Giáo trình Quản trị CSDL MS Access - CĐ Kỹ thuật Công nghệ BR-VT

Tải giáo trình MS Access đầy đủ cho sinh viên CNTT trình độ cao đẳng. Tài liệu cung cấp kiến thức toàn diện về Table, Query, Form, Report.

• Tác giả: Phùng Thị Nga
• Trường học: Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu MS Access
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bà Rịa - Vũng Tàu

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Giáo trình MS Access Cao đẳng CNTT

Giáo trình MS Access là tài liệu đào tạo toàn diện dành cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin tại các trường Cao đẳng. Giáo trình này được biên soạn theo chương trình khung đào tạo nghề được phê duyệt, nhằm trang bị cho học sinh – sinh viên những kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành cần thiết để xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu vừa và nhỏ. Nội dung giáo trình lấy học sinh làm trung tâm, khuyến khích tự học và ứng dụng thực tế. MS Access là công cụ mạnh mẽ từ Microsoft Office, cho phép các nhà quản trị dữ liệu và lập trình viên tạo ra những hệ thống quản lý hoàn chỉnh phục vụ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hiện nay.

1.1. Mục tiêu và ý nghĩa của Giáo trình

Giáo trình nhằm giúp học viên nắm vững khái niệm cơ bản Access, hiểu rõ về khóa chính, khóa ngoại và các cấu trúc dữ liệu. Sinh viên sẽ có khả năng tạo lập bảng dữ liệu, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cập nhật và quản lý dữ liệu hiệu quả. Giáo trình cung cấp nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.

1.2. Vị trí trong chương trình đào tạo

Mô đun Quản trị cơ sở dữ liệu MS Access (Mã: MĐ14) được xếp sau các môn chung và môn kỹ thuật cơ sở, trước các môn chuyên sâu. Đây là mô đun cơ sở bắt buộc trong chương trình đào tạo Cao đẳng Công nghệ thông tin, giúp học viên xây dựng nền tảng vững chắc cho các môn học tiếp theo.

II. Cấu trúc và Nội dung chính của Giáo trình

Giáo trình MS Access đầy đủ bao gồm 5 bài học chính, được thiết kế theo trình tự logic từ cơ bản đến nâng cao. Bài mở đầu giới thiệu giao diện và các thao tác cơ bản với Access. Bài 1 tập trung vào việc tạo và quản lý bảng dữ liệu (Table), bao gồm định nghĩa trường, kiểu dữ liệu, và thiết lập khóa chính. Bài 2 hướng dẫn chi tiết về truy vấn (Query) - công cụ mạnh mẽ để trích xuất và phân tích dữ liệu. Bài 3 và Bài 4 giới thiệu về biểu mẫu (Form) và báo cáo (Report), giúp tạo giao diện người dùng thân thiện và xuất dữ liệu dưới dạng báo cáo chuyên nghiệp.

2.1. Bài mở đầu và Bài 1 Khởi đầu với Access và Bảng dữ liệu

Bài mở đầu: Khởi đầu với Access (Mã bài 14.1) giới thiệu cách khởi động, thoát khỏi Access, tìm hiểu màn hình làm việc và các đối tượng trong Microsoft Access. Bài 1: Làm việc với Bảng (Table) hướng dẫn tạo bảng mới, quy định về trường và kiểu dữ liệu, cài đặt thuộc tính trường, thiết lập khóa chính, và thực hiện nhập dữ liệu, sắp xếp, lọc dữ liệu.

2.2. Bài 2 3 4 Truy vấn Biểu mẫu và Báo cáo

Bài 2: Làm việc với Truy vấn (Query) giải thích khái niệm truy vấn, các loại truy vấn, phép toán và hàm trong Query, cách tạo Select Query và các Query hành động. Bài 3 hướng dẫn tạo biểu mẫu (Form) để nhập liệu. Bài 4 hướng dẫn tạo báo cáo (Report) tự động, sử dụng Report Wizard, thiết kế chế độ Design View, tạo báo cáo chính-phụ, và định dạng báo cáo chuyên nghiệp.

III. Kỹ năng và Năng lực mà Học viên sẽ đạt được

Sau khi hoàn thành giáo trình MS Access, sinh viên sẽ nắm vững các kiến thức cơ bản về Access và có khả năng thực hành thành thạo. Học viên có thể tạo bảng dữ liệu, liên kết giữa các bảng, cập nhật, sửa đổi, xóa bản ghi dữ liệu. Ngoài ra, sinh viên sẽ thành thạo trong việc tạo truy vấn theo các dạng khác nhau, xây dựng Form để nhập liệu và thiết kế báo cáo chuyên nghiệp. Những kỹ năng này là nền tảng thiết yếu để phát triển sự nghiệp trong Công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu doanh nghiệp.

3.1. Kỹ năng thực hành trực tiếp

Sinh viên sẽ có khả năng tạo và quản lý bảng dữ liệu, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, sử dụng các phép toán và hàm trong Query, tạo Form với các điều khiển khác nhau, và thiết kế Report đẹp mắt, chuyên nghiệp. Các kỹ năng này áp dụng trực tiếp vào các dự án quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thư viện, quản lý tuyển sinh.

3.2. Năng lực tự chủ và phát triển sự nghiệp

Sinh viên phát triển tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức, kỷ luật, và tinh thần hợp tác. Có khả năng tự học cập nhật kiến thức, vận dụng kiến thức vào thực tiễn, xây dựng phần mềm quản lý độc lập, và tổ chức, điều hành nhóm trong các dự án phần mềm thực tế.

IV. Ứng dụng thực tế của MS Access trong Doanh nghiệp

MS Access là công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu mà không cần đầu tư lớn vào phần mềm chuyên biệt. Giáo trình được thiết kế để sinh viên có thể xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thư viện, quản lý tuyển sinh. Những ứng dụng này giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động, quản lý thông tin một cách khoa học, và hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Giáo trình Cao đẳng CNTT chuẩn bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng để đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hiện nay.

4.1. Các ứng dụng điển hình của MS Access

Sinh viên có thể xây dựng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi khách hàng, đơn hàng, và doanh thu. Quản lý kho giúp kiểm soát tồn kho và nhập xuất hàng. Quản lý thư viện cho phép quản lý sách, độc giả, và mượn trả. Quản lý tuyển sinh hỗ trợ quản lý hồ sơ học sinh, điểm số, và kết quả tuyển sinh của các trường học.

4.2. Lợi ích và tầm quan trọng của việc học MS Access

Giáo trình MS Access đầy đủ chuẩn bị cho sinh viên kỹ năng quản lý dữ liệu mà các doanh nghiệp cần. Học viên sẽ có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường lao động, được các doanh nghiệp đánh giá cao, và có nền tảng vững chắc để học các công nghệ cơ sở dữ liệu nâng cao như SQL Server, Oracle trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Mã bài: 14.1 Giới thiệu Bài này giới thiệu tổng quan về Microsoft Access từ cách khởi động và thoát khỏi Access đến các đối tượng cơ bản có trong Access và cùng các thao tác cơ bản trên cơ sở dữ liệu. Mục tiêu - Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL); - Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính 1.

Các khái niệm - Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. - Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database anagement System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel.

- CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, các dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Các đặc điểm của Microsoft Access: - Là hệ quản trị CSDL chạy trong môi trường Windows, có các thành phần cần thiết như: thiết kế biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), công cụ hỗ trợ Wizard, môi trường lập trình với ngôn ngữ Visual Basic for Application(VBA)… - Mang các tính năng độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn, tự động cập nhật hay xóa dữ liệu khi có thay đổi ở các kết nối. - Tất cả toàn bộ đối tượng của một CSDL Access đều được chứa trong một tập tin duy nhất có phần mở rộng là .accdb  Khóa chính, khóa ngoại - Khóa chính Là một học nhiều trường trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và duy nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong bảng.

- Khóa ngoại Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác 4 Ví dụ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng: Hình 1. Mô hình Quản trị CSDL quản lý bán hàng  Quy trình thực hiện tạo hệ quản trị CSDL Bước 1: Tạo tập tin chứa hệ quản trị CSDL Bước 2: Tạo các đối tượng trong hệ cuản trị CSDL: Bước 2. Tạo cấu trúc bảng (Table) Bước 2.2: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 2. Tạo mối quan hệ giữa các bảng Bước 2.

Nhập dữ liệu cho các bảng Bước 3: Tạo các đối tượng khác:Tạo Truy vấn (Query); Tạo biểu mẫu (Form); Tạo báo cáo (Report); Tạo tập lệnh (Macro); Tạo tập chương trình (Module) 2. Khởi động và thoát khỏi Access 2.1 Khởi động - Cách 1: Kích đôi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access trên Desktop - Cách 2: Vào Start| Programs | Microsoft Office | Microsoft Access - Cách 3: Vào Start| Run | Gõ vào access| nhấn OK. Sau khi khởi động sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Hình 1. Giao diện sau khi khởi động Access 5 Khác với các chương trình ứng dụng của Microsoft Office khác như Word hay Excel, Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước Hình 1.Giao diện lưu một CSDL mới - Mở một CSDL đã có sẵn: Chọn menu File  Open (hoặc kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrl+O).

Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open.2 Thoát khỏi MS Access 2010 - Cách 1: Chọn File/ Exit - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4 - Cách 3: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ 3. Màn hình làm việc của Access Hình 1. Giao diện làm việc của Access 4. Các đối tượng trong Microsoft Access Một CSDL Access gồm các đối tượng cơ bản sau đây: 4.1 Bảng (Table): Một cơ sở dữ liệu gồm một hoặc nhiều bảng, việc tạo ra các bảng nhằm mục đích tổ chức, lưu trữ dữ liệu, vì nó là thành phần cơ bản nhất.

Bảng chứa cấu trúc cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ. Đây là một đối tượng phải tạo ra trước tiên. Truy vấn (Query): Là công cụ truy xuất dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng theo một yêu cầu nào đó. Truy vấn được sử dụng để trả lời các câu hỏi về thông tin trên một bảng hoặc dữ liệu từ mối liên kết các bảng (Select Query).

Ngoài ra, truy vấn còn là công cụ cho phép sửa đổi số liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa các mẫu tin trong bảng (Delete Query), hoặc tạo ra bảng mới (Make Table Query). Truy vấn còn được sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Đa phần các hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language). Với Access, ngoài việc hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ có cấu trúc như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, nó còn thực hiện tạo truy vấn thông qua công cụ QBE (Query By Example) rất trực quan làm cho công việc truy vấn trở nên hơn giản hơn nhiều.

Biểu mẫu (Form) Dùng vào mục đích tạo ra các biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu các mẫu tin trên biểu mẫu. Ngoài ra, nó cũng cho phép sử dụng tạo ra các màn hình giao diện hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống quản lý đang thực thi, là cầu nối trực quan nhất của người sử dụng với cơ sở dữ liệu. Thiết kế tốt một biểu mẫu sẽ giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế vẫn có thể dễ dàng thao tác chương trình. Báo cáo (Report) Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu.

Báo cáo được tạo ra để xem trên màn hình hoặc in ra máy in, có nội dung lấy từ bảng hoặc là dữ liệu kết quả của Query. Báo cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị… 4. Tập lệnh (Macro) Là một tập các thao tác được sắp xếp theo một thứ tự nào đó nhằm mục đích tự động hóa các công việc thường làm. Khi chạy một macro, Access tự động thực hiện hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro.

Tập chương trình (Module) Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là các hàm và thủ tục riêng của người sử dụng được soạn thảo bằng ngôn ngữ VBA(Visual Basic for Application) CÂU HỎI, BÀI TẬP Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2013, tạo một CSDL mới có tên là QLSV.accdb lưu vào ổ đĩa D/ E Bài 2: Thoát khỏi chương trình Microsoft Access 2013, đổi tên CSDL QLSV.accdb thành QuanLySinhVien.accdb Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2013, sau đó mở tập tin đã tạo QuanLySinhVien.accdb Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết quả học tập - Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; - Phân biệt được hệ quản trị CSDL và các đối tượng trong hệ quản trị CSDL; - Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; - Tạo được tập tin quản trị CSDL thông qua quy trình - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. 7 BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) Mã bài: 14.1 Giới thiệu Với một bài toán quản lý đặt ra, sau khi đã qua giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống dữ liệu thì đến giai đoạn cài đặt hệ thống, đầu tiên người lập trình phải tạo ra các bảng dữ liệu. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như Sinh Viên, Hàng hóa… Bảng theo mô hình quan hệ là một bảng hai chiều, gồm có nhiều cột và nhiều dòng, một cột là một vùng thuộc tính của bảng gọi là các trường (field), dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng kế tiếp là các mẫu tin hay gọi là bản ghi (record).

Trong bảng có ít nhất một khóa chính (Primary key) và có thể có thêm các khóa ngoại (foreign key). Mục tiêu - Phát biểu được khái niệm bảng dữ liệu; - Tạo lập được cấu trúc bảng; - Thiết lập được các trường, thuộc tính; - Thao tác được với dữ liệu trong Datasheet view. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính 1.

Tạo bảng mới Các phương thức tạo bảng: Table: Tạo bảng bằng khung lưới, giống như kẻ bảng trong Microsoft Excel, hình thức này dễ sử dụng nhưng không đủ mạnh Table Design: Tạo bảng bằng cửa sổ thiết kế chi tiết, đây là hình thức thiết kế chuyên sâu nhất. Trong khuôn khổ giáo trình, sẽ giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View. Màn hình thiết kế bảng Ngoài ra còn có: - Table Wizard: Tạo bảng với sự hỗ trợ từng bước của Access, chọn các cấu trúc bảng có sẵn theo sự gợi ý của Access nhưng thường không có cấu trúc phù hợp với cấu trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo. - Import Table: Nhập bảng từ một CSDL khác, tức là sao chép một hay nhiều bảng từ một CSDL có sẵn vào CSDL hiện hành.

- Link Table: Tạo shortcut liên kết đến các bảng của một CSDL khác, công việc này giống như Import Table nhưng chỉ liên kết bảng chứ không sao chép bảng vào CSDL.  Quy trình thiết kế bảng bao gồm các bước chính sau: Bước 1: Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Bước 2: Tạo cấu trúc bảng Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng Chi tiết thực hiện các bước: 8 Bước 1: Tạo tập tin CSDL Bước 1.1: Khởi động Access Bước 1.2: Chọn Blank Database Bước 1.3: Tại khung File Name| gõ tên CSDL Bước 1.4: Tại biểu tượng thư mục Open chọn đường dẫn lưu CSDL Bước 1.5: Nhấn Create| OK Hình 1. Màn hình khởi động Access Bước 2: Tạo cấu trúc bảng Bước 2. Click lên chữ Tables| chọn Design View (hoặc nhấn chuột vào chữ View tại góc trái màn hình) Hình 1.

Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Xuất hiện hộp thoại Save Bước 2.2: Đặt tên Table (bảng) 9 Bước 2.3: Nhập Tên các cột, kiểu dữ liệu Data type, Độ rộng Field size và các định dạng của cột Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 3.1: Click chuột lên trường cần tạo khóa chính Bước 3.