UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN:TIN HỌC VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20. của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC Trang ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Tin học văn phòng là tài liệu được nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng Đồng KonTum biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu người học trong nhà trường. Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình lưu hành nội bộ nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
ii LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, đa phần người sử dụng văn phòng đều sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng của hãng Micrsoft với nhiều tính năng ưu việt. Trong phạm vi giáo trình này sẽ giúp người đọc có thể nắm bắt được kiến thức về tin học văn phòng nâng cao, kiến thức về quản lý dữ liệu từ một kho dữ liệu. Người học sẽ có kỹ năng xây dựng được những văn bản, bảng tính với độ phức tạp cao, đáp ứng được nhiều yêu cầu phức tạp từ thực tế. Thông qua giáo trình này, người học có thể xây dựng cho mình một chương trình quản lý dữ liệu, quản lý các công việc hàng ngày của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trong giáo trình này chúng tôi đưa ra phần lý thuyết và bài tập thực hành áp dụng cho từng phần nhằm giúp cho người học có thể tiếp thu, vận dụng một cách dễ dàng. Mục đích của giáo trình trang bị cho người học kiến thức và kỹ năng: - Có khả năng soạn thảo, trình bày một văn bản nâng cao với nhiều tính năng mới trong Micorsoft Word, đồng thời có thể quản lý được tài liệu của mình theo nhiều cách thức khác nhau. - Xử lý tính toán với nhiều bộ dữ liệu phức tạp và biểu diễn dữ liệu đó dưới nhiều dạng khác nhau trong Microsoft Excel. - Xây dựng và quản lý được bài thuyết trình dựa trên bộ soạn thảo Microsoft PowerPoint.
Tôi chân thành cảm ơn các thành viên trong tổ bộ môn Công nghệ thông tin thuộc trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện đã giúp đỡ Tôi trong thời gian biên soạn giáo trình. Kon Tum, ngày 25 tháng 04 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: Nguyễn Thị Lệ Anh 5 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TÊN MÔ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHÒNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔ ĐUN Mã mô đun: 51273913 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: Là mô đun dùng cho chuyên ngành Hành chính văn phòng, học sau khi người học đã học môn Tin học. - Tính chất: Mô đun Tin học văn phòng là mô đun tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Thông qua mô đun sẽ cung cấp cho người học những kiến thức, kỹ năng cần thiết về các kỹ thuật trong xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu….về công nghệ thông tin và ứng dụng vào trong chuyên ngành.
Mục tiêu của mô đun: 1. Về kiến thức: - Mô tả các tính năng nâng cao của một số công cụ trong phần mềm Microsoft Office như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point. - Trình bày các bước tạo một văn bản, trộn thư, tạo mục lục tự động. - Phân tích được cách sử dụng bảng tính Microsoft Excel.
Về kỹ năng: - Tạo được các văn bản dạng cột báo, thiết lập điểm dừng tab. - Tạo được các Style và tạo được mục lục tự động. - Thực hiện thành thạo thao tác trộn văn bản để phục vụ cho công tác văn phòng; một số tính năng nâng cao trong Word như: Replace, track changes, comment. - Vận dụng thành thạo các hàm về thời gian thống kê, hàm toán học và lượng giác, logic tham chiếu và lấy thông tin trong Excel để phục vụ công tác văn phòng.
Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Cẩn thận, sáng tạo trong lúc trình bày trang trí các loại văn bản, bài trình diễn, các báo cáo có tính thẩm mỹ, đúng kiểu cách qui định, phù hợp với nội dung và có cấu trúc bố cục rõ ràng, dễ hiểu. - Chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu liên quan đến môn học. - Hình thành được thái độ đúng đắn để thực hiện các công việc. NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Mã bài: 51273913-01 GIỚI THIỆU 6 Trong công tác hành chính văn phòng việc soạn thảo văn bản là việc làm thường xuyên, vì vậy trong bài này sẽ hướng dẫn cho người học những kiến thức, kỹ năng nâng cao để xử lý văn bản.
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, người học có khả năng: - Trình bày văn bản với nhiều kỹ thuật nâng cao. - Xây dựng được mục lục tự động cho văn bản, biểu đồ từ nguồn dữ liệu trong văn bản. - Nâng cao kỹ năng chia sẻ và quản lý văn bản. Trộn thư và ứng dụng thao tác trộn thư vào công việc soạn thảo.
- Chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu liên quan đến môn học. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1. Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp 1. Thay đổi các thiết đặt (setting) có sẵn Chúng ta có thể thay đổi một số thiết đặt mặc định trong Word như thay đổi mặc định về font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, định hướng giấy, … với thao tác thực hiện như sau: Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn nút lệnh trong nhóm chức năng bạn muốn thay đổi chế độ mặc định.
Thay đổi các thiết đặt Bước 2: Chọn các thuộc tính thiết lập mới, sau đó chọn nút Set as Default. Lúc này, hệ thống sẽ hỏi để bạn đưa ra sự lựa chọn: - This document only: Thiết lập là mặc định cho tài liệu này. - All documents based on the normal template: Thiết lập này cho tất cả các tài liệu trên cơ sở mẫu. 7 Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập mới hoặc Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập.
Chế độ kiểm tra chính tả * Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả: - Trên thanh Ribbon/thẻ File/Options. - Tại thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hoặc hủy dấu tích ở mục Check spelling as you type để chọn hoặc hủy chọn kiểm tra lỗi chính tả tự động. * Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo - Trên thanh Ribbon/thẻ Review/nhóm Language/ lệnh Language, bạn chọn tính năng Set Proofing Language để mở hộp thoại Language. - Tại hộp thoại Language, ta thực hiện các thao tác sau: + Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo.
+ Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả. + Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ được chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định. Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống sẽ hỏi lại một lần nữa. Lúc này, bạn có thể chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định.
+ Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập. Mục văn bản tự động (Autotext) * Tạo AutoText Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn tạo AutoText. Bước 2:Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery. Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block: - Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản và ngắn gọn.
- Mục Save in: Sẽ cho phép bạn lưu nó vào Normal.dotm là chung cho tất cả các trang Word mới tạo về sau, hay chỉ lưu vào chính file bạn đang soạn mà thôi. - Nhấn OK để hoàn thành hoặc Cancel để hủy khởi tạo. Tạo AutoText * Chèn AutoText Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn Autotext. Bước 2: Gõ đúng tên AutoText cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Fn+ F3 hoặc vào thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText, click chuột trái chọn AutoText cần chèn.
* Hiệu chỉnh, xóa AutoText Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText. 9 Bước 2: Click phải chuột tại AutoText bất kỳ rồi chọn Organize and Delete. Bước 3: Tại hộp thoại Building Blocks Organize, sẽ hiển thị danh sách các AutoText, lúc này bạn hãy chọn Autotext muốn thao tác rồi thực hiện các thao tác chèn, xóa, hiệu chỉnh bằng các nút lệnh sau: - Delete: Xóa AutoText đã chọn. - Insert: Chèn AutoText vào vị trí con trỏ hiện hành trong văn bản.
- Edit Properties: Hiệu chỉnh lại các thiết lập cho AutoText. Bước 4: Nhấn nút Close để đóng cửa sổ thao tác. Khái niệm Mẫu (Template) là một tập tin mẫu, cho phép người dùng tạo một tập tin văn bản mới với mẫu đã được tạo sẵn. Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo và những định dạng khác.
Tập tin mẫu có phần đuôi mở rộng là. Tìm và áp dụng mẫu có sẵn * Sử dụng mẫu từ bộ Office 10 Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/New/Sample Templates. Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu của hệ thống. Bước 2: Trong cửa sổ Template, chúng ta lần lượt thực hiện các thao tác sau: - Chọn tìm một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu.
- Click chọn Document. - Click nút lệnh Create để sử dụng mẫu. Sử dụng mẫu từ bộ Office * Sử dụng mẫu cá nhân của người sử dụng Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/New/My Templates, để xuất hiện cửa sổ chứa các mẫu của người dùng. Bước 2: Trong cửa sổ Person Template, tìm chọn một mẫu phù hợp với nội dung của văn bản rồi click nút lệnh OK để sử dụng mẫu.
Tạo và lưu mẫu mới Bạn có thể tạo ra một mẫu mới theo yêu cầu của bạn hoặc bạn có thể sửa một mẫu đã có sẵn và lưu giữ cho lần sau sử dụng. Bước 1: Tạo mẫu mới Soạn thảo 1 văn bản mới theo yêu cầu của bạn về mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo mẫu dựa trên các mẫu có sẵn thì bạn thao tác như sau: - Chọn thẻ File/New/ Sample Templates hoặc My Templates, sau đó bạn chọn mẫu mà bạn muốn sử dụng và mở nó với chức năng Template Option. - Sau đó bạn hãy chỉnh sữa mẫu đã mở theo yêu cầu của bạn.
Tạo mẫu mới Bước 2: Lưu mẫu mới - Để lưu mẫu vừa tạo, bạn chọn lệnh Save As trên thanh Ribbon/thẻ File hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. 11 - Trong hộp thoại Save As, ta thực hiện các thao tác sau: + Chọn vị trí lưu file mẫu. + Mục File name: Đặt tên cho mẫu mới. + Mục Save as type: Click chọn kiểu tập tin Word Template (*.