Kế Toán Các Khoản Phải Thu Tại Ban Khách Hàng Tổ Chức Doanh Nghiệp

• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Đề tài: Kế Toán Các Khoản Phải Thu Tại Doanh Nghiệp: Nghiên Cứu Từ Trường Đại Học Thương Mại

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. PHẦN MỞ ĐẦU
• 1.1. Lý do lựa chọn đề tài
• 1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
• 1.3. Đối tượng và phạm vi
• 1.4. Câu hỏi nghiên cứu
• 1.5. Quy trình và phương pháp thực hiện đề tài
• 1.6. Phương thức tổ chức triển khai
• 1.7. Kết cấu của đề án
• 2. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
• 1.1. Một số vấn đề chung liên quan đến các khoản phải thu và kế toán các khoản phải thu
• 1.1.1. Các khái niệm cơ bản
• 1.1.2. Phân loại các loại khoản phải thu
• 3. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP — TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
• 2.1. Tổng quan về Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp - Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.3. Đặc điểm hoạt động
• 2.4. Tổ chức công tác kế toán tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp
• 2.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp - Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông giai đoạn 2020 - 2022
• 2.6. Kết quả khảo sát thực trạng kế toán các khoản phải thu tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp
• 2.7. Thực trạng chính sách kiểm soát quản lý công nợ phải thu
• 2.8. Hiện trạng các khoản phải thu tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp — Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
• 2.9. Đánh giá thực trạng kế toán các khoản phải thu tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp — Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
• 2.10. Những hạn chế và nguyên nhân
• 2.11. Kết luận chương 2
• 4. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP — TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
• 3.1. Định hướng và chiến lược phát triển của Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp - Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông trong các năm tới
• 3.2. Yêu cầu đặt ra đối với việc hoàn thiện kế toán công nợ phải thu tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp — Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
• 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản công nợ phải thu tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp — Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông
• 3.3.1. Hoàn thiện hạch toán ghi nhận nợ phải thu đúng đối tượng nợ
• 3.3.2. Thực hiện chuyển đổi số trong công tác hạch toán kế toán các khoản phải thu
• 3.3.3. Thực hiện phân loại nợ theo đối tượng nợ và tuổi nợ
• 3.3.4. Quy định cấu trúc nội dung chuyển tiền thanh toán và áp dụng hình thức thanh toán bằng quét mã
• 3.3.5. Phối hợp với các TTBH, thường xuyên cập nhật tình trạng hoạt động của khách hàng, xây dựng quy trình đánh giá, tiếp nhận khách hàng
• 3.3.6. Xây dựng và ban hành các chính sách chiết khấu thanh toán
• 3.3.7. Đánh giá tính khả thi và hiệu quả của giải pháp
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

I. Nền Tảng Lý Luận Về Kế Toán Các Khoản Phải Thu Tại DN

Kế toán các khoản phải thu là một trong những phần hành quan trọng nhất trong hệ thống kế toán tài chính của mọi doanh nghiệp. Đây là bộ phận tài sản của doanh nghiệp nhưng đang bị các cá nhân, tổ chức khác chiếm dụng. Việc quản lý và hạch toán chính xác các khoản phải thu không chỉ đảm bảo nguồn vốn lưu động, duy trì khả năng thanh khoản mà còn phản ánh trực tiếp hiệu quả của chính sách bán chịu và năng lực quản lý công nợ. Theo nghiên cứu từ Trường Đại học Thương Mại, các khoản phải thu phát sinh chủ yếu từ các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi doanh nghiệp cho phép khách hàng thanh toán trả sau. Về bản chất, đây là các mối quan hệ thanh toán mà doanh nghiệp có quyền đòi tiền. Các quy định pháp lý hiện hành, đặc biệt là Thông tư 200/2014/TT-BTC và các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), đã tạo ra một khuôn khổ rõ ràng cho việc ghi nhận, theo dõi và trình bày thông tin này trên báo cáo tài chính. Việc tuân thủ nguyên tắc cơ sở dồn tích (VAS 01) yêu cầu mọi nghiệp vụ phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thu chi tiền thực tế. Điều này đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được phản ánh kịp thời, giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và dòng tiền dự kiến của doanh nghiệp.

1.1. Phân loại và nhận diện các khoản phải thu trong doanh nghiệp

Việc phân loại các khoản phải thu là bước đầu tiên và cơ bản để quản lý hiệu quả. Thông thường, chúng được phân loại theo hai tiêu chí chính: đối tượng và thời gian. Theo đối tượng, các khoản phải thu được chia thành ba nhóm chính: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, và phải thu khác. Công nợ phải thu khách hàng phát sinh từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và thường chiếm tỷ trọng lớn nhất. Phải thu nội bộ là các khoản phát sinh giữa công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc. Phải thu khác bao gồm các khoản không mang tính thương mại như tiền phạt, bồi thường, hoặc tài sản thiếu chờ xử lý. Theo thời gian, chúng được chia thành phải thu ngắn hạn (kỳ hạn thu hồi dưới 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh) và phải thu dài hạn (kỳ hạn trên 12 tháng). Cách phân loại này giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối dòng tiền và đánh giá khả năng thanh khoản một cách chính xác.

1.2. Nhiệm vụ cốt lõi của kế toán trong quản lý công nợ

Nhiệm vụ của kế toán không chỉ dừng lại ở việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Một kế toán công nợ chuyên nghiệp cần thực hiện nhiều vai trò quan trọng. Trước hết là phản ánh chính xác, kịp thời và chi tiết các khoản phải thu theo từng đối tượng, từng nội dung kinh tế. Kế tiếp là thường xuyên thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng để phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch. Việc đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn là nhiệm vụ trọng tâm, nhằm hạn chế rủi ro phát sinh nợ quá hạn và nợ khó đòi. Khi phát sinh các khoản nợ có dấu hiệu khó đòi, kế toán phải tiến hành phân loại, thu thập bằng chứng và lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định. Cuối cùng, kế toán có trách nhiệm lập báo cáo công nợ, phân tích tuổi nợ, và tham mưu cho ban lãnh đạo về các chính sách tín dụng, chiết khấu thanh toán nhằm tối ưu hóa vòng quay vốn và bảo toàn tài sản cho doanh nghiệp. (Nguồn: Đề án tốt nghiệp Thạc sĩ, Trường Đại học Thương Mại, 2024)

II. Thách Thức Quản Lý Công Nợ Kế Toán Khoản Phải Thu

Mặc dù có vai trò thiết yếu, công tác kế toán các khoản phải thu tại nhiều doanh nghiệp vẫn đối mặt với không ít thách thức. Nghiên cứu thực tế tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp – Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT) đã chỉ ra những bất cập điển hình. Một trong những vấn đề lớn nhất là việc ghi nhận và theo dõi công nợ chưa gắn liền với đối tượng khách hàng cụ thể. Thay vào đó, công nợ lại được theo dõi theo mã sản phẩm, dịch vụ. Điều này dẫn đến tình trạng một khách hàng có thể sở hữu nhiều mã công nợ khác nhau, gây khó khăn cực lớn cho việc tổng hợp, đối chiếu công nợ và đánh giá tổng dư nợ của một khách hàng. Thêm vào đó, quy trình đối soát và gạch nợ phần lớn còn thực hiện thủ công. Kế toán phải đối chiếu từng giao dịch ngân hàng với dữ liệu trên file excel, một công việc tốn nhiều thời gian, công sức và có xác suất sai sót, nhầm lẫn rất cao, đặc biệt khi khách hàng thanh toán gộp nhiều hóa đơn hoặc ghi thiếu nội dung chuyển khoản. Những thách thức này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc của bộ phận kế toán mà còn tiềm ẩn rủi ro về thất thoát vốn do nợ quá hạn và khó đòi không được kiểm soát chặt chẽ.

2.1. Rủi ro từ việc ghi nhận công nợ không đúng đối tượng

Việc hạch toán công nợ theo mã sản phẩm thay vì mã khách hàng là một sai lầm phổ biến nhưng gây hậu quả nghiêm trọng. Khi một khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hệ thống sẽ ghi nhận nhiều khoản nợ riêng lẻ. Điều này khiến việc lập một báo cáo công nợ tổng hợp cho khách hàng đó trở nên phức tạp và thiếu chính xác. Nhà quản trị không thể có cái nhìn tổng quan về mức độ tín dụng đã cấp cho khách hàng. Công tác thu hồi nợ cũng trở nên rời rạc, nhân viên phải liên hệ nhiều lần cho các khoản nợ khác nhau của cùng một đối tượng. Hơn nữa, khi cần phân tích tuổi nợ, việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều mã khác nhau sẽ rất dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo và quyết định quản trị.

2.2. Bất cập trong trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Trích lập dự phòng phải thu khó đòi là một nghiệp vụ quan trọng, thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy công tác này còn nhiều bất cập. Một trong những khó khăn lớn nhất là thu thập đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định, đặc biệt là biên bản xác nhận công nợ từ khách hàng. Nhiều khách hàng chây ì, giải thể, hoặc bỏ trốn khiến việc lấy xác nhận là không thể. Đáng chú ý, có trường hợp doanh nghiệp vẫn thực hiện trích lập dự phòng cho cả những khoản nợ chưa đủ điều kiện, dẫn đến việc ghi nhận chi phí không phù hợp, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và có thể vi phạm các quy định về thuế. Việc này cho thấy sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản phải thu để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.

III. Phương Pháp Hạch Toán Khoản Phải Thu Theo Thông Tư 200

Để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch, Thông tư 200/2014/TT-BTC đã cung cấp một hệ thống hướng dẫn chi tiết về phương pháp hạch toán các khoản phải thu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng mà mọi kế toán doanh nghiệp cần nắm vững. Nguyên tắc cốt lõi là mọi khoản phải thu phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán và từng nội dung phát sinh. Việc sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp như tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), TK 136 (Phải thu nội bộ) và TK 138 (Phải thu khác) giúp phân loại và quản lý các luồng công nợ một cách khoa học. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ, kế toán phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 10 (VAS 10), thực hiện đánh giá lại số dư cuối kỳ theo tỷ giá thực tế và hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh. Việc áp dụng đúng và đủ các quy định này không chỉ giúp báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài sản của doanh nghiệp mà còn là nền tảng cho việc phân tích tài chính và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

3.1. Quy trình hạch toán tài khoản 131 Phải thu của khách hàng

Tài khoản 131 là tài khoản được sử dụng phổ biến nhất để phản ánh công nợ phải thu khách hàng. Quy trình hạch toán bắt đầu khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ chưa thu tiền. Kế toán sẽ ghi nhận Nợ TK 131 (tổng giá thanh toán) và Có TK 511 (doanh thu chưa thuế), Có TK 3331 (thuế GTGT phải nộp). Khi khách hàng trả lại hàng hoặc được hưởng chiết khấu, giảm giá, kế toán sẽ hạch toán giảm trừ doanh thu và công nợ tương ứng. Khi nhận được thanh toán từ khách hàng, bút toán sẽ là Nợ TK 111/112 và Có TK 131. Điều quan trọng là số dư bên Nợ của TK 131 thể hiện số tiền còn phải thu của khách hàng, trong khi số dư bên Có (nếu có) phản ánh số tiền khách hàng đã ứng trước. Việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng là bắt buộc.

3.2. Hạch toán dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi TK 2293

Khi một khoản nợ được xác định là khó đòi, doanh nghiệp phải tiến hành trích lập dự phòng. Kế toán sử dụng tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi. Cuối kỳ, dựa trên việc phân tích tuổi nợ và bằng chứng về khả năng không thu hồi được, kế toán xác định số dự phòng cần trích lập. Nếu số cần trích lập lớn hơn số dư đã có, phần chênh lệch sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642, Có TK 2293). Ngược lại, nếu số cần trích lập nhỏ hơn, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập ghi giảm chi phí. Khi có quyết định xóa sổ nợ phải thu khó đòi, kế toán sẽ sử dụng nguồn dự phòng đã trích lập để bù đắp (Nợ TK 2293, Có TK 131). Phần còn thiếu (nếu chưa trích lập đủ) sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

IV. Bí Quyết Quản Lý Công Nợ Phải Thu Và Thu Hồi Nợ Hiệu Quả

Quản lý công nợ hiệu quả là một nghệ thuật, đòi hỏi sự kết hợp giữa các quy trình chặt chẽ và chính sách kinh doanh linh hoạt. Thay vì chỉ xử lý các khoản nợ đã phát sinh, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu. Điều này bắt đầu bằng việc thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, quy định cụ thể về hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán và các điều kiện áp dụng cho từng nhóm khách hàng. Việc thẩm định khách hàng mới trước khi cấp tín dụng là bước không thể bỏ qua. Bên cạnh đó, các chỉ số tài chính như vòng quay các khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân phải được theo dõi và phân tích định kỳ. Các chỉ số này là thước đo chính xác nhất về hiệu quả của công tác quản lý và thu hồi nợ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu mạnh mẽ, bao gồm việc phân công trách nhiệm rõ ràng và kiểm tra chéo, sẽ giúp giảm thiểu sai sót và ngăn chặn các hành vi gian lận, đảm bảo tài sản của doanh nghiệp được bảo toàn. (Nguồn: Đề án tốt nghiệp Thạc sĩ, Trường Đại học Thương Mại, 2024)

4.1. Phương pháp phân tích tuổi nợ và vòng quay các khoản phải thu

Phân tích tuổi nợ là kỹ thuật cơ bản để theo dõi và đánh giá chất lượng các khoản phải thu. Bằng cách lập báo cáo công nợ phân loại theo các nhóm thời gian (ví dụ: chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30-60 ngày, trên 60 ngày), nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định các khoản nợ quá hạn và mức độ rủi ro tiềm ẩn. Song song đó, chỉ số vòng quay các khoản phải thu (Doanh thu thuần / Phải thu bình quân) cho biết số lần các khoản phải thu được chuyển đổi thành tiền mặt trong một kỳ. Vòng quay càng cao cho thấy hiệu quả thu hồi nợ càng tốt. Từ đó, có thể tính ra kỳ thu tiền bình quân (365 / Vòng quay các khoản phải thu) để biết trung bình mất bao nhiêu ngày để thu được tiền từ khách hàng. Đây là những công cụ không thể thiếu trong quản trị tài chính.

4.2. Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán để thu hồi nợ nhanh

Chính sách chiết khấu thanh toán là một công cụ đòn bẩy tài chính thông minh. Bằng cách đưa ra một tỷ lệ chiết khấu hấp dẫn cho những khách hàng thanh toán trước hạn, doanh nghiệp có thể khuyến khích họ trả nợ sớm. Điều này giúp đẩy nhanh vòng quay các khoản phải thu, cải thiện dòng tiền và giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ khó đòi. Mặc dù việc chiết khấu làm giảm một phần doanh thu, nhưng lợi ích từ việc có được nguồn vốn sớm để tái đầu tư và giảm chi phí quản lý nợ thường lớn hơn nhiều. Khi xây dựng chính sách, cần tính toán kỹ lưỡng tỷ lệ chiết khấu để vừa đủ hấp dẫn khách hàng, vừa đảm bảo lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Kế Toán Khoản Phải Thu Tại Doanh Nghiệp

Lý thuyết và thực tiễn luôn có một khoảng cách nhất định. Nghiên cứu tình huống cụ thể tại Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp của VNPT, một đơn vị có quy mô công nợ lớn và phức tạp, đã cung cấp những bài học thực tiễn quý giá. Nghiên cứu này, thực hiện bởi Trường Đại học Thương Mại, cho thấy mặc dù doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ khá khoa học, các vấn đề cốt lõi vẫn tồn tại. Các hệ thống phần mềm (hóa đơn điện tử, quản lý nợ, kế toán) hoạt động độc lập, không có sự liên thông, dẫn đến việc nhập liệu trùng lặp và đối soát thủ công. Nguyên nhân sâu xa đến từ việc chưa chuẩn hóa được dữ liệu gốc (mã khách hàng) và quy trình làm việc chưa được tự động hóa toàn trình. Bài học rút ra là công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi được xây dựng trên một nền tảng quy trình và dữ liệu được chuẩn hóa. Việc đầu tư vào một hệ thống tích hợp, dù tốn kém ban đầu, sẽ mang lại hiệu quả vượt trội về lâu dài trong công tác quản lý công nợ.

5.1. Phân tích ưu điểm trong hệ thống kế toán hiện hành

Mặc dù còn tồn tại hạn chế, hệ thống hiện tại vẫn có những ưu điểm đáng ghi nhận. Việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng (Phần mềm Kế toán Bưu điện) đã giúp giảm tải đáng kể công việc thủ công so với trước đây. Hệ thống tài khoản được chi tiết hóa đến cấp 2, cấp 3, kết hợp với các mã đối tượng và mã doanh thu, giúp việc theo dõi và quản lý trở nên thuận lợi hơn, đáp ứng yêu cầu quản trị của Tổng Công ty. Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận liên quan có sự kiểm soát chéo, giúp hạn chế các sai sót cơ bản. Công tác đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng cũng được thực hiện, góp phần xác minh nghĩa vụ trả nợ. Những điểm mạnh này là nền tảng tốt để doanh nghiệp tiếp tục cải tiến và hoàn thiện hệ thống trong tương lai.

5.2. Bài học từ những hạn chế và nguyên nhân gốc rễ

Những hạn chế được chỉ ra trong đề án là bài học sâu sắc cho nhiều doanh nghiệp. Nguyên nhân cốt lõi của việc hạch toán sai đối tượng nợ (theo sản phẩm thay vì khách hàng) xuất phát từ yêu cầu quản trị doanh thu theo từng dịch vụ mà chưa cân bằng với yêu cầu quản lý công nợ. Sự thiếu liên thông giữa các phần mềm là một rào cản công nghệ lớn, khiến quy trình trở nên rời rạc. Khó khăn trong việc thu thập hồ sơ để trích lập dự phòng phải thu khó đòi phản ánh một vấn đề rộng hơn về khung pháp lý và ý thức tuân thủ của đối tác. Cuối cùng, việc trình bày thông tin trên báo cáo tài chính chưa hoàn toàn chính xác cho thấy sự cần thiết phải nâng cao năng lực và sự cẩn trọng của đội ngũ kế toán. Nhận diện đúng các nguyên nhân này là chìa khóa để xây dựng các giải pháp khắc phục triệt để.

VI. Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Khoản Phải Thu

Dựa trên các phân tích về lý luận và thực trạng, đề án nghiên cứu đã đề xuất một số giải pháp mang tính chiến lược nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu. Các giải pháp này tập trung vào ba trụ cột chính: chuẩn hóa dữ liệu, ứng dụng công nghệ và hoàn thiện chính sách. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống quản lý công nợ toàn diện, từ khâu ghi nhận ban đầu đến khâu thu hồi nợ và xử lý rủi ro. Việc triển khai đồng bộ các giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng kế toán mà còn góp phần tối ưu hóa dòng tiền, giảm thiểu thất thoát và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt. Đây là một quá trình đầu tư dài hạn đòi hỏi sự quyết tâm của ban lãnh đạo và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan để đạt được kết quả tốt nhất. (Nguồn: Đề án tốt nghiệp Thạc sĩ, Trường Đại học Thương Mại, 2024)

6.1. Chuẩn hóa mã khách hàng và hạch toán đúng đối tượng nợ

Đây là giải pháp nền tảng và cấp thiết nhất. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy tắc mã hóa khách hàng thống nhất, ví dụ: 'KH' + [Mã số thuế]. Mỗi khách hàng chỉ được cấp một mã duy nhất trên toàn hệ thống. Mọi nghiệp vụ phát sinh, từ việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng đến ghi nhận công nợ, đều phải được gắn với mã khách hàng này. Khi đó, việc hạch toán kế toán trên tài khoản 131 sẽ được thực hiện chi tiết theo từng đối tượng nợ cụ thể. Điều này giúp việc theo dõi, tổng hợp và lập báo cáo công nợ cho từng khách hàng trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác tuyệt đối, giải quyết triệt để vấn đề theo dõi nợ rời rạc trước đây.

6.2. Chuyển đổi số và tích hợp hệ thống quản lý công nợ

Giải pháp mang tính đột phá là xây dựng một hệ thống phần mềm tích hợp, liên thông dữ liệu giữa các modul: Hóa đơn điện tử - Quản lý công nợ - Kế toán. Khi một hóa đơn được phát hành, thông tin sẽ tự động được đẩy sang modul kế toán để ghi nhận doanh thu và công nợ, đồng thời cập nhật vào hệ thống quản lý nợ. Khi khách hàng thanh toán (ví dụ qua quét mã QR hoặc chuyển khoản theo cú pháp chuẩn), hệ thống có thể tự động nhận diện và thực hiện gạch nợ. Việc chuyển đổi số này sẽ tự động hóa phần lớn các tác vụ thủ công, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, cho phép kế toán tập trung nhiều hơn vào công tác phân tích và tham mưu.