.397	+58,82%	+57,7%
Chi phí quản lý doanh nghiệp	11.606	15.307	23.757	+31,89%	+55,2%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	26.695	66.722	125.961	+150,0%	+88,8%
Thu nhập khác	1.287	1.670	2.763	+29,8%	+65,4%
Chi phí khác	185	29	648	-84,3%	+2.134,0%
Lợi nhuận khác	1.102	1.641	2.115	+48,9%	+28,9%
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế	27.797	68.363	128.076	+145,9%	+87,3%
Chi phí thuế TNDN	16.964	504	-7.127	-	-
Lợi nhuận sau thuế	10.833	67.859	135.203	+526,4%	+99,2%

Về thực trạng chứng từ tại công ty, tác giả mô tả chi tiết quy trình lập các biểu mẫu:

• Bảng báo giá: Do Cố vấn dịch vụ lập gửi kế toán bán hàng, gồm các tiêu thức: Ký mã hiệu, số lần ban hành, ngày hiệu lực, thông tin khách hàng, số khung, số máy, biển số xe, danh mục phụ tùng, đơn giá, thuế GTGT 10%. Văn bản dẫn chứng nghiệp vụ ngày 20/03/2019 bán cho Garage Thuận Thành phụ tùng dàn nóng máy lạnh, bậc lên xuống, vè phụ sườn, đèn pha, thanh toán chuyển khoản.
• Phiếu yêu cầu cấp vật tư: Do Cố vấn dịch vụ lập sau khi khách hàng đồng ý báo giá, có chữ ký của người đề nghị và Phụ trách phòng dịch vụ.
• Phiếu xuất kho: Do kế toán bán hàng lập thành các liên dựa trên yêu cầu cấp vật tư, có chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng và thủ kho.
• Hóa đơn GTGT: Do kế toán bán hàng lập trên phần mềm, sử dụng mẫu số 01GTKT3/005, ký hiệu AA/19P, số thứ tự 7 chữ số.
• Chứng từ thu tiền: Khi khách nộp tiền mặt, kế toán thanh toán lập Phiếu thu 3 liên; khi khách thanh toán qua ngân hàng, kế toán căn cứ Giấy báo có để hạch toán giảm công nợ.

Chương 3: Nhận xét - Kiến nghị

Tác giả đưa ra các đánh giá thực tế:

• Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí, áp dụng hình thức Nhật ký Chung phù hợp với quy mô; ứng dụng phần mềm ASIA giúp hạch toán nhanh chóng, hạn chế sai sót số liệu.
• Về lập và luân chuyển chứng từ: Chứng từ lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, ghi chép rõ ràng, đầy đủ các yếu tố pháp lý và bảo quản tương đối tốt.
• Nhược điểm và tồn tại: Công tác thu hồi công nợ còn chậm do một số khách hàng chậm thanh toán, làm ứ đọng vốn lưu động; chi phí bán hàng và chi phí quản lý tăng cao (chi phí bán hàng năm 2018 tăng 58,82%, năm 2019 tăng 57,7%; chi phí quản lý năm 2019 tăng 55,2%); việc luân chuyển chứng từ đôi khi chưa bảo đảm tiến độ đối chiếu giữa bộ phận dịch vụ và kế toán thanh toán.
• Kiến nghị hoàn thiện: Đơn vị cần thắt chặt chính sách tín dụng thương mại, thường xuyên lập biên bản đối chiếu công nợ và phân loại tuổi nợ để đôn đốc thu hồi tiền hàng; tối ưu hóa các khoản chi phí bán hàng (hoa hồng, quà tặng khuyến mãi) và chi phí quản lý; chuẩn hóa quy trình ký duyệt và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận để rút ngắn thời gian ghi sổ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu thực nghiệm và số liệu:

• Văn bản làm rõ sự tăng trưởng quy mô kinh doanh của Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long qua 3 năm (2017 - 2019): Doanh thu thuần tăng từ 687.365 triệu đồng (2017) lên 1.035.440 triệu đồng (2018, tăng 50,6%) và đạt 1.807.555 triệu đồng (2019, tăng 74,6%).
• Lợi nhuận sau thuế ghi nhận mức tăng từ 10.833 triệu đồng năm 2017 lên 67.859 triệu đồng năm 2018 (tăng 526,4%) và đạt 135.203 triệu đồng năm 2019 (tăng 99,2%).
• Phản ánh việc kiểm soát chi phí lãi vay giảm từ 1.224 triệu đồng (2017) xuống còn 433 triệu đồng (2018) và 513 triệu đồng (2019).
• Phản ánh chi tiết chu trình chứng từ thực tế của hoạt động bán phụ tùng và dịch vụ sửa chữa: từ Đơn đặt hàng/Báo giá do Cố vấn dịch vụ lập, Phiếu yêu cầu cấp vật tư, Phiếu xuất kho do kế toán lập, Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/005, đến Phiếu thu tiền mặt hoặc Giấy báo có ngân hàng.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả:

• Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả thu hồi nợ phải thu của khách hàng nhằm giải phóng vốn lưu động và giảm chi phí cơ hội.
• Kiến nghị kiểm soát định mức các khoản chi phí kinh doanh phát sinh ngoài sản xuất như chi phí quảng bá, vật phẩm khuyến mãi và chi phí quản lý văn phòng.
• Kiến nghị hoàn thiện khâu phối hợp, bàn giao chứng từ giữa bộ phận dịch vụ sửa chữa và phòng kế toán để bảo đảm tính kịp thời trong lập báo cáo tài chính.

Đóng góp của khóa luận:

• Hệ thống hóa toàn diện dòng luân chuyển chứng từ kế toán trong doanh nghiệp phân phối ô tô và dịch vụ kỹ thuật theo các quy định của Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Cung cấp mô tả thực tế về sự phối hợp giữa các chứng từ kỹ thuật dịch vụ (Báo giá, Phiếu yêu cầu cấp vật tư) với chứng từ kế toán tài chính (Hóa đơn, Phiếu xuất kho, Phiếu thu) trên hệ thống phần mềm ASIA.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

• Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu thực tế tại Phòng Kế toán của Chi nhánh Vĩnh Long thuộc Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long, chưa khảo sát toàn diện hoạt động lập chứng từ tại Trụ sở chính (TP. Hồ Chí Minh) và Chi nhánh Đà Nẵng.
• Dữ liệu tài chính phân tích chỉ giới hạn trong giai đoạn 2017 - 2019.
• Nội dung tập trung vào chu trình bán hàng và thu tiền dịch vụ, phụ tùng; chưa đi sâu vào mảng hạch toán giá thành đóng mới thùng xe chuyên dùng hoặc chu trình mua hàng - thanh toán.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang chu trình chi phí sản xuất và tính giá thành đóng thùng xe chuyên dùng tại các phân xưởng sản xuất của công ty.
• Nghiên cứu việc triển khai hóa đơn điện tử theo các quy định mới và tự động hóa quy trình luân chuyển chứng từ số hóa trên phần mềm kế toán.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho các đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính - Ngân hàng đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về chu trình bán hàng và thu tiền, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
• Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp thương mại dịch vụ ô tô, máy móc thiết bị có mô hình tổ chức gồm xưởng dịch vụ và kho phụ tùng.

Các phần có giá trị tham khảo nổi bật:

• Hệ thống lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý đơn hàng, xuất kho giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền khách hàng (Chương 1).
• Trình tự lập các biểu mẫu chứng từ kết hợp giữa dịch vụ sửa chữa và bán hàng phụ tùng xe tải (Chương 2).
• Phương pháp phân tích biến động các chỉ tiêu tài chính và đánh giá sự phù hợp của phần mềm kế toán ASIA đối với hình thức Nhật ký Chung (Chương 2).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào? Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính từ ngày 01/01/2015 và tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung.

2. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán nào để quản lý số liệu? Công ty sử dụng phần mềm kế toán ASIA do Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia (AsiaSoft) cung cấp để thực hiện việc nhập liệu chứng từ, lên sổ cái, sổ chi tiết và lập báo cáo tài chính.

3. Điểm khởi đầu của việc lập chứng từ bán hàng dịch vụ sửa chữa tại Chi nhánh Vĩnh Long là gì? Điểm khởi đầu là Bảng báo giá do Cố vấn dịch vụ lập sau khi tiếp nhận phương tiện và yêu cầu của khách hàng. Sau khi khách hàng đồng ý, Cố vấn dịch vụ tiếp tục lập Phiếu yêu cầu cấp vật tư chuyển cho kế toán và thủ kho để xuất linh kiện, phụ tùng.

4. Cơ cấu sở hữu của Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long có những cổ đông chiến lược nào? Tại thời điểm nghiên cứu, doanh nghiệp có vốn điều lệ 80 tỷ đồng với sự tham gia của hai cổ đông chiến lược nước ngoài lớn là Sumitomo Corporation (Nhật Bản, nắm giữ 25,56% cổ phần từ năm 2007) và Chairatchakarn (Thái Lan, nắm giữ 18% cổ phần từ năm 2014).

5. Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2017 - 2019? Doanh thu thuần của công ty tăng trưởng liên tục từ 687.365 triệu đồng năm 2017 lên 1.035.440 triệu đồng năm 2018 (tăng 50,6%) và đạt 1.807.555 triệu đồng năm 2019 (tăng 74,6%). Lợi nhuận sau thuế tăng mạnh từ 10.833 triệu đồng năm 2017 lên 67.859 triệu đồng năm 2018 và đạt 135.203 triệu đồng năm 2019.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Tuyết Ngân đã khái quát hóa cơ sở lý thuyết về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ trong phân hệ bán hàng và thu tiền dựa trên các chuẩn mực của Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đề tài phản ánh chi tiết thực trạng ứng dụng phần mềm ASIA và dòng luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long Chi nhánh Vĩnh Long gắn liền với hoạt động kinh doanh xe tải Hino và dịch vụ kỹ thuật. Qua việc phân tích các chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2017 - 2019, tác giả đã làm rõ các kết quả đạt được, chỉ ra tồn tại trong quản lý công nợ và chi phí bán hàng, đồng thời đưa ra các kiến nghị mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Lời Mở Đầu và Kết Luận, kết cấu bài khóa luận này gồm 3 chương sau: Ch°¢ng 1: Cơ sở lý luận về lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền Ch°¢ng 2: Thực trạng lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP kỹ thuật và ô tô Trường Long Ch°¢ng 3: Nhận xét - Kiến nghị SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 2 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai CH¯¡NG 1: C¡ Sä LÝ LUÂN VÀ LÂP VÀ LUÂN CHUYÂN CHĆNG TĈ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIÀN 1.1 Tãng quan vÁ chćng tĉ k¿ toán 1.1 Khái niệm chứng từ kế toán Cn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán <Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vÿ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm cn cứ ghi sổ kế toán=. Mọi nghiệp vÿ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh đều được kế toán lập chứng từ theo đúng quy định cāa Nhà Nước, phải ghi chép đầy đā, kịp thời, đúng lúc, khách quan.2 Ý nghĩa tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán 1.1 Ý nghĩa Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản cāa đơn vị, ngn ngừa và phát hiện gian lận. Vì nó chứng minh tính pháp lý cāa NVKT và các số liệu được ghi chép trong sổ kế toán.

- Là cn cứ để ghi sổ kế toán. - Là một trong các biện pháp bảo vệ an toàn tài sản. - Là cn cứ để giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp, trách nhiệm với những người có liên quan đến nghiệp vÿ kinh tế tài chính phát sinh. Nhờ có chứng từ kế toán mà mọi NVKTTCPS trong đơn vị đều được phản ánh đầy đā, chính xác, trung thực.2 Tác dụng Chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu.

Nó là khởi điểm cāa tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống KSNB cāa đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. Thông qua các chứng từ kế toán để kiểm tra tính hợp pháp cāa NVKTTCPS. Chứng từ kế toán là cn cứ để phản ánh NVKTTCPS vào sổ sách kế toán.

SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 3 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai Nhờ chứng từ kế toán mà cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị công tác cāa đơn vị cho cấp dưới và cn cứ vào đó cấp dưới thực hiện, đồng thời chứng minh việc thực hiện cāa mình.3 Tính pháp lý - Thể hiện NVKT phát sinh, phản ánh trong CTKT không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính cāa Nhà nước đã ban hành. - Thể hiện NVKT phát sinh, phản ánh trong CTKT phù hợp với nhiệm vÿ sản xuất kinh doanh cāa đơn vị và mang lại lợi ích cho đơn vị. - Thể hiện CTKT được ghi chép rõ ràng, đầy đā các yếu tố cāa chứng từ và có đā chữ ký cāa người chịu trách nhiệm giám sát nghiệp vÿ kinh tế phát sinh đó.3 Nguyên tắc lập chứng từ Theo Điều 18, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 - Các nghiệp vÿ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động cāa đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vÿ kinh tế, tài chính. - Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đā, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đā các nội dung quy định tại Điều 16 cāa Luật này. - Nội dung nghiệp vÿ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tÿc, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hāy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Chứng từ kế toán phải được lập đā số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vÿ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung cāa chứng từ kế toán. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 4 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.4 Nội dung chứng từ kế toán Theo Điều 16, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 - Tên và số hiệu cāa chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, nm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ cāa cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ cāa cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vÿ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền cāa nghiệp vÿ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền cāa chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên cāa người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.5 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm tra, phê duyệt, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán.  Trình tÿ luân chuyÃn chćng tĉ gám: - Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán.

Để trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán được hợp lý, nề nếp cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ. Trong đó quy định đường đi cāa chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vÿ cāa người nhận được chứng từ. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 5 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.6 Kiểm tra việc xử lý và bảo quản chứng từ kế toán 1.1 Kiểm tra, chỉnh lý chāng từ Tất cả các CTKT do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán cāa đơn vị để kiểm tra và xác minh tính pháp lý là đúng thì mới được dùng ghi sổ kế toán.2 Trình tự kiểm tra chāng từ kế toán - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đā cāa các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán - Kiểm tra tính hợp pháp cāa NVKTTCPS đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan - Kiểm tra tính chính xác cāa số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính cāa Nhà nước phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,&) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị cho việc vào sổ kế toán. Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp các số liệu chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán.3 Bảo quản, l°u trữ chāng từ kế toán - Vì là tài liệu gốc, có giá trị khi dùng làm cn cứ ghi sổ, CTKT phải được bảo quản và lưu trữ đầy đā, an toàn để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ phải được sắp xếp, phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo không bị mất mát. - Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính.

- Phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán nm hoặc kết thúc công việc kế toán. - Người đại diện theo pháp luật cāa đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 6 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.1 Khái niệm lưu đồ chứng từ và các ký hiệu Lưu đồ là công cÿ sử dÿng hình vẽ, ký hiệu để mô tả ngắn gọn sự luân chuyển chứng từ, dữ liệu, quá trình xử lý trong một hệ thống.

Lưu đồ chứng từ là lưu đồ theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ trong một đơn vị. Tức là mô tả quá trình từ lúc chứng từ được lập bởi một người hay một phòng ban nào đó cho đến khi chúng được xử lý.  Các ký hiÇu l°u đá Ký hiÇu Ý ngh*a Nhập thā công dữ liệu vào hệ thống Công việc xử lý thā công Chứng từ gốc Điểm kết nối giữa các cột trong cùng trang cāa một lưu đồ Số liên cāa chứng từ Sổ sách, báo cáo Lưu trữ thā công chứng từ, tài liệu Đường đi cāa Chứng từ Chú thích 1.2 Các bước vẽ lưu đồ - Nhận diện tất cả các phòng ban, bộ phận tạo ra và các giấy tờ có liên quan trong quá trình xử lý. - Chia trang giấy thành các cột (mỗi cột ứng với một bộ phận liên quan).

- Phân loại các giấy tờ, các hoạt động cāa mỗi bộ phận và vẽ chúng dưới tiêu đề cāa từng bộ phận. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 7 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai - Mô tả các thành phần cho từng cột, trình tự xử lý và đường luân chuyển chứng từ tương ứng từng bộ phận.3 Trình tÿ các b°ác trong bán hàng và thu tiÁn 1.1 Trình tự các bước trong bán hàng Quy trình bán hàng bắt đầu từ lúc khách hàng đặt hàng và kết thúc với việc thu tiền khách hàng.