Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và giai đoạn tái thiết hậu đại dịch giai đoạn 2020 – 2024, ngành tư vấn đầu tư xây dựng tại Việt Nam chịu áp lực rất lớn khi khoảng hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ ghi nhận dòng tiền sụt giảm và nợ đọng kéo dài từ các chủ đầu tư. Đối với các đơn vị dịch vụ kỹ thuật đặc thù, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò như một lá chắn quản trị, bảo vệ an toàn tài chính và duy trì chất lượng chuyên môn. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, hệ thống này vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn mang tính cố hữu do quy mô tinh gọn, vận hành manh mún và công nghệ chưa đồng bộ.

Nghiên cứu tập trung vào đối tượng khảo sát thực tế là Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng VCC Hà Nội – đơn vị có hơn 30 năm bề dày lịch sử phát triển trong ngành tư vấn thiết kế và quản lý dự án. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá toàn diện tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ ra các lỗ hổng rủi ro trong chu trình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra hệ thống giải pháp nâng cao hiệu lực kiểm soát. Phạm vi khảo sát được thực hiện chuyên sâu trong giai đoạn 5 năm từ năm 2020 đến tháng 4 năm 2024. Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành, giảm thiểu sai sót kỹ thuật xuống dưới 2% và rút ngắn chu kỳ thu hồi công nợ, mà còn cung cấp tài liệu thực chứng có giá trị tham khảo cao cho các đơn vị tư vấn xây dựng có cơ cấu sở hữu vốn nhà nước chi phối.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên Báo cáo COSO 2013 của Ủy ban Thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Mô hình này chuẩn hóa hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua 5 yếu tố cốt lõi bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát, tích hợp chặt chẽ với 17 nguyên tắc quản trị hiện đại. Nghiên cứu xác định kiểm soát nội bộ là một quy trình do Hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được 3 nhóm mục tiêu: hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và sự tuân thủ pháp luật.

Bên cạnh khung chuẩn quốc tế COSO 2013, nghiên cứu vận dụng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315 ban hành kèm theo Thông tư 214/2012/TT-BTC) về nhận diện và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu, Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14. Khung lý thuyết nhấn mạnh 3 nguyên tắc kiểm soát căn bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm cách ly các trách nhiệm xung đột và nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền trong phê duyệt nghiệp vụ tài chính - kỹ thuật.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp phân tích dữ liệu thực chứng đa chiều. Cỡ mẫu nghiên cứu chuyên sâu bao gồm 15 nhân sự chủ chốt, bao trùm toàn bộ các cấp quản lý từ Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát, Kế toán trưởng, các Chủ nhiệm công trình, Chủ trì thiết kế đến chuyên viên nghiệp vụ. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm đảm bảo người tham gia phỏng vấn có hiểu biết sâu sắc và toàn diện về toàn bộ 5 bước của chu trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập bởi Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán CPA Việt Nam giai đoạn 2020 – 2023, kết luận thanh tra thuế của Chi cục Thuế quận Hai Bà Trưng giai đoạn 2015 – 2021, cùng hơn 20 bộ hồ sơ năng lực, điều lệ, quy chế khoán và quy trình quản lý chất lượng ISO 9001. Việc kết hợp phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý thuyết COSO với thực tiễn kết hợp kỹ thuật quan sát trực tiếp giúp nhận diện chính xác nguyên nhân gốc rễ của những hạn chế trong kiểm soát nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về môi trường kiểm soát và cơ cấu nhân sự, Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng VCC Hà Nội có cơ cấu sở hữu tập trung với 75% vốn thuộc công ty mẹ (Tổng công ty VCC) và 25% thuộc các cổ đông khác. Quy mô nhân sự biến động mạnh do sự ảm đạm của thị trường xây dựng, giảm từ mức ổn định khoảng 50 nhân sự trong những năm trước xuống còn 21 cán bộ nhân viên vào thời điểm ngày 31/12/2023. Trong đó, trình độ trên đại học có 3 nhân sự (chiếm 14,3%) và đại học có 18 nhân sự (chiếm 85,7%). Ban Kiểm soát chỉ gồm 01 thành viên duy nhất kiêm nhiệm nhiều đầu việc, khiến tính độc lập và quyền lực giám sát đối với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc còn mờ nhạt.

Thứ hai, về nhận diện và đánh giá rủi ro, doanh nghiệp chưa xây dựng bộ danh mục nhận diện rủi ro hệ thống cho 6 nhóm nguy cơ trọng yếu: rủi ro thị trường, năng lực chuyên môn, tiến độ thực hiện, chất lượng bản vẽ, công nợ thanh toán và thủ tục pháp lý. Hoạt động nhận diện rủi ro hiện tại chỉ dừng lại ở các tình huống phát sinh ngắn hạn, chưa lượng hóa được xác suất và mức độ tổn thất tài chính trong dài hạn.

Thứ ba, về hoạt động kiểm soát và giám sát, quy trình kỹ thuật còn xuất hiện tình trạng bỏ qua hoặc hoàn trả sau các phiếu kiểm tra hồ sơ thiết kế nhằm đáp ứng tiến độ bàn giao cho Chủ đầu tư. Về tài chính, công nợ khó đòi kéo dài qua nhiều năm nhưng việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đều đặn theo đúng thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống thông tin kế toán trên phần mềm FAST chưa tích hợp phân hệ tính lương, thuế thu nhập cá nhân và quản lý dữ liệu nhân sự, buộc phải thực hiện thủ công trên các bảng tính rời rạc.

Thảo luận kết quả

Thực trạng kiểm soát nội bộ tại đơn vị có thể được mô hình hóa trực quan thông qua sơ đồ cấu trúc tổ chức và sơ đồ chu trình kinh doanh 5 giai đoạn: Khai thác công việc -> Đàm phán, ký kết hợp đồng -> Triển khai công việc -> Nghiệm thu khối lượng -> Kết thúc công việc. Dữ liệu từ các bảng tổng hợp và biểu đồ cơ cấu vốn cho thấy tính phụ thuộc cao vào năng lực điều hành của một vài vị trí quản lý then chốt.

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ mô hình tổ chức tinh gọn khiến một nhân sự phải kiêm nhiệm nhiều vai trò, làm suy giảm tính độc lập trong kiểm tra chéo. Ngoài ra, tính chất chuyên môn hóa sâu trong lĩnh vực tư vấn thiết kế (kết cấu, kiến trúc, cơ điện, dự toán) khiến các phòng ban gặp rào cản khi giám sát chéo chất lượng sản phẩm của nhau. So với các nghiên cứu thực nghiệm trong ngành xây dựng, mô hình kiểm soát của công ty vận hành tốt ở tầng tuân thủ pháp lý căn bản nhưng thiếu hẳn tầng quản trị rủi ro chiến lược và công cụ kiểm soát tự động hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 4 nhóm giải pháp chiến lược:

Thứ nhất, kiện toàn môi trường kiểm soát và trách nhiệm giải trình. Hội đồng quản trị cần ban hành nghị quyết bổ sung nhân sự cho Ban Kiểm soát lên tối thiểu 2 đến 3 thành viên độc lập, tách biệt hoàn toàn với bộ phận kế toán và điều hành. Doanh nghiệp cần văn bản hóa quy định về trách nhiệm giải trình định kỳ hàng quý, áp dụng tiêu chuẩn chức danh rõ ràng và xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho 100% người lao động.

Thứ hai, thiết lập quy trình quản trị rủi ro chuẩn mực 7 bước theo chuẩn COSO:

  1. Liệt kê toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh theo chu trình hợp đồng.
  2. Xác định các mối nguy cơ tiềm ẩn trong từng khâu kỹ thuật và tài chính.
  3. Đo lường mức độ thiệt hại tài chính dự tính.
  4. Ước tính tần suất và xác suất xuất hiện rủi ro.
  5. Phân cấp mức độ ưu tiên xử lý rủi ro.
  6. Thiết kế và ban hành chính sách kiểm soát tương ứng.
  7. Phân công người chịu trách nhiệm giám sát và thực hiện báo cáo định kỳ.

Thứ ba, siết chặt hoạt động kiểm soát nghiệp vụ và chất lượng thiết kế. Nghiêm cấm bàn giao hồ sơ thiết kế cho Chủ đầu tư khi chưa có đầy đủ chữ ký của Chủ trì thiết kế và Chủ nhiệm công trình trên phiếu kiểm soát chất lượng. Phòng Tài chính - Kế toán cần xây dựng hạn mức công nợ theo từng dự án, thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ 6 tháng một lần và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đầy đủ 100% theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

Thứ tư, nâng cấp hệ thống thông tin và chuyển đổi số quản trị. Ban Tổng Giám đốc cần phê duyệt dự án nâng cấp phần mềm kế toán FAST lên phiên bản chuyên sâu quản trị doanh nghiệp, tích hợp đồng bộ dữ liệu tiền lương, bảo hiểm, chi phí dự án và tiến độ thanh toán. Đồng thời, thiết lập cơ chế phản hồi thông tin hai chiều thông qua hòm thư điện tử nội bộ và báo cáo kiểm soát độc lập gửi trực tiếp đến Hội đồng quản trị.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Ban Lãnh đạo và Hội đồng quản trị các doanh nghiệp tư vấn xây dựng: Giúp định hình cấu trúc tổ chức tinh gọn, phân định rõ quyền hạn và thiết lập cơ chế giám sát thực thi chiến lược hữu hiệu.
  • Kế toán trưởng và Kiểm toán viên nội bộ: Cung cấp khung đối chiếu thực hành kiểm soát chứng từ, quản lý dòng tiền dự án, trích lập dự phòng và kiểm soát chi phí thực tế phát sinh.
  • Kỹ sư trưởng, Chủ nhiệm công trình và Chuyên viên quản lý chất lượng: Nắm vững quy trình kiểm soát hồ sơ kỹ thuật, các điểm chốt chặn nghiệm thu khối lượng để hạn chế rủi ro sai sót bản vẽ.
  • Giảng viên, Học viên cao học và Nghiên cứu sinh ngành Kế toán - Kiểm toán: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực chứng sinh động về việc vận dụng khung lý thuyết COSO 2013 vào mô hình doanh nghiệp cổ phần có vốn nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Khung lý thuyết COSO 2013 được áp dụng như thế nào trong phân tích thực trạng doanh nghiệp? Khung COSO 2013 được dùng làm hệ quy chiếu đánh giá toàn diện 5 thành phần cấu thành kiểm soát nội bộ tại công ty, từ văn hóa chính trực trong môi trường kiểm soát đến tính kịp thời của thông tin truyền thông và tần suất giám sát độc lập.

  2. Sự suy giảm quy mô nhân sự xuống 21 người năm 2023 tác động thế nào đến hệ thống kiểm soát? Việc tinh giản nhân sự xuống còn 21 người khiến tình trạng kiêm nhiệm gia tăng, làm suy yếu nguyên tắc phân chia trách nhiệm và giảm thiểu khả năng kiểm tra chéo độc lập giữa các bộ phận chuyên môn.

  3. Điểm nghẽn lớn nhất trong kiểm soát chất lượng hồ sơ thiết kế tại doanh nghiệp là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là tình trạng nợ phiếu kiểm tra chất lượng kỹ thuật nhằm đẩy nhanh tiến độ bàn giao cho Chủ đầu tư, dẫn đến nguy cơ sai sót bản vẽ thiết kế khi đưa ra thi công thực địa.

  4. Tại sao doanh nghiệp cần nâng cấp phân hệ dữ liệu trên phần mềm kế toán FAST? Hiện tại dữ liệu nhân sự, bảng lương và thuế thu nhập cá nhân vẫn xử lý thủ công qua bảng tính bảng rời rạc, việc nâng cấp đồng bộ trên phần mềm giúp loại bỏ sai sót tính toán và tăng cường tính bảo mật dữ liệu.

  5. Quy trình quản trị rủi ro 7 bước mang lại lợi ích cụ thể gì cho doanh nghiệp tư vấn? Quy trình 7 bước giúp công ty chủ động nhận diện trước các rủi ro về chậm thanh toán công nợ và sai phạm kỹ thuật, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa thay vì chỉ xử lý sự vụ khi thiệt hại đã xảy ra.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế COSO 2013 áp dụng cho doanh nghiệp tư vấn xây dựng.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng VCC Hà Nội trong giai đoạn biến động 2020 – 2024, chỉ rõ các điểm mạnh về nền tảng kỹ thuật và các lỗ hổng về nhân sự, giám sát.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện bao gồm: kiện toàn Ban Kiểm soát, chuẩn hóa quy trình rủi ro 7 bước, siết chặt nghiệm thu chất lượng bản vẽ và nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý.
  • Lộ trình triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện phân kỳ theo từng quý nhằm đảm bảo tính khả thi về mặt ngân sách và nguồn lực nhân sự.
  • Các doanh nghiệp trong ngành tư vấn xây dựng cần chủ động áp dụng các giải pháp kiểm soát nội bộ này nhằm tối ưu hóa chi phí, bảo toàn vốn và nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững trên thị trường.