I. Tổng quan công tác kế toán doanh thu và chi phí tại PMS
Trong bối cảnh kinh tế hội nhập, việc quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH Giải Pháp Chế Biến PMS, một đơn vị chuyên về sản xuất và cung cấp máy móc, thiết bị tự động hóa, công tác kế toán doanh thu và chi phí giữ vai trò xương sống, quyết định đến khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững. Bài viết này sẽ phân tích sâu thực trạng công tác kế toán tại PMS, dựa trên số liệu thực tế Quý 1/2022, nhằm cung cấp một cái nhìn toàn diện về quy trình, những điểm mạnh và các khía cạnh cần hoàn thiện. Việc hạch toán chính xác doanh thu, tập hợp chi phí đầy đủ và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh không chỉ là yêu cầu của pháp luật mà còn là công cụ quản trị đắc lực. Nó giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược, từ việc định giá sản phẩm, kiểm soát chi phí đến việc tối ưu hóa lợi nhuận. Toàn bộ quy trình kế toán tại PMS được thực hiện dựa trên các quy định hiện hành, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1. Giới thiệu Công ty PMS và đặc thù ngành chế biến
Công ty TNHH Giải Pháp Chế Biến PMS (PMS VN CO.LTD), thành lập vào tháng 6/2019, hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn là sản xuất, bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy tự động hóa, đồng thời cung cấp các giải pháp chế biến thực phẩm toàn diện. Đặc thù của ngành là vòng quay sản phẩm dài, chi phí đầu vào lớn, bao gồm cả nguyên vật liệu nhập khẩu và chi phí sản xuất phức tạp. Điều này đòi hỏi một hệ thống kế toán có khả năng theo dõi chi tiết từng khoản mục, từ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đến chi phí sản xuất chung, nhằm đảm bảo việc kế toán giá thành sản phẩm được chính xác. Hoạt động kinh doanh của PMS không chỉ dừng lại ở việc bán sản phẩm mà còn bao gồm cung cấp dịch vụ, lắp đặt và bảo trì, làm cho việc ghi nhận doanh thu cần được thực hiện theo đúng thời điểm và bản chất của từng giao dịch.
1.2. Cơ cấu bộ máy và chế độ kế toán áp dụng tại PMS
Hiện tại, Công ty PMS đang sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài do Công ty TNHH tư vấn FAS cung cấp. Mô hình này giúp bộ máy trở nên tinh gọn nhưng vẫn đảm bảo chuyên môn hóa. Công tác kế toán tại PMS tuân thủ nghiêm ngặt Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty áp dụng năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12, sử dụng Đồng Việt Nam (VND) làm đơn vị tiền tệ. Để tối ưu hóa quy trình, PMS đã áp dụng phần mềm kế toán MISA, giúp tự động hóa việc ghi chép, lập sổ sách kế toán liên quan và các báo cáo tài chính. Phương pháp kế toán được áp dụng bao gồm: kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
II. Thách thức trong công tác kế toán chi phí tại Công ty PMS
Mặc dù có một hệ thống kế toán tuân thủ quy định, công tác kế toán tại Công ty PMS vẫn đối mặt với một số thách thức và hạn chế cần được khắc phục. Những điểm yếu này không chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu mà còn làm giảm hiệu quả của công tác quản trị nội bộ. Việc nhận diện rõ các vấn đề này là bước đầu tiên để đề xuất các giải pháp hoàn thiện, giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh. Một trong những thách thức lớn nhất là việc phân bổ chi phí chưa được chi tiết hóa, dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của từng dòng sản phẩm hay từng đơn hàng cụ thể. Hơn nữa, sự phụ thuộc vào các công cụ thủ công trong một số khâu cũng tạo ra rủi ro sai sót và làm chậm quá trình tổng hợp thông tin, ảnh hưởng đến việc ra quyết định kịp thời của ban lãnh đạo. Việc giải quyết các thách thức này đòi hỏi sự cải tiến đồng bộ cả về quy trình lẫn công nghệ.
2.1. Bất cập trong phân bổ chi phí bán hàng và quản lý
Theo tài liệu nghiên cứu, một nhược điểm lớn trong công tác kế toán tại PMS là việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí này được tập hợp chung và phân bổ cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối tháng mà không được chia nhỏ cho từng mặt hàng cụ thể. Điều này khiến cho việc xác định lợi nhuận gộp của từng sản phẩm trở nên thiếu chính xác. Nhà quản trị sẽ không có đủ cơ sở dữ liệu để đánh giá mặt hàng nào đang mang lại lợi nhuận cao, mặt hàng nào không hiệu quả để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp. Việc không xác định được chính xác kế toán giá vốn hàng bán chi tiết cho từng sản phẩm là một lỗ hổng trong quản trị chi phí.
2.2. Hạn chế về quy trình và quản lý hàng tồn kho
Một hạn chế khác được chỉ ra là sự thiếu thống nhất trong quy trình tạo mã hàng hóa. Tình trạng một mặt hàng được tạo nhiều mã khác nhau thường xuyên xảy ra, dẫn đến nhầm lẫn khi ghi nhận trên phần mềm. Sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến việc phản ánh doanh thu trên từng mặt hàng mà còn tác động trực tiếp đến công tác quản lý hàng tồn kho, gây ra chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Bên cạnh đó, việc theo dõi bảng chấm công và tính lương vẫn thực hiện thủ công qua Excel, làm tăng nguy cơ sai sót số liệu và hạn chế việc đánh giá hiệu quả công việc của người lao động, có thể dẫn đến kế toán chi phí nhân công trực tiếp chưa được tối ưu.
III. Hướng dẫn quy trình kế toán doanh thu bán hàng tại PMS
Quy trình kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty PMS được xây dựng bài bản, tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 14. Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ hoạt động bán buôn máy móc, phụ tùng và cung cấp các giải pháp chế biến. Quy trình này đảm bảo việc ghi nhận doanh thu được thực hiện đúng thời điểm, khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm được chuyển giao cho người mua. Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán chính là thanh toán ngay và trả chậm, đặc biệt với các khách hàng lâu năm, uy tín. Việc theo dõi kế toán công nợ phải thu được thực hiện chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, đảm bảo dòng tiền và giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Quy trình từ khi nhận đơn hàng, xuất kho, lập hóa đơn đến khi ghi nhận vào hệ thống được luân chuyển qua các bộ phận một cách khoa học, tạo thành một dòng chảy thông tin liền mạch và có kiểm soát.
3.1. Điều kiện và thời điểm ghi nhận doanh thu theo VAS 14
Việc ghi nhận doanh thu tại PMS tuân thủ 5 điều kiện theo chuẩn mực kế toán. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích cho người mua, không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa, doanh thu được xác định tương đối chắc chắn và đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế. Đối với các hợp đồng cung cấp dịch vụ kéo dài, doanh thu được ghi nhận theo phần công việc đã hoàn thành. Ví dụ, trong nghiệp vụ bán hệ thống cân phiếu cho Công ty Đại Thành, doanh thu được ghi nhận tại thời điểm xuất hóa đơn và chuyển giao hàng hóa, dù khách hàng chưa thanh toán. Điều này phản ánh đúng bản chất của giao dịch theo nguyên tắc cơ sở dồn tích.
3.2. Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán doanh thu
Quy trình luân chuyển chứng từ tại PMS bắt đầu từ bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng, sau đó chuyển lệnh bán hàng cho bộ phận kho để xuất hàng và lập phiếu xuất kho. Các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế được chuyển đến bộ phận kế toán. Kế toán tiến hành đối chiếu, lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu bán hàng vào phần mềm MISA. Bút toán ghi nhận thường là Nợ TK 131 và Có TK 511, Có TK 3331. Cuối kỳ, toàn bộ doanh thu từ tài khoản 511 sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, đảm bảo số liệu được phản ánh đầy đủ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
IV. Phương pháp tập hợp chi phí và kế toán giá thành tại PMS
Việc tập hợp chi phí và tính giá thành là nghiệp vụ cốt lõi trong kế toán tại một doanh nghiệp sản xuất như PMS. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến việc định giá bán, kiểm soát lợi nhuận và lập báo cáo tài chính. Công ty PMS áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, cho phép theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho một cách liên tục. Các loại chi phí chính được tập hợp bao gồm: kế toán giá vốn hàng bán của sản phẩm, chi phí bán hàng (chi phí lắp đặt, vận chuyển) và chi phí quản lý doanh nghiệp (lương nhân viên văn phòng, chi phí hành chính). Việc phân loại và hạch toán chính xác các khoản chi phí này là cơ sở quan trọng để lập nên báo cáo tài chính công ty PMS một cách trung thực và hợp lý. Mặc dù còn những hạn chế trong việc phân bổ chi tiết, nhưng về cơ bản, phương pháp hạch toán chi phí tại PMS vẫn tuân thủ các nguyên tắc kế toán hiện hành.
4.1. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp FIFO
Giá vốn hàng bán là khoản chi phí lớn nhất, phản ánh giá trị gốc của sản phẩm, hàng hóa đã được tiêu thụ trong kỳ. Công ty PMS áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo đó, khi xuất bán hàng hóa, kế toán sẽ tính giá vốn dựa trên đơn giá của lô hàng nhập kho sớm nhất. Bút toán ghi nhận kế toán giá vốn hàng bán được thực hiện vào cuối tháng sau khi tính giá xuất kho, định khoản Nợ TK 632 và Có TK 155 (thành phẩm) hoặc TK 156 (hàng hóa). Ví dụ, khi xuất bán 'Band Knife/Thanh dao' cho Công ty Vĩnh Phước, giá vốn được ghi nhận là 32.353.245đ, phù hợp với giá trị lô hàng nhập trước đó.
4.2. Hạch toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm như phí giao nhận, phí đóng gói được hạch toán vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Ví dụ, hóa đơn phí dịch vụ giao nhận 2.000.000đ được hạch toán Nợ TK 641. Trong khi đó, các chi phí phục vụ hoạt động chung của toàn doanh nghiệp như lương nhân viên quản lý, phí dịch vụ khám chữa bệnh, thuế môn bài, chi phí văn phòng phẩm được tập hợp vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc tách bạch hai loại chi phí này giúp phân tích rõ hơn hiệu quả của hoạt động bán hàng so với chi phí vận hành chung.
V. Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh thực tế tại PMS
Xác định kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng của công tác kế toán trong một kỳ. Tại Công ty PMS, vào cuối mỗi quý, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để tổng hợp toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh, từ đó lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Quy trình này tuân thủ đúng nguyên tắc phù hợp, đảm bảo chi phí được ghi nhận tương ứng với doanh thu tạo ra. Kết quả kinh doanh được xác định dựa trên chênh lệch giữa tổng doanh thu (doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính, thu nhập khác) và tổng chi phí (giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý). Số liệu thực tế từ Quý 1/2022 cho thấy một bức tranh rõ nét về hiệu quả hoạt động của công ty trong giai đoạn đầu năm, phản ánh những tác động từ thị trường cũng như hiệu quả của các chính sách quản trị nội bộ.
5.1. Bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí cuối kỳ
Vào ngày 31/03/2022, kế toán PMS thực hiện các bút toán kết chuyển. Toàn bộ số dư bên Có của các tài khoản doanh thu và thu nhập (TK 511, TK 515, TK 711) được chuyển sang bên Có của TK 911 'Xác định kết quả kinh doanh'. Ngược lại, toàn bộ số dư bên Nợ của các tài khoản chi phí (TK 632, TK 635, TK 641, TK 642) được chuyển sang bên Nợ của TK 911. Cụ thể, tổng doanh thu bán hàng kết chuyển là 547.540.000đ, trong khi tổng giá vốn hàng bán là 238.083.170đ. Các bút toán này giúp 'dọn dẹp' các tài khoản tạm thời và tập trung toàn bộ kết quả vào một tài khoản duy nhất để tính toán lãi/lỗ.
5.2. Lập báo cáo kết quả kinh doanh Quý 1 2022 của PMS
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, TK 911 phản ánh kết quả kinh doanh trước thuế. Dựa trên số liệu từ tài liệu nghiên cứu, lợi nhuận kế toán trước thuế của PMS trong Quý 1/2022 là một số âm, cụ thể là lỗ (587.208.697)đ. Kết quả lỗ này được kết chuyển từ bên Có TK 911 sang bên Nợ TK 4212 'Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước'. Con số này cho thấy trong quý đầu tiên của năm 2022, tổng chi phí sản xuất kinh doanh và các chi phí khác đã vượt qua tổng doanh thu tạo ra. Đây là một thông tin quản trị quan trọng để ban lãnh đạo công ty xem xét lại các chiến lược về giá bán, kiểm soát chi phí và thúc đẩy hoạt động kinh doanh trong các kỳ tiếp theo.
VI. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty PMS
Dựa trên những phân tích về thực trạng và các nhược điểm còn tồn tại, việc đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu và chi phí tại Công ty PMS là vô cùng cần thiết. Mục tiêu của các giải pháp này không chỉ là khắc phục các điểm yếu hiện tại mà còn hướng tới việc xây dựng một hệ thống kế toán quản trị hiệu quả hơn, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho việc ra quyết định. Việc hoàn thiện này cần một cách tiếp cận tổng thể, từ việc chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa việc sử dụng công nghệ, đến việc xây dựng các chính sách kinh doanh hỗ trợ. Khi hệ thống kế toán được cải thiện, PMS có thể quản lý chặt chẽ hơn dòng tiền, kiểm soát chi phí hiệu quả và nâng cao lợi nhuận, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh vững chắc trên thị trường.
6.1. Tối ưu hóa quy trình tạo mã và quản lý công nợ
Để giải quyết vấn đề nhầm lẫn trong quản lý hàng tồn kho, công ty cần xây dựng một quy trình thống nhất và chặt chẽ cho việc tạo mã hàng hóa. Mỗi sản phẩm, vật tư chỉ được có một mã duy nhất. Đồng thời, cần tăng cường quản lý kế toán công nợ phải thu bằng cách lập báo cáo tuổi nợ định kỳ, gửi thông báo nhắc nợ thường xuyên và xây dựng chính sách thu hồi nợ rõ ràng để tránh tình trạng chiếm dụng vốn. Việc này giúp cải thiện dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính.
6.2. Kiến nghị áp dụng chính sách và khai thác phần mềm
Công ty nên xem xét áp dụng các chính sách ưu đãi kinh doanh như chiết khấu thương mại cho khách hàng mua số lượng lớn để kích thích tiêu thụ và tăng doanh số. Về mặt công nghệ, cần khai thác tối đa các tính năng của phần mềm kế toán MISA hiện có, đặc biệt là phân hệ tiền lương để tự động hóa việc chấm công và tính lương, thay thế cho phương pháp thủ công bằng Excel. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp dữ liệu chính xác để phân tích chi phí sản xuất kinh doanh, giúp ban giám đốc có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
