Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành giáo dục nỗ lực thích ứng và chuyển đổi số sau đại dịch Covid-19, hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống thông tin quản lý (MIS) giữ vai trò then chốt trong việc điều phối, tổ chức và vận hành các hoạt động đào tạo. Đối với các cơ sở đào tạo ngôn ngữ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị lớp học đã trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, tiết giảm nhân lực và nâng cao hiệu quả vận hành so với phương thức quản lý truyền thống.

Viện Goethe (Goethe-Institut) là tổ chức văn hóa của Cộng hòa Liên bang Đức hoạt động trên phạm vi toàn cầu, đảm nhiệm sứ mệnh phổ cập tiếng Đức và thúc đẩy hợp tác văn hóa quốc tế. Tại Việt Nam, Viện Goethe Hà Nội được thành lập năm 1997 (thời điểm đó là phân viện trẻ nhất tại châu Á), bên cạnh phân viện tại Thành phố Hồ Chí Minh, thường xuyên tổ chức các khóa học tiếng Đức đa dạng cho người lớn và các chương trình bồi dưỡng giáo viên. Thực tế khảo sát cho thấy trước khi ứng dụng HTTT, nhiều trung tâm đào tạo quản lý lớp học bằng phương thức thủ công (tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ giấy). Phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: dễ thất lạc thông tin học viên, xử lý hồ sơ chậm trễ, gây tắc nghẽn cục bộ vào các đợt cao điểm tuyển sinh khi học viên và phụ huynh phải xếp hàng chờ đăng ký hoặc làm bài kiểm tra năng lực đầu vào. Ngoài ra, việc theo dõi sĩ số, điểm chuyên cần và quản lý kết quả học tập phân tán giữa các cơ sở cũng gặp nhiều trở ngại. Do đó, việc nghiên cứu và xây dựng một HTTT quản lý lớp học tiếng Đức tại Viện Goethe là yêu cầu thực tiễn xuất phát từ đòi hỏi chuẩn hóa quy trình và đồng bộ cơ sở dữ liệu.

Theo công bố của nhóm tác giả, mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các kiến thức cơ sở đã được học trong học phần Hệ thống thông tin quản lý.
  2. Phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ quản lý lớp học tiếng Đức thực tế tại Viện Goethe.
  3. Tìm hiểu và mô hình hóa các chức năng của HTTT trong việc quản lý các lớp học tiếng Đức của Viện Goethe nhằm làm rõ bản chất quy trình, từ đó đề xuất hướng phát triển và khắc phục các hạn chế hiện hữu.

Về phạm vi nghiên cứu:

  • Phạm vi đối tượng: Bao gồm giáo viên và học viên (chủ thể cung cấp và thụ hưởng thông tin lớp học), cùng đội ngũ cán bộ quản lý (chủ thể vận hành, quản trị thông tin và cơ sở dữ liệu lớp học).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào quy trình nghiệp vụ quản lý lớp học tiếng Đức và các chức năng xử lý thông tin tương ứng trong tổ chức đào tạo.
  • Phạm vi không gian và thời gian: Đề tài khảo sát hoạt động đào tạo của Viện Goethe tại Việt Nam, hoàn thành trong thời gian 1 tháng vào tháng 12 năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng khung lý thuyết nền tảng của chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS) dựa trên các tài liệu chuẩn của Kenneth C. Laudon & Ahmed Elragal (2012) và Shaikh (2013). Các khái niệm cốt lõi được tác giả hệ thống hóa bao gồm:

  • Khái niệm về dữ liệu (Data), thông tin (Information), tri thức (Knowledge), chất lượng dữ liệu (Data Quality) và vai trò của lực lượng lao động tri thức (Knowledge Workers - KWs).
  • Các thành phần cấu thành một HTTT: Phần cứng (thiết bị nhập, xuất, xử lý trung tâm, bộ nhớ trong RAM/ROM và bộ nhớ ngoài), phần mềm (phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng), hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) và mạng truyền thông viễn thông (đặc biệt là mô hình mạng ngang hàng Peer-to-Peer).
  • Phân loại HTTT theo góc độ quản lý (xử lý giao dịch TPS, phục vụ quản lý MIS, hỗ trợ ra quyết định DSS, hỗ trợ điều hành ESS, hệ chuyên gia ES), theo chức năng nghiệp vụ (tiếp thị - bán hàng, sản xuất, tài chính - kế toán, nhân lực, tự động hóa văn phòng OAS) và các hệ thống tích hợp (CRM, SCM, ERP).
  • Lý thuyết về quy trình nghiệp vụ (Business Process) và 4 cấp độ quản lý trong tổ chức: Nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý tác nghiệp và nhân viên tác nghiệp.
  • Chu trình phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle - SDLC) với 6 giai đoạn: Phân tích hệ thống (Systems Analysis), Thiết kế hệ thống (Systems Design), Lập trình (Programming), Kiểm thử (Testing), Chuyển đổi (Conversion), Triển khai vận hành và Bảo trì (Production and Maintenance); cùng mô hình đánh giá độ trưởng thành năng lực CMM (Capability Maturity Model).
  • Cơ sở dữ liệu quan hệ và hệ quản trị CSDL (DBMS): Quá trình phát triển từ các hệ thống IMS, System-R, DB2, DBase, Sybase, Oracle, Informix đến SQL Server và ODMG. Vai trò của CSDL đối với hệ tác nghiệp (tìm kiếm, tính toán, lập báo cáo thống kê) và hệ hỗ trợ ra quyết định (kiểm định nhận định, khai phá dữ liệu lớn).
  • An ninh hệ thống thông tin: 3 mục tiêu an toàn (tính bí mật, tính xác thực, tính trách nhiệm); phân biệt vi phạm chủ động và vi phạm thụ động; các chiến lược bảo mật (quyền hạn tối thiểu - Least Privilege, phòng thủ theo chiều sâu - Defence In Depth, điểm nối yếu nhất - Weakest Link); các tầng bảo vệ mạng gồm quyền truy nhập, định danh/mật khẩu, mã hóa dữ liệu, bảo vệ vật lý, tường lửa (Firewalls) và quản trị mạng dự phòng.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai theo hướng tiếp cận tổ chức từ trên xuống (Top-down approach):

  • Về mặt tổ chức: Khảo sát bắt đầu từ Ban Giám đốc đến các phòng ban chức năng (Phòng Chiến lược, Phòng Ngôn ngữ, Phòng Hành chính, Phòng Tài chính, Phòng Kỹ thuật, Đội ngũ giáo viên).
  • Về mặt quản lý: Đi từ cấp quản lý cao nhất (Viện trưởng/Viện phó) xuống nhân viên thừa hành cụ thể.
  • Về mặt nghiệp vụ: Đi từ mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược chung đến các thao tác nghiệp vụ chi tiết của từng bộ phận.

Quá trình thu thập thông tin được chia làm 2 bước: Khảo sát sơ bộ (định hình dự án) và khảo sát chi tiết (thu thập mẫu biểu, báo cáo, quy định, thủ tục hành chính, quan sát thực tế và tra cứu cổng thông tin điện tử của Viện Goethe). Trên cơ sở dữ liệu thu thập được, tác giả sử dụng các phương pháp mô hình hóa nghiệp vụ và cấu trúc dữ liệu gồm: Lược đồ Use Case, sơ đồ phân rã chức năng (BFD), ma trận thực thể - chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và mô hình thực thể kết hợp (ERD).

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế tại Viện Goethe, hệ thống quản lý lớp học tiếng Đức được phân tích và thiết kế thông qua các mô hình kỹ thuật sau:

Phân rã chức năng nghiệp vụ (BFD)

Hệ thống được chuẩn hóa thành 4 nhóm chức năng chính và 15 chức năng thành phần:

  1. Nhóm 1 - Tổ chức lớp học: 1.1 Lên kế hoạch; 1.2 Thông tin và tư vấn; 1.3 Tiếp nhận thông tin và đăng ký; 1.4 Thu học phí; 1.5 Lập danh sách học viên chính thức; 1.6 Thông tin tổ chức lớp học thành công.
  2. Nhóm 2 - Tổ chức giảng dạy: 2.1 Thông tin cụ thể khóa học; 2.2 Giáo viên nhận lớp; 2.3 Chuẩn bị vật tư; 2.4 Tiến hành giảng dạy; 2.5 Điểm danh, cập nhật danh sách học viên.
  3. Nhóm 3 - Xếp loại và cấp chứng chỉ: 3.1 Tổ chức kỳ thi; 3.2 Xếp loại, cấp chứng chỉ.
  4. Nhóm 4 - Báo cáo: 4.1 Lập báo cáo kết quả đào tạo; 4.2 Lập báo cáo doanh thu.

Đặc tả ca sử dụng (Use Case)

Toàn bộ dữ liệu trong hệ thống đều tuân thủ các thao tác Thêm, Đọc, Sửa, Xóa và chịu sự phân quyền từ Quản trị hệ thống. Ba ca sử dụng trọng tâm được nhóm tác giả đặc tả:

Mã Use Case Tên Use Case Tác nhân (Actor) Yêu cầu bảo mật / Điều kiện Mô tả tóm tắt
UC-1.1 Đăng nhập Học viên, Nhân viên các phòng ban Giao thức HTTPS (goethe.de) Đăng nhập vào trang cá nhân để xem thông tin học tập hoặc thực hiện tác vụ theo phân quyền nghiệp vụ.
UC-1.2 Đăng ký khóa học Học viên, Phòng Hành chính, Phòng Tài chính Giao thức HTTPS (goethe.de) Học viên chọn khóa học, thanh toán trực tuyến; Phòng Tài chính nhận học phí; Phòng Hành chính quản lý danh sách thanh toán.
UC-1.3 Tổ chức giảng dạy Học viên, Giáo viên, Phòng Kỹ thuật Giao thức HTTPS (goethe.de) Theo dõi lịch học, phòng học/room online; Phòng Kỹ thuật chuẩn bị thiết bị; thực hiện điểm danh buổi học.

Mô hình luồng dữ liệu (DFD)

  • Sơ đồ ngữ cảnh: Xác định hệ thống tương tác với 3 tác nhân bên ngoài chính gồm Học viên, Giáo viên và Cán bộ quản lý thông qua các luồng thông tin: Hồ sơ cá nhân, kết quả bài test, biên lai thu tiền, thông tin phân công giảng dạy, danh sách lớp, sổ theo dõi chuyên cần, yêu cầu báo cáo và báo cáo tổng kết.
  • Sơ đồ DFD mức 0: Phân tách hệ thống thành 4 tiến trình xử lý tương ứng (1.0 Tổ chức lớp học; 2.0 Tổ chức giảng dạy; 3.0 Phân loại và cấp chứng chỉ; 4.0 Báo cáo) liên kết với các kho dữ liệu: Kế hoạch đào tạo, Danh sách khóa học, Danh sách lớp, Danh sách học viên, Danh sách điểm danh, Danh sách kết quả thi, Biên lai thu học phí, Danh sách xếp loại và chứng chỉ.
  • Sơ đồ DFD mức 1: Chi tiết hóa các luồng trao đổi chứng từ và dữ liệu cho từng tiến trình nghiệp vụ con.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (ERD)

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xây dựng gồm 7 thực thể nghiệp vụ, chuẩn hóa các thuộc tính định danh và thuộc tính mô tả:

Tên thực thể Thuộc tính khóa Các thuộc tính mô tả khác
LỚP HỌC Mã lớp học Tên lớp học, thời gian học, sĩ số
KHÓA HỌC Mã khóa học Tên khóa học, niên khóa
HỌC VIÊN Mã học viên Tên học viên, địa chỉ, số điện thoại
GIÁO VIÊN Mã giáo viên Tên giáo viên, địa chỉ, số điện thoại
CA HỌC Mã ca học Tên ca học, từ giờ
PHÒNG HỌC Số phòng -
CHỨNG CHỈ Số chứng chỉ Tên chứng chỉ, loại chứng chỉ

Các mối quan hệ logic giữa các thực thể và thuộc tính quan hệ được xác lập như sau:

  • Mối quan hệ <đăng ký> giữa HỌC VIÊN và KHÓA HỌC (Thuộc tính: Ngày đăng ký).
  • Mối quan hệ <thuộc2> giữa HỌC VIÊN và LỚP HỌC.
  • Mối quan hệ <thuộc1> giữa LỚP HỌC và KHÓA HỌC.
  • Mối quan hệ <phân công> giữa LỚP HỌC, PHÒNG HỌC, GIÁO VIÊN và CA HỌC.
  • Mối quan hệ <cấp> giữa HỌC VIÊN và CHỨNG CHỈ (Thuộc tính: Điểm số, xếp loại, ngày cấp).
  • Mối quan hệ <thu> giữa HỌC VIÊN và KHÓA HỌC (Thuộc tính: Số biên lai, ngày thu, lý do, số tiền).

Về quy ước lượng số (Cardinality): Hệ thống áp dụng 4 loại liên kết chuẩn gồm một - bắt buộc (| |), nhiều - bắt buộc (| <), không hoặc nhiều / nhiệm ý (O <), và một hoặc nhiều (| <).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan

Chương 1 trình bày bối cảnh chung, tính cấp thiết và giới thiệu về đơn vị nghiên cứu. Tác giả nêu bật việc chuyển đổi số trong giáo dục sau Covid-19 và phân tích cơ cấu tổ chức của Viện Goethe Hà Nội (thành lập năm 1997). Cơ cấu nhân sự và các bộ phận tham gia vào chu trình quản lý lớp học tiếng Đức gồm:

  • Ban Giám đốc (thời kỳ 2016-2022 do Viện trưởng Wilfried Eckstein và Viện phó/Trưởng phòng Ngôn ngữ Steffen Kaupp phụ trách): Ban hành định hướng chung.
  • Phòng Chiến lược: Lập kế hoạch đào tạo (lộ trình, số lượng khóa, thời gian) và kế hoạch kiểm tra chất lượng cuối khóa.
  • Phòng Ngôn ngữ: Cán bộ tư vấn (giải đáp thắc mắc, thông tin chứng chỉ) và Cán bộ ghi danh (tiếp nhận hồ sơ, thống kê danh sách).
  • Đội ngũ giáo viên: Giảng viên (chuẩn bị giáo án, giảng dạy, ra đề kiểm tra) và Trợ giảng (hỗ trợ điểm danh, theo dõi tiến độ học tập).
  • Phòng Hành chính: Quản lý nhân sự, hồ sơ học viên và pháp lý.
  • Phòng Tài chính: Quản lý học phí đầu khóa, quản lý thu chi vật tư giáo trình và tiền lương.
  • Phòng Kỹ thuật: Quản lý hạ tầng máy chiếu, loa, mic, đường truyền mạng, bảo trì định kỳ và quản trị hệ thống website.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương này tổng thuật toàn diện các kiến thức nền tảng về HTTT quản lý. Nội dung tập trung phân biệt các tầng dữ liệu - thông tin - tri thức; làm rõ 4 thành phần phần cứng máy tính và 2 nhóm phần mềm; so sánh phương thức lưu trữ tệp truyền thống (dễ dư thừa, mâu thuẫn) với CSDL quan hệ hiện đại. Tác giả phân tích chu trình SDLC 6 bước, vị trí của HTTT trong việc kết nối hệ tác nghiệp với hệ thống ra quyết định của doanh nghiệp, đồng thời diễn giải các cơ chế an ninh thông tin đa tầng (xác thực, phân quyền, mã hóa, tường lửa).

Chương 3: Phân tích quy trình nghiệp vụ

Chương 3 đi sâu khảo sát thực trạng và mô hình hóa chi tiết 4 quy trình nghiệp vụ tại Viện Goethe:

  1. Quy trình tổ chức lớp học: Bắt đầu từ định hướng của Ban Giám đốc -> Phòng Chiến lược lập kế hoạch mở khóa (trực tiếp, nhóm trực tuyến, thanh thiếu niên, luyện thi B1, khóa học đặc biệt A1-B2) -> Phòng Ngôn ngữ đăng tuyển sinh -> Học viên thực hiện bài kiểm tra trình độ trực tuyến trên website để phân loại -> Phòng Hành chính lập danh sách tạm thời -> Phòng Tài chính thu học phí (trực tiếp hoặc trực tuyến, xuất hóa đơn điện tử) -> Lập danh sách lớp chính thức và gửi thông báo nhập học.
  2. Quy trình tổ chức giảng dạy: Phòng Hành chính chuyển giao thông tin khóa học (thời gian, lịch học, hình thức on/offline, sĩ số) cho Giáo viên -> Phòng Kỹ thuật chuẩn bị phòng học và thiết bị -> Giáo viên tiến hành giảng dạy -> Trợ giảng điểm danh chuyên cần từng buổi.
  3. Quy trình xếp loại và cấp chứng chỉ: Học viên làm bài thi đánh giá năng lực cuối kỳ trên máy tính (hệ thống tự động chấm trắc nghiệm) kết hợp giáo viên chấm phần viết -> Phòng Ngôn ngữ tổng hợp điểm số, lập danh sách xếp loại -> Cấp chứng chỉ chính thức cho học viên đạt yêu cầu.
  4. Quy trình báo cáo: Định kỳ sau khóa học, Phòng Hành chính lập báo cáo kết quả đào tạo (số khóa mở, số học viên, tỷ lệ cấp chứng chỉ); Phòng Tài chính lập báo cáo doanh thu học phí trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Chương 4: Phân tích chức năng

Chương 4 chuyển hóa các mô tả nghiệp vụ sang ngôn ngữ phân tích hệ thống. Tác giả xây dựng lược đồ Use Case tổng quát và 3 Use Case chi tiết; thiết lập ma trận thực thể khái quát chức năng xử lý; xây dựng sơ đồ phân rã chức năng BFD; biểu diễn chi tiết các luồng dữ liệu thông qua DFD mức ngữ cảnh, DFD mức 0 và 4 DFD mức 1; cuối cùng là thiết lập mô hình ERD với 7 thực thể và 6 mối liên kết có ràng buộc lượng số rõ ràng.

Chương 5: Kết luận và hướng phát triển

Chương 5 đúc kết các kết quả đạt được về mặt khảo sát và mô hình hóa; thẳng thắn chỉ ra các hạn chế tồn tại trong đồ án; đề xuất các kiến nghị nâng cao chất lượng đào tạo môn MIS tại trường đại học và định hướng mở rộng hệ thống bằng giải pháp điểm danh mã QR và ứng dụng di động.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và cấu trúc tài liệu của đồ án:

  • Chuẩn hóa thành công 4 quy trình nghiệp vụ đào tạo ngôn ngữ tại Viện Goethe từ khâu lập kế hoạch tuyển sinh, tổ chức lớp, giảng dạy, thi cấp chứng chỉ đến lập báo cáo quản trị.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tài liệu phân tích kỹ thuật logic gồm: 1 BFD với 15 chức năng phân rã; 3 bảng đặc tả Use Case chi tiết; 1 sơ đồ DFD mức 0 và 4 sơ đồ DFD mức 1; 1 mô hình ERD chuẩn gồm 7 thực thể dữ liệu nghiệp vụ và 6 mối quan hệ logic.
  • Đề xuất giải pháp số hóa quy trình kiểm tra năng lực đầu vào và ghi danh trực tuyến, giải quyết dứt điểm tình trạng ùn tắc hồ sơ giấy trong các đợt cao điểm tại các phân viện Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
  • Đề xuất giải pháp kỹ thuật cụ thể: Thiết kế hệ thống điểm danh tự động bằng mã QR liên kết biểu mẫu Google Form, cho phép lưu vết thời gian quét chính xác đến từng phút, áp dụng khả thi cho các lớp học từ quy mô 15-20 học viên đến các hội trường lớn 100-200 hoặc 1.000 học viên.
  • Đề xuất mô hình giao diện ban đầu của ứng dụng di động học tiếng Đức với các tính năng cá nhân hóa lộ trình học tập và nhắc nhở học từ vựng hàng ngày.
  • Đóng góp khoa học: Hệ thống hóa cơ sở lý luận môn học Hệ thống thông tin quản lý và ứng dụng trực tiếp vào nghiên cứu một mô hình tổ chức văn hóa - giáo dục quốc tế đặc thù tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Theo tự đánh giá của nhóm tác giả, đồ án còn tồn tại các hạn chế kỹ thuật sau:

  • Về phạm vi phân tích: Chưa phân tích đầy đủ tất cả các nội dung vận hành, đặc biệt chưa đi sâu vào cơ chế an toàn, an ninh và bảo mật kỹ thuật của hệ thống.
  • Về mức độ chi tiết: Nghiên cứu mới dừng lại ở mức mô hình hóa logic và ý niệm, chưa tiến hành thiết kế vật lý, lập trình mã nguồn và cài đặt thử nghiệm phần mềm thực tế.
  • Về kỹ năng công cụ: Việc sử dụng các phần mềm công cụ hỗ trợ thiết kế mô hình hóa trên máy tính chưa đạt độ chuẩn xác cao.
  • Về quản lý dự án: Quá trình phân bổ nội dung và cân đối thời gian thực hiện đồ án (thời lượng 1 tháng) còn thiếu hợp lý.

Các hướng phát triển tiếp theo được đề xuất:

  • Xem xét điều chỉnh chương trình đào tạo ngành MIS, tăng cường trang bị phần mềm công cụ thiết kế chuyên nghiệp trong phòng máy tính để hỗ trợ sinh viên thực hiện đồ án.
  • Nghiên cứu định hướng phát triển HTTT của Viện Goethe theo kiến trúc ERP tích hợp và chuyển đổi số toàn diện theo mô hình doanh nghiệp số toàn cầu.
  • Lập trình và triển khai thực tế giải pháp điểm danh tự động qua mã QR code.
  • Xây dựng hoàn thiện ứng dụng di động hỗ trợ học viên theo dõi tiến độ học tập và ôn tập từ vựng tiếng Đức.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp có đề tài về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đào tạo, quản lý trung tâm ngoại ngữ.
  • Cán bộ quản lý tại các trung tâm ngôn ngữ, cơ sở giáo dục có nhu cầu tham khảo quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa từ khâu kiểm tra đầu vào, ghi danh, phân công giảng dạy đến tổ chức thi cấp chứng chỉ.
  • Các phần đáng tham khảo nhất trong tài liệu:
    • Phương pháp tiếp cận khảo sát hệ thống từ trên xuống (Top-down) trong môi trường giáo dục liên văn hóa.
    • Bộ hồ sơ phân tích logic hoàn chỉnh từ mô hình phân rã BFD, ma trận chức năng, các cấp độ DFD đến mô hình thực thể ERD với các ràng buộc lượng số cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài khảo sát quy trình quản lý tại cơ sở cụ thể nào và cơ cấu nhân sự gồm những bộ phận nào?
Đề tài khảo sát tại Viện Goethe Việt Nam (gồm Viện Goethe Hà Nội thành lập năm 1997 và phân viện tại TP.HCM). Cơ cấu nhân sự tham gia quy trình quản lý lớp học gồm: Ban Giám đốc, Phòng Chiến lược, Phòng Ngôn ngữ (cán bộ tư vấn, cán bộ ghi danh), Đội ngũ giáo viên (giảng viên, trợ giảng), Phòng Hành chính, Phòng Tài chính và Phòng Kỹ thuật.

2. Bốn nhóm quy trình nghiệp vụ chính được mô hình hóa trong hệ thống là gì?
Bốn nhóm nghiệp vụ chính gồm: Tổ chức lớp học (lập kế hoạch, tư vấn, tiếp nhận đăng ký, thu học phí, xuất danh sách chính thức); Tổ chức giảng dạy (thông tin khóa học, phân công giáo viên, chuẩn bị thiết bị, giảng dạy, điểm danh); Xếp loại và cấp chứng chỉ (tổ chức thi đánh giá năng lực cuối kỳ trên máy kết hợp chấm viết, cấp chứng chỉ); Báo cáo (báo cáo kết quả đào tạo và báo cáo doanh thu gửi Ban Giám đốc).

3. Cơ sở dữ liệu logic (ERD) của hệ thống bao gồm bao nhiêu thực thể và thuộc tính ra sao?
Mô hình ERD của hệ thống xác định 7 thực thể: LỚP HỌC (khóa chính: Mã lớp học), KHÓA HỌC (khóa chính: Mã khóa học), HỌC VIÊN (khóa chính: Mã học viên), GIÁO VIÊN (khóa chính: Mã giáo viên), CA HỌC (khóa chính: Mã ca học), PHÒNG HỌC (khóa chính: Số phòng), CHỨNG CHỈ (khóa chính: Số chứng chỉ). Các thực thể liên kết với nhau qua các mối quan hệ: đăng ký, thuộc, phân công, cấp, thu.

4. Giải pháp điểm danh tự động bằng mã QR được tác giả đề xuất hoạt động như thế nào?
Trước mỗi buổi học, giáo viên cung cấp mã QR Code; học viên đăng nhập hệ thống và quét mã để truy cập biểu mẫu Google Form công khai nhằm điền thông tin xác nhận. Cơ chế này giúp ghi nhận chính xác thời gian quét đến từng phút, áp dụng thuận tiện cho các lớp học từ 15-20 học viên đến quy mô hàng trăm hoặc hàng nghìn học viên.

5. Đồ án đã tiến hành lập trình và cài đặt phần mềm hoàn chỉnh hay chưa?
Chưa. Đồ án mới dừng lại ở giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống ở mức mô hình hóa logic (Use Case, BFD, DFD, ERD) và mức ý niệm; chưa tiến hành lập trình giao diện, viết mã nguồn cơ sở dữ liệu hay triển khai cài đặt phần mềm hoàn chỉnh.

Kết luận

Báo cáo đồ án môn học Hệ thống thông tin quản lý của nhóm sinh viên Trường Đại học Tài chính - Marketing đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận chuyên ngành và phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ đào tạo tiếng Đức tại Viện Goethe Việt Nam. Thông qua hệ thống công cụ mô hình hóa chuẩn mực gồm Use Case, BFD, DFD và ERD, nghiên cứu đã phác thảo thành công kiến trúc logic hỗ trợ chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang hệ thống dữ liệu tập trung. Mặc dù còn hạn chế khi chưa tiến hành lập trình cài đặt thực tế và chưa phân tích sâu về cơ chế an toàn mạng, đề tài đã đề xuất được các hướng mở rộng có tính thực tiễn cao như điểm danh qua mã QR và phát triển ứng dụng di động hỗ trợ học tập. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị về mặt phương pháp luận phân tích thiết kế cho sinh viên khối ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống thông tin.