đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề một cách khoa học và hợp lý. Khi soạn thảo thường chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho từng đoạn. Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b, c) … để phân biệt các đoạn. Các đoạn văn nhỏ hơn trực thuộc đoạn văn lớn thì phải được ghi lùi sâu vào trong để làm nổi bật các thông tin chính của đoạn văn.
Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp mà lại dễ hiểu hơn. Nội dung của văn bản Nội dung của văn bản là phần chính, trọng tâm của văn bản, nó chứa đựng những thông tin cần thiết, quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với các văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra, các vấn đề, sự việc được trình bày. Vì vậy, nội dung văn bản không những phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, đúng với quy định của pháp luật; các quy phạm pháp luật… mà còn phải được trình bày theo một bố cục hợp lý, rõ ràng. Để đảm bảo cho nội dung của văn bản được trình bày khoa học, hợp lý, quy định: 22 - Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, khi xuống dòng, chữ đầu có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên; - Tùy theo thể loại và nội dung của văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định; - Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,); - Từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của “điều” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (từ 13 đến 14); kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của “điều” dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. Tuỳ theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra. Thông qua nội dung của văn bản, người tiếp nhận văn bản phải hiểu được mục đích của văn bản, phải hiểu được những quan hệ mà văn bản đó điều chỉnh, hiểu rõ được những việc cần phải xử lý trên cơ sở những cách thức, phương pháp và nguyên tắc xử sự đúng đắn. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản Trong thời đại xã hội ngày càng phát triển trên xu hướng hiện đại hoá - công nghiệp hoá, việc tổ chức sắp xếp một cách khoa học các hoạt động giao tiếp, các công việc hành chính văn phòng trong công sở, cơ quan, đơn vị, và các tổ chức doanh nghiệp là nhu cầu bức thiết hiện nay.
Trong đó công việc soạn thảo văn bản là một mảng quan trọng không thể tách rời cùng sự phát triển lớn mạnh của cơ quan, đơn vị mà đặc biệt là các doanh nghiệp. Việc soạn thảo văn bản tốt sẽ giúp cho các hoạt động điều hành quản lý của cơ quan đơn vị thông suốt, nâng cao hiệu quả của công việc. Văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan. Đó là một trong những cơ sở để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết các quan hệ về pháp lí trong lĩnh vực quản lí hành chính.
Vì vậy công việc soạn thảo văn bản cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và chính xác để sản phẩm của công việc đó phát huy hết vai trò của nó nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Công việc soạn thảo văn bản góp phần ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp, cho các thế hệ mai sau những truyền thống quý báu của dân tộc. Các văn bản được ban hành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung, các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng và các tổ chức xã hội đã thể hiện những định chế cơ bản của 23 nếp sống văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nước. Đó là lề lối làm việc của từng thời kỳ, là một biểu hiện của văn hóa quản lý mà chính công việc soạn thảo văn bản đã góp phần lưu truyền những giá trị quý báu đó cho thế hệ mai sau.
Quy trình soạn thảo văn bản 5. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản Như chúng ta đã biết, soạn thảo văn bản là một công việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảo phải có trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảo được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đặt ra. Người soạn thảo văn bản phải tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra có chất lượng tốt.
Xác lập quy trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau: - Giai đoạn chuẩn bị Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó, ta mới xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc viết văn bản. Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng ngôn ngữ, văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp.
- Giai đoạn soạn thảo đề cương Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là một giai đoạn quan trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỉ mỉ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Để có một đề cương hoàn chỉnh ta cần phải căn cứ vào những yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức của văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý văn bản… Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm những bước công việc sau đây: Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung và phần thi hành.
Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày. Soạn thảo đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã được xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết. Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng.
- Giai đoạn viết thành văn bản 24 Đây là giai đoạn có tính chất quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Một đề cương dù có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản cũng không thể tốt được. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa, câu cú, văn phạm, lỗi chính tả…Đây là một khâu quan trọng để tránh tình trạng nhầm lẫn, văn bản thiếu tính logic, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả…Văn bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình kí.
- Giai đoạn xét duyệt và kí văn bản Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà thường là các bộ phận tham mưu hay thư ký giúp việc. Đội ngũ này thường là những người có trình độ và có năng lực, tuy nhiên hoặc là do những sơ suất hoặc là có ý định lợi dụng văn bản để phục vụ lợi ích riêng, cho nên người có thẩm quyền ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký. Trong thực tế hoạt động kinh doanh giao dịch hiện nay, không ít trường hợp các văn bản quan trọng được hai bên đối tác ký kết với nhau ngay trên bàn tiệc.
Hoặc có trường hợp đóng dấu trước, lý sau trong khi theo nguyên tắc phải ký xong mới được đóng dấu. Những hành động trên đây không chỉ làm giảm tính nghiêm minh, chính xác của văn bản mà còn làm giảm uy tín của chính chủ thể ban hành văn bản và trong một số trường hợp có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về vật chất cho cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Trên đây là quy trình soạn thảo văn bản được áp dụng với phần lớn những loại văn bản thông dụng nhất là văn bản trong lĩnh vực kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Còn đối với văn bản quy phạm pháp luật việc soạn thảo và ban hành nó phải tuân theo quy trình trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định.
Cụ thể quy trình đó được khái quát như sau: * Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản a.