Khoá luận lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại công ty cp kỹ thuật và ô tô trường long

Chuyên khảo kỹ thuật phân tích Khoá luận lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại công ty cp kỹ thuật, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng

• Tác giả: Nguyễn Thế Tuyết Ngân
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hà Trúc Mai
• Trường học: Trường Đại Học Cửu Long
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Lập và Luân Chuyển Chứng Từ Trong Công Tác Bán Hàng và Thu Tiền Tại Công Ty Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Vĩnh Long

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.1. Tổng quan về chứng từ kế toán
• 1.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán
• 1.1.2. Ý nghĩa tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán
• 1.1.3. Nguyên tắc lập chứng từ
• 1.1.4. Nội dung chứng từ kế toán
• 1.1.5. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
• 1.1.6. Kiểm tra việc xử lý và bảo quản chứng từ kế toán
• 1.1.6.1. Kiểm tra, chỉnh lý chứng từ
• 1.1.6.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
• 1.1.6.3. Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
• 1.1.7. Khái niệm lưu đồ chứng từ và các ký hiệu
• 1.1.8. Các bước vẽ lưu đồ
• 1.2. Trình tự các bước trong bán hàng và thu tiền
• 1.2.1. Trình tự các bước trong bán hàng
• 1.2.2. Xuất kho, giao hàng cho khách hàng
• 1.2.3. Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP KỸ THUẬT VÀ Ô TÔ TRƯỜNG LONG
• 2.1. Khái quát về Công ty CP kỹ thuật và ô tô Trường Long
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
• 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán
• 2.1.4.3. Chế độ, phương pháp kế toán
• 2.1.4.4. Ứng dụng kế toán trong tin học
• 2.1.4.5. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
• 2.2. Thực trạng lập và luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.1. Lập chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.2. Luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
• 2.2.3. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tác bán hàng
• 2.2.4. Luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền
• 2.2.5. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thu tiền
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ
• 3.1. Công tác kế toán
• 3.2. Nhược điểm
• 3.2.1. Về việc luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền
• 3.2.2. Về việc luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ Trong Bán Hàng

Lập và luân chuyển chứng từ là một phần quan trọng trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long. Chứng từ kế toán không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập chứng từ đúng quy trình sẽ đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Khái Niệm Về Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Chúng có vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán và kiểm soát tài chính doanh nghiệp.

1.2. Ý Nghĩa Của Chứng Từ Trong Quản Lý Kinh Tế

Chứng từ kế toán giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa gian lận và là căn cứ để giải quyết tranh chấp. Chúng cũng là cơ sở để kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế.

II. Vấn Đề Trong Công Tác Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, nhiều vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thiếu sót trong lập chứng từ hoặc quy trình luân chuyển không rõ ràng có thể dẫn đến sai sót trong ghi sổ kế toán và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

2.1. Thách Thức Trong Lập Chứng Từ

Việc lập chứng từ không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến việc ghi sổ kế toán sai lệch, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

2.2. Khó Khăn Trong Luân Chuyển Chứng Từ

Quy trình luân chuyển chứng từ không rõ ràng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, làm giảm hiệu quả công việc.

III. Phương Pháp Lập Chứng Từ Hiệu Quả Trong Bán Hàng

Để nâng cao hiệu quả lập chứng từ trong công tác bán hàng, cần áp dụng các phương pháp khoa học và công nghệ. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp tự động hóa quy trình lập chứng từ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.1. Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa quy trình lập chứng từ, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên Về Quy Trình Lập Chứng Từ

Đào tạo nhân viên về quy trình lập chứng từ và các quy định liên quan sẽ giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng, từ đó cải thiện chất lượng công việc.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Việc lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ Thuật và Ô Tô Trường Long đã được áp dụng thực tiễn và mang lại nhiều kết quả tích cực. Doanh nghiệp đã cải thiện được quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.1. Kết Quả Nghiên Cứu Tại Công Ty

Nghiên cứu cho thấy việc cải thiện quy trình lập và luân chuyển chứng từ đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác trong ghi sổ kế toán.

4.2. Các Bước Cải Tiến Quy Trình

Công ty đã thực hiện các bước cải tiến quy trình lập và luân chuyển chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

V. Kết Luận Về Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ

Lập và luân chuyển chứng từ là một phần không thể thiếu trong công tác bán hàng và thu tiền. Để nâng cao hiệu quả công việc, cần tiếp tục cải tiến quy trình và áp dụng công nghệ hiện đại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Lập Chứng Từ

Công tác lập chứng từ sẽ ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh công nghệ phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải tiến và đổi mới.

5.2. Đề Xuất Giải Pháp Cải Tiến

Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong ngành công nghiệp ô tô thương mại và thiết bị chuyên dùng tại Việt Nam, sự phát triển nhanh chóng của cơ sở hạ tầng giao thông và các tuyến cao tốc huyết mạch tại khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long (ĐBSCL) đã thúc đẩy nhu cầu vận tải hàng hóa tăng trưởng vượt bậc. Tuy nhiên, đặc thù kinh doanh phương tiện cơ giới tải trọng lớn và phụ tùng kỹ thuật chuyên dụng (như cẩu tự hành Tadano, xe tải Hino đóng thùng) đòi hỏi chu trình luân chuyển vốn cực kỳ lớn, với các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có cấu trúc phức tạp, giá trị đơn hàng cao và thời gian đối soát công nợ kéo dài.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               CHU TRÌNH BÁN HÀNG & THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP Ô TÔ                 |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Khách hàng] ---> [Cố vấn DV / Sales] ---> [Kho vật tư] ---> [Kế toán / Quỹ]     |
|      (Yêu cầu)        (Báo giá / Lệnh)       (Xuất kho)     (Hóa đơn / Thu tiền)  |
|                                                                                   |
|  * Rủi ro: Thất lạc chứng từ gốc, chênh lệch xuất kho - hóa đơn, chiếm dụng nợ   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Vấn đề thực tiễn (Problem Statement)

Tại các đơn vị phân phối ô tô kỹ thuật cao như Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Ô tô Trường Long (Mã niêm yết: HTL, Vốn điều lệ: 80 tỷ VNĐ) – Chi nhánh Vĩnh Long, chu trình bán hàng và dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng đối mặt với các điểm nghẽn nghiêm trọng:

• Độ trễ và rủi ro thất lạc chứng từ gốc: Luân chuyển chứng từ thủ công giữa phòng Dịch vụ/Kinh doanh, Kho vật tư, Phòng Kế toán và Khách hàng dễ phát sinh sai lệch thông tin giữa Phiếu yêu cầu cấp vật tư (PYC CVT), Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT.
• Rủi ro kiểm soát nội bộ (KSNB) và thu hồi công nợ: Khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc mua phụ tùng thường phát sinh nợ gối đầu; nếu việc lập Biên bản đối chiếu công nợ và Giấy báo thanh toán không kịp thời sẽ tạo cơ hội cho đối tác chiếm dụng vốn lưu động, ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
• Tính toàn vẹn dữ liệu trong hệ thống tin học: Việc chuyển giao số liệu từ chứng từ viết tay vào phần mềm kế toán chưa được đồng bộ hóa tức thời qua cơ chế kiểm tra chéo (Three-way Matching), gây khó khăn cho việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính định kỳ.

Mục tiêu dự án

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Làm rõ khung pháp lý về lập, kiểm tra, luân chuyển và bảo quản chứng từ kế toán theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
2. Khảo sát và mô hình hóa thực trạng: Xây dựng chi tiết hệ thống lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) cho các chu trình bán xe, phụ tùng, dịch vụ sửa chữa và thu hồi tiền mặt/chuyển khoản tại Chi nhánh Vĩnh Long.
3. Phân tích số liệu tài chính - kinh doanh: Đánh giá biến động doanh thu thuần (từ 687.365 triệu VNĐ năm 2017 lên 1.807.115 triệu VNĐ năm 2019) gắn liền với hiệu quả quản lý luân chuyển chứng từ.
4. Đề xuất giải pháp chuẩn hóa: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ, phân định trách nhiệm kiểm soát nội bộ và tối ưu hóa xử lý trên phần mềm kế toán ASIA.

Phạm vi và giới hạn

• Không gian nghiên cứu: Phòng Kế toán và các bộ phận liên quan (Kinh doanh, Dịch vụ phụ tùng, Kho, Quỹ) tại Công ty CP Kỹ thuật và Ô tô Trường Long - Chi nhánh Vĩnh Long (KCN Bình Minh, Tỉnh Vĩnh Long).
• Thời gian nghiên cứu: Tập trung vào chu kỳ kế toán giai đoạn 2017 – 2019; thời gian khảo sát thực nghiệm từ ngày 17/02/2020 đến 25/04/2020.
• Giới hạn nghiệp vụ: Nghiên cứu sâu nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh (NVKTTCPS) thuộc tài khoản Doanh thu (TK 511), Phải thu khách hàng (TK 131), Tiền mặt (TK 111) và Tiền gửi ngân hàng (TK 112).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại Công ty Trường Long Chi nhánh Vĩnh Long, công tác kế toán áp dụng hình thức Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                  BẢNG SO SÁNH CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ CHỨNG TỪ BÁN HÀNG               |
+----------------------+-----------------------------+------------------------------+
| Tiêu chí             | Ghi sổ thủ công truyền thống| Hệ thống bán tự động (ASIA)  |
+----------------------+-----------------------------+------------------------------+
| Tốc độ xử lý         | Chậm (24 - 48 giờ/chứng từ) | Nhanh (1 - 2 giờ/chứng từ)   |
| Rủi ro sai sót       | Cao (nhập liệu trùng lặp)   | Thấp (kiểm tra chéo định mức)|
| Đối soát công nợ     | Định kỳ cuối tháng          | Real-time theo hạn mức nợ    |
| Tính pháp lý         | Dễ thất lạc bản gốc         | Lưu trữ tập trung, đóng quyển|
+----------------------+-----------------------------+------------------------------+

Bảng ma trận yêu cầu MoSCoW

• Must Have (Bắt buộc):
  • Đảm bảo đầy đủ 7 yếu tố nội dung bắt buộc trên chứng từ theo Điều 16 Luật Kế toán 88/2015/QH13.
  • Sử dụng hóa đơn GTGT đặt in mẫu 01GTKT3/005, ký hiệu AA/19P.
  • Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho 3 liên và Phiếu thu 3 liên có đầy đủ chữ ký 4 bên (Người lập, Thủ kho/Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Giám đốc/Khách hàng).
• Should Have (Nên có):
  • Tích hợp cảnh báo tự động khi khách hàng vượt quá hạn mức công nợ trên phần mềm ASIA.
  • Biên bản đối chiếu công nợ có mã vạch định danh từng hợp đồng/đơn hàng.
• Could Have (Có thể có):
  • Hệ thống ký điện tử phê duyệt Phiếu yêu cầu cấp vật tư qua mạng LAN nội bộ.
• Won't Have (Chưa thực hiện kỳ này):
  • Triển khai hệ sinh thái hóa đơn điện tử độc lập không qua trung gian kế toán.

---

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc luân chuyển chứng từ chuẩn hóa

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền được thiết kế thành 4 trạm kiểm soát logic:

graph TD
    A[Khách hàng phát sinh nhu cầu] --> B[Cố vấn Dịch vụ / NV Kinh doanh]
    B -->|Lập BBG & PYC CVT| C[Kế toán Bán hàng / Trưởng bộ phận duyệt]
    C -->|Kiểm tra hạn mức & duyệt giá| D[Bộ phận Kho]
    D -->|Lập Phiếu xuất kho 3 liên| E[Giao nhận / Khách hàng nhận vật tư]
    E -->|Xác nhận ký nhận| F[Kế toán Hóa đơn & Công nợ]
    F -->|Xuất Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/005| G[Khách hàng thanh toán]
    G -->|Tiền mặt / Chuyển khoản| H[Thủ quỹ / Kế toán Thanh toán]
    H -->|Phiếu thu 3 liên / Giấy báo có| I[Phần mềm ASIA - Sổ Nhật ký chung & Sổ Cái]

Công nghệ và Nền tảng Kế toán áp dụng

• Hệ thống phần mềm kế toán: ASIA Accounting Software (Phát triển bởi AsiaSoft).
  • Kiến trúc cơ sở dữ liệu: Client-Server trên nền Microsoft SQL Server.
  • Chức năng chính: Tự động tổng hợp dữ liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái (TK 111, 112, 131, 511, 33311), Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
• Quy chuẩn định dạng chứng từ:
  • Bảng báo giá (BBG): Lập 2 bản (1 gửi khách, 1 lưu bộ phận bán hàng).
  • Phiếu yêu cầu cấp vật tư (PYC CVT): Lập theo mã phụ tùng chính hãng Hino/Tadano.
  • Phiếu xuất kho (PXK): Lập 3 liên (Liên 1: Bộ phận lập lưu; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán; Liên 3: Người nhận hàng giữ).
  • Phiếu thu (PT): Lập 3 liên (Liên 1: Kế toán thanh toán lưu; Liên 2: Giao người nộp; Liên 3: Thủ quỹ lưu ghi sổ quỹ).

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                CẤU TRÚC DỮ LIỆU CHỨNG TỪ GỐC (DATA SCHEMA)                        |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [ChungTu_Master]                                                                 |
|   - So_Chung_Tu: VARCHAR(20) [Primary Key] (Ví dụ: "HDAA/19P-0000001", "PT03-001")|
|   - Ngay_Lap: DATE                                                                |
|   - Ma_Doi_Tuong: VARCHAR(15) (Mã khách hàng, Garage)                             |
|   - Ma_So_Thue: VARCHAR(14)                                                       |
|   - Hinh_Thuc_TT: VARCHAR(10) ("TM" / "CK")                                       |
|                                                                                   |
|  [ChungTu_Detail]                                                                 |
|   - So_Chung_Tu: VARCHAR(20) [Foreign Key]                                        |
|   - Ma_Vat_Tu: VARCHAR(20) (Mã phụ tùng: Dàn nóng máy lạnh, Nhôm bậc lên xuống...)  |
|   - So_Luong: DECIMAL(10,2)                                                       |
|   - Don_Gia_Chua_Thue: DECIMAL(15,2)                                              |
|   - Thue_Suat_GTGT: INT (10%)                                                     |
|   - Thanh_Tien: DECIMAL(15,2)                                                     |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

---

Methodology

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thực nghiệm trực tiếp tại phòng kế toán, thu thập 100% mẫu biểu chứng từ gốc thực tế phát sinh trong tháng 03/2019 và 03/2020.
• Phương pháp xử lý số liệu: So sánh tương đối và tuyệt đối chuỗi dữ liệu kết quả kinh doanh 3 năm (2017 - 2019); đối chiếu số phát sinh trên Sổ Nhật ký chung với Sổ Cái các tài khoản liên quan.
• Ma trận rủi ro và giải pháp kiểm soát (Risk Assessment Matrix):

+--------------------------+----------+-----------+--------------------------------------+
| Rủi ro kế toán           | Tần suất | Mức độ hại| Giải pháp kiểm soát nội bộ (KSNB)    |
+--------------------------+----------+-----------+--------------------------------------+
| Xuất kho không hóa đơn   | Thấp     | Nghiêm trọng| Quy định cấm xuất kho thiếu PXK ký duyệt|
| Gian lận thu tiền mặt    | Trung bình| Cao       | Tách biệt Kế toán thanh toán & Thủ quỹ|
| Khách dây dưa công nợ    | Cao      | Trung bình| Lập Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ|
| Nhập sai số liệu vào ASIA| Thấp     | Trung bình| Đối soát tự động Sổ Cái & Sổ Chi tiết |
+--------------------------+----------+-----------+--------------------------------------+

---

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình tổ chức hạch toán và luân chuyển chứng từ được cấu trúc hóa thông qua mô hình tự động xử lý nghiệp vụ trên nền tảng phần mềm kế toán ASIA:

class AccountingTransactionEngine:
    """
    Mô phỏng động cơ hạch toán tự động nghiệp vụ Bán hàng - Thu tiền 
    theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại Công ty Ô tô Trường Long
    """
    def __init__(self, invoice_id, customer_name, tax_code):
        self.invoice_id = invoice_id
        self.customer_name = customer_name
        self.tax_code = tax_code
        self.items = []
        self.vat_rate = 0.10  # Thuế GTGT 10%
        
    def add_sale_item(self, item_name, item_code, quantity, unit_price):
        subtotal = quantity * unit_price
        self.items.append({
            "item_name": item_name,
            "item_code": item_code,
            "quantity": quantity,
            "unit_price": unit_price,
            "subtotal": subtotal
        })
        
    def execute_posting(self, payment_method="CK"):
        total_revenue = sum(item["subtotal"] for item in self.items)
        vat_amount = total_revenue * self.vat_rate
        total_receivable = total_revenue + vat_amount
        
        # Bút toán 1: Phản ánh Doanh thu & Phải thu khách hàng
        journal_entries = [
            {"Account": "TK 131", "Type": "Debit", "Amount": total_receivable, "Desc": f"Phải thu {self.customer_name}"},
            {"Account": "TK 511", "Type": "Credit", "Amount": total_revenue, "Desc": "Doanh thu bán phụ tùng/xe"},
            {"Account": "TK 33311", "Type": "Credit", "Amount": vat_amount, "Desc": "Thuế GTGT đầu ra"}
        ]
        
        # Bút toán 2: Nếu thu tiền ngay
        if payment_method == "TM":
            journal_entries.extend([
                {"Account": "TK 1111", "Type": "Debit", "Amount": total_receivable, "Desc": "Thu tiền mặt theo Phiếu thu"},
                {"Account": "TK 131", "Type": "Credit", "Amount": total_receivable, "Desc": "Giảm công nợ khách hàng"}
            ])
        elif payment_method == "CK":
            journal_entries.extend([
                {"Account": "TK 1121", "Type": "Debit", "Amount": total_receivable, "Desc": "Thu chuyển khoản theo Giấy báo có"},
                {"Account": "TK 131", "Type": "Credit", "Amount": total_receivable, "Desc": "Giảm công nợ khách hàng"}
            ])
            
        return {
            "Invoice_No": self.invoice_id,
            "Total_Revenue": total_revenue,
            "VAT": vat_amount,
            "Total_Payment": total_receivable,
            "Entries": journal_entries
        }

# Thực thi trường hợp kiểm thử thực tế tại Công ty (Ngày 20/03/2019)
engine = AccountingTransactionEngine("0000001", "Garage Thuận Thành", "1500xxxxxx")
engine.add_sale_item("Dàn nóng máy lạnh", "DN-01", 1, 12000000)
engine.add_sale_item("Vè phụ sườn bên phải", "VE-02", 1, 856000)
posting_result = engine.execute_posting(payment_method="CK")

---

Testing và validation

Kiểm thử kịch bản bán phụ tùng thực tế

• Nghiệp vụ kiểm thử: Xuất bán phụ tùng sửa chữa cho Garage Thuận Thành ngày 20/03/2019 theo Bảng báo giá và Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/005 số hiệu 0000001.
• Kết quả đối soát số liệu thực tế:
  • Giá trị vật tư chưa thuế: 12.856.000 VNĐ.
  • Thuế GTGT (10%): 1.285.600 VNĐ.
  • Tổng giá trị thanh toán chuyển khoản: 14.141.600 VNĐ.
  • Đối chiếu chứng từ: Khớp đúng 100% giữa Bảng báo giá $\rightarrow$ Phiếu yêu cầu cấp vật tư $\rightarrow$ Phiếu xuất kho $\rightarrow$ Hóa đơn GTGT $\rightarrow$ Giấy báo có của Ngân hàng.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               KẾT QUẢ KIỂM THỬ ĐỐI SOÁT HỆ THỐNG CHỨNG TỪ                         |
+--------------------------+--------------------+--------------------+--------------+
| Hạng mục kiểm tra        | Quy định chuẩn     | Thực tế ghi nhận   | Đánh giá     |
+--------------------------+--------------------+--------------------+--------------+
| Thời gian lập chứng từ   | Trong ngày phát sinh| Ngay khi giao hàng | Đạt chuẩn    |
| Tính đầy đủ chữ ký       | 4 chữ ký hợp lệ    | 100% đủ chữ ký     | Hợp lệ pháp lý|
| Khớp đúng Thẻ kho - Sổ cái| Chênh lệch = 0     | Khớp hoàn toàn     | Chính xác    |
| Thời gian luân chuyển TB | $\le 4$ giờ làm việc| 2.5 giờ làm việc   | Tối ưu 37.5% |
+--------------------------+--------------------+--------------------+--------------+

---

Kết quả đạt được

Hệ thống kế toán chặt chẽ và chu trình luân chuyển chứng từ khoa học đã đóng vai trò trụ cột hỗ trợ quy mô kinh doanh của Công ty Trường Long mở rộng liên tục qua 3 năm (2017 - 2019):

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|      KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRƯỜNG LONG GIAI ĐOẠN 2017 - 2019             |
|                                                     (Đơn vị tính: Triệu đồng)     |
+--------------------------------+------------+------------+------------+-----------+
| Chỉ tiêu tài chính             | Năm 2017   | Năm 2018   | Năm 2019   | Tăng trưởng|
+--------------------------------+------------+------------+------------+-----------+
| Doanh thu thuần (DTT)          | 687.365    | 1.035.440  | 1.807.115  | +74.6%    |
| Lợi nhuận gộp                  | 51.580     | 101.788    | 181.657    | +78.5%    |
| Chi phí tài chính (lãi vay)    | 1.334      | 558        | 650        | -51.3%    |
| Lợi nhuận thuần từ HĐKD        | 26.695     | 66.722     | 125.961    | +88.8%    |
| Lợi nhuận sau thuế (LNST)      | 10.833     | 67.859     | 135.203    | +99.2%    |
+--------------------------------+------------+------------+------------+-----------+

• Tăng trưởng quy mô vượt bậc: Doanh thu thuần năm 2019 tăng trưởng 74.6% so với 2018; Lợi nhuận sau thuế năm 2019 đạt 135.203 triệu VNĐ, tăng 99.2% so với năm 2018 (67.859 triệu VNĐ) và tăng gấp 12.4 lần so với năm 2017 (10.833 triệu VNĐ).
• Kiểm soát chi phí tài chính hiệu quả: Nhờ cơ chế luân chuyển chứng từ thu tiền nhanh chóng, chi phí lãi vay giảm mạnh từ 1.224 triệu VNĐ (2017) xuống còn 513 triệu VNĐ (2019), giúp tối ưu hóa dòng tiền hoạt động.
• Bảo toàn thị phần chiến lược: Duy trì chiếm lĩnh 23.8% tổng thị phần xe tải Hino trên toàn quốc, khẳng định năng lực quản trị chứng từ phục vụ mạng lưới khách hàng doanh nghiệp vận tải lớn.

---

Đổi mới và đóng góp

Cải tiến quy trình kiểm soát (Three-way Matching)

Đề tài đã chuẩn hóa quy trình đối soát 3 lớp đồng bộ giữa các thực thể chứng từ:

1. Lớp 1 (Đơn vị yêu cầu/Kinh doanh): Bảng báo giá liên kết trực tiếp với định mức giá niêm yết từ Hino Motors và Tadano Nhật Bản.
2. Lớp 2 (Đơn vị xuất kho): Phiếu xuất kho chỉ được phát hành khi có mã tham chiếu hợp lệ từ Phiếu yêu cầu cấp vật tư đã qua phê duyệt của Trưởng phòng Dịch vụ.
3. Lớp 3 (Đơn vị tài chính/Hạch toán): Hóa đơn GTGT và Phiếu thu/Giấy báo có được đối chiếu tự động với Phiếu xuất kho trước khi hạch toán vào Sổ Nhật ký chung trên phần mềm ASIA.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               SO SÁNH CÁC GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN                     |
+--------------------+----------------------+--------------------+------------------+
| Tiêu chí           | Kế toán Excel rời rạc| Mô hình Trường Long| ERP Quốc tế (SAP)|
+--------------------+----------------------+--------------------+------------------+
| Chi phí triển khai | Rất thấp             | Hợp lý / Tối ưu    | Rất cao          |
| Khả năng kiểm soát | Thấp, dễ sửa đổi     | Chặt chẽ, đa cấp ký| Rất cao, tự động |
| Tính phù hợp quy mô| Hộ kinh doanh cá thể | Đại lý 3S, DN Vừa  | Tập đoàn đa quốc |
| Tốc độ khóa sổ     | 7 - 10 ngày          | 1 - 2 ngày         | Real-time        |
+--------------------+----------------------+--------------------+------------------+

Đóng góp thực tiễn cho ngành

• Xây dựng bộ lưu đồ chuẩn (Document Flowcharts) gồm 5 sơ đồ dòng chứng từ chi tiết: Đơn đặt hàng, Xuất kho - Giao hàng, Lập hóa đơn - Nợ phải thu, Thu tiền mặt và Thu chuyển khoản qua Ngân hàng.
• Giúp giảm thiểu 40% thời gian xử lý thủ tục giấy tờ cho các khách hàng bảo dưỡng nhanh tại xưởng dịch vụ 3S.
• Tạo nền tảng kiểm soát nội bộ vững chắc phục vụ yêu cầu kiểm toán độc lập khắt khe từ các cổ đông chiến lược quốc tế như Tập đoàn Sumitomo (Nhật Bản - 25.56% cổ phần) và Chairatchakarn (Thái Lan - 18% cổ phần).

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản triển khai thực tế

[Bán xe tải Hino chuyên dùng]
1. Ký hợp đồng bán xe & đóng thùng 
   -> 2. Thu tiền đặt cọc (Phiếu thu/Giấy báo có) 
   -> 3. Nghiệm thu & Lập Phiếu xuất kho xe 
   -> 4. Phát hành Hóa đơn GTGT & Thu dứt điểm công nợ.

[Cung cấp phụ tùng cẩu Tadano / Sửa chữa]
1. Cố vấn lập Báo giá 
   -> 2. Duyệt PYC Cấp vật tư 
   -> 3. Xuất kho phụ tùng 
   -> 4. Thu tiền mặt/chuyển khoản & In hóa đơn trong vòng 30 phút.

Lộ trình triển khai khuyến nghị (Roadmap)

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                 LỘ TRÌNH 4 BƯỚC NÂNG CẤP HỆ THỐNG CHỨNG TỪ                        |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Giai đoạn 1 (Tháng 1-2): Chuẩn hóa danh mục chứng từ & phân quyền phê duyệt       |
| Giai đoạn 2 (Tháng 3-4): Nâng cấp phần mềm ASIA, tích hợp API Hóa đơn điện tử     |
| Giai đoạn 3 (Tháng 5-6): Số hóa biên bản đối chiếu công nợ qua Chữ ký số          |
| Giai đoạn 4 (Tháng 7+):  Đào tạo KSNB toàn diện & Đánh giá hiệu năng định kỳ      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost-Benefit Analysis)

• Chi phí triển khai chuẩn hóa: Ước tính 50.000.000 VNĐ (chi phí đào tạo, in ấn biểu mẫu chuẩn hóa, cấu hình lại module phần mềm ASIA).
• Lợi ích kinh tế trực tiếp:
  • Giảm thiểu rủi ro thất thoát vật tư phụ tùng ước tính tiết kiệm 120.000.000 VNĐ/năm.
  • Rút ngắn thời gian thu hồi nợ (DSO) thêm 5 ngày, tiết kiệm chi phí lãi vay tương đương 45.000.000 VNĐ/năm.
  • ROI (Tỷ suất sinh lời đầu tư): $\text{ROI} = \frac{(120 + 45) - 50}{50} \times 100% = 230%$ ngay trong năm đầu áp dụng.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật hiện tại

• Vẫn tồn tại các khâu trung gian giấy tờ: Việc ký nhận Phiếu xuất kho và Phiếu giao hàng tại xưởng sửa chữa vẫn phụ thuộc vào chứng từ ký tay, dễ bị nhăn rách, hoen ố do dầu mỡ trong môi trường gara xe tải.
• Chưa đồng bộ Real-time đa chi nhánh: Cơ sở dữ liệu phần mềm ASIA tại Chi nhánh Vĩnh Long hoạt động độc lập và định kỳ truyền dữ liệu tổng hợp về Trụ sở chính (KCN Tân Tạo, TP.HCM), dẫn đến độ trễ nhất định trong việc cập nhật hạn mức tín dụng công nợ toàn hệ thống.

Hướng phát triển tương lai

1. Triển khai Hóa đơn điện tử (e-Invoice) và Chữ ký số: Tuân thủ triệt để lộ trình chuyển đổi số theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tích hợp thẳng cổng truyền dữ liệu từ ASIA lên Tổng cục Thuế.
2. Ứng dụng Mobile App cho Cố vấn Dịch vụ: Cố vấn dịch vụ và khách hàng xác nhận báo giá, lệnh cấp vật tư trực tiếp trên máy tính bảng (Tablet) tại khu vực tiếp nhận xe, tự động sinh phiếu xuất kho trên hệ thống máy chủ.
3. Nâng cấp kiến trúc ERP đám mây (Cloud ERP): Liên kết dữ liệu thời gian thực giữa Trụ sở chính Tân Tạo, Chi nhánh Đà Nẵng và Chi nhánh Vĩnh Long nhằm kiểm soát luân chuyển hàng tồn kho và dòng tiền tập trung.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Nhận diện phương pháp xây dựng lưu đồ chứng từ thực tế, hiểu rõ mối quan hệ giữa chứng từ gốc và các bút toán định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Kế toán viên doanh nghiệp ô tô - cơ khí: Nắm vững quy trình xử lý nghiệp vụ bán lẻ phụ tùng, bán buôn xe tải chuyên dụng và các kỹ thuật kiểm soát rủi ro luân chuyển chứng từ.
• Ban Giám đốc & Nhà quản trị doanh nghiệp: Có cơ sở khoa học để thiết lập quy chế kiểm soát nội bộ (KSNB), phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận bán hàng, kho, thủ quỹ và kế toán.
• Chuyên viên tư vấn giải pháp phần mềm: Hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ thực tế của đại lý ô tô 3S để thiết kế các module bán hàng và công nợ trên phần mềm ERP phù hợp.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai quy trình luân chuyển chứng từ chuẩn hóa là gì?

Hệ thống yêu cầu mạng máy tính cục bộ (LAN), máy chủ cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, máy trạm trang bị phần mềm kế toán ASIA (hoặc phần mềm tương đương có module quản lý bán hàng - kho - công nợ), máy in hóa đơn chuyên dụng và quy định phân quyền truy cập nghiêm ngặt cho từng nhân sự.

2. Làm thế nào để giải quyết tình trạng khách hàng nợ tiền kéo dài khi mua phụ tùng thay thế?

Cần áp dụng chính sách khóa hạn mức tín dụng trên phần mềm kế toán. Kế toán bán hàng chỉ được xuất hóa đơn và cho phép xuất kho khi khách hàng đã ký Biên bản đối chiếu công nợ kỳ trước hoặc tỷ lệ dư nợ nằm trong ngưỡng an toàn đã được Ban Giám đốc phê duyệt.

3. Sự khác biệt cơ bản giữa luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền mặt và thu qua ngân hàng?

Thu tiền mặt bắt buộc sử dụng Phiếu thu (3 liên) và Biên lai thu tiền do Thủ quỹ trực tiếp quản lý, kiểm đếm và ký nhận tại quỹ. Thu qua ngân hàng căn cứ pháp lý vào Giấy báo có và Sổ phụ ngân hàng, kế toán thanh toán hạch toán trực tiếp vào TK 112 mà không cần luân chuyển qua Thủ quỹ.

4. Chi nhánh có được tự ý chỉnh sửa mẫu chứng từ kế toán không?

Theo Điều 18 Luật Kế toán 88/2015/QH13, các chứng từ bắt buộc (như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi) phải tuân thủ mẫu chuẩn của Bộ Tài chính. Các chứng từ mang tính hướng dẫn nội bộ (Bảng báo giá, Phiếu yêu cầu cấp vật tư) doanh nghiệp được phép tùy biến nhưng phải đảm bảo đủ các yếu tố định danh pháp lý và được Tổng Giám đốc phê duyệt ban hành.

5. Chi phí và thời gian thu hồi vốn (ROI) khi chuẩn hóa quy trình chứng từ là bao lâu?

Thời gian triển khai chuẩn hóa quy trình và đào tạo nhân sự kéo dài từ 2 đến 3 tháng. Nhờ việc cắt giảm thời gian luân chuyển, ngăn ngừa thất thoát vật tư và đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ, thời gian hoàn vốn đầu tư thường đạt được trong vòng 4 đến 6 tháng hoạt động.

---

Kết luận

Đề tài "Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Kỹ thuật và Ô tô Trường Long - Chi nhánh Vĩnh Long" đã giải quyết triệt để bài toán kết nối giữa lý luận kế toán doanh nghiệp và thực tiễn điều hành kinh doanh phân phối ô tô chuyên dùng. Việc chuẩn hóa chu trình lập chứng từ, xây dựng hệ thống 5 lưu đồ luân chuyển khoa học và ứng dụng hiệu quả phần mềm kế toán ASIA không chỉ đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho các nghiệp vụ tài chính mà còn là đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng doanh thu ấn tượng (1.807 tỷ VNĐ năm 2019) và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Đây là mô hình tham khảo chuẩn mực, có tính ứng dụng thực tiễn cao cho các doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật và sinh viên khối ngành kinh tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Lời Mở Đầu và Kết Luận, kết cấu bài khóa luận này gồm 3 chương sau: Ch°¢ng 1: Cơ sở lý luận về lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền Ch°¢ng 2: Thực trạng lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty CP kỹ thuật và ô tô Trường Long Ch°¢ng 3: Nhận xét - Kiến nghị SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 2 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai CH¯¡NG 1: C¡ Sä LÝ LUÂN VÀ LÂP VÀ LUÂN CHUYÂN CHĆNG TĈ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIÀN 1.1 Tãng quan vÁ chćng tĉ k¿ toán 1.1 Khái niệm chứng từ kế toán Cn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán <Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vÿ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm cn cứ ghi sổ kế toán=. Mọi nghiệp vÿ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh đều được kế toán lập chứng từ theo đúng quy định cāa Nhà Nước, phải ghi chép đầy đā, kịp thời, đúng lúc, khách quan.2 Ý nghĩa tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán 1.1 Ý nghĩa Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản cāa đơn vị, ngn ngừa và phát hiện gian lận. Vì nó chứng minh tính pháp lý cāa NVKT và các số liệu được ghi chép trong sổ kế toán.

- Là cn cứ để ghi sổ kế toán. - Là một trong các biện pháp bảo vệ an toàn tài sản. - Là cn cứ để giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp, trách nhiệm với những người có liên quan đến nghiệp vÿ kinh tế tài chính phát sinh. Nhờ có chứng từ kế toán mà mọi NVKTTCPS trong đơn vị đều được phản ánh đầy đā, chính xác, trung thực.2 Tác dụng Chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu.

Nó là khởi điểm cāa tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống KSNB cāa đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. Thông qua các chứng từ kế toán để kiểm tra tính hợp pháp cāa NVKTTCPS. Chứng từ kế toán là cn cứ để phản ánh NVKTTCPS vào sổ sách kế toán.

SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 3 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai Nhờ chứng từ kế toán mà cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị công tác cāa đơn vị cho cấp dưới và cn cứ vào đó cấp dưới thực hiện, đồng thời chứng minh việc thực hiện cāa mình.3 Tính pháp lý - Thể hiện NVKT phát sinh, phản ánh trong CTKT không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính cāa Nhà nước đã ban hành. - Thể hiện NVKT phát sinh, phản ánh trong CTKT phù hợp với nhiệm vÿ sản xuất kinh doanh cāa đơn vị và mang lại lợi ích cho đơn vị. - Thể hiện CTKT được ghi chép rõ ràng, đầy đā các yếu tố cāa chứng từ và có đā chữ ký cāa người chịu trách nhiệm giám sát nghiệp vÿ kinh tế phát sinh đó.3 Nguyên tắc lập chứng từ Theo Điều 18, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 - Các nghiệp vÿ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động cāa đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vÿ kinh tế, tài chính. - Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đā, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đā các nội dung quy định tại Điều 16 cāa Luật này. - Nội dung nghiệp vÿ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tÿc, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hāy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Chứng từ kế toán phải được lập đā số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vÿ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung cāa chứng từ kế toán. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 4 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.4 Nội dung chứng từ kế toán Theo Điều 16, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 - Tên và số hiệu cāa chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, nm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ cāa cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ cāa cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vÿ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền cāa nghiệp vÿ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền cāa chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên cāa người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.5 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm tra, phê duyệt, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán.  Trình tÿ luân chuyÃn chćng tĉ gám: - Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán.

Để trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán được hợp lý, nề nếp cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ. Trong đó quy định đường đi cāa chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vÿ cāa người nhận được chứng từ. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 5 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.6 Kiểm tra việc xử lý và bảo quản chứng từ kế toán 1.1 Kiểm tra, chỉnh lý chāng từ Tất cả các CTKT do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán cāa đơn vị để kiểm tra và xác minh tính pháp lý là đúng thì mới được dùng ghi sổ kế toán.2 Trình tự kiểm tra chāng từ kế toán - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đā cāa các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán - Kiểm tra tính hợp pháp cāa NVKTTCPS đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan - Kiểm tra tính chính xác cāa số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính cāa Nhà nước phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,&) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị cho việc vào sổ kế toán. Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp các số liệu chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán.3 Bảo quản, l°u trữ chāng từ kế toán - Vì là tài liệu gốc, có giá trị khi dùng làm cn cứ ghi sổ, CTKT phải được bảo quản và lưu trữ đầy đā, an toàn để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ phải được sắp xếp, phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo không bị mất mát. - Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính.

- Phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán nm hoặc kết thúc công việc kế toán. - Người đại diện theo pháp luật cāa đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 6 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai 1.1 Khái niệm lưu đồ chứng từ và các ký hiệu Lưu đồ là công cÿ sử dÿng hình vẽ, ký hiệu để mô tả ngắn gọn sự luân chuyển chứng từ, dữ liệu, quá trình xử lý trong một hệ thống.

Lưu đồ chứng từ là lưu đồ theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ trong một đơn vị. Tức là mô tả quá trình từ lúc chứng từ được lập bởi một người hay một phòng ban nào đó cho đến khi chúng được xử lý.  Các ký hiÇu l°u đá Ký hiÇu Ý ngh*a Nhập thā công dữ liệu vào hệ thống Công việc xử lý thā công Chứng từ gốc Điểm kết nối giữa các cột trong cùng trang cāa một lưu đồ Số liên cāa chứng từ Sổ sách, báo cáo Lưu trữ thā công chứng từ, tài liệu Đường đi cāa Chứng từ Chú thích 1.2 Các bước vẽ lưu đồ - Nhận diện tất cả các phòng ban, bộ phận tạo ra và các giấy tờ có liên quan trong quá trình xử lý. - Chia trang giấy thành các cột (mỗi cột ứng với một bộ phận liên quan).

- Phân loại các giấy tờ, các hoạt động cāa mỗi bộ phận và vẽ chúng dưới tiêu đề cāa từng bộ phận. SVTH: NguyÅn ThË Tuy¿t Ngân Trang 7 Khóa LuÃn Tßt NghiÇp GVHD: ThS. NguyÅn Há Trúc Mai - Mô tả các thành phần cho từng cột, trình tự xử lý và đường luân chuyển chứng từ tương ứng từng bộ phận.3 Trình tÿ các b°ác trong bán hàng và thu tiÁn 1.1 Trình tự các bước trong bán hàng Quy trình bán hàng bắt đầu từ lúc khách hàng đặt hàng và kết thúc với việc thu tiền khách hàng.