Giáo trình Hệ quản trị CSDL MS Access - Nghề CNTT trình độ Trung cấp

Tài liệu học MS Access đầy đủ cho sinh viên CNTT. Giáo trình hướng dẫn chi tiết về Table, Query, Form, Report cho hệ trung cấp, dễ hiểu và ứng dụng.

• Tác giả: Phùng Thị Nga
• Trường học: Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu MS Access
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bà Rịa - Vũng Tàu

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Microsoft Access và Quản trị Cơ sở Dữ liệu

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) mạnh mẽ, được thiết kế để giúp người dùng tạo và quản lý các ứng dụng quản lý dữ liệu hiệu quả. Access là công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xây dựng các phần mềm quản lý như quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý thư viện hay quản lý tuyển sinh. Giáo trình MS Access từ A-Z cung cấp kiến thức toàn diện từ cơ bản đến nâng cao, giúp học viên nắm vững khái niệm cơ bản của Access, hiểu rõ về khóa chính, khóa ngoại và các thành phần quan trọng. Thông qua việc học tập có hệ thống, bạn sẽ có khả năng tự xây dựng các ứng dụng quản lý CSDL chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.

1.1. Khởi động và Giao diện làm việc Access

Khởi động Microsoft Access là bước đầu tiên để bắt đầu làm việc. Người dùng cần hiểu rõ màn hình làm việc của Access, bao gồm các thanh công cụ, menu chính, vùng làm việc chính. Giao diện được thiết kế thân thiện, cho phép dễ dàng truy cập các tính năng quan trọng. Nắm vững bố cục này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1.2. Các Đối tượng chính trong Access

Microsoft Access bao gồm bốn đối tượng cơ bản: Table (Bảng), Query (Truy vấn), Form (Biểu mẫu) và Report (Báo cáo). Mỗi đối tượng có vai trò riêng trong việc quản trị CSDL. Hiểu rõ chức năng của từng đối tượng là nền tảng để xây dựng các ứng dụng quản lý dữ liệu hoàn chỉnh.

II. Làm việc với Bảng Dữ liệu Table trong Access

Bảng dữ liệu (Table) là nền tảng của mỗi cơ sở dữ liệu Access, nơi lưu trữ tất cả thông tin cần thiết. Khi tạo bảng, bạn cần hiểu rõ các quy định về trường, kiểu dữ liệu như Text, Number, Date/Time, Currency, v.v. Mỗi trường dữ liệu có các thuộc tính (Field Properties) riêng biệt được cấu hình để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu. Việc cài đặt khóa chính (Primary Key) là bước quan trọng để xác định duy nhất mỗi bản ghi. Sau đó, cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sử dụng khóa ngoài (Foreign Key), cho phép tổ chức dữ liệu một cách hợp lý. Cuối cùng, bạn học cách nhập dữ liệu, sắp xếp và lọc dữ liệu để quản lý hiệu quả.

2.1. Tạo Bảng và Thiết lập Cấu trúc Dữ liệu

Tạo bảng mới trong Access đòi hỏi xác định rõ tên bảng, các trường (Field), kiểu dữ liệu cho mỗi trường. Quá trình này là nền tảng để xây dựng CSDL chất lượng cao. Cần tuân thủ quy tắc đặt tên, sử dụng kiểu dữ liệu phù hợp, và định nghĩa kích thước trường hợp lý để tối ưu hóa bộ nhớ và hiệu suất.

2.2. Thiết lập Mối quan hệ và Quản lý Dữ liệu

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sử dụng khóa chính và khóa ngoài là kỹ năng thiết yếu. Điều này giúp tổ chức dữ liệu một cách logic, tránh trùng lặp và bảo đảm tính nhất quán. Sau đó, bạn học cách nhập, sửa đổi, xóa dữ liệu, cũng như sắp xếp và lọc dữ liệu để dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.

III. Tạo Truy vấn Query và Biểu mẫu Form hiệu quả

Truy vấn (Query) là công cụ mạnh mẽ cho phép bạn trích xuất, phân tích dữ liệu từ CSDL theo những tiêu chí cụ thể. Có nhiều loại truy vấn trong Access như Select Query (truy vấn chọn), Action Query (thêm, sửa, xóa dữ liệu). Học viên sẽ nắm vững các phép toán, hàm trong Query để xây dựng các truy vấn phức tạp. Biểu mẫu (Form) cung cấp giao diện thân thiện để người dùng nhập, xem, chỉnh sửa dữ liệu mà không cần trực tiếp tương tác với bảng. Các dạng biểu mẫu khác nhau phục vụ các mục đích khác nhau, từ biểu mẫu đơn giản đến biểu mẫu phức tạp với các phương pháp tạo như Auto Form hay Form Wizard giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

3.1. Khái niệm và Loại Truy vấn trong Access

Truy vấn (Query) giúp bạn tìm kiếm, lọc dữ liệu nhanh chóng từ CSDL. Select Query là loại truy vấn cơ bản, dùng để chọn dữ liệu từ bảng. Action Query cho phép bạn thêm, sửa, xóa dữ liệu hàng loạt. Ngoài ra, còn có Crosstab Query để tạo bảng tóm tắt, Parameter Query để tạo truy vấn linh hoạt với các điều kiện thay đổi.

3.2. Tạo Biểu mẫu và Cải thiện Giao diện người dùng

Tạo biểu mẫu giúp cải thiện trải nghiệm người dùng, làm cho việc nhập liệu dễ dàng hơn. Các phương pháp tạo như Auto Form, Form Wizard hoặc Design View đều có ưu điểm riêng. Bạn có thể tùy chỉnh Form, thêm nút lệnh, danh sách thả xuống để tạo giao diện chuyên nghiệp, hiệu quả và dễ sử dụng cho các ứng dụng quản lý.

IV. Tạo Báo cáo Report và Hoàn thiện Ứng dụng CSDL

Báo cáo (Report) là công cụ không thể thiếu để trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp, phục vụ cho việc báo cáo, phân tích kinh doanh. Access cung cấp tạo báo cáo tự động (Auto Report) cho các nhu cầu đơn giản và Report Wizard để xây dựng báo cáo phức tạp một cách có hệ thống. Với chế độ Design View, bạn có toàn quyền thiết kế báo cáo theo ý muốn, thêm tiêu đề, chân trang, nhóm dữ liệu. Báo cáo chính – phụ cho phép hiển thị dữ liệu theo cấu trúc phân cấp. Các kỹ năng định dạng và trang trí báo cáo như thay đổi màu sắc, font chữ, căn chỉnh dữ liệu giúp báo cáo trở nên hấp dẫn, dễ đọc và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với người đọc.

4.1. Các Phương pháp Tạo Báo cáo chuyên nghiệp

Tạo báo cáo tự động (Auto Report) là cách nhanh nhất để tạo báo cáo cơ bản. Report Wizard hướng dẫn từng bước để xây dựng báo cáo chi tiết hơn. Design View cho phép tùy chỉnh chi tiết, thêm các phần tử như hình ảnh, biểu đồ, công thức. Mỗi phương pháp có ưu điểm riêng, phù hợp với mức độ phức tạp khác nhau.

4.2. Định dạng Trang trí và Tối ưu hóa Báo cáo

Định dạng báo cáo bao gồm thay đổi font, màu sắc, kích thước chữ để báo cáo dễ đọc hơn. Trang trí báo cáo với tiêu đề đẹp, chân trang thông tin, logo công ty nâng cao chuyên nghiệp. Báo cáo chính-phụ giúp tổ chức dữ liệu theo cấu trúc phân cấp rõ ràng, tiện cho phân tích dữ liệu phức tạp trong các ứng dụng quản lý CSDL thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Mã bài: 14.1 Giới thiệu Bài này giới thiệu tổng quan về Microsoft Access từ cách khởi động và thoát khỏi Access đến các đối tượng cơ bản có trong Access và cùng các thao tác cơ bản trên cơ sở dữ liệu. Mục tiêu - Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL); - Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính 1.

Các khái niệm - Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. - Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database anagement System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel.

- CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, các dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Các đặc điểm của Microsoft Access: - Là hệ quản trị CSDL chạy trong môi trường Windows, có các thành phần cần thiết như: thiết kế biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), công cụ hỗ trợ Wizard, môi trường lập trình với ngôn ngữ Visual Basic for Application(VBA)… - Mang các tính năng độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn, tự động cập nhật hay xóa dữ liệu khi có thay đổi ở các kết nối. - Tất cả toàn bộ đối tượng của một CSDL Access đều được chứa trong một tập tin duy nhất có phần mở rộng là .accdb  Khóa chính, khóa ngoại - Khóa chính Là một học nhiều trường trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và duy nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong bảng.

- Khóa ngoại Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác 4 Ví dụ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng: Hình 1. Mô hình Quản trị CSDL quản lý bán hàng  Quy trình thực hiện tạo hệ quản trị CSDL Bước 1: Tạo tập tin chứa hệ quản trị CSDL Bước 2: Tạo các đối tượng trong hệ cuản trị CSDL: Bước 2. Tạo cấu trúc bảng (Table) Bước 2.2: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 2. Tạo mối quan hệ giữa các bảng Bước 2.

Nhập dữ liệu cho các bảng Bước 3: Tạo các đối tượng khác:Tạo Truy vấn (Query); Tạo biểu mẫu (Form); Tạo báo cáo (Report); Tạo tập lệnh (Macro); Tạo tập chương trình (Module) 2. Khởi động và thoát khỏi Access 2.1 Khởi động - Cách 1: Kích đôi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access trên Desktop - Cách 2: Vào Start| Programs | Microsoft Office | Microsoft Access - Cách 3: Vào Start| Run | Gõ vào access| nhấn OK. Sau khi khởi động sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Hình 1. Giao diện sau khi khởi động Access 5 Khác với các chương trình ứng dụng của Microsoft Office khác như Word hay Excel, Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước Hình 1.Giao diện lưu một CSDL mới - Mở một CSDL đã có sẵn: Chọn menu File  Open (hoặc kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrl+O).

Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open.2 Thoát khỏi MS Access 2010 - Cách 1: Chọn File/ Exit - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4 - Cách 3: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ 3. Màn hình làm việc của Access Hình 1. Giao diện làm việc của Access 4. Các đối tượng trong Microsoft Access Một CSDL Access gồm các đối tượng cơ bản sau đây: 4.1 Bảng (Table): Một cơ sở dữ liệu gồm một hoặc nhiều bảng, việc tạo ra các bảng nhằm mục đích tổ chức, lưu trữ dữ liệu, vì nó là thành phần cơ bản nhất.

Bảng chứa cấu trúc cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ. Đây là một đối tượng phải tạo ra trước tiên. Truy vấn (Query): Là công cụ truy xuất dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng theo một yêu cầu nào đó. Truy vấn được sử dụng để trả lời các câu hỏi về thông tin trên một bảng hoặc dữ liệu từ mối liên kết các bảng (Select Query).

Ngoài ra, truy vấn còn là công cụ cho phép sửa đổi số liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa các mẫu tin trong bảng (Delete Query), hoặc tạo ra bảng mới (Make Table Query). Truy vấn còn được sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Đa phần các hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language). Với Access, ngoài việc hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ có cấu trúc như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, nó còn thực hiện tạo truy vấn thông qua công cụ QBE (Query By Example) rất trực quan làm cho công việc truy vấn trở nên hơn giản hơn nhiều.

Biểu mẫu (Form) Dùng vào mục đích tạo ra các biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu các mẫu tin trên biểu mẫu. Ngoài ra, nó cũng cho phép sử dụng tạo ra các màn hình giao diện hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống quản lý đang thực thi, là cầu nối trực quan nhất của người sử dụng với cơ sở dữ liệu. Thiết kế tốt một biểu mẫu sẽ giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế vẫn có thể dễ dàng thao tác chương trình. Báo cáo (Report) Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu.

Báo cáo được tạo ra để xem trên màn hình hoặc in ra máy in, có nội dung lấy từ bảng hoặc là dữ liệu kết quả của Query. Báo cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị… 4. Tập lệnh (Macro) Là một tập các thao tác được sắp xếp theo một thứ tự nào đó nhằm mục đích tự động hóa các công việc thường làm. Khi chạy một macro, Access tự động thực hiện hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro.

Tập chương trình (Module) Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là các hàm và thủ tục riêng của người sử dụng được soạn thảo bằng ngôn ngữ VBA(Visual Basic for Application) CÂU HỎI, BÀI TẬP Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2013, tạo một CSDL mới có tên là QLSV.accdb lưu vào ổ đĩa D/ E Bài 2: Thoát khỏi chương trình Microsoft Access 2013, đổi tên CSDL QLSV.accdb thành QuanLySinhVien.accdb Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2013, sau đó mở tập tin đã tạo QuanLySinhVien.accdb Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết quả học tập - Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; - Phân biệt được hệ quản trị CSDL và các đối tượng trong hệ quản trị CSDL; - Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; - Tạo được tập tin quản trị CSDL thông qua quy trình - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. 7 BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) Mã bài: 14.1 Giới thiệu Với một bài toán quản lý đặt ra, sau khi đã qua giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống dữ liệu thì đến giai đoạn cài đặt hệ thống, đầu tiên người lập trình phải tạo ra các bảng dữ liệu. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như Sinh Viên, Hàng hóa… Bảng theo mô hình quan hệ là một bảng hai chiều, gồm có nhiều cột và nhiều dòng, một cột là một vùng thuộc tính của bảng gọi là các trường (field), dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng kế tiếp là các mẫu tin hay gọi là bản ghi (record).

Trong bảng có ít nhất một khóa chính (Primary key) và có thể có thêm các khóa ngoại (foreign key). Mục tiêu - Phát biểu được khái niệm bảng dữ liệu; - Tạo lập được cấu trúc bảng; - Thiết lập được các trường, thuộc tính; - Thao tác được với dữ liệu trong Datasheet view. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính 1.

Tạo bảng mới Các phương thức tạo bảng: Table: Tạo bảng bằng khung lưới, giống như kẻ bảng trong Microsoft Excel, hình thức này dễ sử dụng nhưng không đủ mạnh Table Design: Tạo bảng bằng cửa sổ thiết kế chi tiết, đây là hình thức thiết kế chuyên sâu nhất. Trong khuôn khổ giáo trình, sẽ giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View. Màn hình thiết kế bảng Ngoài ra còn có: - Table Wizard: Tạo bảng với sự hỗ trợ từng bước của Access, chọn các cấu trúc bảng có sẵn theo sự gợi ý của Access nhưng thường không có cấu trúc phù hợp với cấu trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo. - Import Table: Nhập bảng từ một CSDL khác, tức là sao chép một hay nhiều bảng từ một CSDL có sẵn vào CSDL hiện hành.

- Link Table: Tạo shortcut liên kết đến các bảng của một CSDL khác, công việc này giống như Import Table nhưng chỉ liên kết bảng chứ không sao chép bảng vào CSDL.  Quy trình thiết kế bảng bao gồm các bước chính sau: Bước 1: Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Bước 2: Tạo cấu trúc bảng Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng Chi tiết thực hiện các bước: 8 Bước 1: Tạo tập tin CSDL Bước 1.1: Khởi động Access Bước 1.2: Chọn Blank Database Bước 1.3: Tại khung File Name| gõ tên CSDL Bước 1.4: Tại biểu tượng thư mục Open chọn đường dẫn lưu CSDL Bước 1.5: Nhấn Create| OK Hình 1. Màn hình khởi động Access Bước 2: Tạo cấu trúc bảng Bước 2. Click lên chữ Tables| chọn Design View (hoặc nhấn chuột vào chữ View tại góc trái màn hình) Hình 1.

Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Xuất hiện hộp thoại Save Bước 2.2: Đặt tên Table (bảng) 9 Bước 2.3: Nhập Tên các cột, kiểu dữ liệu Data type, Độ rộng Field size và các định dạng của cột Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 3.1: Click chuột lên trường cần tạo khóa chính Bước 3.