Tổng quan nghiên cứu

Thị trường tài chính Việt Nam giai đoạn sau khi gia nhập WTO chứng kiến sự bùng nổ mạnh mẽ với hơn 100 công ty chứng khoán cùng tham gia cạnh tranh khốc liệt. Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Chứng khoán Sài Gòn – Hà Nội (SHS) được thành lập vào ngày 15/11/2007 theo Giấy phép số 66/UBCK-GP với số vốn điều lệ ban đầu là 350 tỷ đồng. Đến năm 2010, SHS đã nâng quy mô vốn điều lệ lên 1.000 tỷ đồng và mở rộng mạng lưới hoạt động với hơn 193 cán bộ nhân viên tại Hội sở chính Hà Nội cùng 2 chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Sự tăng trưởng nhanh chóng về quy mô tài sản và mạng lưới giao dịch đặt ra bài toán cấp thiết về việc kiểm soát quản trị nội bộ.

Vấn đề nghiên cứu cốt lõi nảy sinh từ sự phân tách ngày càng rõ nét giữa quyền sở hữu của các cổ đông và quyền điều hành của ban giám đốc. Mô hình quản lý tập trung truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu giám sát chi tiết, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát chi phí phát sinh và thiếu thước đo chuẩn xác để đánh giá hiệu quả từng bộ phận. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là hệ thống hóa lý luận về kế toán trách nhiệm, khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại SHS, từ đó xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm phù hợp với đặc thù kinh doanh chứng khoán.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Hội sở và các chi nhánh của SHS trong giai đoạn 2008–2011. Ý nghĩa của công trình thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hệ thống đo lường hiệu năng, hướng đến mục tiêu giảm thiểu 8% đến 10% chi phí quản lý lãng phí, đồng thời gia tăng độ chính xác trong việc đánh giá mức độ đóng góp lợi nhuận của từng đơn vị trực thuộc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý thuyết kế toán quản trị hiện đại kết hợp với mô hình phân cấp quản trị doanh nghiệp của Anthony và Govindarajan. Theo Luật Kế toán Việt Nam và hướng dẫn của Viện Kế toán Quản trị Hoa Kỳ (IMA), kế toán quản trị đóng vai trò là công cụ nhận diện, đo lường và cung cấp thông tin tài chính phục vụ trực tiếp cho việc hoạch định và ra quyết định nội bộ. Trong đó, hệ thống kế toán trách nhiệm là phương pháp thu thập, xử lý và báo cáo thông tin dự toán cũng như thực tế về các yếu tố đầu vào, đầu ra gắn liền với từng cấp quản trị cụ thể.

Mô hình nghiên cứu phân định hệ thống thành 4 trung tâm trách nhiệm cơ bản:

  • Trung tâm chi phí (Cost Center): Nơi nhà quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản chi phí phát sinh, được phân loại thành trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự toán.
  • Trung tâm doanh thu (Revenue Center): Đơn vị chịu trách nhiệm tối đa hóa doanh thu tiêu thụ dịch vụ trong phạm vi giá quy định mà không kiểm soát giá vốn hay vốn đầu tư.
  • Trung tâm lợi nhuận (Profit Center): Bộ phận có quyền tự chủ trong việc cân đối giữa doanh thu và chi phí hoạt động nhằm tối đa hóa lợi nhuận bộ phận.
  • Trung tâm đầu tư (Investment Center): Cấp quản trị cao nhất, chịu trách nhiệm về cả lợi nhuận và hiệu quả sử dụng nguồn vốn thông qua các chỉ tiêu tài chính then chốt.

Nghiên cứu tập trung ứng dụng các khái niệm và công cụ phân tích then chốt bao gồm: Số dư đảm phí (Contribution Margin), Phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (CVP), Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI = Lợi nhuận thuần / Vốn đầu tư), Lãi thặng dư (RI = Lợi tức bộ phận – Vốn đầu tư x Chi phí sử dụng vốn bình quân), và cơ chế Định giá chuyển nhượng nội bộ (Transfer Pricing).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu hỗn hợp kết hợp giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo quản trị nội bộ, bảng cân đối phát sinh và hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 95/2008/TT-BTC của SHS trong 3 năm liên tiếp từ năm 2008 đến năm 2010. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra khảo sát với cỡ mẫu 150 phiếu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và 19 bộ tiêu chí đánh giá kế hoạch phòng ban.

Phương pháp chọn mẫu được tiến hành theo hình thức chọn mẫu định mức có chủ đích đối với 100% các trưởng bộ phận, giám đốc khối và ban tổng giám đốc tại Hội sở cũng như 2 chi nhánh. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm: phương pháp so sánh đối chiếu giữa số liệu dự toán và thực hiện, phương pháp phân tích sai biệt (Variance Analysis) nhằm bóc tách các nguyên nhân chủ quan và khách quan, cùng phương pháp thống kê mô tả. Việc lựa chọn các phương pháp này đảm bảo tính khách quan và phản ánh trung thực mối liên kết giữa cơ chế phân cấp quản lý với hiệu quả tài chính thực tế trong mốc thời gian từ tháng 11/2007 đến tháng 03/2011.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về phân cấp quản lý và tổ chức các trung tâm chi phí, SHS đã định hình 9 trung tâm chi phí trực thuộc khối hỗ trợ quản lý (gồm Ban Giám đốc, Phòng Kế toán tài chính, Phòng CNTT, Phòng Marketing & PR, Phòng Nhân sự & Đào tạo, Phòng Hành chính, Phòng Phân tích, Phòng Kiểm soát nội bộ, Văn phòng HĐQT). Tuy nhiên, 100% các trung tâm này mới dừng lại ở dạng trung tâm chi phí dự toán. Đơn vị chưa xây dựng được hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn cho từng nghiệp vụ dịch vụ, dẫn đến việc chênh lệch chi phí thực tế so với ngân sách dự toán tại một số phòng ban trong năm 2010 dao động từ 12% đến 18% mà không có căn cứ định mức để truy xét trách nhiệm cụ thể.

Thứ hai, đối với các trung tâm doanh thu, SHS thiết lập 4 đơn vị kinh doanh mũi nhọn gồm: Phòng Môi giới chứng khoán, Phòng Tư vấn tài chính và bảo lãnh phát hành, Phòng Tự doanh và Phòng Nguồn vốn. Mặc dù doanh thu dịch vụ có sự tăng trưởng qua các năm, hệ thống báo cáo doanh thu hiện tại chỉ phản ánh tổng số tiền thực hiện so với kế hoạch đầu năm. Hệ thống kế toán hoàn toàn thiếu các báo cáo phân tích sâu về 3 nhân tố ảnh hưởng trực tiếp: biến động về khối lượng giao dịch (chiếm khoảng 60% biến động doanh thu), biến động biểu phí hoa hồng dịch vụ (chiếm khoảng 25%) và sự thay đổi cơ cấu sản phẩm dịch vụ tài chính (chiếm khoảng 15%).

Thứ ba, cơ cấu tổ chức xác định 3 trung tâm lợi nhuận theo khu vực địa lý bao gồm Hội sở chính Hà Nội, Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh và Chi nhánh Đà Nẵng. Mặc dù công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán 8 chữ số để mã hóa phòng ban (như Ban Giám đốc mã 01, Phòng Môi giới mã 07, Phòng Kế toán mã 08), phương pháp hạch toán vẫn chưa tách biệt được định phí kiểm soát được và định phí không kiểm soát được. Khi phân bổ chi phí dùng chung từ Hội sở cho 2 chi nhánh, tỷ lệ phân bổ chủ yếu dựa trên các tiêu chí ước tính cảm tính, làm sai lệch khoảng 10% đến 15% kết quả lợi nhuận thực tế của các chi nhánh.

Thứ tư, tại trung tâm đầu tư là Ban Tổng Giám đốc, việc đánh giá hiệu năng vốn chỉ dựa vào chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế thuần túy trên báo cáo tài chính tổng hợp. Doanh nghiệp chưa từng áp dụng chỉ số ROI và Lãi thặng dư (RI) để lượng hóa khả năng sinh lời trên tổng vốn phân bổ cho từng chi nhánh và từng khối kinh doanh.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ nguyên nhân bộ máy kế toán quản trị tại SHS chưa được thiết lập độc lập mà vẫn do nhân viên kế toán tài chính kiêm nhiệm. Do đó, dữ liệu kế toán phần lớn tập trung phục vụ mục đích báo cáo thuế và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo Thông tư 95/2008/TT-BTC, thay vì phục vụ điều hành nội bộ.

Dữ liệu phân tích thực nghiệm chỉ ra rằng, nếu doanh nghiệp trình bày kết quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận qua biểu đồ so sánh biến động chi phí - doanh thu và lập bảng báo cáo thu nhập theo dạng số dư đảm phí đa tầng (Segment Margin), ban lãnh đạo sẽ nhận diện chính xác phần đóng góp biên tế của từng chi nhánh. So sánh với các nghiên cứu điển hình trong ngành tài chính ngân hàng tại Việt Nam, sự thiếu vắng thước đo RI thường khiến các nhà quản lý chi nhánh từ chối các cơ hội đầu tư có tỷ suất sinh lời cao hơn chi phí sử dụng vốn bình quân nhưng thấp hơn mức ROI kỳ vọng cá nhân, gây tổn hại trực tiếp đến lợi ích dài hạn của toàn công ty.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng tại SHS, hệ thống giải pháp hoàn thiện kế toán trách nhiệm được đề xuất với 4 nhóm hành động trọng tâm:

Thứ nhất, tái cấu trúc và chuẩn hóa hệ thống phân loại trung tâm trách nhiệm. Ban Giám đốc cần phối hợp cùng Phòng Kế toán hoàn thiện việc chuyển đổi các trung tâm chi phí dự toán sang áp dụng định mức chi phí chuẩn cho các khoản mục văn phòng phẩm, công tác phí, chi phí truyền thông theo đầu việc. Mục tiêu giảm sai lệch dự toán chi phí xuống dưới 5% trong vòng 6 tháng đầu năm tài chính.

Thứ hai, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm định kỳ theo mô hình Số dư đảm phí. Phòng Kế toán tài chính cần tái thiết kế mẫu biểu báo cáo thu nhập cho 3 trung tâm lợi nhuận (Hội sở, Chi nhánh TP.HCM, Chi nhánh Đà Nẵng) theo từng cấp bậc: Doanh thu thuần trừ Biến phí để ra Số dư đảm phí, trừ tiếp Định phí kiểm soát được để xác định Số dư bộ phận kiểm soát được. Tiến hành đo lường hiệu năng Trung tâm đầu tư bằng chỉ số ROI và RI với mục tiêu nâng cao tỷ suất sinh lời trên vốn tự có lên mức tối thiểu 15%/năm, hoàn thành triển khai trong vòng 9 tháng.

Thứ ba, hoàn thiện quy chế phân bổ chi phí chung và định giá giao dịch nội bộ. Kế toán trưởng cần chủ trì xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp từ 9 trung tâm chi phí sang các trung tâm doanh thu dựa trên mức độ phục vụ thực tế (như số lượng người dùng CNTT, diện tích sử dụng mặt bằng, số lượng giao dịch thanh toán). Đồng thời, xác định mức lãi suất điều chuyển vốn nội bộ giữa Phòng Nguồn vốn và các phòng nghiệp vụ theo giá thị trường liên ngân hàng cộng biên độ thỏa thuận 0,5% đến 1%, áp dụng ngay từ quý 2.

Thứ tư, kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cấp hạ tầng phần mềm kế toán. Hội đồng quản trị cần phê duyệt thành lập Tổ Kế toán quản trị chuyên trách gồm 2 đến 3 nhân sự độc lập, tích hợp các module kế toán trách nhiệm trên phần mềm quản trị ERP nhằm tự động hóa việc kết xuất 19 mẫu biểu phụ lục đánh giá KPI trong thời gian 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

  1. Ban Lãnh đạo và Hội đồng Quản trị các Công ty Chứng khoán: Tài liệu cung cấp khung tham chiếu toàn diện để thiết lập cơ chế ủy quyền, phân cấp hạn mức chi tiêu và xây dựng công cụ kiểm soát quyền lực quản lý hiệu quả giữa Hội sở và mạng lưới chi nhánh.
  2. Kế toán trưởng và Chuyên viên Kế toán Quản trị: Hưởng lợi từ hệ thống 19 mẫu biểu phụ lục đánh giá chi tiết, phương pháp mã hóa danh mục tài khoản kế toán 8 chữ số và quy trình lập báo cáo trách nhiệm theo hình thức số dư đảm phí.
  3. Giảng viên, Học viên Cao học và Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Luận văn là nguồn tư liệu thực chứng điển hình về việc vận dụng lý thuyết kế toán trách nhiệm vào môi trường định chế tài chính phi sản xuất tại thị trường Việt Nam.
  4. Chuyên gia Tư vấn Quản trị và Tái cấu trúc Doanh nghiệp: Ứng dụng mô hình phân tích CVP, ROI và RI trong tài liệu để thiết kế các gói tư vấn tối ưu hóa chi phí và tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ cho các tổ chức dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán trách nhiệm tại công ty chứng khoán có điểm gì khác biệt so với doanh nghiệp sản xuất? Điểm khác biệt lớn nhất là công ty chứng khoán cung cấp dịch vụ vô hình, không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay chi phí nhân công trực tiếp sản xuất. Chi phí hoạt động chủ yếu là chi phí quản lý và chi phí công nghệ. Do đó, trung tâm chi phí tại đây hầu hết là trung tâm chi phí dự toán thay vì trung tâm chi phí định mức tiêu chuẩn như trong nhà máy sản xuất.

Tại sao trung tâm đầu tư tại SHS cần kết hợp đồng thời cả hai chỉ số ROI và RI? Chỉ số ROI là thước đo tương đối giúp so sánh hiệu quả giữa các chi nhánh có quy mô vốn khác nhau. Tuy nhiên, ROI có thể khiến nhà quản lý từ bỏ các dự án tốt nếu ROI dự án thấp hơn mức hiện tại của họ. Chỉ số RI là thước đo tuyệt đối bổ trợ, đảm bảo mọi dự án mang lại lợi nhuận vượt trên chi phí vốn bình quân 10% đến 12% đều được chấp thuận đầu tư.

Tiêu thức nào là hợp lý nhất để phân bổ chi phí của các phòng ban hỗ trợ cho trung tâm doanh thu? Tiêu thức hợp lý nhất là phân bổ dựa trên mức độ phát sinh chi phí theo nguyên nhân - kết quả. Ví dụ: chi phí phần mềm CNTT phân bổ theo số lượng tài khoản giao dịch mở mới (chiếm 70%) và số lượng máy trạm (chiếm 30%); chi phí phòng phân tích phân bổ theo tỷ lệ thời gian tư vấn dành cho mảng tự doanh và môi giới.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản 8 chữ số mang lại lợi ích gì cho kế toán trách nhiệm? Hệ thống tài khoản 8 chữ số theo cấu trúc phân cấp từ cấp I đến cấp VI cho phép gắn mã nhận diện của từng trung tâm trách nhiệm (ví dụ: mã 07 cho Phòng Môi giới, mã 03 cho Phòng Tự doanh) trực tiếp vào từng bút toán phát sinh, giúp phần mềm kế toán tự động trích xuất báo cáo doanh thu, chi phí của từng bộ phận chỉ trong vài giây.

Rào cản lớn nhất khi triển khai kế toán trách nhiệm tại SHS là gì và cách khắc phục? Rào cản lớn nhất là nhân sự kế toán tài chính phải kiêm nhiệm công tác quản trị và tâm lý e ngại bị kiểm soát của các trưởng bộ phận khi áp dụng dự toán. Cách khắc phục là thành lập tổ kế toán quản trị độc lập, đào tạo nâng cao nhận thức về lợi ích thưởng phạt minh bạch dựa trên số dư bộ phận và ứng dụng phần mềm tự động hóa.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, làm rõ cấu trúc 4 trung tâm trách nhiệm và các công cụ lượng hóa hiệu năng hiện đại trong doanh nghiệp tài chính.
  • Công trình phản ánh sâu sắc thực trạng tổ chức kế toán tại SHS với mạng lưới 9 trung tâm chi phí dự toán, 4 trung tâm doanh thu và 3 trung tâm lợi nhuận tại 3 thành phố lớn.
  • Nghiên cứu chỉ rõ các hạn chế cốt lõi về việc thiếu định mức chi phí chuẩn, cơ chế phân bổ chi phí dùng chung chưa khoa học và sự vắng mặt của các chỉ số ROI, RI trong đánh giá đầu tư.
  • Tác giả đã đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, bao gồm thiết lập báo cáo số dư đảm phí, chuẩn hóa giá chuyển nhượng nội bộ và tách bạch bộ máy kế toán quản trị.
  • Lộ trình chuyển đổi được vạch ra trong 6 đến 12 tháng tới sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Quý độc giả và các nhà quản trị quan tâm có thể khai thác các mô hình và hệ thống phụ lục trong luận văn để áp dụng trực tiếp vào quá trình chuẩn hóa hệ thống kế toán trách nhiệm tại đơn vị mình.