Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành y tế ngày càng phát triển, việc kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình mua sắm trang thiết bị y tế (TTBYT) trở thành yếu tố then chốt nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh. Theo số liệu thu thập từ Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định trong giai đoạn 2019-2020, công tác mua sắm TTBYT chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí đầu tư, đồng thời có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chuyên môn và tài chính của bệnh viện. Tuy nhiên, thực trạng KSNB tại đơn vị này còn tồn tại nhiều hạn chế như lập kế hoạch chưa sát thực tế, quy trình kiểm tra giám sát chưa chặt chẽ, dẫn đến rủi ro về chất lượng và chi phí.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB trong quy trình mua sắm TTBYT tại các đơn vị y tế, khảo sát thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong các hoạt động mua sắm TTBYT của bệnh viện trong hai năm 2019 và 2020, với trọng tâm là các quy trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát mua sắm.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học để hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý tài sản y tế, đồng thời giảm thiểu các rủi ro về tài chính và kỹ thuật. Kết quả nghiên cứu cũng hỗ trợ các bệnh viện khác trong hệ thống Healthcare Group xây dựng mô hình KSNB hiệu quả, phù hợp với đặc thù hoạt động y tế hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng mô hình COSO 2013 làm nền tảng lý thuyết chính cho việc đánh giá và hoàn thiện hệ thống KSNB. COSO 2013 xác định năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Mỗi thành phần được phân tích chi tiết qua 17 nguyên tắc nhằm đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả và toàn diện.

Bên cạnh đó, nghiên cứu sử dụng các khái niệm chuyên ngành về trang thiết bị y tế, bao gồm phân loại TTBYT theo mức độ rủi ro (loại A đến D) theo Nghị định 36/2016/NĐ-CP, cũng như các quy định pháp luật liên quan đến đấu thầu và mua sắm TTBYT. Các khái niệm về quy trình mua sắm, lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra giám sát và quản lý tài sản được làm rõ để xây dựng khung phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng nhằm đánh giá toàn diện thực trạng KSNB quy trình mua sắm TTBYT tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm các phòng ban liên quan như phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế, phòng Kế toán, phòng Tổ chức hành chính và Ban lãnh đạo bệnh viện.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào các cá nhân có trách nhiệm trực tiếp trong quy trình mua sắm. Dữ liệu thu thập bao gồm số liệu tài chính, báo cáo hoạt động, hồ sơ mua sắm, biên bản giao nhận, hợp đồng kinh tế và các báo cáo kiểm toán nội bộ.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh và tổng hợp nhằm nhận diện các điểm mạnh, hạn chế và rủi ro trong quy trình. Phương pháp duy vật biện chứng được áp dụng để phân tích nguyên nhân và mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống KSNB. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian từ đầu năm 2019 đến cuối năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng lập kế hoạch mua sắm TTBYT còn nhiều hạn chế: Khoảng 30% kế hoạch mua sắm không sát với nhu cầu thực tế của các khoa phòng, dẫn đến việc điều chỉnh bổ sung kế hoạch sau phê duyệt. Chi phí dự toán chưa có cơ sở tin cậy, gây khó khăn trong việc phân bổ ngân sách hiệu quả.

  2. Quy trình thực hiện kế hoạch chưa chặt chẽ: Có tới 25% hợp đồng mua sắm chưa được phê duyệt đầy đủ các phòng ban liên quan, gây rủi ro về pháp lý và tài chính. Việc lựa chọn nhà cung cấp còn thiếu minh bạch, với 15% gói thầu áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp không đúng quy định.

  3. Kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm chưa hiệu quả: Báo cáo công nợ phải trả và báo cáo nhập hàng chưa được cập nhật kịp thời, dẫn đến sai lệch thông tin quản lý. Khoảng 20% thiết bị sau khi mua sắm không được kiểm tra chất lượng đầy đủ trước khi đưa vào sử dụng.

  4. Hạn chế trong quản lý và sử dụng TTBYT: Tỷ lệ thiết bị sử dụng kém hiệu quả chiếm khoảng 18%, do thiếu kế hoạch bảo trì, sửa chữa và đào tạo nhân viên vận hành. Một số thiết bị có giá trị cao nhưng ít được khai thác, gây lãng phí nguồn lực.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện mua sắm. So với các nghiên cứu trước đây tại các bệnh viện khác, tỷ lệ sai sót và vi phạm quy trình tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định tương đối cao, phản ánh sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống KSNB.

Việc áp dụng mô hình COSO 2013 giúp nhận diện rõ các điểm yếu trong môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát và giám sát. Ví dụ, môi trường kiểm soát chưa tạo được sự cam kết đầy đủ từ lãnh đạo cấp cao, dẫn đến việc thực thi các thủ tục kiểm soát chưa nghiêm ngặt. Hoạt động kiểm soát như phân quyền, xét duyệt hợp đồng và kiểm tra chất lượng thiết bị còn nhiều sơ hở.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót theo từng bước quy trình mua sắm, bảng tổng hợp các loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng, giúp minh họa trực quan cho các vấn đề cần khắc phục. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB toàn diện, đồng bộ và phù hợp với đặc thù hoạt động y tế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện quy trình lập kế hoạch mua sắm: Động viên các khoa phòng phối hợp chặt chẽ với phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế và phòng Kế toán để xây dựng kế hoạch sát thực tế, dựa trên nhu cầu sử dụng và tình trạng thiết bị hiện có. Mục tiêu giảm thiểu điều chỉnh kế hoạch sau phê duyệt xuống dưới 10% trong vòng 12 tháng. Ban lãnh đạo bệnh viện chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện.

  2. Tăng cường kiểm soát và minh bạch trong lựa chọn nhà cung cấp: Áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc chào hàng cạnh tranh phù hợp với quy định pháp luật, hạn chế tối đa việc mua sắm trực tiếp không đúng quy trình. Thiết lập hệ thống đánh giá và giám sát nhà cung cấp định kỳ nhằm nâng cao chất lượng và giảm chi phí. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do phòng Tổ chức và phòng Kế toán phối hợp thực hiện.

  3. Nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm: Thiết lập hệ thống báo cáo tự động cập nhật số liệu nhập hàng, công nợ và thanh toán theo tuần, đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời. Tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ định kỳ hàng quý để phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm. Phòng Kiểm toán nội bộ và Ban Giám đốc chịu trách nhiệm triển khai.

  4. Tăng cường quản lý và sử dụng TTBYT: Xây dựng kế hoạch bảo trì, sửa chữa định kỳ và đào tạo nhân viên vận hành thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng. Thiết lập hệ thống theo dõi tình trạng thiết bị và đánh giá hiệu quả sử dụng hàng năm. Mục tiêu giảm tỷ lệ thiết bị sử dụng kém hiệu quả xuống dưới 10% trong 2 năm tới. Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế phối hợp với các khoa phòng thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các bệnh viện và cơ sở y tế: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong quản lý mua sắm TTBYT, từ đó xây dựng chính sách và quy trình phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng Kế toán và Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát mua sắm, giúp cải thiện công tác quản lý tài chính và kỹ thuật.

  3. Các nhà quản lý dự án và chuyên gia kiểm toán nội bộ: Hỗ trợ trong việc đánh giá, kiểm tra và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá để nghiên cứu sâu về KSNB trong lĩnh vực y tế, đặc biệt là quy trình mua sắm trang thiết bị y tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng trong mua sắm trang thiết bị y tế?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động mua sắm diễn ra minh bạch, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót. Trong y tế, nó giúp bảo vệ tài sản, nâng cao chất lượng dịch vụ và tuân thủ pháp luật.

  2. Mô hình COSO 2013 áp dụng như thế nào trong nghiên cứu này?
    COSO 2013 cung cấp khung lý thuyết với 5 thành phần và 17 nguyên tắc giúp đánh giá toàn diện hệ thống KSNB, từ môi trường kiểm soát đến giám sát, giúp bệnh viện nhận diện điểm yếu và đề xuất giải pháp phù hợp.

  3. Những rủi ro phổ biến trong quy trình mua sắm TTBYT là gì?
    Rủi ro bao gồm lập kế hoạch không sát thực tế, lựa chọn nhà cung cấp không minh bạch, kiểm tra giám sát yếu kém, thiết bị không đạt chất lượng hoặc sử dụng kém hiệu quả, gây lãng phí tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động khám chữa bệnh.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát trong mua sắm TTBYT?
    Cần xây dựng quy trình rõ ràng, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện kiểm tra giám sát định kỳ và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan.

  5. Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện KSNB quy trình mua sắm?
    Ban lãnh đạo bệnh viện chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, các phòng ban như Kế toán, Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế và Kiểm toán nội bộ phối hợp thực hiện các bước kiểm soát, giám sát và báo cáo kết quả.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB quy trình mua sắm TTBYT dựa trên mô hình COSO 2013 và các quy định pháp luật hiện hành.
  • Thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp và giám sát thực hiện.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình, tăng cường minh bạch, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả sử dụng TTBYT.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính và kỹ thuật trong các đơn vị y tế.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả sau 12 tháng và mở rộng nghiên cứu sang các bệnh viện khác trong hệ thống.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm trang thiết bị y tế tại đơn vị bạn!