chương 1 Tác giả đã cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về Viện Kỹ thuật PK-KQ, giúp tác giả nắm rõ hơn về môi trường nghiên cứu và chuẩn bị cho các phần tiếp theo. Điều này sẽ hỗ trợ tác giả đạt được mục tiêu trong việc thực hiện nghiên cứu một cách có hệ thống và ý nghĩa. 22 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 2. Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Để nghiên cứu về hiệu quả HTTT đang được triển khai tại Viện Kỹ thuật PK- KQ, việc tổng quan cơ sở lý thuyết là vô cùng quan trọng, giúp xác định các khái niệm, mô hình và nguyên lý nền tảng.
Tác giả dựa trên các nghiên cứu trước đó, đề xuất một số cơ sở lý thuyết cơ bản liên quan đề án nghiên cứu bao gồm: 2. Các khái niệm về Hệ thống thông tin Hệ thống là một tập hợp các phần tử được tổ chức và “liên kết với nhau thành” một chỉnh thể thống nhất để thực hiện một hoặc nhiều chức năng hoặc mục tiêu nhất định theo (James A Hall, 2011; Marshall Romney & cộng sự, 2012; Joseph W Wilkinson, 1989). Mặc khác, HTTT “là một tập hợp của phần cứng, phần mềm và các mạng truyền thông được sử dụng để thu thập, thiết lập, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin, tri thức… nhằm phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức” theo (Leonard Jessup & Joseph Valacich, 2007). Trên khía cạnh khác, hệ thống thông tin là “một hệ thống được thiết kế để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin”.
Nó bao gồm các thành phần như “phần cứng, phần mềm, dữ liệu, quy trình, con người và các mối quan hệ giữa chúng” được thiết kế để tạo ra các sản phẩm thông tin như báo cáo, tài liệu, bản đồ… theo (Marshall Romney & cộng sự, 2012; Joseph W Wilkinson, 1989). Mặt khác, hệ thống thông tin là “một hệ thống nhân tạo”, tức là nó được xây dựng và quản lý bởi con người để phục vụ cho mục tiêu cụ thể của tổ chức. HTTT bao gồm một tập hợp các thành phần, bao gồm cả phần cứng (như máy tính, máy in) và phần mềm (như ứng dụng, hệ điều hành), được tổ chức và tích hợp lại với nhau để “thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến dữ liệu và thông tin”. Mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin là cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích để hỗ trợ các hoạt động và quyết định của con người trong tổ chức.
Điều này bao gồm việc thu thập, xử lý và phân phối thông tin sao cho nó hỗ trợ quá trình ra quyết định và tăng cường hiệu suất làm việc (Phạm Anh Tuấn, 2022). Ngoài ra, “Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và các thành phần liên quan khác”. Các thành phần đó được thiết lập để phối hợp với nhau thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường được ràng buộc. Dữ liệu từ nguồn sẽ được 23 vào tới hệ thống thông tin qua đầu vào, hệ thống thông tin xử lý và cho ra kết quả được chuyển đến Destination đích đến sau đó được lưu trữ trong kho dữ liệu (Trần Thị Song Minh & Trương Văn Tú, 2019).
Tóm lại, hệ thống thông tin được mô tả là “một tập hợp các phần tử được tổ chức và liên kết với nhau thành một thể thống nhất”. Mục tiêu của hệ thống thông tin là “phục vụ cho các mục tiêu cụ thể của tổ chức, bao gồm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin để hỗ trợ hoạt động và quyết định”. Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên quy trình “đầu vào – xử lý – đầu ra – lưu trữ”, trong đó dữ liệu được thu thập từ nguồn, xử lý và cho ra kết quả, sau đó được lưu trữ và chuyển đến đích đến (Marshall Romney & cộng sự, 2012; Joseph W Wilkinson, 1989). Sự thành công của Hệ thống thông tin Việc đo lường sự thành công của HTTT thực sự là “một thách thức đối với các nhà nghiên cứu và nhà quản lý” và có thể tiếp cận bằng nhiều cách khác nhau để đo lường thành công ở các cấp độ khác nhau.
Dưới đây là một số cách tiếp cận và định nghĩa ở các “cấp độ kỹ thuật, ngữ nghĩa và hiệu quả”: Tại cấp độ kỹ thuật Weaver cho rằng: sự thành công được đo lường dựa trên độ chính xác và “hiệu quả của hệ thống trong việc thực hiện” các thủ tục và quy trình liên quan đến thông tin. Tại cấp độ ngữ nghĩa: sự thành công được đánh giá liên quan đến “khả năng của hệ thống” trong truyền đạt ý nghĩa của thông tin, gồm yếu tố “chính xác và dễ hiểu” của thông tin (Warren Weaver, 1953, 2017). Bên cạnh đó, Mason bổ sung về cấp độ Hiệu quả cho rằng: sự thành công là “đo lường sự ảnh hưởng của thông tin” đến người nhận và “hiệu quả hoạt động” của hệ thống, gồm việc đánh giá “sự thay đổi trong hành vi của người nhận và kết quả hoạt động của hệ thống”. Có thể được sử dụng để xác định các khía cạnh khác nhau để “đo lường mức độ ảnh hưởng” ở đầu ra (Richard O Mason, 1978).
Trong khi đó, DeLone và McLean định nghĩa sự thành công của HTTT dựa trên các sự kiện ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin, đánh giá thông tin và ứng dụng thông tin, dẫn đến sự thay đổi trong hành vi của người nhận và hoạt động của hệ thống (William H DeLone & Ephraim R McLean, 1992). Qua các cách tiếp cận này, có thể thấy rằng đo lường thành công của HTTT không chỉ đơn giản là đo lường hiệu suất kỹ thuật mà còn bao gồm cả khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả và ảnh hưởng của thông tin đến người nhận và hoạt động tổ chức. Các định nghĩa khác nhau của sự thành công của HTTT CÁC TÁC GIẢ ĐỊNH NGHĨA (James E Bailey “Đo lường và phân tích sự hài lòng người sử dụng máy tính được & Sammy W thúc đẩy bởi mong muốn quản lý để nâng cao năng suất của hệ Pearson, 1983) thống thông tin” (Terry Anthony “[.] tác động của hệ thống thông tin có thể dẫn đến hiệu năng Byrd & cộng sự, tổ chức tốt hơn, trong trường hợp này, chi phí tổng thể thấp hơn” 2006) (Amy W Gatian, “Nếu một hệ thống có hiệu quả được xác định thì giá trị của công 1994) ty được tăng lên, bất kỳ thang đo hiệu quả hệ thống nào nên phản ánh một số thay đổi tích cực trong hành vi người dùng, ví dụ: nâng cao năng suất, ít lỗi hoặc ra quyết định tốt hơn” (Dale L Goodhue “Thành công của hệ thống thông tin quản lý (MIS) cuối cùng & Ronald L tương ứng với những gì mà DeLone và McLean xem là ảnh hưởng Thompson, 1995) cá nhân hoặc ảnh hưởng tổ chức. Chúng tôi tập trung vào ảnh hưởng hiệu quả cá nhân như là biến phụ thuộc được quan tâm” (Henry C Lucas “Do khó khăn trong việc đo lường sự thành công thông qua các Jr, 1978) nghiên cứu về chi phí/lợi ích, và các chỉ số khác của sự thành công là cần thiết.
Các chỉ số hấp dẫn nhất cho mục đích này từ quan điểm đo lường là sử dụng hệ thống” Nguồn: (Nils Urbach & cộng sự, 2009) Như vậy, các lý thuyết về HTTT cung cấp các “định nghĩa và cách đo lường” sự thành công mà thường được đánh giá từ các góc độ khác nhau. Điều này dẫn đến sự đa dạng trong các “định nghĩa về sự thành công” của HTTT, như được minh họa trong Bảng 1 của nghiên cứu của (Nils Urbach & cộng sự, 2009). Nhìn từ góc độ của nhà phát triển phần mềm, “sự thành công của hệ thống thông tin có thể được đo lường thông qua việc hoàn thành dự án đúng thời gian, ngân sách và có các tính năng phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ” (Nils Urbach & cộng sự, 2009). Trong khi đó, từ góc độ của người sử dụng, sự thành công có thể được đánh giá thông qua việc cải thiện “sự hài lòng” và “hiệu suất trong công việc” của họ (Tor Guimaraes & Magid Igbaria, 1997).
Mặt khác từ “góc độ tổ chức”, “sự thành công của hệ thống thông tin” có thể góp phần vào “tăng lợi nhuận của công ty hoặc tạo ra lợi thế cạnh tranh” (Peter B Seddon, 1997, 2014). Ngoài ra, loại hệ thống cụ thể cũng có thể ảnh hưởng đến cách đo lường sự thành công của HTTT. 25 Do vậy, các tác giả đồng ý rằng “không có một định nghĩa thống nhất về sự thành công của hệ thống thông tin” và mỗi nhà nghiên cứu, nhóm nghiên cứu hoặc tổ chức cụ thể có một cách tiếp cận khác nhau (Varun Grover & cộng sự, 1996) để đo lường và định nghĩa “sự thành công của hệ thống thông tin” tương ứng với mục tiêu và hoàn cảnh cụ thể của họ. Cơ sở lý luận về Hiệu quả công việc Hiệu quả công việc nằm trong khía cạnh tác động ròng của các mô hình nghiên cứu về hiệu quả HTTT và phản ánh những lợi ích mà HTTT mang lại cho năng suất và hiệu suất công việc của tổ chức, do vậy nghiên cứu về hiệu quả HTTT không thể không nhắc tới Hiệu quả công việc.
Một số nghiên cứu nước ngoài về hiệu quả công việc 2. Hiệu quả công việc Hiệu quả công việc là một khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự và nghiên cứu về tổ chức. Nó thường được định nghĩa như việc đạt được mục tiêu và tiêu chuẩn mà tổ chức đề ra (Per Eisele & Alessia D’Amato, 2011) và được đánh giá bằng cách “so sánh kết quả đạt được với các mục tiêu được đề ra trước đó” sau một quá trình công tác của nhân viên (Sebastiaan Rothmann & Elize P Coetzer, 2003). Việc đo lường hiệu quả công việc giúp xác định: mục tiêu và tiêu chuẩn đã được đạt được trong quá trình làm việc hay không.
Điều này có thể bao gồm các chỉ số như sản phẩm hoàn thành, chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc, và khả năng giải quyết vấn đề; Chất lượng công việc hoàn thành, bao gồm các yếu tố như độ chính xác, độ hoàn thiện, và đáp ứng yêu cầu; Đóng góp và hoàn thành so với kỳ vọng, đánh giá mức độ mà nhân viên đã đóng góp và hoàn thành công việc so với những gì được kỳ vọng từ họ. Điều này có thể liên quan đến việc đạt các mục tiêu đặt ra, hoàn thành công việc theo thời hạn và thái độ làm việc (Michael Armstrong & Helen Murlis, 2007).