I. Tổng Quan Hệ Thống Phân Tích Quy Trình Nghiệp Vụ DHSXKD
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần quản lý linh hoạt và thích ứng nhanh chóng. Điều này đòi hỏi xây dựng hệ thống quản lý quy trình hoạt động dễ dàng tự động hóa và thay đổi. Hệ thống phân tích quy trình nghiệp vụ là giải pháp giúp doanh nghiệp thích ứng trước những thách thức. Các chuyên gia nghiệp vụ cần tham gia phát triển ứng dụng, giúp hệ thống quy trình nghiệp vụ nhanh chóng thích ứng. Hệ thống này được thiết kế để phân tích và cải thiện quy trình nghiệp vụ trong điều hành sản xuất kinh doanh (DHSXKD), giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ có khả năng thay đổi nhanh chóng và tối ưu hóa trước những thay đổi của thị trường.
1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của phân tích quy trình nghiệp vụ
Môi trường kinh tế xã hội thay đổi không ngừng. Các doanh nghiệp cần hệ thống quy trình hoạt động rõ ràng để đảm bảo vận hành tốt. Quy trình nghiệp vụ là tâm điểm của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh. Quản lý tốt quy trình giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng. Phân tích quy trình nghiệp vụ dựa trên dữ liệu nhật ký sự kiện là rất quan trọng. 'Với mô hình quy trình và thời gian thực hiện này, Ban lãnh đạo và chuyên viên quan lý có thé theo doi, giám sát và tối ưu các quy trình hoạt động; từ đó đánh giá, phân tích tính hiệu quả của quy trình và là cơ sở dé tối ưu hóa các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp của mình.
1.2. Tầm quan trọng của việc khai phá quy trình Process Mining
Khai phá quy trình (Process Mining) là kỹ thuật quản lý quy trình nghiệp vụ nhằm phát hiện, theo dõi và cải thiện quy trình dựa trên phân tích nhật ký sự kiện (event logs). Kỹ thuật này giúp tối ưu hóa quy trình đã có, đánh giá tốc độ, thời gian, chất lượng và so sánh với quy trình cũ. Nhu cầu cải tiến quy trình nghiệp vụ ngày càng tăng cao. Mỗi sản phẩm/dịch vụ được hỗ trợ bởi nhiều quy trình nghiệp vụ, tạo thách thức về số lượng và cải tiến quy trình.
II. Vấn Đề Thách Thức Trong Điều Hành Sản Xuất Kinh Doanh
Việc quản lý hiệu quả quy trình nghiệp vụ là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thành công. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định, phân tích và tối ưu hóa quy trình. Việc thiếu công cụ phân tích dữ liệu và trực quan hóa thông tin khiến cho việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trở nên khó khăn. Các quy trình thường phức tạp, chồng chéo và thiếu sự liên kết, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Đồng thời, việc thiếu hụt kiến thức về Business Process Management (BPM) và phân tích hiệu suất cũng là một rào cản lớn. Vì lẽ đó, đề tài sẽ xây dựng những chức năng cơ bản nhằm phân tích và tối ưu các quy trình hoạt động cho doanh nghiệp, nhằm mục đích cuối cùng là tăng doanh thu, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
2.1. Hạn chế trong quản lý và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ
Doanh nghiệp khó khăn trong xác định, phân tích, tối ưu hóa quy trình. Thiếu công cụ phân tích dữ liệu và trực quan hóa thông tin. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, thiếu liên kết, gây lãng phí. Thiếu kiến thức về BPM (Business Process Management) và phân tích hiệu suất.
2.2. Yêu cầu về hệ thống phân tích quy trình nghiệp vụ hiệu quả
Cần hệ thống phân tích quy trình nghiệp vụ hiệu quả, giải quyết các vấn đề tồn tại. Hệ thống cần xây dựng mô hình biểu diễn quy trình nghiệp vụ, quy trình phối hợp công việc. Hỗ trợ tính toán thời gian thực hiện quy trình và từng tác vụ. Giúp lãnh đạo và chuyên viên theo dõi, giám sát, tối ưu quy trình, đánh giá hiệu quả.
2.3. Tình hình nghiên cứu và các giải pháp hiện có
Nhiều công trình nghiên cứu khoa học của nước ngoài đã được nghiên cứu như sau: “Business Process Mining: An Industrial Application” [13] mô tả việc áp dung kỹ thuật khai phá quy trình để phân tích quá trình xử lý đơn hàng của các nhà thầu và các nhà cung cấp gửi đến. Từ đó chứng minh ứng dụng của khai phá quy trình, các công cụ và thuật toán trong khai phá quy trình. Các công cụ phần mềm, ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN (Business Process Model and Notation) [14] giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp thông qua việc biểu diễn các quy trình nghiệp vụ bằng đồ họa trực quan.
III. Phương Pháp Xây Dựng Hệ Thống Phân Tích Quy Trình DHSXKD
Xây dựng hệ thống phân tích quy trình cần tiếp cận có hệ thống. Đầu tiên, cần xác định rõ các quy trình nghiệp vụ quan trọng trong điều hành sản xuất kinh doanh. Tiếp theo, thu thập dữ liệu nhật ký sự kiện từ các hệ thống hiện có. Sử dụng ngôn ngữ BPMN để mô hình hóa quy trình, tạo biểu đồ trực quan. Áp dụng kỹ thuật khai phá quy trình để phân tích dữ liệu, tìm ra điểm nghẽn. Cuối cùng, xây dựng bảng điều khiển điều hành (dashboard) hiển thị thông tin trực quan, giúp theo dõi hiệu suất. Phân tích, thiết kế và cài đặt các quy trình trên dựa trên nhật ký sự kiện của các quy trình này. Áp dụng chuẩn BPMN để mô hình hóa các quy trình này
3.1. Xác định và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ bằng BPMN
Xác định quy trình nghiệp vụ quan trọng trong DHSXKD. Thu thập dữ liệu nhật ký sự kiện từ hệ thống. Dùng BPMN để mô hình hóa quy trình, tạo biểu đồ trực quan. BPMN (Business Process Model and Notation) [14] giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp thông qua việc biểu diễn các quy trình nghiệp vụ bằng đồ họa trực quan.
3.2. Áp dụng khai phá quy trình để phân tích và tối ưu hóa
Áp dụng khai phá quy trình để phân tích dữ liệu, tìm điểm nghẽn. Khai phá quy trình (Process Mining) là kỹ thuật quản lý quy trình nghiệp vụ nhằm phát hiện, theo dõi và cải thiện quy trình dựa trên phân tích nhật ký sự kiện (event logs). Kỹ thuật này giúp tối ưu hóa quy trình đã có, đánh giá tốc độ, thời gian, chất lượng và so sánh với quy trình cũ.
3.3. Xây dựng bảng điều khiển điều hành trực quan Dashboard
Xây dựng bảng điều khiển điều hành (dashboard) hiển thị thông tin trực quan. Giúp theo dõi hiệu suất, ra quyết định. Chương trình, chạy thử tại VNPT Long An và đánh giá kết quả đạt được.
IV. Ứng Dụng Thực Tế Kết Quả Nghiên Cứu Phân Tích DHSXKD
Hệ thống phân tích quy trình có thể ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của điều hành sản xuất kinh doanh. Ví dụ, phân tích quy trình cung cấp dịch vụ, quy trình xử lý báo hỏng, quy trình bán hàng. Kết quả nghiên cứu cho thấy, hệ thống giúp xác định điểm nghẽn, giảm thời gian xử lý, nâng cao hiệu suất. Hệ thống cũng hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện KPI (Key Performance Indicators). Nếu giám sát được các quy trình nghiệp vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm: thời gian thực hiện, các cá nhân tham gia, chất lượng thực hiện. sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các quy trình nghiệp vụ, nâng cao được chất lượng chăm sóc và phục vụ khách hàng.
4.1. Phân tích quy trình cung cấp dịch vụ và xử lý báo hỏng
Phân tích quy trình cung cấp dịch vụ, quy trình xử lý báo hỏng. Giúp xác định điểm nghẽn, giảm thời gian xử lý. Ví dụ phân tích quy trình cung cấp dịch vụ: Phạm vi và đôi tượng áp dụng: . Nội dung quy trình: 3. Quy trình tiếp nhận xử lý báo hồng: . Phạm vi va đôi tượng áp dụng
4.2. Đánh giá hiệu quả và cải thiện KPI Key Performance Indicators
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện KPI (Key Performance Indicators). Kết quả nghiên cứu cho thấy, hệ thống giúp xác định điểm nghẽn, giảm thời gian xử lý, nâng cao hiệu suất. Từ đó giúp doanh nghiệp giữ được khách hàng cũ, tăng lượng khách hang mới; đồng thời giúp giảm chi phí thuê nhân lực, chi phí chăm sóc và phục vụ khách hàng.
V. Kết Luận và Hướng Phát Triển Hệ Thống Phân Tích DHSXKD
Hệ thống phân tích quy trình nghiệp vụ điều hành sản xuất kinh doanh là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp. Giúp quản lý, phân tích, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong tương lai, có thể tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quá trình phân tích. Mở rộng phạm vi ứng dụng sang các lĩnh vực khác như hệ thống CRM (Customer Relationship Management) và hệ thống SCM (Supply Chain Management). Giải pháp Quản lý quy trình nghiệp vụ BPM [15] do Công ty Cô phần Dịch vụ Công nghệ Tin hoc HPT phát triển, là giải pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp tối ưu và tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bằng cách giúp tổ chức, doanh nghiệp khai thác tốt nhất thông tin và đữ liệu sẵn có trong công tác quản trị, vận hành; thiết lập các quy tắc thân thiện với người dùng; thiết lập luồng công việc theo định hướng quy trình và linh hoạt cho những nhóm người dùng khác nhau.
5.1. Tóm tắt kết quả và những đóng góp chính của nghiên cứu
Hệ thống giúp quản lý, phân tích, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả. Luận văn đã xác định được các van dé còn ton tại trong hoạt động quản lý quy trình nghiệp vụ ở các khía cạnh tô chức, quan lý và tối ưu hóa. Từ đó, đưa ra giải pháp mô hình hóa thông qua ngôn ngữ mô hình hóa.
5.2. Hướng phát triển và mở rộng phạm vi ứng dụng trong tương lai
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa phân tích. Mở rộng sang hệ thống CRM (Customer Relationship Management) và hệ thống SCM (Supply Chain Management). Giải pháp Quản lý quy trình nghiệp vụ BPM [15] do Công ty Cô phần Dịch vụ Công nghệ Tin hoc HPT phát triển
