phần mở đầu và kết luận, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thƣơng mại Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thƣơng mại cổ phần Công thƣơng Việt Nam chi nhánh Bắc Hƣng Yên Chƣơng 3: Giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Vietinbank chi nhánh Bắc Hƣng Yên 8 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1. Khái niệm cơ bản 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát, theo Henri (1949) định nghĩa là hoạt động kiểm tra, nhằm theo dõi công việc có đƣợc thực hiện đúng với kế hoạch, chỉ dẫn đƣa ra hay không, từ đó chỉ ra các sai phạm, rủi ro cần điều chỉnh cũng nhƣ tìm nguyên nhân để phòng ngừa chúng. Theo INTOSAI - Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao, kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là một quá trình độc lập, bị tác động bởi các cá nhận trong tổ chức, đƣợc thiết kế để nhận diện rủi ro cũng nhƣ cung cấp giải pháp tin cậy, để hƣớng tới mục đích cuối cùng là mục tiêu của tổ chức bao gồm: Vận hành đúng đắn, hiệu quả và có tính kinh tế; Thực hiện trách nhiệm giải trình tốt; Tuân thủ luật pháp; Đảm bảo an toàn nguồn lực.
Theo COSO (2016), kiểm soát nội bộ đƣợc nhận định là quy trình đƣợc các cá nhân của tổ chức thiết kế để đảm bảo mục tiêu cho các hoạt động, báo cáo. Báo cáo COSO đã đƣa ra một tầm nhìn rộng hơn của kiểm soát nội bộ, không chỉ ở trong báo cáo tài chính mà đƣợc xem xét ở nhiều lĩnh vực khác. Theo khái niệm đó, COSO tập trung vào 4 vấn đề cụ thể: (1) Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tất cả các quá trình của tổ chức cần tuân thủ theo kế hoạch, đƣợc giám sát và diễn ra liên tục, nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra; (2) Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập và vận hành bởi con ngƣời: các cá nhân trong tổ chức từ ban quản trị tới các nhân sự đều tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ. Các cá nhân trong doanh nghiệp cần xây dựng các mục tiêu và biện pháp kiểm soát, cũng đồng thời là ngƣời vận hành chúng.
Tuy nhiên với sự khác nhau về kinh nghiệm và năng lực nên việc việc vận hành đôi khi có thể thiếu sự nhất quán, điều này đòi hỏi các cá nhân cần hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm của mình, từ đó xác định rõ ràng nhiệm vụ, cách thức thực hiện mục tiêu của tổ chức; 9 (3) Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, tuy nhiên không đảm bảo tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu: kiểm soát nội bộ cũng luôn tồn đọng các sai phạm, xuất phát từ sai lầm của các cá nhân khi ra quyết định hoặc các vấn đề mang tính cá nhân nhƣ lạm quyền, thông đồng, v. (4) Kiểm soát nội bộ đảm bảo ba mục tiêu: mục tiêu về hoạt động; mục tiêu về báo cáo tài chính; mục tiêu về tuân thủ. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế - IFAC, kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là tất cả các chính sách và thủ tục đƣợc áp dụng bởi nhà quản lý của doanh nghiệp, hƣớng tới đảm bảo đƣợc các mục tiêu quản lý và quản trị doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các hoạt động tham gia vào các chính sách quản trị, bảo vệ tài sản cũng nhƣ phát hiện, ngăn ngừa các gian lận, đảm bảo sự chính xác của các giấy tờ kế toán, hình thành tính tin cậy về các thông tin tài chính (Ozten et al, 2012). Theo hội đồng Basel về giám sát hoạt động tại ngân hàng, kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là một cơ chế giúp giảm thiểu các hành vi gian lận, cũng nhƣ các sai sót, rủi ro mà ngân hàng đang phải đối mặt.
Nó không chỉ đơn thuần là một thủ tục, chính sách tại thời điểm nào đó mà hơn nữa, nó là một hoạt động diễn ra một cách liên tục, tại mọi cấp độ trong ngân hàng (Base, 1998). Theo một cách định nghĩa khác tại khoản 404 Luật Sarbanes-Oxley của Mỹ đƣợc đƣa ra vào năm 2002, kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc và nhà quản lý tới các nhân sự của một tổ chức xây dựng và thực hiện, đƣợc thiết kế để đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt đƣợc mục tiêu dựa trên ba khía cạnh: (1) Tính hiệu lực, hiệu quả; (2) Sự đáng tin cậy của các thông tin tài chính; (3) Sự tuân thủ luật pháp, quy định. Từ đó có thể thấy kiểm soát nội bộ là phƣơng thức mà các nhà quản trị sử dụng để quản lý các hoạt động thƣờng ngày của tổ chức, hơn nữa là hoạt động kinh doanh của các tổ chức, hƣớng tới mục tiêu nhất định. Thật vậy, nhà quản trị doanh nghiệp luôn hƣớng tới việc giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động hƣớng tới mục tiêu cuối cùng của các tổ chức, các rủi ro này đến từ các nhân tố cũng nhƣ sức ép từ bên ngoài, đƣợc nhà quản trị doanh nghiệp nhận định.
Vì vậy mà theo Michael 10 & Richard (2005), kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào những rủi ro do nhà quản trị tổ chức nhận định. Tóm lại, tuy có nhiều khái niệm khác nhau đƣợc đƣa ra, song các khái niệm đều có những điểm chung, thể hiện đặc điểm chủ kiểm soát nội bộ, là quá trình giám sát một cách liên tục, gắn với các hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức, hƣớng tới mục tiêu hiệu quả trong các công việc và tuân thủ quy định, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ Đƣợc định nghĩa bởi AICPA – Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các kế hoạch, phƣơng pháp dùng trong các hoạt động kinh doanh với mục đích bảo vệ tài sản của tổ chức, cũng nhƣ kiểm chứng độ chính xác và tin cậy của thông tin, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bám sát với kế hoạch đã đề ra. Alvin (2000) đã đƣa ra nhận định rằng để đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp thì cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các chính sách, thủ tục đặc trƣng đƣợc thiết lập để đảm bảo các hoạt động đƣợc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Trong đó các mục tiêu gồm có: Đảm bảo độ tin cậy; Bảo vệ tài sản; Đảm bảo hiệu quả hoạt động; Tăng cƣờng gắn bó với các chính sách và quy định. Theo định nghĩa đƣợc đƣa ra bởi MACPA - Hội đồng liên hiệp các nhà kế toán Malaysia, hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức, kết hợp cùng với biện pháp, thủ tục do ban quản trị của các doanh nghiệp chấp nhận để hỗ trực thực hiện mục tiêu của các hoạt động, đảm bảo tính trật tự và hiệu quả, tuân thủ kế hoạch đƣợc đƣa ra, bảo vệ tài sản, phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót, đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu cũng nhƣ các thông tin tài chính của doanh nghiệp. Đƣợc đề cập nhiều trong các khái niệm, nhƣng các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn đảm bảo đƣợc các đặc trƣng riêng. Có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách, thủ tục cũng nhƣ các bƣớc kiểm soát đƣợc đƣa ra bởi ban quản trị tổ chức đƣa ra dựa trên đặc trƣng của đơn vị trên tất cả các lĩnh vực 11 trong tổ chức.
Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bao gồm cả kiểm soát nội bộ và các cá nhân, phƣơng tiện kỹ thuật hƣớng tới tính ổn định, bền vững và lâu dài. Với bản chất là một hệ thống các quy định tài chính và phi tài chính đƣợc các nhà quản lý lập ra để phục vụ cho hoạt động điều hành hoạt động tổ chức theo định hƣớng hiệu quả, có trình tự và tuân thủ các chính sách. quy định pháp luật. Khái niệm kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng đã đƣa ra hiệp ƣớc Basel, đƣợc phát triển trở thành chuẩn mực chung cho kiểm soát nội bộ ở các ngân hàng trên thế giới bao gồm cả Việt Nam.
Theo đó, kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thƣơng mại là quá trình đƣợc thực hiện bởi ban quản lý và các cá nhân trong ngân hàng thƣơng mại, hoạt động liên tục ở các cấp. Trong đó, Ban Giám đốc và các lãnh đạo cấp cao của ngân hàng thƣơng mại sẽ chịu trách nhiệm thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp để tạo điều kiện cho hoạt động kiểm soát nội bộ diễn ra liên tục và hiệu quả, trên cơ sở là có sự tham gia của tất cả các cá nhân trong quá trình. Theo Thông tƣ số 13 2018 TT-NHNN và số 40 2018 TT-NHNN (Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, 2018) hệ thống kiểm soát nội bộ là hoạt động kiểm tra, giám sát các cả thể và bộ phận của ngân hàng trong các hoạt động thực hiện cơ chế, chính sách, quy định trong nội bộ, đảm bảo đạo đức nghề nghiệp và văn hoá với mục đích kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro và đảm bảo tính hiệu quả của ngân hàng thƣơng mại trên nền tảng đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nguyễn Thị Loan (2004) cũng đã đƣa ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng chủ yếu sẽ gồm có các cơ chế kiểm tra nội bộ và kiểm toán nội bộ.
Chi tiết hơn, kiểm tra nội bộ bao gồm các thủ tục kiểm tra với mục đích ngăn ngừa rủi ra và sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, kiểm toán nội bộ là các hoạt động đƣợc thực hiện bởi các bộ phận độc lập với quá trình hoạt động, đánh giá hiệu quả của cơ chế kiểm tra nội bộ và góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động cho ngân hàng bên cạnh việc dự báo rủi ro phát sinh và khuyến nghị các giải pháp sửa đổi cho ngân hàng. 12 Tóm lại, kết hợp với Thông tƣ 44 2011 TT-NHNN (Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, 2011), hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng tại Việt Nam đƣợc xây dựng và sử dụng dựa trên cơ sở là Luật các tổ chức tín dụng năm 2010.