Chương 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các hệ thống thông tin được tin học hoá là một chủ đề rất rộng và có nhiều khía cạnh khác nhau. Hệ thống thông tin được tin học hoá là phương pháp sử dụng một hệ thống máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý đã được xác định của người sử dụng. Vì thế, máy tính cung cấp những giải pháp thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích tới người sử dụng bằng cách xử lý thông tin được nhập vào. Toàn bộ quá trình này được gọi là một hệ thống thông tin (HTTT).
Để thuận tiện, trong tài liệu này chúng ta sẽ sử dụng từ “hệ thống” hoặc “dự án” thay cho cụm từ “Hệ thống thông tin”. Nội dung chính của chương này bao gồm: • Các khái niệm về HTTT • Nhiệm vụ, vai trò và các thành phần của HTTT • Quy trình phát triển HTTT • Các kỹ thuật khảo sát thu thập thông tin • Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi của hệ thống sẽ xây dựng 1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business) rồi đến hệ thống thông tin.1 Các hệ thống- Hệ thống nghiệp vụ Hệ thống: một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét.
Giữa hệ thống và môi trường là đường giới hạn xác định biên giới của hệ thống. Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt đông kinh doanh, dịch vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, các hoạt động giáo dục, y tế. Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận. Việc xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ vì “lợi ích” hay “lợi nhuận” chỉ mang tính tương đối và nó thật sự cần thiết để sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ thống đã đạt được yêu cầu và mục tiêu chưa?.
Đặc điểm của các hệ thống nghiệp vụ vì có sự tham gia của con người nên hệ thống có hai đặc điểm chính là cơ chế điều khiển và thông tin. Cơ chế điều khiển là sự quản lý trong nghiệp vụ và điều khiển cho hệ thống hướng đúng mục đích, đạt kết quả với chất lượng cao. Thông tin trong hệ thống nhằm phục vụ nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con: + Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ. 7 + Hệ thống tác nghiệp là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản xuất trực tiếp).
Đó là các hoạt động nhằm thực hiện có tính cách cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định của hệ quyết định. + Hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ (kinh doanh hay dich vụ). Lưu ý rằng nhiệm vụ của môn học này là xây dựng hệ thống thông tin nên người học tránh nhầm lẫn HTTT với hệ thống tác nghiệp, đặc biệt khi đặc tả chức năng của hệ thống. Hệ thống thông tin là hệ thống trung gian giữa hệ tác nghiệp và hệ quyết định, nó cung cấp thông tin và phản ánh cơ cấu tổ chức và các hoạt động nghiệp vụ.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ.
Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thông tin đầu ra. Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính : - Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng nói, công văn, hình ảnh v. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
- Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng được tin học hoá Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại + Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Thí dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá v. +Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
Vai trò của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.3 Các thành phần hợp thành của hệ thống thông tin: a. Đặc điểm của HTTT: HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp 8 do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên. Các thành phần cơ bản của HTTT HTTT bao gồm năm thành phần • Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và người sử dụng cuối.
Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó • Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán. • Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký.
Nguồn cung cấp cần thiết cho các nhà điều hành máy tính như ruy băng, giấy viết và các mẫu tập hợp dữ liệu đặc biệt. • Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích.
Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu. • Tệp (File) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được giữ lại vì lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần HTTT, được tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hoá. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. Luồng thông tin vào: Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp.
Chúng được phân thành ba loại sau: - Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thông và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này. - Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. 9 - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô.
Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời. - Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
- Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý. Các xử lý là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin và biến đổi thông tin.