ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI LÊ TRỌNG HƯNG (Chủ biên) ĐẶNG MINH NGỌC - NGUYỄN TUẤN HẢI GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Cao đẳng (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021 LỜI NÓI ĐẦU Cho tới nay, hầu như ai sử dụng máy vi tính cho công việc của mình đều sử dụng phần mềm văn phòng nào đó như xử lý văn bản, trang tính điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, sử dụng Internet, thư điện tử, thiết kế trang web. Hiểu biết và sử dụng thành thạo tin học văn phòng là những điều cần thiết đầu tiên khi bắt đầu sử dụng máy vi tính. Những phần mềm mới thường xuyên được đưa vào các tính năng mới tận dụng cấu hình máy tính ngày càng mạnh hơn làm cho việc sử dụng máy vi tính trong công việc văn phòng ngày càng đơn giản hơn. Nhiều công việc trước đây phải lập trình rất vất vả và phức tạp, nay đã được giải quyết bằng một vài thao tác và cũng chỉ cần vài thao tác người sử dụng có thể đến được ứng dụng mình cần quan tâm.
Điều đó làm thay đổi tận gốc cách tiếp nhận và truyền đạt các tri thức về phần mềm ứng dụng. Vì vậy học để giảm thời gian tiến hành công việc của mình so với khi theo cách cũ, đồng thời với người bắt đầu thì không phải mất thời gian tìm hiểu, học tập những thứ đã lạc hậu và kém hiệu quả. Mô đun tin học văn phòng là một mô đun chuyên môn của học viên ngành sửa chữa máy tính và quản trị mạng. Mô đun này nhằm trang bị cho học viên các trường công nhân kỹ thuật và các trung tâm dạy nghề những kiến thức về tin học văn phòng.với các kiến thức này học viên có thể áp dụng trực tiếp vào lĩnh vực sản xuất cũng như đời sống.
Mô đun này cũng có thể làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ kỹ thuật, các học viên của các nghành khác quan tâm đến lĩnh vực này. Mặc dù đã có những cố gắng để hoàn thành giáo trình theo kế hoạch, nhưng do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắc chắn còn những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong Khoa cũng như các bạn sinh viên và những ai sử dụng tài liệu này. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày.năm 2021 Chủ biên: Lê Trọng Hưng 1 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU.
2 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN. 4 Bài 1 Xử lý bảng biểu (Table). Chèn bảng biểu vào văn bản. Các thao tác trên bảng biểu.
Thay đổi cấu trúc bảng biểu. 12 Bài 2 Bảo mật và in ấn. In trộn văn bản. 23 Bài 3 Kỹ thuật xử lý bảng tính.
Làm việc cơ bản với bảng tính. 30 Bài 4 Hàm và truy vấn dữ liệu. Hàm xử lý dữ liệu dạng số. Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi.
Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện. Hàm về tìm kiếm và tham số. Các thao tác với cơ sở dữ liệu.
53 Bài 5 Đồ thị và in ấn. 68 Bài 6 Tổng quan Powerpoint. Làm việc với cấu trúc hiển thị. 76 Bài 7 Hiệu ứng và trình diễn.
Tạo hiệu ứng cho đối tượng. Trình diễn slide. 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 89 3 CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Tin học văn phòng Mã số mô đun: MĐ 09 Thời gian mô đun: 60 giờ (Lý thuyết: 25 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 32 giờ; Kiểm tra: 3 giờ) I.
VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔ ĐUN - Vị trí: + Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, Anh văn chuyên ngành. Trước các môn học/mô đun đào tạo chuyên môn nghề. - Tính chất: + Là mô đun cơ sở bắt buộc. MỤC TIÊU MÔ ĐUN - Về kiến thức: + Soạn thảo được các văn bản theo đúng tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn bản.
- Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng; + Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ.; + Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhanh nhẹn, linh hoạt trong thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính; + Bình tĩnh khi thuyết trình với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính. NỘI DUNG MÔ ĐUN Thời gian Tổng Lý Thực hành, Kiểm TT Tên các bài trong mô đun số thuyết thí nghiệm, Tra* thảo luận, Bài tập 1 Xử lý bảng biểu (Table) 6 2 3 1 2 Bảo mật và In ấn 2 2 0 3 Kỹ thuật xử lý bảng tính 6 4 2 4 Hàm và Truy vấn dữ liệu 16 6 9 1 5 Đồ thị và In ấn 6 3 3 6 Tổng quan Powerpoint 6 2 4 7 Hiệu ứng và Trình diễn 18 6 11 1 Cộng 60 25 32 3 5 Bài 1 Xử lý bảng biểu (Table) 1. Chèn bảng biểu vào văn bản Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table.
Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Insert/Table /Insert Table. Hộp thoại Insert Table xuất hiện: Hình 1. Chèn bảng biểu vào văn bản Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này: - Mục Table size: Cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng: + Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns + Gõ số dòng của bảng vào mục: Number of rows - Mục AutoFit behavior: Thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh: + Fixed column with: Sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto- tự động căn chỉnh chiều rộng cho cột, hoặc gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt nhất chọn Auto, vì có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này). + AutoFit contents: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột vừa với dữ liệu trong cột ấy.
+ AutoFit window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa với chiều rộng trang văn bản - Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu 6 Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột của bảng: Hình 1. Chèn bảng biểu vào văn bản 1. Các thao tác trên bảng biểu 1.
Thêm dòng, cột Sau khi đã chèn một bảng vào văn bản, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bảng bằng cách: Chèn thêm dòng, cột của bảng. Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau: 1. Thêm dòng STT Họ tên Ngày sinh 1 Nguyễn Văn A 12/12/200 2 Nguyễn Văn A 11/11/1999 Đặt con trỏ tại dòng cần chèn/ chọn Layout Hình 1. Chèn thêm dòng - Insert Above: Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại - Insert Below: Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại dòng số 1.
Nhấn vào Layout/ Insert Above ta được: 7 Hình 1. Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại Đặt con trỏ tại dòng số 1. Nhấn vào Layout/ Insert Below ta được: Hình 1. Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại 1.
Thêm cột Đặt con trỏ tại cột cần chèn/ chọn Layout Hình: 1. Chèn thêm cột - Insert Left: Chèn thêm cột phía bên trái so với cột hiện tại - Insert Right: Chèn thêm cột phía bên phải so với cột hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Left ta được: Hình: 1. Chèn thêm cột bên trái so với cột hiện tại Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Right ta được: Hình: 1. Chèn thêm cột bên phải so với cột hiện tại 8 1.
Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng Cách 1: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh: + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + L (Căn bên trái) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + R (Căn bên phải) + Nhấn tổ hợp phím: CTRL + E (Căn giữa) Cách 2: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh: Trái Giữa Phải 2 bên Hình: 1. Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng 1. Chọn bảng biểu Đặt con trỏ tại vị trí cần chọn/ Chọn Layout/ Select Hình: 1. Chọn bảng biểu Sau khi chọn Select sẽ có các lựa chọn sau: + Select Cell: Chọn ô + Select Column: Chọn cột + Select Row: Chọn hàng + Select Table: Chọn bảng 1.
Xoá bảng, xoá dữ liệu, định dạng 1. Xoá bảng Bước 1: Chọn bảng biểu cần xoá Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete/Delete table 9 1. Xoá hàng, cột Bước 1: Chọn hàng, cột cần xoá Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete + Delete Rows: Xoá hàng + Delete Columns: Xoá cột 1. Định dạng dữ liệu Việc định dạng dữ liệu trên bảng biểu thực hiện theo như định dạng phần định dạng văn bản.
Thay đổi kích thước 1. Thay đổi độ rộng của cột Bình thường độ rộng của cột có khả năng tự hiệu chỉnh theo nội dung văn bản trong ô, mặc dù vậy ta vẫn có thể thay đổi độ rộng của cột theo các cách sau: Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới dọc của cột tới khi con trỏ chuột có hình hai mũi tên ( ), ta nhấn nút trái chuột và kéo chuột theo chiều ngang để thay đổi độ rộng của cột. Cách 2: Đánh dấu chọn cột cần điều chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi độ rộng cột trong ô Width. Hộp thoại thay đổi kích thước của cột 1.
Thay đổi chiều cao của dòng Để thay đổi chiều cao của dòng ta có thể thực hiện theo hai cách: Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới ngang của dòng, tới khi trỏ chuột có hình ( ) thì nhấn nút trái chuột và kéo rê theo chiều dọc để chỉnh sửa độ cao của hàng. Cách 2: Đánh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi chiều cao cột trong ô Height. Hình ảnh thay đổi kích thước của hàng 1. Thay đổi độ rộng của ô 10 Cách 1: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh.
Dùng chuột kéo đường lưới của ô khi con trỏ chuột có hình mũi tên. Khi thay đổi chiều rộng của ô thì chiều rộng của ô kế bên cũng bị thay đổi theo chiều ngược lại.