CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ 1. Một số nội dung liên quan đến kiểm toán khoản mục nợ phải trả 1. Khái niệm, đặc điểm khoản mục nợ phải trả Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi doanh nghiệp cũng như giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa doanh nghiệp với các đơn vị, các tổ chức xã hội phát sinh các quan hệ kinh tế rất đa dạng, phong ph. Các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế xã hội chính là nguồn hình thành nên một bộ phận tài sản của doanh nghiệp.
Theo VAS 01 “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”. Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách, như: Trả bằng tiền; Trả bằng tài sản khác; Cung cấp dịch vụ; Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác; và chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Theo Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán, Trường Đại học Quy Nhơn: Nợ phải trả được trình bày trên Bảng cân đối kế toán ở phần Nguồn vốn, mục A: Nợ phải trả, gồm hai loại nợ ngắn hạn và nợ dài hạn và chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Theo tính chất và thời hạn thanh toán, các khoản nợ phải trả được chia thành 2 loại sau: • Nợ ngắn hạn là các khoản phải trả trong vòng một năm hoặc một chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường (nếu doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn một năm).
Các khoản này sẽ được trang trải bằng tài sản ngắn hạn hoặc bằng cách vay thêm. Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản phải trả cho người bán, người mua ứng tiền trước, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, lương và phụ cấp phải trả, vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả… Ngoài ra, nợ ngắn hạn còn bao gồm giá trị các khoản chi phí phải trả, tài sản thừa chờ xử lý… tại thời điểm báo cáo. • Nợ dài hạn là các khoản phải trả trong thời gian nhiều hơn một năm hoặc nhiều hơn một chu kỳ hoạt động kinh doanh (nếu chu kỳ kinh doanh dài hơn một năm). Nợ dài hạn thường bao gồm vay dài hạn, các khoản nợ phải trả cho người bán dài hạn, phải trả dài hạn nội bộ, … Đặc điểm Nợ phải trả là khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính vì những sai sót về nợ phải trả gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính về các mặt: 6 - Tình hình tài chính: Các tỷ số đánh giá tình hình tài chính thường liên quan đến nợ phải trả.
Vì vậy, sai sót trong việc ghi chép và trình bày nợ phải trả làm người sử dụng thông tin hiểu sai về tình hình tài chính của đơn vị. - Kết quả hoạt động kinh doanh: Nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vì vậy, sai sót trong nợ phải trả có thể dẫn đến sai sót trong kết quả hoạt động kinh doanh. Khoản mục nợ phải trả thường có khuynh hướng bị sai sót và từ đó việc tính toán các tỷ số tài chính bị sai lệch làm cho người đọc báo cáo tài chính hiểu sai về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến các quyết định kinh tế của nhà đầu tư.
Ngoài ra, khoản mục này còn có mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sự sai lệch trong việc ghi chép và trình bày nợ phải trả có thể dẫn đến sai sót trong kết quả hoạt động kinh doanh. Mục tiêu kiểm toán Theo VSA 200, mục tiêu của việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập một cách phù hợp theo khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính trên khía cạnh trọng yếu hay không? Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn gi p cho đơn vị được kiểm toán thấy được rõ sự tồn tại và sai sót từ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị. Mục tiêu kiểm toán đối với nợ phải trả được thể hiện qua bảng 1.1 như sau: Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán nợ phải trả Mục tiêu kiểm toán Diễn giải Tính hiện hữu Đảm bảo tất cả các khoản phải trả được ghi nhận trên sổ cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Tính đầy đủ Đảm bảo tất cả các khoản nợ phải trả đều được ghi nhận đầy đủ.
Quyền và nghĩa vụ Đảm bảo tất cả các khoản phải trả thuộc nghĩa vụ thanh toán tại ngày kết thúc kỳ kế toán được ghi nhận. Chính xác Đảm bảo tất cả các khoản phải trả được ghi nhận chính xác. Đánh giá Đảm bảo các khoản phải trả bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỉ giá hối đoái phù hợp. 7 Trình bày và thuyết Đảm bảo tất cả các thuyết minh cần thiết liên quan minh đến các khoản phải trả ngắn hạn, dài hạn được lập chính xác và các thông tin này được trình bày và mô tả phù hợp trong báo cáo tài chính.
Kiểm soát nội bộ khoản mục nợ phải trả 1. Các yêu cầu đối với kiểm soát nội bộ khoản mục nợ phải trả Trong doanh nghiệp có thể có nhiều khoản mục nợ phải trả cho các đối tượng khác nhau và có những đặc điểm về kiểm soát nội bộ khác nhau. Tuy nhiên do giới hạn về thời gian thực hiện đề tài nên phần này chỉ giới thiệu về kiểm soát nội bộ nợ phải trả. Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả cần được nghiên cứu trong mối quan hệ với các thủ tục kiểm soát khác nhau trong chu trình mua hàng và trả tiền, sau đây là một quy trình mẫu: Kho hàng/ bộ phận kiểm soát hàng tồn kho chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng.
Một liên của chứng từ này được lưu để theo dõi về tình hình thực hiện các yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi đã đối chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm theo các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,… Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về nhà cung cấp, chất lượng và giá cả,. Sau đó bộ phận này phát hành đơn đặt hàng, nó phải được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. Ngoài liên gửi cho nhà cung cấp, các liên còn lại gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng, kế toán nợ phải trả.
Khi nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đo đong đếm,… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho,… Phiếu này phải đánh số liên tục trước khi sử dụng, được lập thành nhiều liên và gửi ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, bộ phận mua hàng, kế toán nợ phải trả,… Trong bộ phận kế toán nợ phải trả các chứng từ thanh toán tại kế toán nợ phải trả được kiểm tra, ký tên đóng dấu ngày nhận. Các chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi giai đoạn, người thực hiện phải ghi ngày và kí tên để xác nhận trách nhiệm của mình. Thông thường có những cách kiểm tra đối chiếu như sau: So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận 8 hàng) và đơn đặt hàng, mục đích là không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận; So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả cho người bán.
Việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiệ. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán (do bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm nhận) là biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi chuẩn bị chi, thông qua xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không được tái sử dụng.
Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụ và kế toán được kết hợp trong một phòng chức năng, không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, điều này có thể dẫn đến khả năng xảy ra sai pahjm trong công tác tài chính kế toán. Cuối tháng, kế toán nợ phải trả đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được lưu lại để chứng minh đã đối chiếu.
Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp thực hiện thủ tục hàng tháng gửi bản kê đối chiếu công nợ. Vì thế ở góc độ là người mua ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chối với sổ chi tiết để tìm hiểu sai lệch (nếu có) và sửa chữa trên sổ sách và thông báo cho người bán (nếu cần thiết). Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ khoản mục nợ phải trả Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Ủy quyền: Nhà quản lý ủy quyền cho cấp dưới thực hiện. Phê chuẩn: Đối với những nghiệp vụ chứa đựng nhiều rủi ro cần phải xét duyệt kỹ.
Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán viên độc lập bao gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Chuẩn bị kiểm toán Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 chĩ rõ: Lập kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành đúng thời hạn.