Giáo trình tính chi phí: Nguyên tắc và phương pháp phân bổ chi phí chung

Giáo trình tính chi phí kinh doanh tái bản lần thứ 2 phần 2 cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Kinh Doanh
• Đề tài: Giáo Trình Tính Chi Phí Kinh Doanh Tái Bản Lần Thứ 2 Phần 2
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 1. HÌNH THÀNH CÁC ĐIỂM CHI PHÍ
• 1.1. NGUYÊN LÝ PHÂN BỔ CHI PHÍ KINH DOANH CHUNG
• 1.1.1. Sự cần thiết phải phân bổ chi phí kinh doanh chung
• 1.1.2. Xác định đại lượng đóng vai trò chìa khoá phân bổ
• 1.1.3. Lựa chọn nguyên tắc phân bổ
• 1.1.3.1. Nguyên tắc phân bổ theo quan hệ nhân quả
• 1.1.3.2. Nguyên tắc phân bổ theo “mức lãi thô”
• 1.1.3.3. Nguyên tắc trung bình
• 1.1.4. Các phương pháp phân bổ chi phí kinh doanh
• 1.1.4.1. Phương pháp phân bổ đại số

Tóm tắt

I. Tổng quan giáo trình tính chi phí kinh doanh tái bản lần 2

Giáo trình tính chi phí kinh doanh tái bản lần thứ 2, phần 2 là một tài liệu ôn thi kế toán chi phí chuyên sâu, cung cấp nền tảng kiến thức vững chắc về các nguyên tắc và phương pháp hình thành thông tin chi phí. Nội dung cốt lõi của giáo trình kế toán này tập trung vào việc phân bổ chi phí gián tiếp, một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất trong kế toán quản trị. Việc tính toán và phân bổ chính xác chi phí sản xuất kinh doanh chung không chỉ là yêu cầu của công tác kế toán tài chính mà còn là cơ sở để nhà quản trị đưa ra các quyết định chiến lược. Tài liệu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định điểm chi phí (cost center) và lựa chọn chìa khóa phân bổ phù hợp. Đây được xem là hai yếu tố then chốt quyết định độ chính xác của thông tin chi phí. Không giống các loại sách kinh tế khác chỉ tập trung vào lý thuyết, giáo trình này đi sâu vào các yêu cầu thực tiễn khi hình thành điểm chi phí, chẳng hạn như phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nhiệm vụ quản trị chi phí và tạo điều kiện phát triển các công cụ tính toán trong tương lai. Hơn nữa, tài liệu còn đề cập đến các nguyên tắc hình thành điểm chi phí như nguyên tắc nhân quả, gắn với trách nhiệm cá nhân, và đảm bảo ranh giới rõ ràng. Những kiến thức này không chỉ cần thiết cho sinh viên mà còn là cẩm nang hữu ích cho các kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hệ thống kiểm soát chi phí.

1.1. Giới thiệu nội dung cốt lõi của sách kinh tế này

Nội dung chính của giáo trình tính chi phí kinh doanh tái bản lần thứ hai, phần 2, tập trung vào hai mảng kiến thức lớn: phân bổ chi phí chung và hình thành các điểm chi phí. Phần đầu tiên giải quyết bài toán làm thế nào để phân bổ các chi phí không liên quan trực tiếp đến từng sản phẩm, chẳng hạn như lương quản lý phân xưởng hay chi phí khấu hao máy móc dùng chung. Tài liệu trình bày chi tiết về sự cần thiết của việc phân bổ, cách xác định các "chìa khóa phân bổ" hiệu quả và các nguyên tắc nền tảng như nguyên tắc nhân quả. Phần thứ hai đi sâu vào khái niệm "điểm chi phí", được định nghĩa là "một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo tiêu thức thích hợp nhằm tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh chung, kế hoạch hoá và đánh giá hiệu quả hoạt động". Giáo trình hướng dẫn cách hình thành các điểm chi phí dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: theo chức năng (nguyên vật liệu, chế biến, tiêu thụ), theo không gian (thị trường trong nước, nước ngoài), và theo trách nhiệm quản lý. Đây là nền tảng để xây dựng hệ thống kế toán quản trị hiệu quả, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc ra quyết định.

1.2. Vai trò của tài liệu ôn thi kế toán chi phí hiệu quả

Với cấu trúc logic và nội dung chuyên sâu, giáo trình tính chi phí kinh doanh này đóng vai trò như một tài liệu ôn thi kế toán chi phí toàn diện. Tài liệu không chỉ hệ thống hóa lý thuyết mà còn cung cấp các ví dụ minh họa và phân tích tình huống cụ thể, giúp người học dễ dàng nắm bắt các khái niệm trừu tượng. Các phần trình bày về phương pháp tính chi phí như phương pháp đại số, phương pháp trực tiếp và phương pháp phân bổ theo dòng chảy được giải thích một cách rõ ràng, kèm theo sơ đồ và ví dụ số liệu. Điều này giúp sinh viên và người đi làm có thể tự học và củng cố kiến thức trước các kỳ thi quan trọng. Hơn nữa, việc nhấn mạnh các yêu cầu và nguyên tắc thực tiễn khi xây dựng hệ thống chi phí giúp người học hiểu được bối cảnh ứng dụng của lý thuyết, chuẩn bị tốt hơn cho công việc thực tế trong lĩnh vực kế toán chi phí và tài chính doanh nghiệp.

II. Thách thức trong phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh chung

Một trong những thách thức lớn nhất của kế toán chi phí là xử lý các khoản chi phí chung, hay còn gọi là chi phí gián tiếp. Khác với chi phí trực tiếp có thể dễ dàng xác định cho từng đối tượng (sản phẩm, đơn hàng), chi phí chung lại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. Ví dụ, tiền lương của ban giám đốc phục vụ cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không riêng một sản phẩm nào. Tài liệu gốc chỉ rõ: "Khác với chi phí kinh doanh trực tiếp, chi phí kinh doanh gián tiếp không gắn trực tiếp với từng đối tượng cần tính toán mà luôn quan hệ với nhiều đối tượng khác nhau". Do đó, việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung một cách chính xác là bài toán phức tạp. Sai lầm trong quá trình này có thể dẫn đến việc tính giá thành sản phẩm bị sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định về giá bán, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng dòng sản phẩm và hiệu suất của từng bộ phận. Việc lựa chọn sai tiêu thức phân bổ có thể khiến một sản phẩm phải gánh chịu chi phí không hợp lý, trong khi một sản phẩm khác lại có giá thành thấp giả tạo. Thách thức này đòi hỏi một hệ thống phương pháp tính chi phí khoa học và các nguyên tắc phân bổ rõ ràng để đảm bảo tính hợp lý và công bằng, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho kế toán quản trị.

2.1. Sự cần thiết của việc phân loại chi phí gián tiếp

Để thực hiện phân bổ hiệu quả, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phân loại chi phí. Chi phí gián tiếp (chi phí chung) cần được nhận diện và tách biệt khỏi chi phí trực tiếp. Các chi phí như khấu hao tài sản cố định dùng chung, chi phí thuê nhà xưởng, lương nhân viên quản lý, chi phí điện, nước... đều thuộc nhóm chi phí gián tiếp. Việc phân loại chi phí một cách chi tiết giúp nhận diện đúng bản chất của từng khoản mục. Ví dụ, chi phí điện có thể được chia nhỏ hơn nếu lắp đặt công tơ riêng cho từng bộ phận, khi đó một phần sẽ trở thành chi phí trực tiếp của bộ phận đó. Như trong tài liệu gốc nêu rõ, nếu không có công tơ riêng, chi phí điện sẽ mang tính gián tiếp và cần phân bổ. Sự phân loại rõ ràng này là tiền đề để lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp nhất, đảm bảo chi phí được quy về đúng đối tượng chịu chi phí, từ đó nâng cao độ chính xác của công tác kế toán chi phí.

2.2. Khó khăn khi lựa chọn chìa khóa phân bổ chi phí chung

Lựa chọn "chìa khóa phân bổ" (đại lượng phân bổ) là bước quyết định đến độ chính xác của kết quả phân bổ. Một chìa khóa phân bổ tốt phải thỏa mãn nhiều yêu cầu: có mối liên hệ nhân quả với chi phí cần phân bổ, đơn giản, dễ thu thập dữ liệu và phải được sử dụng nhất quán. Tuy nhiên, trong thực tế, việc tìm ra một chìa khóa hoàn hảo là rất khó. Ví dụ, để phân bổ chi phí sản xuất chung liên quan đến máy móc, có thể dùng số giờ máy hoạt động. Nhưng nếu một số máy cũ tiêu thụ nhiều điện năng và chi phí sửa chữa hơn, thì việc dùng số giờ máy như nhau cho mọi máy sẽ không phản ánh đúng thực tế. Tài liệu gốc nhấn mạnh: "càng phân biệt chi phí kinh doanh theo loại ở mức khái quát bao nhiêu, càng sử dụng ít đại lượng phân bổ bao nhiêu sẽ càng dẫn đến kết quả tính toán kém chính xác bấy nhiêu". Điều này cho thấy sự đánh đổi giữa tính đơn giản và độ chính xác, đòi hỏi kế toán viên phải cân nhắc kỹ lưỡng để chọn ra chìa khóa phân bổ tối ưu nhất cho từng loại chi phí chung.

III. Hướng dẫn các phương pháp tính chi phí kinh doanh hiệu quả

Để giải quyết thách thức phân bổ, giáo trình tính chi phí kinh doanh giới thiệu nhiều phương pháp tính chi phí khác nhau, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và mối quan hệ cung cấp dịch vụ lẫn nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Ba phương pháp chính được đề cập gồm: phương pháp phân bổ đại số, phương pháp phân bổ trực tiếp và phương pháp phân bổ theo dòng chảy (xuôi chiều). Phương pháp đại số được xem là chính xác nhất vì nó xem xét đầy đủ các mối quan hệ cung cấp dịch vụ chéo giữa các bộ phận phụ trợ. Tuy nhiên, đây cũng là phương pháp phức tạp nhất, đòi hỏi phải thiết lập và giải một hệ phương trình tuyến tính. Ngược lại, phương pháp phân bổ trực tiếp lại đơn giản hơn, bỏ qua sự trao đổi dịch vụ giữa các bộ phận phụ trợ và chỉ phân bổ chi phí từ bộ phận phụ trợ thẳng đến các bộ phận sản xuất chính. Phương pháp này dễ thực hiện nhưng độ chính xác không cao bằng. Phương pháp dòng chảy là một sự trung hòa, cho phép phân bổ theo một trình tự nhất định, có tính đến một phần dịch vụ chéo nhưng không đầy đủ như phương pháp đại số. Việc am hiểu các phương pháp tính chi phí này giúp doanh nghiệp lựa chọn được cách tiếp cận phù hợp, cân bằng giữa độ chính xác và tính hiệu quả trong công tác kế toán chi phí.

3.1. Phân tích nguyên tắc phân bổ chi phí theo quan hệ nhân quả

Nguyên tắc cốt lõi và được ưu tiên hàng đầu trong phân bổ chi phí sản xuất chung là nguyên tắc nhân quả. Theo nguyên tắc này, chi phí chỉ được phân bổ cho đối tượng nào thực sự gây ra hoặc được hưởng lợi từ sự phát sinh của chi phí đó. Tài liệu gốc định nghĩa mối quan hệ nhân quả qua hai dấu hiệu: sự thay đổi phải cùng chiều và mức độ tăng giảm phải gần như tương ứng. Ví dụ, chi phí điện năng của toàn nhà máy tăng lên là do các phân xưởng tăng cường sử dụng máy móc. Do đó, phân bổ chi phí điện dựa trên số giờ máy hoặc số kWh tiêu thụ của từng phân xưởng là tuân thủ nguyên tắc nhân quả. Áp dụng triệt để nguyên tắc này giúp tính giá thành sản phẩm một cách công bằng và chính xác nhất, phản ánh đúng lượng tài nguyên mà mỗi sản phẩm tiêu thụ. Đây là nền tảng của các hệ thống tính chi phí hiện đại như ABC (Activity-Based Costing).

3.2. So sánh phương pháp phân bổ trực tiếp và phương pháp đại số

Phương pháp phân bổ trực tiếp và phương pháp đại số đại diện cho hai cách tiếp cận trái ngược nhau về độ phức tạp và chính xác. Phương pháp trực tiếp bỏ qua hoàn toàn việc các bộ phận phụ trợ (như sửa chữa, nhà ăn) cung cấp dịch vụ cho nhau; toàn bộ chi phí của chúng được phân bổ thẳng cho các bộ phận sản xuất chính. Ưu điểm của nó là sự đơn giản và tốc độ tính toán nhanh. Ngược lại, phương pháp đại số xem xét tất cả các mối quan hệ cung cấp dịch vụ lẫn nhau, tạo thành một hệ phương trình để xác định chi phí thực sự của mỗi đơn vị dịch vụ trước khi phân bổ. Tài liệu gốc mô tả đây là "phương pháp phân bổ phức tạp nhất và cũng là phương pháp đem lại kết quả phân bổ chính xác nhất có thể". Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa nhu cầu về độ chính xác của thông tin kế toán quản trị và chi phí, nguồn lực bỏ ra để thực hiện việc tính toán.

3.3. Ưu điểm của phương pháp phân bổ theo dòng chảy xuôi chiều

Phương pháp phân bổ theo dòng chảy (xuôi chiều) là một giải pháp trung gian, kết hợp ưu điểm của cả hai phương pháp trên. Phương pháp này sắp xếp các bộ phận phụ trợ theo một thứ tự logic (ví dụ, bộ phận cung cấp dịch vụ cho nhiều bộ phận khác nhất sẽ được xếp trước). Sau đó, chi phí được phân bổ tuần tự theo thứ tự đó. Bộ phận đã cho đi chi phí sẽ không nhận lại chi phí từ các bộ phận đứng sau nó. Cách làm này đơn giản hơn phương pháp đại số nhưng chính xác hơn phương pháp trực tiếp vì nó đã tính đến một phần sự tương tác giữa các bộ phận. Tài liệu gốc nhận định: "phương pháp này đơn giản song độ chính xác không cao. Mặc dù vậy, đây là phương pháp thích hợp nhất với yêu cầu ưu tiên tính toán nhanh trên cơ sở đảm bảo độ chính xác cần thiết". Đây là một trong những phương pháp tính chi phí được áp dụng khá phổ biến trong thực tế.

IV. Bí quyết hình thành điểm chi phí và tính giá thành sản phẩm

Nền tảng của một hệ thống kế toán chi phí hiệu quả là việc thiết lập một hệ thống các điểm chi phí (cost center) khoa học. Điểm chi phí là nơi phát sinh chi phí và cần được kiểm soát. Giáo trình tính chi phí kinh doanh này cung cấp một bí quyết quan trọng: việc hình thành điểm chi phí không chỉ là một kỹ thuật kế toán mà phải gắn liền với cơ cấu tổ chức và trách nhiệm quản lý. Một hệ thống điểm chi phí tốt phải làm rõ được mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh và kết quả tạo ra, đồng thời phải gắn với trách nhiệm của người phụ trách. Ví dụ, mỗi phân xưởng sản xuất, mỗi phòng ban chức năng, thậm chí mỗi tổ đội đều có thể là một điểm chi phí. Khi chi phí được tập hợp và theo dõi theo từng điểm, nhà quản trị có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Việc định mức chi phí cho mỗi điểm và so sánh với chi phí thực tế là công cụ kiểm soát hữu hiệu. Từ việc tập hợp chi phí tại các điểm, doanh nghiệp mới có thể tiến hành phân bổ và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác, phục vụ cho các quyết định kinh doanh quan trọng.

4.1. Nguyên tắc thiết lập các điểm chi phí theo chức năng và trách nhiệm

Việc hình thành điểm chi phí cần tuân thủ các nguyên tắc rõ ràng. Giáo trình đề xuất phân loại theo nhiều tiêu thức. Phân loại theo chức năng sẽ tạo ra các điểm chi phí như: nguyên vật liệu, chế biến, tiêu thụ, quản trị doanh nghiệp. Cách này giúp theo dõi chi phí theo từng giai đoạn của chuỗi giá trị. Quan trọng hơn là hình thành điểm chi phí theo trách nhiệm, gắn liền với cơ cấu tổ chức. Tài liệu nhấn mạnh: "phải gắn điểm chi phí với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách". Theo đó, mỗi phòng, ban, phân xưởng do một người quản lý sẽ là một điểm chi phí. Cách tiếp cận này biến hệ thống kế toán chi phí thành một công cụ kế toán quản trị mạnh mẽ, vì nó cho phép đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhà quản lý, làm cơ sở cho việc khen thưởng hoặc quy trách nhiệm. Ranh giới giữa các điểm chi phí phải rõ ràng để tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót chi phí.

4.2. Mối liên hệ giữa định mức chi phí và việc hình thành điểm chi phí

Điểm chi phí là cơ sở để xây dựng và kiểm soát định mức chi phí. Khi đã xác định được một bộ phận là điểm chi phí, doanh nghiệp có thể xây dựng các định mức về việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công, và các chi phí chung khác cho bộ phận đó. Ví dụ, tại điểm chi phí "Phân xưởng sản xuất 1", có thể xây dựng định mức chi phí điện trên một giờ máy hoạt động. Cuối kỳ, kế toán sẽ so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức để xác định các biến động bất thường (tiết kiệm hay lãng phí). Quá trình này giúp nhà quản trị nhanh chóng phát hiện các vấn đề trong vận hành và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Việc hình thành điểm chi phí càng chi tiết, việc xây dựng và kiểm soát định mức chi phí càng hiệu quả, giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh tổng thể.

4.3. Từ điểm chi phí đến quy trình tính giá thành sản phẩm tối ưu

Hệ thống điểm chi phí là mắt xích đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tính giá thành sản phẩm. Chi phí trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho sản phẩm. Chi phí gián tiếp, sau khi được tập hợp tại các điểm chi phí phụ trợ (như sửa chữa, quản lý phân xưởng), sẽ được phân bổ cho các điểm chi phí chính (các phân xưởng trực tiếp sản xuất). Cuối cùng, tổng chi phí tại các điểm chi phí chính sẽ được phân bổ cho các sản phẩm đi qua các điểm chi phí đó. Một hệ thống điểm chi phí được thiết kế tốt sẽ giúp quá trình phân bổ chi phí sản xuất chung trở nên logic và chính xác hơn. Điều này đảm bảo giá thành được tính toán phản ánh đúng nguồn lực tiêu hao, là cơ sở đáng tin cậy cho việc định giá bán, phân tích lợi nhuận và lập kế hoạch sản xuất.

V. Cách áp dụng bảng tính chi phí trong kế toán quản trị thực tế

Để hiện thực hóa các phương pháp và nguyên tắc đã nêu, giáo trình tính chi phí kinh doanh đề xuất sử dụng công cụ "bảng tính chi phí kinh doanh". Đây là một bảng thống kê được thiết kế khoa học, với các dòng thể hiện loại chi phí và các cột thể hiện các điểm chi phí. Bảng tính này là công cụ trung tâm để thực hiện toàn bộ quá trình tập hợp và phân bổ chi phí, từ chi phí sơ cấp đến thứ cấp. Theo tài liệu, bảng tính chi phí kinh doanh "là một bảng thống kê... nhằm tính toán, phân bổ CPKD chung, kế hoạch hoá và đánh giá tính hiệu quả hoạt động ở từng điểm chi phí". Việc áp dụng bảng tính giúp quá trình tính toán trở nên minh bạch, dễ kiểm tra và có hệ thống. Nó cho phép theo dõi dòng chảy của chi phí từ nơi phát sinh ban đầu, qua các bước phân bổ trung gian, cho đến khi được tính vào giá trị của đối tượng cuối cùng. Đây là một công cụ không thể thiếu trong kế toán quản trị hiện đại, giúp biến những lý thuyết phức tạp về kế toán chi phí thành những con số cụ thể, phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định.

5.1. Thiết kế bảng tính và phân bổ chi phí sản xuất chung

Một bảng tính chi phí kinh doanh điển hình được thiết kế với cấu trúc logic. Các cột được sắp xếp theo nguyên tắc dòng chảy, trong đó các điểm chi phí phụ (phục vụ chung, phụ trợ) được đặt trước các điểm chi phí chính (sản xuất). Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng phương pháp phân bổ xuôi chiều. Các dòng được chia thành nhiều khoang: khoang chi phí trực tiếp, khoang chi phí chung sơ cấp, khoang chi phí chung thứ cấp (phân bổ từ điểm chi phí phụ), và khoang đánh giá hiệu quả. Quá trình phân bổ chi phí sản xuất chung được thực hiện tuần tự trên bảng: đầu tiên phân bổ chi phí sơ cấp (như tiền thuê nhà xưởng) cho tất cả các điểm chi phí, sau đó phân bổ chi phí thứ cấp (chi phí của bộ phận sửa chữa) cho các điểm chi phí chính. Cách làm này đảm bảo mọi chi phí đều được phân bổ một cách có hệ thống.

5.2. Hướng dẫn giải bài tập tính giá thành có lời giải chi tiết

Giáo trình cung cấp các ví dụ minh họa chi tiết về cách điền số liệu và thực hiện các phép tính trên bảng tính chi phí. Các ví dụ này có thể xem như bài tập tính giá thành có lời giải, hướng dẫn người học từng bước một. Từ việc nhập số liệu ban đầu (chi phí phát sinh theo loại), chọn chìa khóa phân bổ cho từng loại chi phí chung, thực hiện phép tính phân bổ, cho đến việc cộng dồn chi phí tại các điểm chi phí chính. Chẳng hạn, ví dụ về phân bổ chi phí lương chung dựa trên bảng lương chi tiết của từng bộ phận, hay phân bổ chi phí ăn ca dựa trên số ngày công của nhân viên. Các ví dụ thực tế này giúp người học hiểu rõ cách vận dụng lý thuyết vào thực hành, là một phần cực kỳ giá trị của giáo trình kế toán này.

5.3. Ứng dụng phân tích CVP để đánh giá hiệu quả hoạt động

Sau khi đã tập hợp và phân bổ chi phí, bảng tính còn được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng điểm chi phí. Một trong những kỹ thuật được gợi ý là so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch hoặc định mức. Hơn nữa, dữ liệu từ bảng tính chi phí là đầu vào quan trọng cho các phân tích quản trị khác, đặc biệt là phân tích CVP (Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận). Bằng cách tách biệt chi phí biến đổi và chi phí cố định (thông qua việc phân loại và phân bổ), nhà quản trị có thể sử dụng dữ liệu này để tính toán điểm hòa vốn, phân tích độ nhạy của lợi nhuận trước sự thay đổi của sản lượng hoặc giá bán. Như vậy, bảng tính chi phí không chỉ là công cụ tính toán mà còn là nguồn cung cấp dữ liệu nền tảng cho các quyết định chiến lược trong kế toán quản trị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HINH THANH CAC DIEM CHI PHi 1. NGUYEN Li PHAN BO CHI PHi KINH DOANH CHUNG 1. Sự cần thiết phải phân bổ chỉ phí kinh doanh chung Ở các chương trước chúng ta đã thống nhất để cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản trị, làm cơ sở cho chính sách giá cả cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp sẽ phải tìm cách tinh mọi loại chỉ phí kinh doanh phát sinh cho các điểm chỉ phí và các đối tượng tính toán. Bạn đã nhận thức chắc chắn rằng có hai loại CPKD phát sinh là CPKD trực tiếp và CPKD chung (gián tiếp).

Khác với chi phí kinh doanh trực tiếp, chỉ phí kinh doanh gián tiếp không gắn trực tiếp với từng đối tượng cần tính toán mà luôn quan hệ với nhiều đối tượng khác nhau. Chẳng hạn: - B6 phan quan tri DN theo mô hình kiểu truyền thống có nhiệm vụ phục vụ chung mọi hoạt động của mọi bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất của DN. Vì thế chẳng hạn, chỉ phí kinh doanh trả lương cho bộ phận quản trị DN kiểu truyền thống không gắn trực tiếp với từng điểm chỉ phí sản xuất hay từng nhóm sản phẩm, từng sản phẩm cụ thể nào mà luôn liên quan chung đến mọi điểm chí phí sản xuất, nhóm sản phẩm và sản phẩm. Bộ phận quản trị phân xưởng có nhiệm vụ phục vụ chung hoạt động chế biến mọi sản phẩm trong phân xưởng.

CPKD trả lương cho bộ phận quản trị phân xưởng không gắn trực tiếp với 1 loại sản phẩm mà phân xưởng đó chế biến mà liên quan đến mọi loại sản phẩm được chế biến ở phân xưởng Cũng hoàn toàn tương tự như vây có chí phí kinh doanh khấu hao, chỉ phí kinh doanh sử dụng vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng chung,. xuất hiện ở từng phạm vi nhất định trong DN. Trích chỉ phí trả lương tháng 12.2008 ở doanh nghiệp X TtỊ “Tiêu Donvi | Số Đơn giá Thành tiền thức tính lượng (đông) (đông 10 | Trả lương 350.000 139 Do CPKD chung, như phân tích ở trên, phát sinh ở nhiều điểm chi phí khác nhau, liên quan đến nhiều đối tượng tính khác nhau nên không thể tập hợp trực tiếp được cho bát kỳ đối tượng tính toán cụ thể nào. Để tính chỉ phí kinh doanh gián tiếp cho các đối tượng tính toán cụ thể thì: - Trước hết, như đã trình bày ở chương trước, bạn phải tập hợp chúng theo từng loại.

Chẳng hạn, với số liệu ở bảng 3, CPKD trả lương tháng 12.2008 của DN X là 350. - Sau đó (và trên thực tế có thể làm đồng thời với công việc trên), bạn phải tính toán tập hợp hoặc phân bổ chỉ phí kinh doanh gián tiếp vào các điểm mà nó "phát sinh". Chẳng hạn ở ví dụ bảng 3 với 350.000 đồng tiền lương ở DN X chưa cho bạn biết thông tin mà bạn cần. Để biết các thông tin cụ thể hơn, bạn sẽ cần thêm tài liệu để biết thêm, chẳng hạn tiền lương ban giám đốc là 16.000 đồng, tiền lương phòng kinh doanh 18.000 đồng, tiền lương ban quản đốc phân xưởng 1 là 9.

Tiền lương ban giám đốc phải được ghi ở chính nơi nó đã phát sinh (điểm chỉ phí - ban giám đốc), tiền lương phòng kinh doanh phát sinh tại điểm chỉ phí - phòng kinh doanh, tiền lương ban quản đốc phân xưởng 1 phát sinh tại điểm chi phi - phân xưởng 1:. Các bước tính chỉ phí kinh doanh Tĩnh chỉ phí kinh doanh theo loại Trực tiếp | Gián tiếp Tap hop va phan bd CPKD theo diém Tinh chỉ phí kinh doanh theo đối tượng 140 -_ Thông tin trên vần chưa làm "thoả mãn” nhu cầu thông tin của bạn. Bạn còn cần phải biết CPKD trả lương ở một nơi làm việc cụ thể nào đó và CPKD trả lương cho 1 đơn vị sản phẩm cụ thể nào đó là bao nhiêu. Vì sao vậy? Vì như đã trình bày ở phần nhiệm vụ của tính CPKD, các thông tin đó mới là các thông tin bạn cần có khi ra các quyết định có liên quan.

Muốn thế, bạn phải từ kết quả bước trên để tiếp tục phân bổ cho các đối tượng cần phân bỏ. Sở dĩ bạn phải phân bổ vì chẳng hạn CPKD trả lương của ban giám đốc không gắn trực tiếp với bắt kỳ hoạt động nào của DN, tiền lương của phòng kinh doanh không gắn trực tiếp với việc bán bắt cứ loại hàng hoá cụ thể nào do phòng kinh doanh đảm nhiệm và hoàn toàn tương tự, tiền lương của ban quản đốc phân xưởng không gắn trực tiếp với bat kỳ loại sản phẩm nảo mà gắn với mọi loại sản phẩm được sản xuất tại phân xưởng đó. Những phân tích trên cho bạn một hình ảnh: với CPKD chung bạn sẽ phải tập hợp tại nơi phát sinh thích hợp rồi tìm cách phân bổ chúng cho đối tượng tính toán. Xác định đại lượng đóng vai trò chìa khoá phan bé Mặc dù có nhiều loại chỉ phí kinh doanh gián tiếp có quan hệ với nhiều đối tượng khác nhau song đều có đặc trưng chung là chúng không có quan hệ trực tiếp với bắt kì đối tượng tính toán cụ thể nào và vì thế không thiết lập được quan hệ giữa CPKD chung phat sinh và từng đối tượng tính CPKD.

Ví dụ ở bảng 6, tháng 12.2008 DN X đã sử dụng 20. Trong tháng này, tất cả các bộ phận của DN từ bộ máy quản trị đến từng bộ phận, từng nơi làm việc sản xuất cùng nhau sử dụng số điện này: - Nếu DN lắp đặt công tơ điện ở từng bộ phận tính chỉ phí thì CPKD sử dụng điện mang tính trực tiếp, không phải phân bd. - Néu DN khéng lắp đặt công tơ điện ở từng bộ phận CPKD sử dụng điện mang tính gián tiếp, ccần phân bổ. Nhưng vấn để là ở chỗ không thiết lập được mối quan hệ giữa 20.000 kw/h điện tiêu thụ của cả DN và số lượng điện mà từng bộ phận của DN sử dụng điện.

14] Ví dụ khác, trong một trường học các thầy giáo phải sử dụng đến phần. Giả sử cách làm của trường như sau: Hàng tháng bộ phận cung ứng vật tư của trường mua phần về vả nhập vào kho. - Cách cấp phát phần viết cho các lớp học được tiến hành: bộ phận phục vụ nhận phần viết định kỳ từ kho của nhà trường và hàng ngày cung cấp phấn cho từng phòng học theo nhụ cầu của từng phòng. Thông thường, hết giờ học nhân viên phục vụ lại thu hồi phấn chưa sử dụng hét của từng phòng học về và cuối ngày lại chuẩn bị cho ngày hôm sau Cuối kỳ tính toán (tháng), buộc phải tính xem mỗi lớp học chịu bao nhiêu CPKD sử dụng phần.

Sẽ gặp phải khó khăn: không thiết lập được bắt kỳ mối quan hệ nào giữa tổng số CPKD sử dụng phần phát sinh hàng tháng của toàn trường và CPKD sử dụng phán của từng lớp học. Ở cả hai ví dụ trên bạn đều nhận thay không thể thiết lập được bắt kỳ mối quan hệ nào giữa CPKD chung phát sinh ở cắp toàn DN cần phân bổ và CPKD sẽ phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chỉ phí. Song nhiệm vụ tính CPKD buộc bạn vẫn phải nghĩ đến tìm ra cách nào đó khả dĩ có thể chấp nhận được để phân bỏ CPKD chung cho các đối tượng chịu chỉ phí trong DN. Trong trường hợp này, bạn hãy nghĩ đến đại lượng thứ ba: một đại lượng nảo đó có thể làm cầu nối giữa CPKD chung phát sinh cần phân bổ và đối tượng chịu chỉ phí.

Đại lượng đảm đương nhiệm vụ "cầu nối" giữa CPKD chung cần phân bổ và đối tượng chịu chỉ phí được gọi là đại lượng phân bổ hay đại lượng đóng vai trò làm chìa khoá phân bỏ. Chia khoá (đại lượng) phân bỏ là đại lượng có quan hệ với cả hai đại lượng là chỉ phí kinh doanh gián tiếp cần phân bổ và đối tượng được phân bd CPKD. Đại lượng này được coi là đại lượng trung gian, thiết lập mối quan hệ gián tiếp giữa chi phi kinh doanh chung cẩn phân bỏ và đối tượng được phân bổ CPKD. Để đại lượng phân bổ dẫn đến kết quả phân bổ chính xác nhất có thê, đại lượng này phải thoả mãn các yêu cầu: - Có mối liên hệ trực tiếp với loại chi phí kinh doanh chung can phân bỏ.

Loại chí phí kinh doanh chung can phân bỏ có thể là loại chỉ phí kinh doanh sơ cấp, có thể là loại chỉ phí kinh doanh thứ cấp và 142 cũng có thể là chỉ phí kinh doanh thứ cấp đã được phân bổ cho một - điểm chí phí cụ thể. Dù là bất cứ loại CPKD chung cụ thể nào cũng cần có quan hệ với đại lượng phân bỏ, Ví dụ nếu CPKD chung can phân bd là CPKD tiêu thụ điện thì đại lượng phân bỏ là công suất và thời gian sử dụng của các thiết bị điện vì đơn giản là giữa chúng có quan hệ trực tiếp: công suất và thời gian sử dụng của các thiết bị điện cảng lớn, tiêu thụ điện năng càng nhiều thì CPKD sử dụng điện cảng lớn và ngược lại. - Có mối liên hệ trực tiếp với đối tượng được phân bỏ. Đối tượng được phân bổ có thể là điểm chỉ phí hay cũng có thể là đi tượng tính chỉ phí cụ thể.

Đại lượng phân bỗ cũng phải có quan hệ trực tiếp với đối tượng chịu chỉ phí. Ở ví dụ CPKD sử dụng điện trên công suất và thời gian sử dụng của thiết bị điện cũng có quan hệ trực tiếp với từng điểm chỉ phí: ở đâu có nhiều thiết bị, công suất lớn và thời gian sử dụng nhiều, ở đó tiêu hao nhiều điện năng và do đó phải chịu CPKD sử dụng điện lớn và ngược lại. - Phải đơn giản: càng đơn giản, càng dễ phân tích và nhận thức mối quan hệ giữa đại lượng nay voi CPKD chung can phan bd và đối tượng được phân bổ. Chẳng hạn ở ví dụ CPKD sử dụng điện bạn đang phân tích, đại lượng công suắt thiết bị điện tại từng điểm chỉ phí có thể có quan hệ với CPKD chung cần phân bổ và đối tượng cần phân bổ CPKD nhưng mối quan hệ này chưa chặt vì công suất thiết bị chưa gắn bó chặt chẽ với CPKD sử dụng điện: công suất có thể lớn nhưng nếu thời gian sử dụng ít thì CPKD sử dụng điện cũng không lớn.

Vì thế, không có đại lượng nào đơn giản hơn đại lượng công suát/thời gian sử dụng thiết bị mà vẫn cho phép tính đúng CPKD sử dụng điện cho từng đối tượng chịu chỉ phí. - Phải được sử dụng nhất quán trong suốt quá trình tính chi phí kinh doanh ở một thời kì đủ dài nào đó.