Chương 3 QUYÉT ĐỊNH QUẢN TRỊ Đọc xong chương này, người đọc sẽ: ~_ Trình bày được các yêu cầu cơ bản của một quyết định quản trị. - Trinh bay được các bước ra quyết định. ~_ Phân tích được ưu, nhược điểm của các hình thức ra quyết định. - Van nợ được các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định để giải quyết một tình huồng đơn giản.
TÔNG QUAN VỀ QUYẾT DINH QUAN TRI 3. Khái niệm Quyết định quản trị là một hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh và đã chin mi trên cơ sở phân tích các thông tin liên quan và dựa trên khả năng thực hiện của tô chức. _ Quá trình ra quyết định là quá trình nhận ra và xác định bản chất vân đê, nhận ra các biện pháp có thê sử dụng, chọn biện pháp tôi ưu và thi hành biện pháp đó. Quá trình ra quyết định liên quan đến vấn đề thu thập và xử lý thông tin.
Quá trình ra quyết định mang tính khoa học và tính nghệ thuật. Các loại quyết định +* Căn cứ vào tính chất của vấn đề ra quyết định - Quyết định chiến lược: là những quyết định có tầm quan trọng, xác định đường lôi hoạt động của tô chức. Thông thường, dạng quyét định nay sé do nhà quan tri cap cao thực hiện. - Quyết định chiến thuật: là những quyết định nhằm giải quyết những vẫn đề lớn bao quát một lĩnh vực hoạt động, thường do nhà quản trị cấp giữa thực hiện.
_- Quyết định tác nghiệp: là những quyết định giải quyết những van dé mang tính chuyên môn nghiệp vụ của các bộ phận, thường do nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện. 61 $* Căn cứ vào thời gian thực hiện - Quyết định dài hạn: là những quyết định thực hiện trong khoảng. thời gian dài, thường dài hơn một vòng hoạch định. - Quyết định trung hạn: là những quyết định thực hiện trong thời gian khá đài, nhưng dưới một vòng hoạch định.
- Quyết định ngắn hạn: là những quyết định giải quyết nhanh chóng, thường là những quyết định mang tính nghiệp vụ thuần túy. Các khái niệm dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn được xác định tùy vào những lĩnh vực khác nhau. s* Căn cứ vào phạm vị thực hiện -Quyết định toàn cục: là quyết định có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ các bộ phận, cá nhân trong tô chức. - Quyết định bộ phận: là quyết định chỉ ảnh hưởng đến các thành viên trong bộ phận.
%* Căn cứ vào chức năng quản trị - Quyết định kế hoạch: liên quan đến việc phân tích vấn đề, xây dựng và lựa chọn giải pháp, phương hướng kê hoạch hoạt động. - Quyết h về tổ chức: liên quan đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức hay bố trí nhân SỰ. - Quyết định điều hành: liên quan đến những mệnh lệnh, khen thưởng, động viên hay giải quyết những xung đột trong tô chức. - Quyết định về kiểm tra: liên quan đến việc đánh giá kết tìm hiệu nguyên do, đê ra những giải pháp khắc phục và bai học kinh nghiệm.
$* Căn cứ vào phương thức soạn thảo _ - Các quyết định được lập trình trước: dùng trong những tình huống thường gặp, mang tính thủ tục hay thuộc về những chính sách, quy định được áp dụng thường xuyên. - Các quyết định không được lập trình trước: dùng trong các tình huống bất thường, bắt ngờ hay ít khi xảy ra hay những tình huống, trường hợp mới phát sinh với tô chức. CAC YEU CAU CO BAN CUA QUYET ĐỊNH QUẢN TRỊ _ Mét quyết định đưa ra phải dam bảo một số yêu cầu nhất định, nhằm dam bao tinh kha thi va pha hop. Các yêu cầu này có tầm quan 62 trọng khác nhau và nó cũng đòi hỏi những nỗ lực khác nhau của người ra quyết định.
- Căn cứ khoa học: quyết định đưa ra phải dựa trên những yếu tổ khách quan, xác định rõ những vấn dé nảy sinh cần giải quyết. _ + Tinh thống nhất: quyết định được đưa ra phải đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận, mục tiêu chung và riêng của các bộ phận, thành viên và của toàn tô chức. - Tính thẩm quyền: quyết định đưa ra phải đúng thẩm quyền của người ra quyết định. - Đối tượng và địa chỉ rõ ràng: quyết định đưa ra phải có những ràng buộc, chỉ rõ phạm vi thực hiện với những đối tượng cụ thể.
- Tính thời gian: xác định rõ thời gian, thực hiện quyết định đúng thời điểm, kịp thời, cũng như thời hạn hoàn thành nhiệm vụ. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 3. Xác định vấn đề Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đẻ cần giải quyết và tinh chat của nó. Cụ thê như: „- Việc giải quyết vấn để đó có mối liên quan gì đến mục tiêu hay chiên lược của doanh nghiệp.
- Những quyết định sẽ ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến những, ai và ảnh hưởng đến mức độ nào? - Những giới hạn hay điều kiện ràng buộc (nếu có). Phát triển và đánh giá các giải pháp hay khả năng thay thé Các giải pháp bước đầu có thẻ chỉ là ý tưởng, nhưng sau đó, doanh nghiệp có thể tham vấn các chuyên gia để hoàn thiện và đưa ra các giải pháp hoàn chỉnh. Ở bước này, doanh nghiệp cố gắng đưa ra càng nhiều các giải pháp càng tốt. Sau đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá ưu, nhược điểm của các giải pháp và liên hệ với những điều kiện ở trên, để xem xét các giải pháp phù hợp.3, Ra quyết định và thực hiện Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ những tiêu chí quan trọng hay những điều kiện tiên quyết trong việc lựa chọn giải pháp, để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất và đưa ra quyết định.
Đồng thời họ sẽ 63 dự báo những rủi ro và đưa ra những giải pháp hỗ trợ hay các kế hoạch dự phòng. Quá trình triển khai, thực hiện quyết định sẽ được thông tin cho những người liên quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thường xuyên kiểm soát, đánh giá để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp. CÁC HÌNH THỨC RA QUYÉT ĐỊNH 3.
Ra quyết định cá nhân Với những công việc đơn giản hay vấn đề có tính cấp bách, cần đưa ra quyết định nhanh chóng, các nhà quản trị thường ra quyết định cá nhân. Hình thức ra quyết định này giúp nhà quản trị nhiên, nó cũng đòi hỏi nhà quản trị phải có sự hiểu biết về vấn đề, cũng như họ phải có kinh nghiệm, kỹ năng đề đưa ra quyết định đúng đắn. Ra quyết định có tham vấn Dạng ra quyết định thường được sử dụng đề giải quyết những vấn đề mà nhà quan trị không có được những kiến thức chuyên sâu và muôn tham khảo thêm ý kiến của nhiều người hay các chuyên gia trong lĩnh vực li quan. Việc tham khảo ý kiến sẽ giúp nhà quản trị có được cái nhìn sâu và tổng quát hơn về vấn đề đó, tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi nhà quản trị phải có những chủ kiến của mình, để tránh lệ thuộc hay bị động.3, Ra quyết định tập thể Ra quyết định tập thể là cách đề nhà quản trị thu thậpý kiến nhiều phía và có được cái nhìn toàn cảnh về vấn đẻ.
Tuy nhiên, việc tô chức một cuộc họp đề đưa ra quyết định chung đòi hỏi nhiều thời gian và có thể phát sinh mâu thuẫn nội bộ khi có quá nhiều ý kiến bất đồng. Nó đòi hỏi cả nhà quản trị và các thành viên phải có những kỹ năng thiết khi tham dự cuộc họp, đồng thời họ phải có sự hiểu biết về vấn đề và cùng nhau cam kết theo đuổi mục tiêu. Dạng ra quyết định này thường được áp dụng với những vấn đề phức tạp, quan trọng và ảnh hưởng đến nhiều người. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH Có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc ra quyết định, tùy thuộc vào lĩnh vực, vấn đề mà nhà quản trị cần giải quyết, ví dụ như ma trận kết quả kinh doanh, cây quyết định hay các chỉ số suất sinh lời nội bộ IR, thời gian hoàn vốn, v.
Ma trận kết quả kinh doanh Ma trận này mô tả các giá trị có thể có của các phương án và dựa vào giá trị đó, mà nhà quản trị sẽ lựa chọn phương án nào có giá trị kỳ vọng (GTKV) cao nhất. Ví dụ: Một doanh nghiệp dự định xây phân xưởng: có 2 phương án cho doanh nghiệp. - Phương án A: phân xưởng lớn: lợi ròng: 2 tỷ đ (nếu thị trường thuận lợi) hoặc: -1,8 tỷ đ (không thuận lợi) - Phương án B: phân xưởng nhỏ: lợi ròng: I tỷ đ (nếu thị trường thuận lợi) hoặc: -0,2 tỷ đ (không thuận lợi) - Xác suất thị trường thuận lợi: 0,5 - Xác suất thị trường không thuận lợi: 0,5 Dựa vào dữ liệu trên, ta có thể xây dựng ma trận sau: Cách lựa chọn _ | Thị trường thuận |T.trường không t. lợi lợi Nhà máy lớn (A) |2 A8 Nha may nho 1 0,2 (B) Xác suất 0,5 0,5 Giá trị tiền tệ được kỳ vọng là: GTKV A= 0,5*2 +0,5* -1,8=0,1 ty dong GTKV B= 0,5*1+0,5*-0,2=0,4 ty đồng Do GTKV B lớn hơn GTKV A nên ta chọn phương án B.
Cây quyết định Cây quyết định là hình vẽ một chuỗi các quyết định gắn liền với những giá trị được định lượng của những quyết định đó. Hình vuông là điểm các quyết định và hình tròn là khả năng lựa chọn. Cây quyết định thực chất được xây dựng trên kỹ thuật xác suất và hiện được ứng dụng khá rộng rãi trong lĩnh vực quản trị. Cũng với bài toán trên, nhà quản trị cũng có thể sử dụng mô hình cây quyết định để lựa chọn phương án như sau: 65 T.
Trường thuận lợi: 2 EMV 1= 0,1 Không thuận lợi: -1,8 T. Trường thuận lợi: 1 EMV Không thuận lợi: -0,2 Như vậy, cũng dựa trên TKV của 2 phương án, nhà quản trị sẽ lựa chọn phương án B, vì phương án này có GTKV cao nhất. Phương pháp phân tích đa tiêu chí (MCA) MCA là phương pháp đánh giá các giải pháp thay thế khác nhau dựa trên nhiều tiêu chí và tâm quan trọng của các tiêu chí. MCA thường được sử dụng để đánh giá và xếp hạng các giải pháp, từ đó lựa chọn giải pháp tối ưu hoặc đơn giản là để xem xét các phương án được chấp nhận và không được chấp nhận.
Các bước thực hiện đánh giá theo phương pháp MCA: 1. Xác định tiêu chí đánh giá: Cần xác định những tiêu chí đánh giá rõ ràng, tránh việc liệt kê quá nhiều tiêu chí và có các tiêu chí dư thừa. Các tiêu chí này cũng cần độc lập nhau và dễ dàng đo lường. Xác định tầm quan trọng của tiêu chí (trọng số).
Thực hiện đánh giá và ra quyết định lựa chọn giải pháp.