Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài "Kế toán tiền mặt tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Lâm Thuận Đạt" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Công Huy (MSSV: 1723403010100, Lớp D17KT02, Ngành Kế toán, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Thủ Dầu Một) dưới sự hướng dẫn chuyên môn của ThS. Mã Phượng Quyên vào tháng 10 năm 2020.
- Bối cảnh thực tiễn: Năm 2020, sự bùng phát của dịch bệnh COVID-19 (SARS-CoV-2) cùng các biện pháp phong tỏa, cách ly diện rộng đã làm gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Để duy trì hoạt động và đứng vững trước các biến động kinh tế, việc duy trì một nguồn lực tài chính đáng tin cậy, đặc biệt là công tác quản lý và kiểm soát dòng tiền mặt, đóng vai trò sống còn. Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt – một đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm gỗ phục vụ lĩnh vực xây dựng và nội thất tại tỉnh Bình Dương – vẫn duy trì hoạt động ổn định. Việc phân tích thực trạng kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp nhằm đánh giá việc luân chuyển dòng tiền và sự tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Mục tiêu nghiên cứu:
- Mục tiêu chung: Báo cáo quá trình thực tập thực tế, tìm hiểu cơ cấu tổ chức và phương thức vận hành của một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Mục tiêu cụ thể: Khảo sát chi tiết công tác kế toán phần hành tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt; tìm hiểu cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý và phòng kế toán tại đơn vị.
- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt.
- Phạm vi không gian: Phòng Kế toán của Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt (Địa chỉ: 861 Huỳnh Văn Lũy, Phường Phú Mỹ, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương).
- Phạm vi thời gian: Các chứng từ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu thập trong tháng 02/2018 và hệ thống Báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa khung quy định pháp lý kế toán hiện hành và các phương pháp xử lý dữ liệu tài chính thực tế tại doanh nghiệp:
- Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý:
- Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, trọng tâm là Điều 12 quy định về nguyên tắc kế toán, kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 – Tiền mặt.
- Hệ thống tài khoản chi tiết sử dụng: Tài khoản 1111 (Tiền Việt Nam).
- Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12; đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND); phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) theo phương pháp đường thẳng; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân tức thời; hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung.
- Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp phân tích chứng từ và hạch toán: Kiểm tra, phân loại và đối chiếu tính hợp lệ của các chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT) với trình tự ghi sổ Nhật ký chung, Sổ quỹ tiền mặt và Sổ chi tiết TK 1111.
- Phương pháp phân tích tài chính: Sử dụng kỹ thuật phân tích theo chiều ngang (so sánh số tuyệt đối và số tương đối qua các năm 2017, 2018, 2019) và phân tích theo chiều dọc (tính toán tỷ trọng của khoản mục tiền mặt trong tài sản ngắn hạn, tổng tài sản, tiền và các khoản tương đương tiền).
- Phương pháp đánh giá chỉ số tài chính: Tính toán hệ số thanh toán tức thời bằng tiền mặt và phân tích các quan hệ cân đối trên Bảng cân đối kế toán.
- Nguồn dữ liệu:
- Dữ liệu sơ cấp: Chứng từ kế toán gốc phát sinh tháng 02/2018 tại đơn vị (Phiếu thu số PT17073, PT17074, PT17075; Phiếu chi số PC180006, PC180009; Hóa đơn GTGT số 0015527, 0000218, 0000221, 0010086).
- Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) các năm 2017, 2018, 2019; hồ sơ pháp lý, quy chế quản lý nội bộ của Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Giới thiệu chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Lâm Thuận Đạt
Chương này trình bày quá trình hình thành, đặc điểm kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý và bộ máy kế toán của đơn vị thực tập:
- Lịch sử hình thành và đặc điểm hoạt động: Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt được cấp giấy phép kinh doanh ngày 05/09/2013 (Mã số thuế: 3702211222), do ông Trịnh Thành Thuận làm đại diện pháp luật. Doanh nghiệp chuyên cung ứng các loại ván ép và vật liệu gỗ phục vụ xây dựng, bao gồm: ván ép chịu nước, ván ép bạch dương CARB P2 (POPLAR), MDF chống ẩm, coffa phủ phim cao cấp, coffa đỏ cho công trình cao ốc, ván ép đóng pallet và ván dăm Okal (PB). Thị trường chính là tỉnh Bình Dương, các tỉnh lân cận và xuất khẩu sang Đài Loan, Trung Quốc.
- Đặc thù sản phẩm: Gỗ có ưu điểm nhẹ, cách điện, thẩm mỹ cao nhưng dễ cháy và nhạy cảm với độ ẩm. Do đó, doanh nghiệp phải duy trì hệ thống kho bãi kiểm soát độ ẩm chặt chẽ vào mùa mưa.
- Cơ cấu bộ máy quản lý: Doanh nghiệp tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kiểm toán, Phòng Kỹ thuật và Phòng Kinh doanh - Bán hàng.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn: Kế toán tổng hợp, Kế toán tài sản cố định, Kế toán thuế, Kế toán lương, Kế toán chi phí và Kế toán bán hàng.
Chương II: Thực trạng kế toán tiền mặt tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Lâm Thuận Đạt
Chương này tập trung phản ánh thực tiễn ghi nhận, luân chuyển chứng từ, quy trình hạch toán và phân tích biến động tài chính của tài khoản tiền mặt tại doanh nghiệp:
- Quy trình hạch toán và kiểm kê tiền mặt: Do đặc thù phân phối vật liệu gỗ có phát sinh nhiều giao dịch khách hàng mua lẻ, doanh nghiệp duy trì quỹ tiền mặt tại chỗ và nộp về thủ quỹ vào cuối ngày làm việc. Định kỳ vào ngày cuối cùng mỗi tháng, hội đồng kiểm kê (gồm Giám đốc, đại diện kế toán, thủ quỹ và bảo vệ) thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với sổ sách.
- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tháng 02/2018:
- Nghiệp vụ 1 (05/02/2018): Chi tiền mặt thanh toán cước điện thoại tháng 01/2018 (Hóa đơn 0015527, Phiếu chi PC180006).
- Nghiệp vụ 2 (15/02/2018): Thu tiền mặt từ khách hàng mua hàng (Phiếu thu PT17073).
- Nghiệp vụ 3 (24/02/2018): Thu tiền hàng từ Công ty TNHH Winwall Technology (Việt Nam) số tiền 15.000.000 đ (Hóa đơn 0000218, Phiếu thu PT17074).
- Nghiệp vụ 4 (25/02/2018): Thu tiền mặt bán hàng từ Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Kỹ thuật Vạn Bá (Hóa đơn 0000221, Phiếu thu PT17075).
- Nghiệp vụ 5 (26/02/2018): Chi tiền mặt mua dầu DO phục vụ vận hành (Hóa đơn 0010086, Phiếu chi PC180009).
- Phân tích biến động tài khoản tiền mặt giai đoạn 2017 – 2019:
- Theo chiều ngang: Tiền mặt năm 2017 đạt 3.003.714.717 đ; năm 2018 tăng thêm 220.775.776 đ (+7,35%) lên mức 3.224.490.493 đ nhờ đẩy mạnh bán hàng thu tiền ngay. Sang năm 2019, tiền mặt giảm mạnh 863.481.481 đ (-26,77%) xuống còn 2.361.009.012 đ do công ty mở rộng chính sách bán chịu, khiến các khoản phải thu ngắn hạn tăng thêm 396.913.679 đ (+25,40%).
- Theo chiều dọc: Tỷ trọng tiền mặt trong tổng tiền và các khoản tương đương tiền luôn duy trì ở mức áp đảo (86,84% năm 2017; 88,20% năm 2018; 85,49% năm 2019). Tiền mặt chiếm 56,34% (năm 2017), 58,93% (năm 2018) và 47,80% (năm 2019) trong tổng tài sản ngắn hạn; chiếm từ 46,16% đến 56,57% trong tổng tài sản.
- Hệ số thanh toán tức thời bằng tiền mặt: Đạt 0,68 lần vào năm 2017, tăng lên vào năm 2018 trước khi giảm xuống vào năm 2019 do lượng tiền mặt sụt giảm.
- Phân tích Báo cáo tài chính doanh nghiệp:
- Tính cân đối tài sản - nguồn vốn năm 2018: Nguồn vốn chủ sở hữu không đủ tài trợ cho tài sản thiết yếu (chênh lệch âm 3.632.083.001 đ ở cả đầu năm và cuối năm), cho thấy doanh nghiệp sử dụng nợ ngắn hạn để bù đắp cho hoạt động đầu tư tài sản.
- Biến động tổng tài sản: Tổng tài sản năm 2017 là 5.612.431.607 đ, năm 2018 tăng 1,62% (+91.182.118 đ) lên 5.703.613.725 đ, và năm 2019 giảm 10,25% (-584.814.744 đ) còn 5.118.798.981 đ. Tài sản dài hạn (chủ yếu là tài sản cố định) giảm dần qua các năm do trích khấu hao (276.972.903 đ năm 2017; 228.556.404 đ năm 2018; 175.429.131 đ năm 2019). Hàng tồn kho giảm liên tục từ 330.935.025 đ (2017) xuống 254.256.254 đ (2018) và 220.304.816 đ (2019).
Chương III: Nhận xét và kiến nghị
Tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về thực trạng và kiến nghị các giải pháp hoàn thiện:
- Nhận xét ưu điểm: Doanh nghiệp tuân thủ các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC về mẫu biểu chứng từ và mở sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ thu, chi rõ ràng; thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ hàng tháng có đầy đủ hội đồng tham gia. Cơ cấu tổ chức phân nhiệm rõ ràng giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
- Nhận xét hạn chế: Việc nắm giữ tỷ trọng tiền mặt quá cao trong tổng tài sản (trên 46%) làm giảm hiệu quả sinh lời của vốn; chính sách bán chịu nới lỏng trong năm 2019 làm ứ đọng vốn tại khâu nợ phải thu ngắn hạn; cấu trúc vốn năm 2018 bị mất cân đối khi nguồn vốn thường xuyên không đủ bù đắp tài sản.
- Kiến nghị: Cần xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu để vừa đảm bảo khả năng thanh toán vừa chuyển phần vốn nhàn rỗi vào kinh doanh; siết chặt quy trình thu hồi công nợ bán chịu; tái cấu trúc nguồn vốn nhằm nâng cao tính an toàn tài chính.
Kết quả và đóng góp
- Tổng hợp số liệu tài chính giai đoạn 2017 – 2019:
| Chỉ tiêu |
Năm 2017 (VND) |
Năm 2018 (VND) |
Năm 2019 (VND) |
Chênh lệch 2018/2017 (%) |
Chênh lệch 2019/2018 (%) |
| Tiền mặt (TK 1111) |
3.003.714.717 |
3.224.490.493 |
2.361.009.012 |
+7,35% |
-26,77% |
| Tài sản ngắn hạn |
5.335.458.704 |
5.475.057.321 |
4.943.369.850 |
+2,62% |
-9,71% |
| Phải thu ngắn hạn |
1.582.660.533 |
1.562.452.145 |
1.959.365.824 |
-1,28% |
+25,40% |
| Hàng tồn kho |
330.935.025 |
254.256.254 |
220.304.816 |
-23,17% |
-13,35% |
| Tài sản dài hạn (TSCĐ) |
276.972.903 |
228.556.404 |
175.429.131 |
-17,48% |
-23,24% |
| Tổng tài sản |
5.612.431.607 |
5.703.613.725 |
5.118.798.981 |
+1,62% |
-10,25% |
| Tỷ trọng Tiền mặt / TSNH |
56,34% |
58,93% |
47,80% |
— |
— |
| Tỷ trọng Tiền mặt / Tổng TS |
53,56% |
56,57% |
46,16% |
— |
— |
| Hệ số thanh toán tức thời |
0,68 |
Tăng |
Giảm |
— |
— |
- Đóng góp của khóa luận:
- Minh họa cụ thể quy trình hạch toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt thực tế gắn với mẫu biểu chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT) và hình thức ghi sổ Nhật ký chung tại một doanh nghiệp thương mại gỗ vừa và nhỏ.
- Phân tích rõ nét mối quan hệ tương tác giữa chính sách nới lỏng tín dụng thương mại (bán chịu) với sự sụt giảm của dòng tiền mặt và sự gia tăng các khoản phải thu trong năm 2019.
- Chỉ ra trạng thái mất cân đối tài chính trong cơ cấu nguồn vốn năm 2018 làm cơ sở thực nghiệm cho các đề xuất tái cơ cấu tài chính doanh nghiệp.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế:
- Dữ liệu nghiệp vụ chi tiết về chứng từ và sổ kế toán mới chỉ được trích xuất trong phạm vi 1 tháng (tháng 02/2018).
- Báo cáo tập trung chủ yếu vào phần hành tiền mặt (TK 1111) bằng tiền đồng Việt Nam, chưa phân tích chuyên sâu phần hành tiền gửi ngân hàng (TK 112) và các nghiệp vụ thanh toán ngoại tệ phát sinh từ hoạt động xuất khẩu sang thị trường Đài Loan, Trung Quốc.
- Chuỗi số liệu phân tích tài chính dừng lại ở năm tài chính 2019, chưa phản ánh toàn diện tác động kéo dài của dịch COVID-19 trong các năm tiếp theo.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng nghiên cứu sang toàn bộ phần hành kế toán vốn bằng tiền (bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển).
- Nghiên cứu sâu hơn về kế toán thanh toán quốc tế và quản trị rủi ro tỷ giá hối đoái đối với doanh nghiệp ngành gỗ có hoạt động xuất khẩu.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng sử dụng:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tiền mặt.
- Nhân sự kế toán tại các doanh nghiệp TNHH một thành viên hoạt động trong lĩnh vực phân phối vật liệu xây dựng, sản phẩm gỗ.
- Nội dung có giá trị tham khảo:
- Phương pháp hạch toán và lập hệ thống chứng từ kế toán tiền mặt theo đúng hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Khung phân tích báo cáo tài chính kết hợp phân tích biến động dòng tiền theo chiều ngang và chiều dọc.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, sử dụng đơn vị tiền tệ VND, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân tức thời và tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
2. Tài khoản kế toán nào được sử dụng để theo dõi tiền mặt tại doanh nghiệp?
Doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 1111 (Tiền Việt Nam), mở Sổ quỹ tiền mặt và Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt để theo dõi số phát sinh thu, chi và số dư tồn quỹ hàng ngày.
3. Tại sao chỉ tiêu tiền mặt năm 2019 của công ty lại giảm 26,77% so với năm 2018?
Nguyên nhân chủ yếu do doanh nghiệp triển khai chính sách bán chịu nhằm thu hút khách hàng và gia tăng khối lượng giao dịch, dẫn đến các khoản phải thu ngắn hạn tăng thêm 396.913.679 đ (+25,40%), làm giảm lượng tiền mặt thu hồi ngay về quỹ.
4. Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt tại công ty được tiến hành như thế nào?
Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt được tiến hành định kỳ vào ngày cuối cùng mỗi tháng. Hội đồng kiểm kê gồm 4 thành phần: Giám đốc, đại diện phòng kế toán, thủ quỹ và nhân viên bảo vệ.
5. Tình trạng cân đối tài chính năm 2018 của doanh nghiệp bộc lộ vấn đề gì?
Qua phân tích quan hệ cân đối trên Bảng cân đối kế toán năm 2018, nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp bị thiếu hụt 3.632.083.001 đ so với tài sản thiết yếu ở cả đầu năm và cuối năm, cho thấy doanh nghiệp chưa tự cân đối được nguồn vốn thường xuyên và phụ thuộc nhiều vào nợ ngắn hạn.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Công Huy đã phản ánh đầy đủ thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH MTV Lâm Thuận Đạt theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua hệ thống chứng từ thực tế tháng 02/2018 và chuỗi số liệu tài chính 3 năm (2017 – 2019), công trình đã phân tích chi tiết biến động của tài khoản 1111 trong mối tương quan với chính sách bán hàng và khả năng thanh toán tức thời của đơn vị. Các nhận xét và kiến nghị được xây dựng trực tiếp từ kết quả phân tích số liệu Báo cáo tài chính, cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành Kế toán và công tác quản trị vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.
