Đặt vấn đề, giải quyết vấn để, kết thúc vấn đề; giữa các phần đó có mối quan hệ chặt chẽ và thống nhất với nhau. - Kết cấu ý tưởng Trên cơ sở kết cấu dàn bài mà phân bố các ý tưởng cho trình tự, lôgíc. Các ý tưởng phải được lập luận và lý giải chặt chẽ, cách đặt vấn để như thế nào thì ý tưởng phải phục vụ cho sát với việc giải quyết vấn đề và kết luận vấn đề như thế đó. c) Yêu cầu về diễn đạt nội dung văn bản Muốn nội dung văn bản được thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác phải nắm vững phương pháp, cách thức điễn đạt nội dung văn ban.
17 — Luận chứng nội dung uăn bản Một văn bản quản lý có giá trị văn hoá, có sức thuyết phục cao khi nội dung của nó được diễn đạt trên cơ sở đầy đủ các luận chứng. Luận chứng có hai mặt: Luận chứng về số liệu: Là việc đưa ra các số liệu cụ thể để lý giải, chứng minh cho vấn đề đang được đề cập. Tuy nhiên khi đưa số liệu phải có sự chọn lọc, phải dùng những con số điển hình và tuỳ theo loại văn bản mà nêu số liệu cho phù hợp. Việc đưa ra những luận chứng bằng số liệu có tác dụng làm tăng thêm tính đúng đắn, khoa học của văn bản, đồng thời làm cho văn bản thêm sinh động, có sức thuyết phục cao.
Luận chứng bằng lý lẽ: Là việc đưa ra những lý lẽ lập luận để lý giải, phân tích, chứng minh hoặc để kết luận một vấn để nào đó trong nội dung văn bản. Luận chứng bằng lý lẽ làm cho văn bản chặt chẽ, thống nhất, làm nổi bật được trọng tâm, chủ đề của văn bản. Nếu thiếu phần này thì nội dung văn bản thiếu chặt chẽ, tạo sự nghi ngờ về nội dung văn bản, điều đó có thể ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện văn bản. Luận chứng bằng lý lẽ có tác động lớn vào tình cẩm người đọc, người thực hiện văn bản.
— Phương pháp diễn dịch — — Phương pháp diễn dịch là phương pháp diễn đạt ý rộng ra để người đọc thấm nhuần được ý tưởng của văn bản quản lý. Nhưng khi dùng phương pháp diễn dịch người soạn thảo văn bản không được diễn đạt ý quá rộng làm cho văn bản đài dong, dàn trải, lạc để, làm mất đi nội dung chính của văn bản. — Phuong phap quy nap 18 Phương pháp quy nạp là việc đưa ra những luận chứng bằng số liệu, sự việc, sau đó vừa tổng hợp, vừa dẫn dắt đến quy kết cuối cùng là mục đích cần đạt tới. Ứng dụng phương pháp quy nạp làm cho nội dung văn bản cô đọng, súc tích, có trọng tâm, trọng điểm.
Quy trình chung soạn thảo một văn bản quản lý xã hội Quy trình soạn thảo văn bản được hiểu là các khâu, các bước, hoặc các giai đoạn cần thiết trong quá trình soạn thảo những văn bản đó. Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các giai đoạn sau đây: a) Giai đoạn chuẩn bị Đây là giai đoạn quan trọng quyết định chất lượng của văn bản quản lý. Giai đoạn này nếu làm tốt, làm chu đáo thì sẽ bảo đảm cho văn bản ban hành được kịp thời. Giai đoạn này tiến hành các công việc như sau: — Lập chương trình xây dựng van ban Để lập được chương trình xây dựng văn bản thì phải xác định được mục đích ban hành văn bản.
Để đạt được mục đích phải giải quyết, có thể phải sử dụng tới nhiều loại văn bản. Phải chọn tên loại văn bản thích hợp với vấn đề cần giải quyết. Đây là khâu quan trọng bậc nhất có tính chất quyết định đến quy trình soạn thảo văn bản. Đối với ed quan nhà nước, hình thức ban hành văn bản thường được xác định trong phần thẩm quyền của cơ quan.
tổ chức chính trị - xã hội, thường được quy định trong các điều lệ của mỗi loại tổ chức. 19 Để xác định hình thức văn bản phải xác định được: + Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; + Đối tượng tác động của văn bản; + Hình thức văn bản; + Cơ quan, tổ chức phối hợp ban hành văn bản; + Các yếu tố ảnh hưởng đến văn bản; + Trật tự pháp lý trong văn bản; + Thời gian soạn thảo, thời gian hoàn thành, kinh phí cần thiết cho hoạt động soạn thảo văn bản (nếu có). + Đối tượng sẽ thực hiện văn bản; + Chủ thể có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện văn bản. + Các quan hệ có thể phát sinh trong quá trình thực hiện văn bản.
Tuy nhiên, khi xây dựng chương trình soạn thảo văn bản không nên quá cứng nhắc mà nên quy định mềm dẻo cho phù hợp với sự biến đổi tương quan của các quan hệ xã hội. — Thu thập tời liệu, phân tích, đánh giá thông tin Ở giai đoạn này cần chú ý tới tính toàn diện của thông tin. Để có những thông tin có giá trị đối với quy trình soạn thảo văn bản cần thu thập các loại thông tin sau đây: + Thông tin pháp lý : Để thu thập các thông tin pháp lý có thể tiến hành công tác tập hợp hoá văn bản ở vấn đề cần giải quyết để làm căn cứ cho các văn bản sẽ được ban hành. Các thông tin thu thập được phải xử lý, đánh giá và so sánh với mục tiêu văn bản đặt ra hoặc phải phù hợp với từng loại văn bản cụ thể.
20 + Thông tin thực tiễn Thông tin thực tiễn là những vấn để, những quan hệ xã hội đang tổn tại, phát sinh cần giải quyết, các thông tin này có thể thu thập thông qua các báo cáo, đánh giá, tổng kết công tác thực tiễn, các tư liệu, tài liệu, số liệu thống kê, v. Sau khi đã thu thập được đầy đủ các thông tin cần cho việc soạn thảo văn bản, có thể trao đổi, hỏi ý kiến với đại điện bộ phận, cơ quan, tổ chức có liên quan hoặc người hiểu biết về vấn để liên quan đến văn bản. Đồng thời người soạn thảo trực tiếp trao đổi với lãnh đạo trực tiếp của mình để tiếp thu ý kiến chỉ đạo. Ngoài việc thu thập, đánh giá các thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, cần tham khảo kinh nghiệm của các nước, các địa phương trong việc giải quyết các vấn đề tương tự.
b) Giai đoạn viết bản dự thảo văn bản Sau khi đã giải quyết xong các công việc thuộc phần chuẩn bị, người soạn thảo bắt tay vào viết bản dự thảo. Giai đoạn viết dự thảo văn bản gồm các bước: - Soạn thảo đề cương uăn bản Trước hết, soạn dàn bài thành các chương, mục, điều, khoản, hoặc chia thành các phần theo từng loại văn bản. Sau đó, ghi tóm tắt những nội dung chính và được sắp xếp vào từng phần của dự thảo văn bản. Giai đoạn này nên tập trung vào những nội dung chính, sắp xếp chúng theo một trật tự diễn biến hoặc tầm 21 quan trọng của vấn đề một cách chi tiết, không bỏ sót những vấn đề có liên quan chặt chẽ tới nội dung văn bản.
~ Soạn thảo uăn bản dự thảo Dựa vào đề cương đã dự thảo, tiến hành viết văn bản hoàn chỉnh. Văn bản dự thảo xong cần nhờ người có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn tham khảo và đóng góp ý kiến. Đối với những văn bản quan trọng thì việc tham khảo ý kiến là giai đoạn bắt buộc. Văn bản có liên quan đến ngành, cấp nào thì phải hỏi ý kiến của ngành, cấp đó.
Đối với văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực thi cd quan chịu trách nhiệm dự thảo phải chủ động đại điện mời đại điện các ngành, các cấp, đoàn thể xã hội đóng góp ý kiến, hoặc có thể hỏi ý kiến bằng văn bản, các ý kiến đóng góp phải được thể hiện chính thức bằng văn bản. Sau những lần được góp ý, cá nhân, cơ quan, hoặc tổ chức chịu trách nhiệm dự thảo văn bản phải tiếp thu có chọn lọc những ý kiến đóng góp để chỉnh lý bổ sung, soạn thảo lại văn bản nhằm làm cho dự thảo được hoàn chỉnh. Sau khi dự thảo văn bản đã xong, cần phải đọc đi đọc lại nhiều lần một cách thận trọng. Nếu không còn sai sót, thì đem văn bản đi In ấn hoặc đánh máy.
Trong quá trình đánh máy, in ấn phải theo dõi chặt chẽ để sửa lỗi trực tiếp. Sau khi có bản in phải kiểm tra lại lần cuối cùng và trình lên người có thẩm quyền ký. _ c) Giai đoạn duyệt ký và ban hành văn bản Trước khi trình lên cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền duyệt ký, người soạn thảo xem xét lại việc đánh may, in ấn thật kỹ lưốỡng. 22 Những văn bản quan trọng phải có hồ sơ trình ký.
Hồ sơ trình gồm: tờ trình, bản dự thảo văn bản, tài liệu có liên quan đến nội dung văn bản. Trước khi trình thủ trưởng ký, người có trách nhiệm về mặt nội dung văn bản phải ký tắt vào văn bản, xác định độ “mật” và độ “khẩn” của văn bản, thời gian phát hành và nơi nhận văn bản. Đối với những văn bản đơn giản, không quan trọng lắm (báo cáo, thông báo.) thì không nhất thiết phải qua trình tự này mà có thể trình thủ trưởng có thẩm quyền ky trực tiếp. Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng trong công tác hành chính của các cơ quan, tổ chức.
Do đó việc biên tập văn bản phải được tiến hành một cách thận trọng, tỉ mi; cdc cd quan, tổ chức phải coi đây là một công tác khoa học có tính nghiệp vụ cao, không thể làm đại khái, thiếu trách nhiệm. d) Gửi, lưu trữ văn bắn quản lý Văn bản quy phạm pháp luật phải được gửi kịp thoi’ đến cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp và đến các tổ chức chính trị - xã hội hữu quan. | Bản gốc của văn bản quy phạm pháp luật phải được lưu trữ theo quy định về lưu trữ. PHONG CÁCH NGÔN NGỮ CUA VAN BAN QUẦN LÝ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quản lý là ngôn ngữ viết, bằng tiếng Việt.
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. 23 Nếu thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì thuật ngữ đó phải được định nghĩa trong văn bản. Văn bản quản lý có thể được dịch ra tiếng dân tộc thiểu số hoặc tiếng nước ngoài theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng ngôn ngữ và phong cách đúng đắn.
sẽ tạo nên văn bản quản lý hoàn chỉnh và có chất lượng. Khi sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý cần chú ý những vấn đề sau đây: 1.