UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20. của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 2 MỤC LỤC Trang 3 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng là tài liệu được nhà giáo Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện, Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập của người học trong nhà trường. Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình lưu hành nội bộ nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi hình thức sao chép, in ấn và đưa lên mạng Internet với mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh, thiếu lành mạnh không được sự cho phép Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum là vi phạm pháp luật.
4 LỜI GIỚI THIỆU Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy in, máy photocopy, điện thoại dùng chung, máy fax…) Để trang bị cho người học trung cấp ngành, nghề Hành chính văn phòng có thể đáp ứng được yêu cầu về những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng các trang thiết bị văn phòng trong công việc. Nhà trường biên soạn giáo trình này nhằm cung cấp những kiến thức, kỹ năng cơ bản và cần thiết nhất để người học vận dụng vào trong công việc khi ra trường.
Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng gồm 4 bài: Bài 1: Sử dụng máy in Bài 2: Sử dụng máy photocopy, máy quét, máy fax Bài 3: Sử dụng máy chiếu Bài 4: Sử dụng máy chụp ảnh, quay phim Trong quá trình tác giả biên soạn, chắc chắn không thể thiếu sót rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy (cô), bạn bè, đồng nghiệp và người đọc giáo trình này. Tác giả biên soạn cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện, Khoa Cơ bản đã tạo điều kiện để tác giả hoàn thành giáo trình này. Xin chân thành cảm ơn! KonTum, ngày 02 tháng 6 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN 1. ThS Nguyễn Văn Hào GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TÊN MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔ ĐUN Mã mô đun: 51273915 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: Là mô đun được bố trí học sau các mô đun Tin học, Tin học văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
- Tính chất: Mô đun Sử dụng trang thiết bị văn phòng là mô đun tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Là mô đun chuyên môn ngành, nghề Hành chính văn phòng. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Hành chính văn phòng. Thông qua mô đun sẽ cung cấp cho người học những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các trang thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy quét (scan),.
Qua đó giúp người học sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng. Mục tiêu của mô đun: 1. Về kiến thức: - Trình bày được nguyên lý hoạt động cơ bản của các thiết bị văn phòng gồm: máy in, máy photocopy, máy quét (Scan),… - Phân tích được cấu tạo của các thiết bị văn phòng gồm: máy in, máy photocopy, máy quét (Scan),…. - Trình bày được nguyên lý hoạt động của một số dòng máy chụp ảnh, quay phim thông dụng.
Về kỹ năng: - Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông thường. - Sử dụng thành thạo được các chức năng của máy chụp ảnh, quay phim. - Xử lý được một số kỹ thuật sau khi chụp ảnh, quay phim để có được một hình ảnh, phim đẹp. - Khắc phục được các sự cố cơ bản thường gặp khi sử dụng thiết bị văn phòng.
Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp. - Có ý thức trách nhiệm, ý thức kỷ luật và tác phong công nghiệp khi làm việc. - Thực hiện nghiêm túc và tích cực trong việc học lý thuyết và thực hành. Chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu liên quan đến mô đun.
- Rèn luyện tính bao quát, tổng hợp, phân tích, cẩn thận, chính xác và linh hoạt về sử dụng các thiết bị văn phòng. - Thực hiện đúng các quy định về an toàn lao động. NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN BÀI 1: SỬ DỤNG MÁY IN Mã bài: 51273915-01 Nguyễn Văn Hào GIỚI THIỆU Trong công tác hành chính văn phòng, việc in ấn tài liệu là việc làm thường xuyên, vì vậy, trong bài này sẽ giới thiệu cho người học những kiến thức, kỹ năng cơ bản cần thiết nhất về máy in. Nguyên lý hoạt động và cách sử dụng máy in, giúp người học sử dụng thành thạo các loại máy in hiện nay.
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, người học có khả năng: - Phân biệt được một số dòng máy in thông dụng; trình bày được nguyên lý hoạt động của một số dòng máy in thông dụng. - Sử dụng thành thạo được các chức năng của máy in; khắc phục được một số sự cố thường gặp. - Thực hiện nghiêm túc, tỉ mỉ trong học tập, rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, khoa học và đảm bảo an toàn lao động trong thực hành; chủ động trong thực hành và nghiên cứu tài liệu. Nguyên lý hoạt động của một số dòng máy in thông dụng (1, 2) 1.
Chức năng Máy in laser là loại máy thông dụng nhất hiện nay. Máy hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laser để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực có tính chất từ để mực được hút vào trống và giấy được chuyển qua trống đưa mực được bám vào giấy và xuất ra ngoài. Chúng ta có thể kể đến những chiếc máy in như: Canon, HP, Brother, Epson,. thế nhưng máy in Canon vẫn được sử dụng nhiều hơn hết.
Máy in laser có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp và có hai loại, máy in đơn sắc và máy in đa sắc. Chính vì thế đây là loại máy khá thông dụng phục vụ việc in ấn tại gia đình hay văn phòng công ty. Máy in laser trắng đen 2. Máy in laser màu Hình 1.
Máy in laser - Ưu điểm: Rất phù hợp để in văn bản do tốc độ in cao, in được liên tục, văn bản in rõ nét và không bị lem màu. Mực in không đắt lắm, dễ thay thế và độ bền rất tốt. Một số loại máy còn có thêm chức năng chống kẹt giấy. - Khuyết điểm: Giá tiền cao.
Tiêu thụ điện năng nhiều hơn các dòng sản phẩm khác cùng loại. Không in hình ảnh được trên giấy ảnh. Nguyên lý hoạt động Bước 1: Làm sạch Trước hết các thanh gạt (blade) sẽ chùi sạch mực (toner) còn sót lại trên trống. Kế đó, các đèn xóa (erase lamp, được đặt bên ngoài hộp cartridge) sẽ khử điện tích cho trống bằng cách chiếu ánh sáng lên bề mặt của trống để trung hòa (neutralize) bất kỳ điện tích nào còn sót lại trên trống.
Bước 2: Chuẩn bị Bước chuẩn bị sẽ đặt một điện tích đồng nhất -600v lên trống. Điện tích này được đặt lên trống bởi một dây dẫn thiết bị điện hoa chính (primary corona wire) vốn được nạp điện bởi một bộ nguồn cung cấp điện thế cao. Trong hình ta có thể thấy thiết bị điện hóa chính (primary corona) nằm giữa dây dẫn thiết bị điện hóa chính và trống quay, nó sẽ điều hòa điện tích trên trống quay để đảm bảo rằng điện tích này đồng nhất ở mức -600v. Bước 3: Ghi Trong bước ghi, điện tích đồng nhất vốn được đặt trên trống quay trong bước 2 sẽ được giảm bớt đi chỉ ở những nơi cần in.
Điều này được thực hiện bằng cách điều khiển các gương để chúng phản chiếu các tia laser vào mặt trống theo một mẫu hình (pattern) giống hệt như ảnh cần in. Đây chính là bước đầu tiên mà các dữ liệu từ máy tính cần phải được truyền tải tới máy in. Sơ đồ điều khiển các gương để phản chiếu các tia laser vào mặt trống Chú thích: 1. Bộ định dạng (formatter); 2.
Bộ kiểm soát DC (DC controller); 3. Tia laser được khởi xướng và được dẫn hướng tới một gương hình bát giác được gọi là gương quét (scanning mirror). Gương quét (4) được quay theo chiều kim đồng hồ bởi mộ mô-tơ quét. Khi gương quét quay, tia laser được diều khiển theo một chuyển động quét để quét suốt toàn bộ chiều dài của trống quay.
Tia laser được phản chiếu ra khỏi gương quét và được tập trung bởi một thấu kính tập trung (focusing lens) rồi được gởi tới gương phản chiếu. Gương phản chiếu sẽ lái tia laser đi qua một khe hở trong cartridge và chiếu vào trống quay. Bước ghi - được thực hiện bởi một tia laser không thấy được, các gương và các mô-tơ sẽ giảm bớt điện tích trên trống quay tại những nơi cần in. Tốc độ của mô-tơ quay trống và tốc độ của mô-tơ quét quay gương quét được đồng bộ hóa sao cho tia laser hoàn tất một đường quét (scanline) dọc theo trống rồi quay trở lại phần đầu của trống này để bắt đầu một đường quét mới, nhằm đạt được quét thích hợp cho mỗi inch của chu vi trống.
Ví dụ: Đối với một máy in 300dpi (dots per inch: số lượng điểm ảnh trên mỗi inch), tia lasre sẽ quét 300 lượt cho mỗi inch của chu vi trống. Tia laser được bật và tắt liên tục khi nó thực hiện một quét đơn theo số chiều dài của trống, để các điểm (dot) được ghi dọc theo trống trên mỗi lượt quét.