Chương 1: DẪN NHẬP VỀ HTTT I- HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC: 1- Khái niệm: HTTT là hệ thống thực hiện các công việc thu thập, lưu trữ, xử lý và sản xuất thông tin trong một đơn vị, tổ chức. HTTT bao gồm các thành phần: o Tập hợp các thông tin luân chuyển trong tổ chức, hữu ích hoặc vô ích, có cấu trúc hoặc không, hình thức hoặc phi hình thức o Các qui tắc quản lý o Con người và phương tiện giúp thu thập, xử lý và trao đổi thông tin 2- Hoạt động của HTTT : Hoạt động của hệ thống thông tin cũng tương tự như hoạt động sản xuất của một loại sản phẩm. Nó bắt đầu từ một đối tượng có nhu cầu về thông tin, hệ thống sẽ xác định các dữ liệu cần thiết (tập tin, CSDL, chứng từ sổ sách…) để sản xuất thông tin theo yêu cầu của đối tượng. Nếu dữ liệu chưa được lưu trữ trong hệ thống thì sẽ tiến hành thu thập, nếu đã có đầy đủ dữ liệu hệ thống sẽ tổ chức xử lý, tạo kết xuất và chuyển thông tin đến đối tượng yêu cầu thông qua các phương tiện truyền thông (nếu có như fax, mail, thư tín…).
Các yêu cầu Xác định dữ Dữ liệu cần Thu thập thông tin liệu cần thiết thu thập thêm thêm dữ liệu Dữ liệu trong hệ thống Thông tin dữ liệu bên ngoài Chuyển kết Thông tin đã Tổ chức xử quả đến đối yêu cầu lý và kết xuất tượng dữ liệu Hình 1: Sơ đồ hoạt động xử lý thông tin 3- Vai trò và vị trí của HTTT trong một tổ chức: Trong mỗi tổ chức kinh tế xã hội luôn tồn tại 3 hệ thống: - Hệ thống quyết định - Hệ thống thông tin - Hệ thống tác nghiệp Hệ thống quyết định: là trung tâm thần kinh của 1 tổ chức, tập trung những người có nhiệm vụ xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức và đưa ra các quyết định chiến lược tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện cho được những mục tiêu đó. Những người thuộc hệ thống này thường là các lãnh đạo (Tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, trưởng phòng 2 ban,…) Hệ thống tác nghiệp: gồm những người thực hiện hoạt động của tổ chức (sản xuất, thực hiện dịch vụ) dựa trên mục tiêu và phương hướng đã đề ra của hệ thống quyết định. Những người thuộc hệ thống này có thể là công nhân, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên… Hệ thống thông tin: Đóng vai trò trung gian giữa 2 hệ thống trên, với chức năng chủ yếu là thu thập thông tin (từ hệ thống quyết định, hệ thống tác vụ, môi trường bên ngoài), quản lý chúng và tạo ra sản phẩm thông tin phục vụ cho những đối tượng cần chúng. Những người thuộc hệ thống thông tin thường là các nhân viên xử lý thông tin của tổ chức (các nhân viên văn phòng).
Ví dụ: Công ty Bitis chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng giầy dép cao su tiêu thụ trên thị trường nội địa và xuất khẩu - Hệ thống tác vụ: Thực hiện thiết kế và sản xuất giầy dép theo mục tiêu đã đề ra, thực hiện giao hàng và thanh toán của khách hàng, theo dõi công việc và trả lương cho công nhân,… - Hệ thống quyết định: Phân tích và nghiên cứu thị trường đang và đã ưu chuộng mẫu mã nào, từ đó đề nghị phòng nghiên cứu thiết kế kiểu mẫu phù hợp. Xem xét lại dây chuyền sản xuất , khả năng thực hiện công việc của công nhân trong qui trình công nghệ mới. Quyết định thay đổi kiểu mẫu, mua thêm máy móc thiết bị, Tuyển thêm cán bộ - công nhân viên, Điều chỉnh chế độ lương - thưởng, … để khuyến khích tăng năng suất và chất lượng sản phẩm. - Hệ thống thông tin: Lưu trữ và thống kê các loại mẫu mã đang và đã ưu chuộng trên thị trường.
Lưu trữ và xử lý các số liệu về trạng thái hoạt động, tình hình sản xuất Lưu trữ ngày giờ công của nhân viên, các chế độ lương thưởng của từng nhân viên. Việc phân chia theo hình thức trên không có ranh giới rõ ràng, chỉ mang tính luận lý chứ không mang ý nghĩa tổ chức vì trong thực tế một nhân viên có thể vừa là lãnh đạo điều hành, tham gia quyết định hoạt động của tổ chức, vừa là người xử lý thông tin , vừa là người tham gia thực hiện công việc. Như vậy nhân viên đó thuộc cả 3 hệ thống. Hơn nữa, một tổ chức thường phân chia công việc theo từng phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng nhập xuất vật tư, phòng kế toán, phòng nhân sự… các phòng ban này thường đảm nhận luôn các chức năng quản lý, xử lý thông tin và tác nghiệp.
II- HỆ THỐNG THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HÓA: 1- Khái niệm: HTTT tự động hóa là một hệ thống thông tin tích hợp “người & máy” dùng thu thập và xử lý thông tin, tạo ra các thông tin có ích giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. 2- Các Thành Phần Của 1 HTTT tự động hóa: HTTT bao gồm 5 thành phần cơ bản: dữ liệu, xử lý, con người, bộ xử lý và truyền thông. a) Dữ liệu: Đây là thành phần cơ bản, gồm các dữ liệu cố định hoặc biến động trong hệ thống. 3 b) Xử lý: Là tất cả tác động cần thiết để lưu trữ và biến đổi các dữ liệu vào thành các dữ liệu ra.
c) Con người: Đó là những người triển khai, thực hiện và sử dụng HTTT. Có thể chia làm 2 nhóm: Nhóm người dùng (Users): là những người sẽ sử dụng và khai thác HTTT, bao gồm việc sử dụng phần mềm tin học và xử lý thủ công. Nhóm điều hành và phát triển HTTT: bao gồm các phân tích viên (System analysts) , thiết kế viên( System Designer), lập trình viên (Programmer),… có vai trò xây dựng và bảo trì hệ thống. d) Bộ xử lý: Bao gồm phần cứng, phần mềm, máy móc thiết bị cần thiết để tự động hóa xử lý thông tin e) Sự truyền thông: Được chú ý đến ở giai đoạn cuối cùng của HHTT, xác định các phương tiện và cách trao đổi thông tin giữa các bộ xử lý.
Tùy theo quy mô của HTTT mà việc tổ chức truyền thông sẽ khác nhau. Khuynh hướng truyền thông, ví dụ như máy đơn mạng cục bộ mạng diện rộng mạng toàn cầu, thường tăng dần theo quy mô của HTTT III- CÁC MỨC NHẬN THỨC CỦA MỘT HTTT TỰ ĐỘNG HÓA: Quá trình nhận thức một HTTT cần thể hiện rõ ràng ở 3 mức như sau : 1- Mức Quan Niệm: Xác định các yêu cầu thu thập, xử lý và kết xuất dữ liệu. Không quan tâm đến phần cứng, phần mềm sẽ được sử dụng. Chỉ quan tâm đến: - Nội dung của HTTT - Các yêu cầu, qui tắc xử lý dữ liệu.
2- Mức Tổ Chức: Xác định sự phân bổ dữ liệu và cách thức tổ chức xử lý dữ liệu giữa các bộ phận theo không gian và thời gian. Về không gian: Ai làm gì và ở đâu Về thời gian: khi nào sẽ thực hiện. 3- Mức Vật Lý: Xác định thiết bị tin học: phần cứng, phần mềm cần sử dụng. Từ đó, mô tả HTTT cụ thể trong môi trường cài đặt đã chọn lựa.
Mức này phụ thuộc hoàn toàn đến phần cứng, phần mềm cài đặt. Nội dung từng thành phần của HTTT trong từng mức nhận thức: DL Xử Lý Người Bộ xử lý T. thông QN Xác định nội dung Xác định các hoạt Người sử dụng không cần không cần dữ liệu mà HTTT động xử lý của tương lai phải quản lý HTTT Người tổ chức đề KQ:Mô hình QNDL KQ:Mô hình QNXL án TC Ai chịu trách nhiệm Xác định các hoạt Phân tích viên Các thiết bị Chủng phần nào? động xử lý ở các vị Kỹ thuật viên: ngoại vi loại mạng Bố trí vị trí nhập trí làm việc nhập liệu và (Qui mô, xuất dữ liệu KQ: Mô hình TCXL chuyên viên phần tính năng) cừng VL Hệ thống tập tin Giao diện Phân tích viên Cấu hình Chuẩn Cấu trúc CSDL Các chương trình Lập trinh viên, máy? Nghi thức 4 Kế hoạch thực hiện Kỹ thuật viên Phần mềm ? truyền IV- GIỚI THIỆU CÁC QUI TRÌNH PHÁT TRIỂN HTTT TỰ ĐỘNG HÓA: Việc xây dựng một HTTT tự động hóa phục vụ cho hoạt động xử lý thông tin của tổ chức thường phải trải nhiều giai đoạn, gọi là qui trình phát triển HTTT. Nhiều qui trình đã được đề xuất trong đó có một số qui trình tiêu biểu như sau: 1- Qui trình thác nước: Được Royce đề xuất từ những năm 1970, bao gồm 5 giai đoạn: phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra thử nghiệm và nghiệm thu.
Giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã được hoàn tất. Phân tích Thiết kế Lập trình Thử nghiệm Nghiệm thu Hình : Qui trình thác nước 2- Qui trình tăng trưởng: Được đề xuất bởi Grahma đề xuất năm 1989. Qui trình này dựa trên quan niệm, phân chia hệ thống cần xây dựng thành nhiều phần, sau đó tiến hành xây dựng từng phần dựa theo qui trình thác nước cho đến khi hoàn thành hệ thống. Qui trình này chỉ phù hợp cho những hệ thống có sự phân chia rõ ràng, cho phép xây dựng và chuyển giao từng phần của hệ thống.
Tăng trưởng 1 Phân tích Thiết kế Lập trình Thử nghiệm Nghiệm thu Tăng trưởng 2 Phân tích Thiết kế Lập trình Thử nghiệm Nghiệm thu Tăng trưởng 3 Phân tích Thiết kế Lập trình Thử nghiệm Nghiệm thu 3- Qui trình xoắn ốc: Được đề xuất bởi Boehm năm 1988. Dựa trên khái niệm chu trình phát triển, mỗi chu trình hình thành một phiên bản của HTTT tự động. Các phiên bản tiếp theo là các phiên bản hoàn thiện dần và khắc phục các sai xót của phiên bản trước đó. Đặc điểm quan trọng của qui trình này là nhấn mạnh việc quản lý rũi ro.
5 Xác định mục Đánh giá các tiêu, phương án, phương án ràng buộc Lập kế hoạch cho Xây dựng và chu trình kế tiếp kiểm tra sản phẩm Mỗi chu trình bao gồm 4 giai đoạn: - Giai đoạn 1: trong chu trình đầu tiên là phân tích các nhu cầu của hệ thống. Từ chu trình 2 trở đi là xác định mục tiêu của chu trình hiện hành, các phương án để đạt được mục tiêu đó và các ràng buộc từ kết quả của những chu trình trước - Giai đoạn 2: đánh giá các phương án bằng cách xác định các rũi ro và cách giải quyết. - Giai đoạn 3: xây dựng và kiểm tra sản phẩm kết quả dựa trên yêu cầu và mục tiêu trong giai đoạn đầu của chu trình. Có thể áp dụng qui trìng khác trong khi xây dựng sản phẩm.