Chương 1. Hê thống thông tin kinh tế BÀI 4 MỘT SÓ HỆ THÔNG THÔNG TIN KINH TẾ cơ BẢN Nội dung Bài học này trình bày khái niệm, chức năng và thành phần của các hệ thống thông tin cơ bản sau đây: °- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch; - Hệ thống thông tin tài chính; - Hệ thống thông tin kế toán; - Hệ thống thông tin marketing; - Hệ thống thông tin quản trị nhân lực. HỆ THỐNG THÔNG TIN xử LÝ GIAO DỊCH Hệ thống thông tin xử lý giáo dịch là hệ thống rất phổ biến trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Chẳng hạn hệ thống thông tin trong các Ngân hàng quản lý khách hàng gửi tiền, quản lý khách hàng vay tiền, hệ thống thông tin quản lý các giao dịch thương mại đều là các hệ thống xử lý giao dịch.
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System) là hệ thống thông tin có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động giao dịch kinh tế và thương mại. Mô hình tổng quát của qui trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 1. Mỗi qui trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau: ° Bước 1. Thu thập số liệu; Bước 2.
Xử lý giao dịch; Bước 3. Cập nhật cơ sở dữ liệu; Bước 4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo; Bước 5, Xử lý các yêu cầu của khách hàng. Hê thống thông tin kinh tế 37 Hỉnh 1.
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu. Tiếp sau đó, biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Đây là giai đoạn có vai trò rất quan trọng trong hệ thống xử lý giao dịch. Người ta thường áp dụng phưong pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước đây.
Đây là phương pháp thu thập số liệu tin học hóa. Trong phương pháp này các Terminal được «bố trí tại các điểm xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý. Phương pháp này có các ưu điểm sau đây: - Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terrminal thiết lập ở các điểm bán hàng. - Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu.
Những người bán hàng làm việc tại các điểm có bố trí Terrminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng. - Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sừ dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ v. Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất 38 Giáo trình Tin hoc ứng dung của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thông sẽ truyền các tài liệu tin học hóa giữa máy tính của các đối tác thương mại (tức là giữa hệ thống với khách hàng và những người cung ứng cho hệ thống).
Những tài liệu thương mại khác nhau như hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn giao hàng được truyền đi trên mạng thông tin điện tử. Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm. Nó giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính. Nó cũng làm tăng năng suất phục vụ khách hàng và là tiền đề quan trọng để có thể phục vụ khách hàng kịp thời.
Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này đã làm giảm từ 25% đến 50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thông ở Mỹ người ta dự đoán có thể tiết kiệm được hàng năm 300 triệu đôla trong ngày công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đôla trong ngành công nghiệp dệt. HỆ THỐNG THÒNG TIN TÀI CHÍNH Hệ thống thông tin tài chỉnh bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Mô hình tổng quát của phân hệ thông tin tài chính biểu diễn trong sơ đồ hình 1.
Tài chính doanh nghiệp đóng vai trò quyết định đến sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Để tiến hành sản xuất kinh doanh mỗi nhà doanh nghiệp phải giải quyết ba vấn đề cơ bản là: - Lựa chọn chiến lược đầu tư dài hạn; - Có phương thức tìm kiếm huy động vốn đầu tư thích hợp; - Có một cơ chế quản lý các hoạt động thu chi sử dụng nguồn tài chính trong doanh nghiệp một cách chặt chẽ và đồng bộ. Phân hệ thông tin tài chính bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề trên đây. Thành phần của phân hệ thông tin tài chính cũng bao gồm các tài nguyên về phần cứng, phần mềm, về nhân lực và về dữ liệu.
Hệ thống thông tin kinh tế 39 Hệ thống thông tin tài chính Hình 1. Hệ thống thông tin tài chính Phân hệ tài chính có một nhiệm vụ trọng tâm là quản lý ngân sách, quản lý nguồn vốn đầu tư, thực hiện các dự báo tài chính và lập kế hoạch tài chính. Đầu vào của hệ thống thông tin tài chính các là các chứng từ kế toán, các nguyên tắc quản lý tài chính. Chứng từ kế toán là các tài liệu chứng minh về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
Thông tin ra của hệ thong thông tin tài chính là các bảng biểu báo cáo tài chính, bảng cân đối tài chính, cân đối tài khoản, tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định, báo cáo kết quả hoạt động có thu v. Mô hình chức năng của các qui trình trong hoạt động tài chính doanh nghiệp biểu diễn trong hình vẽ sau đây, trong đó các hoạt động tài chính được xét theo các giai đoạn dài hạn, ngắn hạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch tài chính. 40 Giáo trình Tin, hoc ứng dung Kế hoạch tài chỉnh doanh nghiệp dài hạn. ị t Kế hoạch tài chính ngắn hạn 1.
Kế hoạch kho bạc 2. Kế hoạch ngân sách đàu tư 3. Kế hoạch lợi nhuận hàng năm 4. Kế hoạch ngân sách hoạt động 5.
Kế hoạch thụ thuế It 1 Báo cáo tài chính 1 i 1 - Tình trạng tài chính của doanh nghiệp - Tình hình khách hàng - Phân tích ngân sách - Phân tích các yếu tố tạo nên lợi nhuận - Phân tích hiệu quả vốn đầu tư t t t ■ Xử lý giao dịch về tài chính Kế toán Kho bạc Thuế - Tài khoản khách - Quản lý kho bạc - Kế toán thuế hàng - Quản lý đầu tư - Kiểm toán - Thanh toán - Quản lý ngoại hối - Kế toán phân tích - Sổ. Mô hĩnh chức năng tài chỉnh Chương 1, Hệ thống thông tin kinh tế Các hệ thống quản lý ngân sách của phân hệ quản lý tài chính cập nhật các số liệu về mọi quá trình tài chính diễn ra trong doanh nghiệp. Các thông tin này giúp cho doanh nghiệp quản lý ngân sách của mình một cách hiệu quả nhất. Trong giai đoạn này người ta cũng đưa ra các dự báo về các nguồn thu và nguồn chi của doanh nghiệp dựa trên cơ sở sổ sách tài chính của doanh nghiệp.
Người ta cũng thường xử dụng các mô hình toán kinh tế để xác định các phương án tối ưu sừ dụng nguồn ngân sách cũng như xác định các chiến lược chính khác nhau. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận sổ liệu trong các giao dịch kinh tế và thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng biếu cân đổi kế toán tổng hợp. Mô hình tổng quát của hệ thống thông tin kế toán như sau: Hình 1. Hệ thống thông tin kế toán 42 Giáo trình Tin hoc ứng dung Sơ đồ chức năng các qui trinh của hệ thống thông tin kế toán được biểu Hình 1.
Mô hỉnh chức năng hệ thống thông tin kế toán Trong mô hình này có 13 khối biểu diễn các công đoạn của các qui trình kế toán như sau: Các khối 1, 2, 3: qui trình xử lý đơn đặt hàng; (1) Các khối 4, 5, 6, 7: qui trình thanh toán; (2) Các khối 8, 9: qui trình xử lý mua hàng; (3) Chương 1. Hề thống thông tin kinh tế 43 Các khối 10, 11: qui trình trà lương; (4) Các khối 12, 13: qui trình kể toán tổng hợp; (5) Chúng ta xem xét lần lượt các qui trình của hệ thống thông tin kế toán. Qui trình xử lý đơn đặt hàng 0 Qui trình xử lý đơn đặt hàng là một hệ thống xử lý giao dịch quan trọng có chức năng ghi nhận xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng và chuẩn bị hóa đơn bán hàng cũng như các số liệu cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kiểm tra tình trạng của kho hàng. Trong nhiều doanh nghiệp chức năng này đảm bảo cho việc theo dõi đơn đặt hàng cho đến khi hàng hóa được giao cho khách hàng.
Hệ thống xử lý đơn đặt hàng tin học hóa cung cấp nhanh chóng chính xác và hiệu quả việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng 2. Qui trình thanh toán Qui trình này tiến hành kiểm tra tài khoản của khách hàng, tài khoản của nhà cung cấp và thực hiện các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt, bằng Séc hoặc chuyển khoản 3. Qui trình xử lý mua hàng Qui trình này tính toán số tiền phải trả của khách hàng trên cơ sở các số liệu về mua hàng và thanh toán của khách hàng. Hàng tháng hệ thống đưa ra các báo cáo về tình trạng thanh toán của khách hàng và các báo cáo quản lý tín dụng.
Hệ thống tài khoản khách hàng tin học hóa làm cho quá trình thanh toán của khách hàng được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng cung cấp các báo cáo làm cơ sở cho các nhà quản lý có thể kiểm tra tài khoản của khách hàng Qui trình cũng cập nhật các số liệu về tình trạng thu mua và thanh toán cho các nhà cung cấp. Hệ thống thực hiện các công việc cần thiết cho việc thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất và thanh toán cho các hóa đơn mua hàng cũng như các báo cáo tài chính liên quan.