CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG 1. Hệ thống và hệ thống thông tin 1.1 Khái niệm hệ thống Thuật ngữ hệ thống không phải là mới. Từ lâu người ta đã nói đến hệ thống mặt trời, hệ thống triết học, hệ thống luật pháp, hệ thống thuỷ lực, hệ thống cơ khí, hệ thống tuần hoàn, hệ thống thông tin. Một cách đơn giản và vắn tắt nhất, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Các thành phần của hệ thống Trong định nghĩa về hệ thống đã đề cập đến các thành phần sau của hệ thống a. Các phần tử của hệ thống Các phần tử ở đây là các thành phần hợp thành hệ thống, được hiểu theo nghĩa rất rộng rãi. Các phần tử có thể rất đa dạng, chẳng hạn trong lĩnh vực vật lý có hệ thống mặt trời với phần tử của nó là: mặt trời, quả đất, hoả tinh,. Trong lĩnh vực sinh vật có hệ thống thần kinh với các phần tử của nó là: bộ óc, tuỷ sống, các dây thần kinh.
Trong xã hội loài người có các hệ thống kinh tế xã hội với các phần tử của nó là: các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh doanh. Các phần tử không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường là những thực thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xem chúng là các hệ thống. Ví dụ xét hệ thống sinh vật trong cơ thể con người thì các phần tử của nó là hệ tuần hoàn, hệ tiêu hoá, hệ hô hấp. cũng có thể xem là một hệ thống.
Vì thế, hệ thống thường có tính chất phân cấp: hệ thống hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có nhiều hệ thống nhỏ hơn. Quan hệ giữa các phần tử Các phần tử của một hệ thống không phải tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các mỗi ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (hay một tổ chức). Chẳng hạn, trong một hệ thống hành chính, gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về dân sự. Mối quan hệ giữa các phần tử của hệ thống có thể là mối quan hệ cơ học, năng lượng hay thông tin… mối quan hệ đó thể hiện bản chất của hệ thống.
Người ta có thể xác định quan hệ giữa các phần tử dựa trên các thông số như số lượng, chiều hướng, cường độ… Cần phân biệt các quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài. Ví dụ, A là thủ tướng của B, A là giám đốc của B. Các quan hệ bất thường, tạm thời. Ví dụ, A và B vừa được cử đi công tác cùng nhau.
Khi xem xét tính tổ chức của một hệ thống, đương nhiên người ta phải đề cập trước hết đến các quan hệ ổn định, lâu dài. Tuy nhiên nói đến ổn định, không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bất biến, tĩnh tại. Trái lại phần lớn các hệ thống đáng quan tâm đều có tính biến động. Biến động song vẫn giữ sự ổn định trong tổ chức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa là vẫn giữ cái bản chất, hay các đặc trưng cốt lõi của hệ thống.
Sự hoạt động và mục đích của hệ thống a. Sự hoạt động của hệ thống Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống. Mục đích Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành những cái ra nhất định.
Chẳng hạn, một hệ thống thu hình, nhận vào năng lượng điện cùng các sóng vô tuyến từ đài phát, để biến thành các hình ảnh trên màn hình; Một hệ thống sản xuất nhận vào các nguyên vật liệu, tiền và dịch vụ để sản xuất ra các thành phẩm, hàng hoá. Môi trường bên ngoài Một câu hỏi đặt ra: hệ thống nhận cái vào từ đâu ? và đưa cái ra ra đâu ? Đó chính là môi trường. Hệ thống Môi trường Quan hÖ PhÇn tö PhÇn tö Đầu vào Đầu ra PhÇn tö PhÇn tö PhÇn tö Hình 0-1. Quan hệ của hệ thống và môi trường Để phân biệt hệ thống và môi trường xung quanh, cần phải xác định giới hạn của hệ thống (cả về vật lý và khái niệm).
Một trong những cách để xác định giới hạn hệ thống là mô tả hệ thống. Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống cũng rất phong phú và đa dạng có thể mô tả hệ thống bằng các phương pháp định tính hay định lượng. Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý nghĩa đối với giai đoạn khảo sát hệ thống. Cần lưu ý rằng, giới hạn của hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ thống đó.
Ta có thể đưa ra khái niệm môi trường bên ngoài như sau Môi trường bên ngoài là tập hợp các phần tử không phụ thuộc vào hệ thống nhưng có mối liên hệ với hệ thống: hoặc chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác động lên hệ thống. Có thể phân biệt hệ thống thành 2 loại hệ thống tự nhiên: hệ mặt trời, hệ thống cơ thể con người,… Hệ thống do con người xây dựng: hệ thống pháp luật, hệ thống của một cơ quan, một công ty, một trường học… Trong môn học này, ta quan tâm đến các hệ thống do con người xây dựng. Cụ thể là hệ thống kinh doanh/dịch vụ. Hệ thống kinh doanh / dịch vụ a.
Khái niệm Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ. Kinh doanh là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận (tức thu giá trị thặng dư). Chẳng hạn sản xuất, phân phối hay lưu thông sản phẩm là các hoạt động kinh doanh. Dịch vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích (tức là cung cấp giá trị sử dụng).
Chú ý có những dịch vụ là phi lợi nhuận (bởi ở đó không thể có tăng năng suất, để từ đó tạo ra giá trị thặng dư), ví dụ các hoạt động giáo dục, y tế, từ thiện. Đặc điểm chung của các hệ thống kinh doanh/dịch vụ so với các hệ thống khác, như các hệ thống vật lý, kỹ thuật hay sinh học, là: chúng là của con người và có con người tham gia. Của con người, cho nên mục tiêu của chúng là do con người định ra. Có con người tham gia, nên con người thường xuyên góp phần thúc đẩy hay kìm hãm sự phát triển của hệ thống Đặc điểm chung nói trên dẫn tới hai nét nổi bật của các hệ thống kinh doanh/dịch vụ là vai trò của cơ chế điều khiển (trong kinh doanh thường gọi là sự quản lý) là rất quan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hướng đúng địch và đạt kết quả với chất lượng cao.
Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người với nhau. Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh / dịch vụ Bởi sự tồn tại của nhiệm vụ quản lý bên cạnh nhiệm vụ sản xuất như đã nói ở trên, cho nên các hệ thống kinh doanh / dịch vụ luôn bao gồm hai hệ thống con: Hệ thống tác nghiệp, gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng những cái vào thành luồng những cái ra (thể hiện mục đích kinh doanh hay dịch vụ) của hệ thống. Hệ thống quản lý, gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điểu khiển, kiểm soát hoạt động tác nghiệp hướng đúng vào mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Về mặt hình thức hoạt động quản lý luôn luôn là một dãy nối tiếp của hai việc đề xuất một quyết định kinh doanh và thực thi quyết định kinh doanh.
Ta hiểu quyết định là một sự lựa chọn lựa một trong những phương pháp hành động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Quyết định có thể ở nhiều mức (hay tầm quan trọng) khác nhau và mọi quyết định đều được đề xuất qua hai bước tìm hiểu vấn đề và chọn lựa phương pháp. Như vậy, trước khi ra quyết định cần phải thu thập các thông tin liên quan. Thông thường thì các thông tin có ích cho quyết định phải được kết xuất từ nhiều nguồn thông tin phức tạp, thông qua các quá trình thu gom, lưu trữ, xử lý.
Sau khi ra quyết định, quyết định phải được truyền đạt đến nơi thực hiện, cùng với những thông tin cần thiết cho việc thực thi quyết định đó. Nói thế có nghĩa là, trong quản lý, bên cạnh nhiệm vụ đề xuất các quyết định kinh doanh, luôn có nhiệm vụ xử lý thông tin. Vì vậy hệ thống (con) quản lý trong hệ thống kinh doanh / dịch vụ lại có thể tách thành hai hệ thống con: Hệ quyết định, gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện việc đề xuất các quyết định kinh doanh. Hệ thông tin, gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin kinh doanh.
Tóm lại, hệ thống kinh doanh/ dịch vụ có 3 hệ thống con: hệ tác nghiệp, hệ quyết định và hệ thông tin, mà mối liên quan về thông tin giữa chúng được diễn tả như trong hình 1.3, ở đó thấy rõ vai trò trung gian của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. HÖ quyÕt ®Þnh B¸o c¸o s¶n xuÊt ChØ ®¹o s¶n xuÊt HÖ Th«ng tin vµo th«ng Th«ng tin ra tin Nguyªn vËt liÖu S¶n phÈm/dÞch vô HÖ t¸c nghiÖp M«i tr−êng Hình 0-2. Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh/dịch vụ Chú ý rằng việc phân chia hệ thống kinh doanh/dịch vụ thành 3 hệ thống con như trên chỉ có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm cho ta 1 cách nhìn, một cách nghiên cứu đối với hệ thống, chứ không phải là một sự phân chia về tổ chức. Thực vậy giữa các hệ thống con đó khó có thể vạch được ranh giới thật rành mạch: chẳng hạn có thể có người vừa làm công tác lãnh đạo, vừa làm công tác chuyên môn, vừa tham gia xử lý thông tin, như thế anh ta là thành viên của cả 3 hệ con.
Mặt khác trên thực tế, các cơ quan được tổ chức thành các phòng, ban, khoa, bộ môn, phân xưởng, cửa hàng.
